Anterior | Siguiente

ARTICULO 93. AJUSTE DEL PATRIMONIO QUE HA SUFRIDO AUMENTOS O DISMINUCIONES EN EL AÑO. <Ver Notas del Editor> <Artículo aclarado por el artículo 1 del Decreto 1446 de 1994. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando el patrimonio inicial del ejercicio haya sufrido aumentos o disminuciones en el año, se deben efectuar los siguientes ajustes al finalizar el respectivo año:

1. Los aumentos del patrimonio efectuados durante el año, que correspondan a incrementos reales tales como aumentos del capital, distintos de la capitalización de utilidades, excedentes o de reservas de ejercicios anteriores o de los saldos acumulados en la cuenta de revalorización del patrimonio, se deben ajustar con el resultado que se obtenga de multiplicarlos por el PAAG mensual acumulado, correspondiente a los meses transcurridos entre el primer día del mes siguiente a aquel en el cual se efectuó el aumento y el 31 de diciembre del respectivo año.

2. Las disminuciones del patrimonio provenientes de la distribución en efectivo de utilidades, de excedentes o de reservas de ejercicios anteriores, efectuadas durante el período, que hacía parte del patrimonio al comienzo del mismo y la readquisición o amortización de aportes, al igual que las reducciones de capital que impliquen reembolso o restitución de aportes, se deben ajustar en el resultado que se obtenga de multiplicar dichos valores por el PAAG mensual acumulado, correspondiente a los meses transcurridos entre el primer día del mes siguiente a aquel en el cual se efectuó la disminución y el 31 de diciembre del respectivo año.

Para efecto del ajuste, la utilidad, excedente o pérdida del ejercicio no se considera aumento o disminución del patrimonio en el respectivo ejercicio.

3. Los traslados de partidas, entre las cuentas de patrimonio que hacían parte del patrimonio inicial del ejercicio, no se consideran como aumento o disminución del mismo.

ARTICULO 94. AJUSTE MENSUAL DEL PATRIMONIO. <Ver Notas del Editor> El patrimonio al comienzo de cada mes, excluidas las utilidades, excedentes, o pérdidas que se vayan acumulando durante el respectivo ejercicio, debe ajustarse con base en el PAAG mensual.

La cuenta de revalorización del patrimonio forma parte del patrimonio de los meses siguientes para efecto del calculo a que se refiere el inciso anterior.

ARTICULO 95. VALORES A EXCLUIR DEL PATRIMONIO. <Ver Notas del Editor> Al practicar los ajustes por inflación, del patrimonio se deben excluir también los rubros correspondientes a valorizaciones de activos, "good will", "knowhow" y demás partidas estimadas o que no hayan sido producto de una adquisición efectiva.

SECCION IV.

NORMAS SOBRE LAS CUENTAS DE RESULTADOS

ARTICULO 96. RECONOCIMIENTO DE INGRESOS Y GASTOS. En cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período.

ARTICULO 97. REALIZACION DEL INGRESO. Un ingreso se entiende realizado y, por tanto, debe ser reconocido en las cuentas de resultados, cuando se ha devengado y convertido o sea razonablemente convertible en efectivo.

Devengar implica que se ha hecho lo necesario para hacerse acreedor al ingreso.

ARTICULO 98. RECONOCIMIENTO DE INGRESOS POR LA VENTA DE BIENES. Para que pueda reconocerse en las cuentas de resultados un ingreso generado por la venta de bienes se requiere que:

1. La venta constituya una operación de intercambio definitivo.

2. El vendedor haya transferido al comprador los riesgos y beneficios esencialmente identificados con la propiedad y posesión del bien, y no retenga facultades de administración o restricción del uso o aprovechamiento del mismo.

3. No exista incertidumbre sobre el valor de la contraprestación originada en la venta y que se conozca y registre el costo que ha de implicar la venta para el vendedor.

4. Se constituya una adecuada provisión para los costos o recargos que deba sufragar el vendedor a fin de recaudar el valor de la venta, con base en estimaciones definidas y razonables.

5. Se constituya una adecuada provisión para las probables devoluciones de mercancías o reclamos de garantías, con base en pronósticos definidos y razonables.

