CONCEPTO 17049 DE 2017

(Agosto 2)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C., 2 de Agosto de 2017

Respetado Cónsul,

De manera atenta y en relación al correo electrónico del 24 de julio del año en curso, mediante el cual solicitó el alcance del concepto jurídico contenido en el Memorando I- OAJI-17-015778 del 19 de julio de 2013 "frente a la digitalización en el el SITAC de la totalidad de un documento presentado para trámite de acto notarial ante los consulados remito ante el Consulado a su digno cargo el estudio jurídico, en donde se da respuesta a las inquietudes jurídicas formuladas.

Anexo: Lo enunciado en siete folios.

ALCANCE SOBRE LOS INTERROGANTES PRESENTADOS POR EL HONORABLE CÓNSUL GENERAL DE COLOMBIA EN CALGARY, DOCTOR ANDRÉS TALERO GUTIERREZ, RESPECTO AL CONCEPTO JURÍDICO SOLICITADO FRENTE A LA DIGITALIZACION EN EL SITAC DE LA TOTALIDAD DE UN DOCUMENTO PRESENTADO PARA TRÁMITE DE ACTO NOTARIAL ANTE LOS CONSULADOS.

Ministerio de Relaciones Exteriores
Oficina Asesora Jurídica Interna
Grupo Interno de Asuntos Legales

Bogotá D.C. agosto de 2017.

ANTECEDENTES.

Mediante Memorando l-OAJI-17-015778 del 19 de julio de 2017, la Oficina Asesora Jurídica Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores, realizó el concepto jurídico que dio respuesta a ios interrogantes jurídicos planteados por el H. Cónsul de Colombia en Calgary Canadá, Doctor Andrés Talero Gutiérrez, en relación al requerimiento de digitalización de la totalidad de actos notariales en el SITAC.

En ese orden de ideas,, el mencionado estudio en derecho planteó el desarrollo de los siguientes problemas jurídicos:

"Primero: ¿Es necesaria la digitalización de la totalidad del acto notarial en el SITAC, objeto de tramite notarial por el Consulado, lo anterior debido a la dificultad que presenta al incorporar el citado documento al sistema ante la forma de presentación del mismo (en ocasiones encuadernados)?".

"Segundo: ¿Existe una certeza jurídica del documento notarial objeto de trámite ante el Consulado colombiano, solamente incorporando en el SITAC, la primera hoja donde se describe la naturaleza jurídica del documento y las hojas donde se consignan las firmas de los participantes?".

El citado concepto concluyó que el objeto de análisis es de naturaleza tecnológica más no jurídica, teniendo en cuenta que de conformidad con los fundamentos tácticos y jurídicos, la dificultad se presenta a la hora de dlgltaíizar los documentos objeto de trámite ante el SITAC, debido a que no permite entre otros que los documentos escaneados puedan ser debidamente Incorporación en el sistema SITAC, al encontrarse encuadernados de una forma tal que se hace Imposible su caracterización.

Así mismo se hizo hincapié en la solicitud de apoyo a la Dirección de Tecnología, con el fin de satisfacer las necesidades de los administrados y la respuesta oportuna mediante el uso de medios tecnológicos.

Posteriormente, mediante correo electrónico del 24 de julio del año en curso, el Consulado de Colombia en Calgary- Canadá, presentó la siguiente solicitud, respecto al concepto jurídico objeto de análisis:

"Damos acuso de recibo del concepto jurídico emitido sobre la digitalización de documentos en SITAC, correspondiente a legalización de firmas de Notarios y Autoridades.

