CONCEPTO 16136 DE 2017

(Junio 9)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Respetado Embajador.

De manera atenta, remito ante la Dirección a su digno cargo concepto con el fin de establecer la conveniencia jurídica de realizar un convenio administrativo tripartito entre la Superintendencia de Notariado y Registro, la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, y el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Anexo: lo enunciado en cuatro (4) folios.

CONCEPTO JURÍDICO REFERENTE A LA PERTINENCIA DE SUSCRIPCIÓN DE UN CONVENIO INTERADMINISTRATIVO TRIPARTITO ENTRE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO, LA UNIÓN COLEGIADA DEL NOTARIADO COLOMBIANO "U.C.N.C" Y EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, RESPECTO A LA APOSTILLA Y/O LEGALIZACIÓN SOBRE LA FIRMA DIGITAL DE LOS NOTARIOS EN DOCUMENTOS ELECTRONICOS.

Ministerio de Relaciones Exteriores
Oficina Asesora Jurídica Interna
Grupo Interno de Asuntos Legales

Bogotá D.C., julio de 2017

INTRODUCCIÓN.

El presente concepto jurídico, analiza el oficio remitido por la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, en el cual solicitan la realizar un convenio tripartito entre el Ministerio de Relaciones Exteriores, la Superintendencia de Notariado y Registro y la Unión Colegiada del Notariado Colombiano siendo esta última, una asociación gremial de derecho privado⁽¹⁾, que agrupa a los notarios del país con el fin de representarlos institucionalmente, y brindarles capacitación entre otras funciones⁽²⁾.

Señala la citada Unión Colegiada, que el objeto de suscribir un convenio, sería con el fin de lograr una integración del modelo de servicios para la expedición de documentos electrónicos firmados digitalmente por los Notarios para efectos de apostilla y legalización, dando así cumplimiento a la resolución 3269 de 2016, "Por la cual se adopta el procedimiento para apostillar y/o legalizar documentos y se deroga la Resolución 7144 del 24 de octubre de 2014" expedida por la Cancillería.

Lo anterior, de conformidad con el Oficio No 313/P17, del 26 de abril de 2017, suscrito por el Doctor Alvaro Rojas Charry, en su calidad de Presidente de la Unión Colegiada del Notario Colombiano "U.C.N.C." en donde además de presentar la solicitud de intención de celebrar el citado convenio, se expone el beneficio respecto a los trámites de Apostilla y legalización con eficiencia y seguridad jurídica en las 902 notarías del territorio nacional.

II. ANALISIS JURIDICO.

De conformidad con los fundamentos tácticos anteriormente anotados, el objeto del vínculo contractual de llevarse a cabo, se centraría en la articulación de servicios por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro, La Unión Colegiada de Notarios y el Ministerio de Relaciones Exteriores sobre documentos que han sido generados de manera electrónica y sobre la cual el notario ha otorgado su función de Fe Pública con la imposición de su firma siendo posteriormente objeto de apostilla y/o legalización, según el caso.

En ese sentido, la materialización del convenio administrativo pretende la seguridad sobre los documentos electrónicos firmados digitalmente por los notarios y la consecuente apostilla y/o legalización que se llevará sobre su rúbrica, siendo por ende un mecanismo idóneo a la hora de prevenir no sólo la suplantación de la firma, sino además un instrumento para prevenir la falsificación de documentos públicos, contribuyendo per se a una eficiencia y eficacia de la administración pública frente al servicio prestado al ciudadano.

Ahora bien, frente a la suscripción del Convenio por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores, esta Oficina considera pertinente hacer las siguientes observaciones:

Primera: Debe identificarse por parte de la Dirección de Consulares en coordinación con la Dirección de Tecnología del Ministerio de Relaciones Exteriores la necesidad del objeto del convenio, con el fin de determinar el alcance, obligaciones, especificaciones y procedimiento en materia tecnológica por parte de la Cancillería, de conformidad con las funciones establecidas en el Decreto 869 de 2016, el cual señala:

"ARTÍCULO 12. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA. Son funciones de la Dirección de Gestión de Información y Tecnología, las siguientes:

1. Impartir los lineamientos en materia tecnológica para definir políticas, estrategias y prácticas que soporten la gestión del Sector.