6. Si el recaudo del valor de la venta es incierto y no es posible estimar razonablemente las pérdidas en cobro, la utilidad bruta correspondiente se difiera para reconocerla como ingreso en la medida en que se recauden los instalamentos respectivos.

ARTICULO 99. RECONOCIMIENTO DE INGRESOS POR LA PRESTACION DE SERVICIOS. Para que pueda reconocerse en las cuentas de resultados un ingreso generado por la prestación de un servicio se requiere que:

1. El servicio se haya prestado en forma cabal o satisfactoria.

2. No exista incertidumbre sobre el monto que se ha de recibir por la prestación del servicio, y se reconozcan los costos que ha de ocasionar dicha prestación.

3. Tratándose de servicios continuados sobre un proyecto o contrato, el valor de los mismos se cuantifique según el grado de avance, si ello es procedente; y que en caso contrario, se reconozca el ingreso con base en proyectos o contratos terminados.

4. En caso de contratos a largo plazo, se constituyan provisiones para pérdidas futuras previstas, tan pronto como sean determinables.

ARTICULO 100. RECONOCIMIENTO DE OTROS INGRESOS. Los intereses, las regalías, dvidendos y otras rentas semejantes, se reconocen en las cuentas de resultados cuando no exista incertidumbre sobre su cuantía y cobrabilidad, de acuerdo con las siguientes reglas:

1. Intereses: proporcionalmente al tiempo, tomando en consideración el capital y la tasa.

2. Regalías: con base en su valor acumulado devengado, de conformidad con los términos del contrato que les da origen.

3. Dividendos, participaciones o excedentes por inversones que no se manejen por el método de participación: cuando quede establecido el derecho del asociado a recibirlos.

ARTICULO 101. DACIONES EN PAGO. Las ganancias o pérdidas provenientes de activos dados en pago de obligaciones, se determinan por la diferencia entre el costo neto en libros y el valor por el cual se entregaron.

ARTICULO 102. DIFERENCIA EN CAMBIO. La diferencia en cambio correspondiente al ajuste de los activos y pasivos representados en moneda extranjera, se debe reconocer como un ingreso o un gasto financiero, según corresponda, salvo cuando deba contabilizarse en el activo.

PARÁGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 2 del Decreto 4918 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Se exceptúa de lo establecido en este artículo, lo previsto en el parágrafo del artículo 69 del presente decreto.

ARTICULO 103. DEVOLUCIONES, REBAJAS Y DESCUENTOS. Las devoluciones, rebajas y descuentos condicionados, se deben reconocer por separado de los ingresos brutos.

ARTICULO 104. GASTOS FINANCIEROS. Los intereses y la corrección monetaria originada por obligaciones en UPAC así como los demás gastos financieros en los cuales se incurra para la adquisición o construcción de activos, se deben reconocer como gastos desde el momento en que concluya el proceso de puesta en marcha o en que tales activos se encuentren en condiciones de utilización o enajenación.

ARTICULO 105. RECONOCIMIENTO DE LA EXTINCION O PERDIDA DE UTILIDAD FUTURA. Cuando sea evidente que se ha extinguido o perdido el beneficio futuro que se había esperado de un activo, el costo de este debe ser reconocido como un gasto o como una pérdida.

ARTICULO 106. RECONOCIMIENTO DE ERRORES DE EJERCICIOS ANTERIORES. Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existian a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del período en que se advirtieren.

ARTICULO 107. AJUSTE ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS. <Ver Notas del Editor> Se deben ajustar los ingresos mensuales realizados en el respectivo ejercicio, incrementándolos con el resultado que se obtenga de multiplicarlos por el PAAG mensual acumulado.

En igual forma, se deben ajustar los demás costos y gastos mensuales realizados en el ejercicio, distintos de aquellos que tengan una forma particular de ajuste, incrementándolos con el resultado que se obtenga de multiplicarlos por el PAAG mensual acumulado.

ARTICULO 108. AJUSTE MENSUAL DE INGRESOS Y GASTOS. Se debe ajustar por el PAAG mensual el saldo de todas las cuentas de ingresos, costos y gastos, acumulados al inicio del respectivo mes, que no tengan una forma particular de ajuste, distintos del saldo de la cuenta de corrección monetaria.