Comprendemos las ventajas de mantener la integridad documental en los archivos digitales pero los problemas técnicos que hemos enfrentado, y que se ilustran con las fotos que adjuntamos a este mensaje, nos motivan a las siguientes reflexiones, que no buscan controvertir ef sesudo concepto elaborado sino más bien contribuir a una interpretación pragmática del mismo:

1. Los actos notariales, y los documentos formalizados a su amparo, son regidos por el principio de la Buena Fe.
2. Un documento "Consularizado" conlleva además la presunción de legalidad de tos actos públicos.
3. ¿Cómo se afectan los criterios de economía y eficiencia consignados en la normativa Anti Trámites?
4. No todos ios documentos del ámbito comercial y de Derecho Privado, que requieran el reconocimiento de firma o notarización, son actos públicos; Estos se mantienen en la esfera privada y por eso la Ley exige para algunos de ellos la publicidad con el fin de proteger a terceros, como por ejemplo la compraventa de inmuebles que debe consignarse en una Escritura PÚBLICA.
5. ¿Cómo va a garantizarla Cancillería la reserva y confidencialidad de documentos sometidos al requisito de legalización si ellos quedan disponibles para consulta de su contenido cuando la norma no exige la publicidad de los documentos privados?
6. En materia de Licitaciones, Patentes, Derechos de Autor y Licencias Comerciales, para citar solo algunos, los actores privados deben realizar propuestas, contratos y documentos que por su naturaleza y libre competencia no están disponibles para el escrutinio público o de sus competidores. Al tener que "consularizar" y archivarse en la plataforma para consulta pasan a dominio público. Esa circunstancia por sí sola me parece sumamente riesgosa y preocupante.

De manera que muy respetuosamente, solicito explorar alternativas diversas y obtener conceptos de las Cámaras de Comercio, la Supersociedades y la Super de Notariado".

II. ANÁLISIS.

A renglón seguido se da respuesta cada uno de los interrogantes formulados.

Primera pregunta: "¿Los actos notariales, y ios documentos formalizados a su amparo, son regidos por ei principio de la Buena Fe?".

Al respecto conviene advertir que se presume la buena fe respecto de los actos de los particulares de cara a la administración, así como debe tenerse en cuenta que la actividad notarial se encuentra reglada frente a su factor funcional.

En ese sentido, toda actividad o función que realice un funcionario público debe estar cobijada por una disposición legal o reglamentaria, de conformidad con ei artículo 6 de la Constitución Política, el cual prevé:

"ARTICULO 6o. Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones".

En ese caso resulta claro que los actos de los particulares ante la función notarial, deben cumplir unos requisitos tanto formales como jurídicos con el fin de que surtan unos efectos en la esfera de los derechos.

Segunda pregunta: ¿Un documento "Consularizado" conlleva además la presunción de legalidad de los actos públicos?

Un documento "Consularizado" goza de una presunción de legalidad, siempre y cuando se Heve a cabo una valoración integral de todo el documento, con lo cual resulta posible establecer los efectos que se espera surtan en la esfera de ios derechos.

Tercera pregunta: ¿Cómo se afectan los criterios de economía y eficiencia consignados en la normativa Anti Trámites?

En atención a los criterios de economía y eficiencia establecidos en la normativa Anti Tramites, Ley 019 de 2012, el Ministerio de Relaciones Exteriores, profirió la Resolución 3269 de 2016, " Por la cual se adopta el procedimiento para apostillar y/o legalizar documentos y se deroga la Resolución 7144 del 24 de octubre de 2014" la cual fue adoptada con el fin de dar cumplimiento al artículo 6 del Decreto Ley 019 de 2012, en cuyos considerandos se estableció entre otros lo siguiente:

"Que el artículo 6° del Decreto-ley 019 de 2012 establece que "Los trámites establecidos por las autoridades deberán ser sencillos, eliminarse toda complejidad innecesaria y los requisitos que se exijan a los particulares deberán ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir. Las autoridades deben estandarizar los trámites, estableciendo requisitos similares para trámites similares".

Que así mismo el Decreto mencionado anteriormente, en su artículo 52 indicó que los trámites de apostillaje dentro del territorio nacional y en el extranjero deberán establecerse utilizando procedimientos y uso de medios electrónicos.