«...»

6. Impartir lineamientos tecnológicos para el cumplimiento de estándares de seguridad, privacidad, calidad y oportunidad de la información de la Entidad y la interoperabilidad de los sistemas que la soportan, así como el intercambio permanente de información.

9. Proponer e implementar las políticas de seguridad informática y de la plataforma tecnológica del Ministerio, definiendo los planes de contingencia y supervisando su adecuada y efectiva aplicación".

Segunda: Se debe tener en cuenta que la responsabilidad del Ministerio de Relaciones Exteriores, se establece en el reconocimiento de la firma del notario, para su posterior apostilla y/o legalización, más no en el contenido del documento ya que ello escapa a las funciones asignadas a la Dirección de Asuntos Consulares establecidas en el Decreto 869 de 2016 y en la Resolución 3269 de 2016.

Tercera: De considerarse conveniente realizar el convenio, se recomienda que se suscriba únicamente con la Superintendencia de Notariado y Registro, la cual de conformidad con el Decreto 2723 de 2014, tiene como función, entre otras, ejercer la inspección, vigilancia y control sobre el servicio público notarial en los términos establecidos en las normas vigentes, y es la que además, fija las directrices o capacitaciones a impartir a los notarios, de conformidad a las funciones arrogadas en el decreto 2723 de 2014 el cual señala:

"Artículo 11. Funciones de la Superintendencia. Son funciones de la Superintendencia Notariado y Registro, las siguientes:

1. Proponer al Gobierno políticas, planes y programas sobre los servicios públicos de notariado y registro de instrumentos públicos. 2. Ejercer la inspección, vigilancia y control sobre servicio público notarial en los términos establecidos en las normas vigentes.

2. Ejercer la inspección, vigilancia y control sobre servicio público notarial en los términos establecidos en las normas vigentes.

3. Implementar sistemas administrativos y operativos para lograr la eficiente prestación de notariado procurando su racionalización y modernización.

«...»

8. Realizar directamente o por medio de entidades especializadas, los programas de capacitación formal y no formal requieran los Notarios y empleados de Notarías".

Ahora bien, de considerar necesario por parte de la Dirección de Asuntos Consulares que deban facilitarse capacitaciones a los funcionarios que tienen como función adelantar temas en materia notarial, la misma deberá ser coordinada con la Coordinación de Bienestar de la Dirección de Talento Humano de la Cancillería o la misma Superintendencia de Notariado y Registro.

Cuarta: De conformidad con lo anterior, de considerarse viable la suscripción de un convenio con la Superintendencia de Notariado y Registro, la Coordinación de Licitaciones y Contratos del Ministerio, en ejercicio de las competencias asignadas en la Resolución 8660 de 2016, deberá revisar y conceptuar sobre la viabilidad de las cláusulas del mismo frente a la normatividad que rige la materia.

III. ALCANCE DEL CONCEPTO.

Este concepto no compromete la responsabilidad de la Secretaría General, ni es de obligatorio cumplimiento o ejecución, esto en virtud a lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, en concordancia con el artículo 230 de la Constitución Política. Atentamente,

CLAUDIA LILIANA PERDOMO ESTRADA

Jefe de Oficina Asesora Jurídica Interna

Anexos: SIN ANEXOS

Copia: Embajador Jaime Girón Duarte -Jefe de Gabinete-

Jorge Enrique Barrios Suarez/ ANDRES LEONARDO MENDOZA PAREDES /

0561.0496.0000 - Requerimiento de información - conceptos

NOTAS AL FINAL:

1.

http://www.unioncolegiadadelnotariadocolombiano.com/sitio/sites/default/files/ESTATUTOS_DEFlNITIVOS.pdf

2. http://www.unioncolegiadadelnotariadocolombiano.com/sitio/

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
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