ARTICULO 109. UTILIDAD O PERDIDA POR EXPOSICION A LA INFLACION. <Ver Notas del Editor> Las partidas contabilizadas como crédito en la cuenta de corrección monetaria, menos los débitos registrados en dicha cuenta, constituyen la utilidad, excedente, o pérdida por exposición a la inflación, para efecto de la determinación de la utilidad o excedente del respectivo período.

SECCION V.

NORMAS SOBRE LAS CUENTAS DE ORDEN

ARTICULO 110. REGISTROS EN LAS CUENTAS DE ORDEN. En el registro de las cuentas de orden se deben observar las siguientes normas:

1. Se deben registrar bajo "cuentas de orden por derechos contingentes" los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos.

2. Se deben registrar bajo "cuentas de orden por responsabilidades contingentes" los compromisos o contratos que se relacionen con posibles obligaciones.

3. Los diferentes conceptos deben agruparse en cuentas especificas según la naturaleza de la transacción o evento y utilizar como contrapartida la cuenta deudora o acreedora por contra respectiva.

4. Las cuentas de orden no pueden emplearse como un sustituto para omitir el registro de pérdidas contingentes que de acuerdo con las normas técnicas pertinentes exigen la creación de provisiones.

5. Tratándose de cuentas de orden fiduciarias deben observarse los principios de contabilidad generalmente aceptados y lo dispuesto en normas especiales.

6. Al finalizar cada período o cada mes, según el caso, para reconocer el efecto de la inflación, se deben ajustar las cuentas de orden no monetarias, afectando la respectiva cuenta de orden por contra.

SECCION VI.

OPERACIONES DESCONTINUADAS Y EMPRESAS EN LIQUIDACION

ARTICULO 111. OPERACIONES DESCONTINUADAS. Se denominan operaciones descontinuadas las secciones de un negocio, claramente identificables, que se han liquidado o se van a liquidar.

Cuando se disponga la liquidación, se deben identificar los activos respectivos, el método contable que se va a usar, el período de liquidación y los resultados de las operaciones que se van a descontinuar, estimados hasta la fecha de cesación de funcionamiento del segmento.

Cuando se estime que de la liquidación de un segmento del negocio resultará una pérdida, ésta debe reconocerse en la fecha en la cual los administradores del ente económico adopten formalmente la decisión de proceder a dicha liquidación.

En el caso de una ganancia, ésta no se reconoce hasta que se convierta en efectivo o en otras especies fácilmente convertibles en efectivo.

La determinación de la ganancia o pérdida en la liquidación de un segmento debe hacerse con relación al valor neto de realización de los activos y pasivos respectivos.

ARTICULO 112. CONTABILIDAD DE LAS EMPRESAS EN LIQUIDACION. <Artículo derogado por el artículo 3 del Decreto 2101 de 2016, a partir del 1o de enero del segundo año gravable siguiente al de la promulgación del presente decreto, el artículo 112 de la Sección VI del Capítulo II del Decreto 2649 de 1993. Consultar el texto vigente hasta su derogatoria en Legislación Anterior>

CAPITULO III.

NORMAS TECNICAS SOBRE REVELACIONES

ARTICULO 113. AMBITO DE APLICACION. Las reglas contenidas en este capitulo son aplicables respecto de los estados financieros de propósito general. Deben observarse para preparar y presentar otros estados siempre que fueren apropiadas.

Los estados financieros y demás información contable que deben ser presentados a las Autoridades o publicados con su autorización, se rigen por normas especiales que éstas dicten, las cuales deben sujetarse al marco conceptual de la contabilidad y a las normas técnicas generales.

Las normas contenidas en este capítulo son aplicables a elementos o partidas materiales, es decir, a las que tienen importancia significativa para la evaluación de la situación financiera de la empresa y sus resultados.

ARTICULO 114. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS. Las notas, como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores, con sujeción a las siguientes reglas:

1. Cada nota debe aparecer identificada mediante numeros o letras y debidamente titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos.

2. Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros.

3. Las notas iniciales deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y prácticas contables y los asuntos de importancia relativa.

4. Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando en cuanto sea posible el mismo orden de los rubros de los estados financieros.

Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros.

