DECRETO 1039 DE 1901

(28 agosto)

Diario Oficial No. 11.548 del 30 de agosto de 1901

Por el cual se reglamenta el servicio diplomático de Colombia

EL VICEPRESIDENTE DE LA REPÚBLICA, ENCARGADO DEL PODER EJECUTIVO,

DECRETA:

ARTÍCULO 1o. Es prohibido a los Ministros Diplomáticos de Colombia dirigir correspondencia directa para asuntos del servicio a otros Departamentos ministeriales distintos del de Relaciones Exteriores, lo cual no obsta, sin embargo, para que, cuando las necesidades públicas lo exijan, puedan comunicarle directamente, sobre todo para dar oportunos aviaos o pedir informes inmediatos, con autoridades subalternas de las fronteras o del litoral.

ARTÍCULO 2o. Las correspondencias, tanto oficiales como confidenciales, entre el Departamento de Relaciones Exteriores y sus Agentes, las relaciones, memorias, informes y otros documentos por ellos dirigidos y recibidos en su carácter oficial, así como los Tratados y Convenciones entre Colombia y las Potencias extranjeras, son propiedad exclusiva del Estado.

ARTÍCULO 3o. Los Ministros Diplomáticos de Colombia dispondrán que, desde el 1o del mes de Enero próximo, las comunicaciones oficiales que dirijan al Ministerio de Relaciones Exteriores se señalen con una numeración especial y continua, que se renovará en lo sucesivo el 1o de Enero de cada año.

Asimismo el Jefe de la Sección 1ª del Ministerio de Relaciones Exteriores cuidará de que, desde la fecha primeramente mencionada, las comunicaciones oficiales que el Departamento dirija a las Legaciones, sean también señaladas con una numeración especial y continua para cada Legación.

ARTÍCULO 4o. Desde la misma fecha las Secretarías de las Legaciones de Colombia abrirán un libro en que se copien todas las comunicaciones que salgan de la Legación, cualquiera que sea su destino, cuidando que ese libro esté provisto de un índice analítico, que se formará día por día, a fin de facilitar la consulta del contenido del volumen.

ARTÍCULO 5o. Cada dos meses los Jefes de Legación enviarán al Ministerio de Relaciones Exteriores copia de lo que se haya escrito en el libro a que el artículo anterior se refiere.

ARTÍCULO 6o. Las comunicaciones que reciban las Legaciones de Colombia serán encuadernadas, con las precauciones de reserva necesarias, anual o bienalmente, según sea el número de aquéllas, y en la siguiente forma:

En un volumen se reunirán todas las notas, cartas semioficiales, telegramas, etc., recibidos del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia; en otro, todas las comunicaciones emanadas del Gobierno cerca del cual la Legación está acreditada; en un tercer volumen se reunirán todas las comunicaciones que la Legación reciba de los empleados consulares que están bajo su jurisdicción, y en un cuarto volumen se reunirán todas las demás comunicaciones, de cualquier carácter que sean, que no estén comprendidas entre las anteriores. Cada uno de estos volúmenes tendrá su correspondiente índice analítico.

ARTÍCULO 7o. Los Secretarios de las Legaciones procederán inmediatamente a formar un índice metódico de todos los documentos que en la actualidad compongan el archivo de la Legación, así como un inventario de los libros, mapas, muebles y demás enseres que le pertenezcan, de todo lo cual enviarán una copia al Ministerio de Relaciones Exteriores, y procederán a abrir un Registro completo, que llevarán diariamente, a fin de anotar en él todo nuevo documento que llegue a la Legación, indicando la fecha y número del documento, la fecha en que se reciba, su procedencia y una enunciación sumaria de su contenido.

ARTÍCULO 8o. Tanto la correspondencia oficial que el Ministerio de Relaciones dirija a los Agentes Diplomáticos en el Extranjero como la que éstos dirijan al Ministerio, deberá extenderse en papel de condiciones uniformes, según el modelo que oportunamente les envíe el Ministerio.

ARTÍCULO 9o. Al dar cuenta trimestralmente al Ministerio de la inversión de los giros destinados al pago del servicio telegráfico, los Ministros Diplomáticos remitirán, junto con los recibos que comprueben el gasto, una copia dé los telegramas que lo han motivado.

ARTÍCULO 10. Los Ministros Diplomáticos de Colombia deberán enviar, en el mes de Enero y en el mes de Julio de cada año, al Ministerio de Relaciones Exteriores, una Memoria en la cual recapitulen lo que hayan hecho en desempeño de su respectiva misión. Si esta fuere temporal o especial, los que la hubieren desempeñado quedan en la obligación de rendir un informe con el objeto de dar cuenta del resultado.

ARTÍCULO 11. Todo Agente Diplomático hará entrega formal a la expiración de sus funciones, ya al Ministro que le suceda, ya a la persona encargada provisionalmente de la Legación, ya al Cónsul colombiano residente en el mismo lugar, de todo lo que constituye el archivo de la Legación, según el Libro de Registro de que habla el artículo 7o.

ARTÍCULO 12. De esta entrega se dejará constancia por medio de una acta que firmarán el Ministro saliente y la persona que reciba el archivo, y de la cual acta se extenderán tres ejemplares: el primero de ellos quedará en la Legación, el segundo será para resguardo del funcionario, diplomático saliente, y el tercero se enviará al Ministerio de Relaciones Exteriores.

ARTÍCULO 13. En el acta de que trata el artículo anterior se dejará constancia de la declaración del funcionario saliente a que no conserva ni original ni en copia pieza alguna del archivo, y que se obliga a no publicar ni a permitir que se publique nada sin autorización previa del Gobierno.

ARTÍCULO 14. Las personas encargadas de Misiones Diplomáticas extraordinarias y temporales depositaran en el Ministerio de Relaciones Exteriores, a su regreso, todos los documentos relativos a su misión, observando las formalidades arriba prescritas.

ARTÍCULO 15. El Ministerio de Relaciones Exteriores cuidará de que las Legaciones de Colombia tengan entre sí comunicaciones frecuentes, a fin de que el Cuerpo Diplomático nacional constituya un verdadero organismo que, con concierto y unidad, bajo la dirección Suprema del Gobierno, trabaje activamente en favor de los intereses comerciales y políticos de la República. También cuidará el Ministro de Relaciones Exteriores de que las Legaciones permanentes de Colombia estén provistas de todo lo indispensable en las oficinas de esa clase, para el buen desempeño de las importantes funciones atribuidas a los Ministros públicos de la Nación.

COMUNIQÚESE Y PUBLÍQUESE EN EL Diario Oficial y en los Anales Diplomáticos y Consulares.

Dado en Bogotá, á 28 de Agosto de 1901.

JOSÉ MANUEL MARROQUIN

El Ministro de Relaciones Exteriores,

ANTONIO JOSÉ URIBE

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
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