Que el articulo 21, numeral 11 del Decreto 0869 de 2016, establece dentro de las funciones de la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores "Dirigir y coordinar la expedición de pasaportes y visas, expedir los pasaportes diplomáticos y oficiales e instruir y supervisar a las entidades que el Ministerio determine en el proceso de expedición de pasaportes, apostilla y legalización de documentos, de conformidad con los convenios que se suscriban sobre la materia y gestionar su reconocimiento internacional".

En ese sentido se concluye frente a la pregunta No 3 lo siguiente:

a) Existe una directriz o lineamiento administrativo respecto al trámite de documentos objeto de consularización, de estricto cumplimiento en aras de garantizar el deber legal.

b) En caso de considerar que existen procedimientos administrativos que dificultan la tarea encomendada a la administración o al consulado, deberá concertarse con la Dirección de Asuntos Consulares para tal efecto y las Direcciones o Coordinaciones vinculadas para tal efecto (V. Gr. Tecnología, Apostilla y/o Legalización) no siendo el medio idóneo ¡a expedición de un concepto para modificar ia voluntad de la administración, máxime si se tiene en cuenta que dicha función es ajena a las funciones establecidas a la Oficina Asesora Jurídica Interna en el Decreto 869 de 2016.

Cuarto: "Wo todos los documentos del ámbito comercial y de Derecho Privado, que requieran el reconocimiento de firma o notarización, son actos públicos; Estos se mantienen en la esfera privada y por eso la Ley exige para algunos de ellos la publicidad con el fin de proteger a terceros, como por ejemplo la compraventa de inmuebles que debe consignarse en una Escritura pública".

No es posible generalizar la clasificación frente al ámbito comercial y privado, deberá determinarse las características y el contenido de cada uno de los documentos en particular, resultando valioso traer a colación la definición del artículo 251 del C.P.C., que, si bien fue derogado por el Código General del Proceso Ley 1564 de 2012, nos brinda una importante definición al respecto:

"Documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública';

En ese orden de ideas, un documento privado puede adquirir la connotación de documento público cuando es presentado ante notario público, quien imparte fe pública, bien sea sobre los sujetos concurrentes o sobre reconocimiento de documento entre otros.

Quinta pregunta. "¿Cómo va a garantizar la Cancillería ¡a reserva y confidencialidad de documentos sometidos al requisito de legalización si ellos quedan disponibles para consulta de su contenido cuando la norma no exige la publicidad de ios documentos privados?".

Al respecto conviene indicar que esta Oficina, dio el traslado correspondiente a la Dirección de Asuntos Consulares, toda vez que de conformidad con el Decreto 869 de 2016, es la Dirección encargada de dar las directrices frente a la consularización y guarda de documentos presentados para tal fin.

Sexto. "En materia de Licitaciones, Patentes, Derechos de Autor y Licencias Comerciales, para citar solo algunos, los actores privados deben realizar propuestas, contratos y documentos que por su naturaleza y Ubre competencia no están disponibles para el escrutinio público o de sus competidores. Al tener que "consularizar" y archivarse en ia plataforma para consulta pasan a dominio público. Esa circunstancia por sí sola me parece sumamente riesgosa y preocupante".

De conformidad con las funciones establecidas a la Dirección de Asuntos Consulares, y al versar respecto a la guarda de los documentos consignados en el SITAC, se dio el respectivo traslado de la inquietud jurídica a la citada dependencia.

Por último, respecto al explorar alternativas diversas y obtener conceptos de las Cámaras de Comercio, la Superintendencia de Sociedades y la Superintendencia de Notariado, se pondrá en consideración de la Dirección de Asuntos Consulares su viabilidad al ser la Dependencia rectora en la materia y por ende, la que determine el procedimiento administrativo frente al trámite de los documentos para consularizar.

Atentamente,

CLAUDIA LILIANA PERDOMO ESTRADA

Jefe de Oficina Asesora Jurídica interna

Anexos: SJN ANEXOS

Copia:

Jorge Enrique Barrios Suarez/ ANDRES LEONARDO MENDOZA PAREDES / 0561.0496.0000 - Requerimiento de información - conceptos

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
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Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)

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