ARTICULO 115. NORMA GENERAL SOBRE REVELACIONES. En forma comparativa cuando sea el caso, los estados financieros deben revelar por separado como mínimo la naturaleza y cuantía de cada uno de los siguientes asuntos, preferiblemente en los respectivos cuadros para darles énfasis o subsidiariamente en notas:

1. Ente económico: Nombre, descripción de la naturaleza, fecha de constitución, actividad económica y duración de la entidad reportante.

2. Fecha de corte o período al cual corresponda la información.

3. Principales políticas y prácticas contables, tasas de cambio o índices de reajuste o conversión utilizados, con expresa indicación de los cambios contables que hubieren ocurrido de un período a otro, indicando su naturaleza y justificación, así como su efecto, actual o prospectivo, sobre la información contable. Los cambios contables pueden ser:

a) En un principio contable por otro generalmente aceptado;

b) En un estimado contable, que resulta como consecuencia de nueva información o experiencia adicional al evaluar eventos futuros que afectan las estimaciones iniciales, y

c) En la entidad reportante, causado por cambios en los entes involucrados al preparar estados financieros consolidados.

4. Principales clases de activos y pasivos, clasificados según el uso a que se destinan o según su grado de realización, exigibilidad o liquidación, en términos de tiempo y valores.

Para tal efecto se entiende como activos o pasivos corrientes aquellas sumas que serán realizables o exigibles, respectivamente, en un plazo no mayor a un año, así como aquellas que serán realizables o exigibles dentro de un mismo ciclo de operación en aquellos casos en que el ciclo normal sea superior a un año, lo cual debe revelarse.

Se deben revelar por separado los activos y pasivos mantenidos en unidades de medida distintas de la moneda funcional.

5. Costo ajustado, gastos capitalizados, costo asignado y métodos de medición utilizados en cada caso.

La depreciación, agotamiento y amortización se deben presentar, siempre que sea pertinente, asociados con el activo respectivo, revelando el método utilizado para asignar el costo, la vida útil y el monto cargado a los resultados del período.

6. Restricciones o gravámenes sobre los activos, segregando aquellos que no puedan utilizarse o consumirse, indicando los valores y deudas garantizadas.

7. Activos y pasivos descontados sujetos a devolución o recompra, junto con las garantías correspondientes y las posibles contingencias.

8. Primas o descuentos causados pendientes de amortizar, que se deben presentar aumentando o disminuyendo el activo o pasivo correspondiente.

9. Valorizaciones y provisiones por cada rubro. Las valorizaciones se deben presentar por separado del costo, revelando en notas su composición. Las provisiones se deben presentar como una disminución del activo respectivo.

10. Transacciones con partes relacionadas: activos, pasivos y operaciones realizadas con vinculados económicos, propietarios y administradores, describiendo la naturaleza de la vinculación, así como el monto y condiciones de las diferentes partidas y transacciones.

11. Principales clases de ingresos y gastos, indicando el método utilizado para determinarlos y las bases utilizadas.

12. Partidas extraordinarias, esto es, aquellas de cuantía significativa, naturaleza diferente de las actividades normales del negocio y ocurrencia infrecuente, con indicación de su efecto en la determinación de los impuestos aplicables.

13. Errores de ejercicios anteriores, con indicación en nota de su incidencia sobre los resultados de los ejercicios respectivos.

14. Operaciones descontinuadas, detallando sus activos, pasivos y resultados.

15. Eventos posteriores. Se deben revelar los hechos económicos realizados luego de la fecha de corte, que puedan afectar la situación financiera y las perspectivas del ente económico tales como:

a) Pérdidas resultantes de incendio, inundación y otros desastres;

b) Emisión de acciones y bonos, venta de aportes;

c) Compra de un negocio o venta de un segmento del negocio;

d) Eventos o cambios de circunstancias que alteren las bases utilizadas para estimar las contingencias;

e) Incumplimientos contractuales;

f) Cambios en las normas legales aplicables al ente o a sus operaciones.

16. Factores, tales como operación a pérdida o imposibilidad de obtener recursos o ingresos suficientes, que hagan incierta la continuidad de las operaciones, describiendo sus posibles consecuencias, las circunstancias mitigantes y los planes de la administración para enervar esas situaciones.

17. Compromisos especiales relativos a transacciones y operaciones futuras que puedan tener un efecto importante, adverso o favorable a los intereses de la entidad reportante, con indicación de su valor.

