CONCEPTO 24362 DE 2017

(Noviembre 2)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C., 2 de Noviembre de 2017

Respetado Doctor.

De manera atenta en respuesta a la solicitud de concepto realizada a través de memorando Interno l-GAOI-17-023215 de 19 de octubre, acerca de la posibilidad de anular unas apostillas fidedignas expedidas por la Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Apostillas y Legalizaciones, la Oficina Asesora Jurídica interna remite concepto jurídico.

Lo enunciado en seis (6) folios.

CONCEPTO JURÍDICO REFERENE A LA ANULACIÓN DE APOSTILLAS
FIDEDIGNAS

Ministerio de Relaciones Exteriores
Oficina Asesora Jurídica Interna
Grupo Interno de Asuntos Legales
Bogotá D.C., noviembre de 2017

Este documento contiene un análisis jurídico frente al interrogante planteado por la Coordinación del Grupo Interno de Trabajo Apostillas y Legalizaciones en cuanto a la potestad de anular apostillas fidedignas, para lo cual se desarrollarán los siguientes aspectos:

A) Sobre el trámite de apostilla

B) Anulación de actos administrativos

C) Revocatoria de actos administrativos

D) Estudio del caso

A) SOBRE EL TRÁMITE DE APOSTILLA

La apostilla y/o legalización solamente se puede realizar sobre un documento público por consagración expresa del artículo 1 de la Convención de la Haya de 1961, adoptado en nuestro régimen interno en la Ley 455 de 1998 "Por medio de la cual se aprueba la "Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros", suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961", en ese sentido la citada normatividad consagra una relación taxativa sobre los escritos objeto dei citado trámite, tal y como se ilustra a renglón seguido:

a) los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial;

b) los documentos administrativos;

c) los documentos notariales;

d) las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas."

A través, de ¡a Resolución No. 3269 de 2016 " Por la cual se adopta el procedimiento para apostillar y/o legalizar documentos y se deroga la Resolución 7144 del 24 de octubre de 2014", El Ministerio de Relaciones Exteriores ha regulado el procedimiento de apostilla tal y como se vislumbra en el artículo 8 de la citada Resolución y en la cual indica:

ARTÍCULO 8o. PROCEDIMIENTO PARA APOSTILLAR. El procedimiento para el trámite de la apostilla será:

Presentar ante el Grupo Interno de Trabajo de Apostilla y Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores haciendo uso de los medios dispuestos para tal fin, los documentos a apostillar debidamente firmados por funcionario público en ejercicio de sus funciones y su firma impuesta en el documento, debe estar acompañada del nombre y el cargo por él desempeñados.

Verificar en los documentos a apostillar, la firma manuscrita y/o la firma digital del funcionario público en ejercicio de sus funciones registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.

En caso de que las firmas en los documentos sean coincidentes a las registradas ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, se emitirá un código de pago por concepto de la apostilla. Si la firma del funcionario público no es coincidente con la registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, el solicitante recibirá una notificación electrónica del o los documentos rechazados en dicho trámite.

Efectuar el pago de la apostilla haciendo uso de los medios establecidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores, la apostilla será remitida vía correo electrónico o podrá ser consultada o descargada en la página web www.cancilieria.gov.co

PARÁGRAFO 1o. Si los documentos de que trata el presente artículo una vez apostillados requieren de una traducción en idioma diferente al castellano, deberán ser traducidos por traductor oficial certificado en Colombia y la firma del traductor oficial debe ser apostillada.

PARÁGRAFO 2o. Se legaliza o apostilla la firma del funcionario público impuesta en el documento, mas no se certifica ni revisa su contenido.

PARÁGRAFO 3o. El listado de países miembros de la Convención de La Haya de 1961 se encuentra disponible"

De conformidad con la normas anteriormente transcritas podrá realizarse el citado trámite cuando se encuentre implícito en el documento, la firma de un funcionario público particular que ejerza funciones públicas, como es el caso de los notarios, ante estas circunstancias el Ministerio de Relaciones Exteriores otorga fe pública, pero no sobre el contenido del documento sino en el aspecto referente a que la persona que avale el mismo, ejerciendo una función pública, lo cual hace parte del sistema administrativo del Estado colombiano.

B. ANULACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS.

Es preciso aclarar que en Colombia, la nulidad de ios actos administrativos, sólo es posible en vía jurisdiccional contencioso administrativa, previa demanda escrita de "cualquier persona" o persona interesada ante un Juez de lo Contencioso Administrativo, siempre que reúna los requisitos de forma y de fondo para poder incoar los medios de control judicial de nulidad simple, en ocasión a ello es procedente indicar que frente a un documento o documentos fidedignos como lo son la apostilla, la utilización de esta figura en este trámite ante la administración resulta improcedente por no darse la causales para incoar la acción señalado en el artículo 137 de la Ley 1437 de2011.   