18. Otras contingencias eventuales o remotas.

19. Conciliación entre el patrimonio contable y el fiscal, entre la utilidad contable y la renta gravable y entre la cuenta de corrección monetaria contable y la fiscal, con indicación de la cuantía y origen de las diferencias y su repercusión en los impuestos del ejercicio y en los impuestos diferidos. Si existieren ajustes de períodos anteriores que incidan en la determinación del impuesto, en la conciliación deberá indicarse tal circunstancia.

20. Siempre que sean pertinentes, índices de solvencia, rendimiento, eficiencia y liquidez, así como la ganancia o pérdida neta por unidad de aporte en circulación.

21. Si fuere el caso, se debe revelar la manera como se hubiere reconstruido la contabilidad.

PARAGRAFO. No pueden hacerse compensaciones de saldos deudores o acreedores originados por operaciones de diferente origen, salvo que tales compensaciones se hubieren realizado conforme a la ley o el contrato respectivo.

ARTICULO 116. REVELACIONES SOBRE RUBROS DEL BALANCE GENERAL. En adición a lo dispuesto en la norma general sobre revelaciones, a través del balance general o subsidiariamente en notas se debe revelar la naturaleza y cuantía de:

1. Principales inversiones temporales y permanentes, con indicación de su valor de realización. Cuando se trate de inversiones mediante las cuales se subordine otro ente, se indicara adicionalmente el porcentaje de participación que cada una de ellas represente, el método utilizado para su contabilización y las utilidades recibidas.

2. Principales clases de cuentas y documentos por cobrar, indicando el movimiento de la provisión para incobrables. Tratándose de cuentas y documentos a largo plazo, se debe indicar los valores recuperables en cada uno de los cinco años siguientes y las tasas de interés aplicables.

3. Principales clases de inventarios, método y bases de valuación, provisiones por cada clase, indicando las originadas en pérdidas poco usuales o en pérdidas acumuladas sobre compromisos de compras en firme.

4. Activos recibidos a titulo de leasing, clasificados según la naturaleza del contrato y el tipo de bienes, indicando para cada caso el plazo acordado, el numero y valor de los cánones pendientes y el monto de la opción de compra respectiva.

5. Activos no operativos o puestos en venta.

6. Obligaciones financieras, indicando: monto del principal; intereses causados; tasas de interés; vencimientos; garantías; condiciones relativas a dividendos, capital de trabajo, etc.; instalamentos de deuda pagaderos en cada uno de los próximos cinco años y obligaciones en mora y compromisos que se espera refinanciar.

7. Obligaciones laborales y pensiones de jubilación, con indicación de sus clases y cuantías. Tratándose de pensiones se debe revelar el número de personas cobijadas, el método actuarial usado, los beneficios cubiertos y el movimiento de las cuentas respectivas.

8. Financiamiento a través de bonos, caso en el cual se debe indicar:

a) Valor nominal;

b) Primas y descuentos;

c) Carácter de la emisión;

d) Monto total tanto autorizado como emitido;

e) Plazo máximo de redención;

f) Tasa de interés y forma de pago;

g) Garantías, y

h) Estipulaciones sobre su cancelación.

9. En el financiamiento mediante bonos obligatoriamente convertibles en acciones se debe revelar además de la información indicada en el numeral anterior, la siguiente:

a) El número de acciones en reserva disponibles para atender la conversión;

b) Bases utilizadas para fijar el precio de conversión;

c) Condiciones para su conversión, y

d) Aumento del capital suscrito originado en conversiones realizadas durante el ejercicio.

10. Origen y naturaleza de las principales contingencias probables.

11. Capital proyectado, comprometido y pagado, con indicación de sus clases y explicando los derechos preferenciales; primas en colocación; aportes readquiridos o amortizados informando su cantidad, valor nominal y costo de readquisición o amortización.

12. Utilidades o excedentes apropiados y no apropiados. Revalorización o desvalorización del patrimonio.

13. Dividendos, participaciones o excedentes por pagar en especie.

14. Preferencias y otras restricciones existentes sobre distribución de utilidades. En cuanto a remesas de las mismas al exterior se debe indicar el efecto impositivo.

15 Desglose de rubros distintos de los anteriores que equivalgan a mas del 5% del activo total.

ARTICULO 117. REVELACIONES SOBRE RUBROS DEL ESTADO DE RESULTADOS. En adición a lo dispuesto en la norma general sobre revelaciones, a través del estado de resultados o subsidiariamente en notas se debe revelar:

1. Ingresos brutos, con indicación de los generados por la actividad principal, asociados con sus correspondientes devoluciones, rebajas y descuentos.

2. Monto o porcentaje de los ingresos percibidos de los tres principales clientes, o de entidades oficiales, o de exportaciones, cuando cualquiera de estos rubros represente en su conjunto mas del 50% de los ingresos brutos menos descuentos o individualmente mas del 20% de los mismos.

3. Costo de ventas.

4. Gastos de venta, de administración, de investigación y desarrollo, indicando los conceptos principales.

5. Ingresos y gastos financieros y con acción monetaria, asociados aquellos con esta.

6. Otros conceptos cuyo importe sea del 5% o mas de los ingresos brutos.

ARTICULO 118. REVELACIONES SOBRE RUBROS DEL ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO. En lo relativo a los cambios en el patrimonio se debe revelar:

1. Distribuciones de utilidades o excedentes decretados durante el período.

2. En cuanto a dividendos, participaciones o excedentes decretados durante el período, indicación del valor pagadero por aporte, fechas y formas de pago.

3. Movimiento de las utilidades no apropiadas.

4. Movimiento de cada una de las reservas u otras cuentas incluidas en las utilidades apropiadas.

5. Movimiento de la prima en la colocación de aportes y de las valorizaciones.

6. Movimiento de la revalorización del patrimonio.

7. Movimiento de otras cuentas integrantes del patrimonio.

ARTICULO 119. ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION FINANCIERA. El estado de cambios en la situación financiera debe divulgar, por separado:

1. El monto acumulado de todos los recursos provistos a lo largo del período y su utilización, sin importar si el efectivo y otros componentes del capital de trabajo están directamente afectados.

2. El capital de trabajo proporcionado o usado en las operaciones del período.

3. El efecto en el capital de trabajo de las partidas extraordinarias.

4. Las erogaciones por compra de subordinadas consolidadas, agrupadas por categorías principales de activos adquiridos y deudas contraídas.

5. Las adquisiciones de activos no corrientes.

6. El producto de la venta de activos no corrientes.

7. La conversión de pasivos a largo plazo en aportes.

8. La contratación, redención o pago de deudas a largo plazo.

9. La emisión, redención o compra de aportes.

10. La declaración de dividendos, participaciones o excedentes en efectivo, y

11. Los cambios en cada elemento del capital de trabajo.

ARTICULO 120. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO. El estado de flujos de efectivo debe presentar un detalle del efectivo recibido o pagado a lo largo del período, clasificado por actividades de:

1. Operación, o sea, aquellas que afectan el estado de resultados.

2. Inversión de recursos, esto es, los cambios de los activos diferentes de los operacionales, y

3. Financiación de recursos, es decir, los cambios en los pasivos y en el patrimonio diferentes de las partidas operacionales.

ARTICULO 121. REVELACION DE LAS CUENTAS DE ORDEN. Las cuentas de orden se deben presentar a continuación del balance general, separadas según su naturaleza. Se deben revelar en notas los principales derechos y responsabilidades contingentes, tales como bienes de propiedad de terceros, garantías otorgadas o contratadas, documentos en custodia, pedidos colocados y contratos pendientes de cumplimiento.

ARTICULO 122. ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS. El ente económico que posea mas del 50% del capital de otros entes económicos, debe presentar junto con sus estados financieros básicos, los estados financieros consolidados, acompañados de sus respectivas notas.

No se consolidan aquellos subordinados que:

1. Su control por parte del ente matriz sea impedido o evitado de alguna forma, o

2. El control sea temporal.

Los entes no consolidados deberán ser objeto de revelación.

La consolidación debe efectuarse con base en estados financieros cortados a una misma fecha. Si ello no es posible, se podrán utilizar estados con una antigüedad no mayor de tres meses.Al prepararse una consolidación contable se tendrá en cuenta como principios fundamentales que un ente económico no puede poseerse ni deberse así mismo, ni puede realizar utilidades o excedentes o pérdidas por operaciones efectuadas consigo mismo.