C. REVOCATORIA DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

Por otra parte, en cuanto la figura de la revocatoria directa, tenemos que a la luz del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (en adelante C.P.A.C.A) es un procedimiento que permite a la Administración emitir un acto administrativo invalidante de otro acto previo, supeditado a la condición de que aquel acto previo se encuentre inmerso dentro de los supuestos de revocación tales como: su contrariedad a la Constitución o la ley, inconformidad respecto ai interés público o social, por agravio injustificado a una persona tai y como se desglosa del contenido del artículo 93 del C.P.A.C.A., el cual señala:

"Artículo 93. Causales de revocación. Los actos administrativos deberán ser revocados por las mismas autoridades que los hayan expedido o por sus inmediatos superiores jerárquicos o funcionales, de oficio o a solicitud de parte, en cualquiera de los siguientes casos:

1. Cuando sea manifiesta su oposición a la Constitución Política o a la ley.

2. Cuando no estén conformes con el interés público o social, o atenten contra él.

3. Cuando con ellos se cause agravio injustificado a una persona".

Si bien, la norma transcrita no distingue entre actos administrativos generales u objetivos y particulares o subjetivos, es de observar que posteriormente el artículo 97 del C.P.A.C.A. establece los lineamsentos para que la Administración pueda efectuar la revocación de actos de carácter particular y concreto:

"Artículo 97. Revocación de actos de carácter particular y concreto. Salvo las excepciones establecidas en la ley, cuando un acto administrativo, bien sea expreso o ficto, haya creado o modificado una situación jurídica de carácter particular y concreto o reconocido un derecho de igual categoría, no podrá ser revocado sin el consentimiento previo, expreso y escrito del respectivo titular.

Si el titular niega su consentimiento y la autoridad considera que el acto es contrario a la Constitución o a la ley, deberá demandarlo ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo.

Si la Administración considera que el acto ocurrió por medios ilegales o fraudulentos lo demandará sin acudir al procedimiento previo de conciliación y solicitará al juez su suspensión provisional.

Parágrafo. En el trámite de la revocación directa se garantizarán los derechos de audiencia y defensa."

Teniendo en cuenta el acápite normativo citado, se tiene que las causales de anulación o revocación de actos administrativos son taxativas y deben darse unos presupuestos que indiquen que la administración actuó fuera dei marco de sus competencias, desconociendo las normas o con la intención directa de causar un daño injustificado a una o unas personas, situación que no se da en el caso objeto del presente estudio, cuando el Ministerio de Relaciones Exteriores, siguiendo los procedimientos que la ley le confiere, apostilló unos documentos fidedignos, verificando que la firma se encontraba registrada en sus bases de datos, concediéndole a los documentos presentados la veracidad exigida por el ordenamiento de nuestro país.

C. ESTUDIO DEL CASO

Ante la solicitud elevada por el ciudadano Juan Carlos Benavidez Zapata es procedente que el Grupo Interno de apostilla y Legalizaciones le aclare lo siguiente:

- Que los documentos presentados por el señor Benavidez Zapata, para el trámite de apostilla son fidedignos, ya que se comprobó por parte de la entidad que las firmas contenidas en cada uno de los documentos presentados por el peticionario, son coincidentes a las registradas ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de conformidad al procedimiento preceptuado en el artículo 9 Resolución No. 3269 de 2016,

- Que los tramites de apostilla y legalización que realiza el Ministerio de Relaciones Exteriores a través del Grupo interno de Apostilla y Legalización, no pueden confundirse en una actuación administrativa que reconoce derechos o modifica situaciones de carácter particular o concreto, por el contrario, sí bien su

naturaleza es la misma la vocación de acto desplegado por el Ministerio es dar fe sobre el documento más no sobre su contenido tal y como se denota de su procedimiento.

- Que la apostilla impartida en el documento, goza de presunción legalidad, ya que fue expedida por la autoridad competente, de conformidad con el sistema jurídico vigente, sin que se prestara vulneración de la Constitución Política, ni de la ley.

- Finalmente, es pertinente reiterar al peticionario que la responsabilidad sobre el uso de los documentos apostillados recae en la esfera de su responsabilidad del peticionario, ya que es él quien dispone sobre el destino que se hará sobre ios mismos.

ALCANCE AL CONCEPTO.

Este concepto no compromete la responsabilidad de la Oficina Asesora Jurídica interna, ni es de obligatorio cumplimiento o ejecución, esto en virtud a lo dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo - Ley 1437 de 2011, en concordancia con el artículo 230 de la Constitución Política.

Atentamente,

CLAUDIA LILIANA PERDOMO ESTRADA

Jefe Oficina Asesora Jurídica Interna

Diana Marcela Pulido Sarmiento/ John Aiexander Serrano Bohorquez / 0561.0496.0000 - Requerimiento de información - conceptos

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)

Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación, reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono 617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas de uso de la información aquí contenida.