Debe revelarse separadamente el interés minoritario en entes subordinados y clasificarlo inmediatamente antes de la sección de patrimonio.

TITULO TERCERO.

DE LAS NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS

ARTICULO 123. SOPORTES. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.

ARTICULO 124. COMPROBANTES DE CONTABILIDAD. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento. La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.

Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones.

ARTICULO 125. LIBROS. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos debitó y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:

a) Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global;

b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;

c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras;

d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos;

e) Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.

5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.

6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

PARÁGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 1 del Decreto 1878 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Las empresas comerciales que se encuentren en las condiciones previstas en el numeral 3 del artículo 2o de la Ley 590 de 2000, modificado por el artículo 2o de la Ley 905 de 2004 o la norma que lo sustituya, así como las entidades de naturaleza no comercial que estén obligadas u opten por llevar contabilidad en los términos del artículo 1o del presente decreto y que se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, deben llevar los libros necesarios para:

1. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, y sus saldos.

2. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

3. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.

4. Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global.

5. Conocer los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras.

6. Los libros auxiliares necesarios para entender los principales.

7. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

Los libros con los cuales se dé cumplimiento a los numerales 1, 2 y 3 de este parágrafo, deberán llenar los requisitos de registro y autenticación previstos para cada tipo de entidad u organización, ante la autoridad competente. En tratándose de las personas naturales, no son obligatorios los libros de los numerales 2 y 3; y en el caso de las empresas unipersonales no será obligatorio el libro señalado en el numeral 2 de este parágrafo.

PARÁGRAFO 2. <Parágrafo derogado por el artículo 1 del Decreto 4708 de 2008>

ARTICULO 126. REGISTRO DE LOS LIBROS. Cuando la Ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las Autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.

En el caso de los libros de los establecimientos, estos se deben registrar ante la Autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento.

Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados.

Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que:

1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar, o

2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.

Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador publico. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar copia auténtica del denuncio correspondiente.

Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellas.

Las autoridades o entidades competentes puede proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripción.

ARTICULO 127. LUGAR DONDE DEBEN EXHIBIRSE LOS LIBROS. Los libros deben exhibirse en el domicilio principal del ente económico.

ARTICULO 128. FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.

El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.

En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo. En los libros esta prohibido:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren.

2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran "espacios en blanco" los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.

4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

PARAGRAFO. Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artículo.

ARTICULO 129. INVENTARIO DE MERCANCIAS. El control de las mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogéneos, por lo menos los siguientes datos:

1. Clase y denominación de los artículos.

2. Fecha de la operación que se registre.

3. Numero del comprobante que respalda la operación asentada.

4. Numero de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas.

5. Existencia en valores y unidad de medida.

6. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado.

7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control.

En todos los casos cuando en los procesos de producción o transformación se dificulta el registro por unidades, se hará por grupos homogéneos.

Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías para la venta, el cual contendrá una relación detallada de las existencias con indicación de su costo unitario y total. Cuando la cantidad y diversidad de artículos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares.

Dicho inventario debe ser certificado por contador público para que preste mérito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto.

PARAGRAFO. Cuando el costo de ventas se determine por el juego de inventarios no se requiere incluir en el control pertinente, los datos señalados en los numerales 5, 6 y 7 de este artículo.

ARTICULO 130. LIBRO DE ACCIONISTAS Y SIMILARES. Los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento.

Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.

ARTICULO 131. LIBROS DE ACTAS. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.

Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la Ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.

ARTICULO 132. CORRECCION DE ERRORES. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.

ARTICULO 133. EXHIBICION DE LIBROS. Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los libros se debe practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente económico, en presencia de su propietario o de la persona que este hubiere designado expresamente para el efecto.

Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, la exhibición se debe efectuar en el lugar donde funcione el mismo, si el examen hace relación con las operaciones del establecimiento.

Si el ente económico no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para los mismos es admisible la confesión, salvo que aparezca probada y justificada su pérdida, extravió o destrucción involuntaria.

Si al momento de practicarse la inspección los libros no estuvieren en las oficinas o establecimiento del ente económico, este puede demostrar la causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres días siguientes a la fecha señalada para la exhibición. En tal caso debe presentar los libros en la oportunidad que el funcionario señale.

En la solicitud de exhibición parcial debe indicarse:

1. Lo que se pretende probar.

2. La fecha aproximada de la operación.

3. Los libros en que, conforme a la técnica contable, deben aparecer registradas las operaciones.

En todo caso, el funcionario competente debe tomar nota de los comprobantes y soportes del asiento que se examine.

La exhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante previstos en el artículo 64 del Codigo de Comercio también procederá en el caso de la liquidación de sociedades conyugales, cuando uno o ambos cónyuges tengan la calidad de comerciante.

ARTICULO 134. CONSERVACION Y DESTRUCCION DE LOS LIBROS. <Ver Notas del Editor> Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.

Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ultimo asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos.

ARTICULO 135. PERDIDA Y RECONSTRUCCION DE LOS LIBROS. El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravió o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.

Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravió o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.

TITULO CUARTO.

DISPOSICIONES FINALES

ARTICULO 136. CRITERIOS PARA RESOLVER LOS CONFLICTOS DE NORMAS. Sin perjuicio de lo dispuesto por normas superiores, tratándose del reconocimiento y revelación de hechos económicos, los principios de contabilidad generalmente aceptados priman y deben aplicarse por encima de cualquier otra norma. Sin embargo, deben revelarse las discrepancias entre unas y otras.

Cuando se utilice una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados, estos se aplicarán en forma supletiva en lo pertinente.

Cuando normas distintas e incompatibles con los principios de contabilidad generalmente aceptados exijan el registro contable de ciertos hechos, estos se harán en cuentas de orden fiscales o de control, según corresponda.

Para fines fiscales, cuando se presente incompatibilidad entre las presentes disposiciones y las de carácter tributario prevalecerán estas últimas.

ARTICULO 137. EJERCICIO DE LAS FACULTADES REGULADORAS EN MATERIA DE CONTABILIDAD. <Artículo modificado por el artículo 5 del Decreto 2337 de 1995. El nuevo texto es el siguiente:> Salvo lo dispuesto en normas superiores, el ejercicio de facultades en virtud de las cuales otras autoridades distintas del Presidente de la República pueden dictar normas especiales para regular la contabilidad de ciertos entes, está subordinado a las disposiciones contenidas en el título primero y en el capítulo I del título segundo de este Decreto. En consecuencia, lo dispuesto en los artículos 61 a 136 del presente Decreto se aplicará en forma subsidiaria respecto de las normas contables especiales que dicten las autoridades competentes distintas del Presidente de la República.

ARTICULO 138. CONSEJO PERMANENTE PARA LA EVALUACION DE LAS NORMAS SOBRE CONTABILIDAD. En desarrollo del principio consagrado en la Constitución Política conforme al cual el Estado debe facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan, créase un Consejo permanente para la evaluación de las normas sobre contabilidad, adscrito al Ministerio de Desarrollo Económico, el cual funcionará con el propósito principal de propender a través de sus conclusiones porque las normas legales sobre la contabilidad redunden en información neutral, con fidelidad representativa, adecuada a las características y practicas de las diferentes actividades económicas.

Dicho Consejo, estará integrado así: <Ver Notas del Editor>

1. El Ministro de Desarrollo Económico, o su delegado, quien lo presidirá.

2. El Ministro de Hacienda y Crédito Público, o su delegado.

3. El Superintendente Bancario, o su delegado.

4. El Superintendente de Sociedades, o su delegado.

5. El Superintendente de Valores, o su delegado.

6. El Presidente de la Junta Central de Contadores, o su delegado.

7. Un representante de la Asociación de Facultades de Contaduría pública, Asfacop.

8. Un contador público designado por el Ministro de Desarrollo Económico de ternas elaboradas por los gremios de la producción y de las bolsas de valores.

9. Un contador público designado por el Ministro de Desarrollo Económico de ternas elaboradas por las asociaciones de contadores públicos.

ARTICULO 139. DEROGATORIA. Este Decreto deroga íntegramente los Decretos 2160 de 1986, 1798 de 1990 y 2912 de 1991, así como las disposiciones que los modifican o complementan, y todas aquellas normas que le sean contrarías.

Anterior | Siguiente