CONCEPTO 15778 DE 2017

(Julio 19)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C., 19 de Julio de 2017

Respetado Cónsul.

De manera atenta y en relación al correo electrónico del 30 de junio del año en curso, remito ante el Consulado a su digno cargo, el concepto jurídico frente a la digitalización en el SITAC de la totalidad de un documento presentado para trámite de acto notarial ante los consulados.

Anexo: lo enunciado en cinco (5) folios.

CONCEPTO JURÍDICO FRENTE A LA DIGITALIZACIÓN EN EL SITAC DE LA TOTALIDAD DE UN DOCUMENTO PRESENTADO PARA TRÁMITE DE ACTO NOTARIAL ANTE LOS CONSULADOS.

Ministerio de Relaciones Exteriores
Oficina Asesora Jurídica Interna
Grupo interno de Asuntos Legales

Bogotá D.C., julio de 2017

INTRODUCCIÓN.

Mediante correo electrónico del 30 de junio del año en curso, el Doctor Andrés Talero Gutiérrez, en su calidad de Cónsul General de Colombia en Calgary, solicitó la realización de un estudio en derecho, de conformidad con: los hechos y fundamentos jurídicos que se transcriben a renglón seguido:

" (...) Quisiera solicitar su consejo para buscar una solución ai requerimiento de digitalización de actos notariales en SITAC.

Resulta que los Notarios en esta Provincia son certificadós por el Ministerio de Justicia mediante un folio que se amarra con cintas al cuerpo del documento y se "cierra" lacrado en cera.

Esto impide escanear la integridad del documento por cuanto no pasa por el lector, y nos obliga a fotocopiar las hojas relevantes, lo cual hemos venido haciendo. La primera hoja donde se describe la naturaleza jurídica del documento yi las hojas donde aparecen las firmas de los participantes. Esto permite, en nuestra hurhilde opinión, darle CERTEZA

Cancillería

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

jurídica al documento legalizado en cuanto se fija la etiqueta consular y se estampa el sello del Consulado en el cuerpo del documento.

Pero frente a la imposibilidad de escanear todos los folios, consideramos inmanejable tener que fotocopiar documentos de más de 100 hojas solamente para poder pasados por el escáner.

La función Notarial da fe de la identidad y autenticidad del documento, pero no de su contenido. De manera que le solicitamos leer el correo que hemos enviado a Cancillería, el cual viene bajo mi firma, a ver si usted nos puede guiar en la mejor forma de conciliar los requerimientos de la plataforma con el giro habitual de los actos notariales (...) ".

Aunado a io anterior, y con el fin de tener certeza frente a la consulta jurídica, resulta necesario traer a colación el correo electrónico del 23 de junio dirigido al Doctor Jaime Fernando Buchely Moreno, por parte del Consulado de Calgary, en el cual se manifestó:

" (...) Este correo hace referencia al proceso de digitalización de actos notariales en el SITAC para lo cual estamos teniendo muchos inconvenientes, especialmente con los documentos que vienen autenticados por el Ministerio de Justicia de la Provincia de Alberta. Por lo general, son documentos muy grandes con un sello seco y amarrados con unas cintas verdes lo cual no permite separar las hojas para poderlas pasar por el escáner y así poder cumplir con el proceso de digitalización. Por el contrarío, debemos hacer un proceso previo que es sacarle copia a cada una de las hojas para después poderlas escanear. Este inconveniente ya se los habíamos informado en un correo del 26 de mayo pero hasta la fecha no habíamos tenido ninguna respuesta. Sin embargo, el día de hoy nos llegaron 18 documentos de más de 50 hojas cada uno, si hacemos estos 18 documentos con el proceso que explicamos anteriormente, nos preocupa que no estamos desarrollando una buena práctica para reducir el consumo de papel, estaríamos gastado mucha tinta, perdemos mucho tiempo y no nos permite ser eficaces con ios usuarios puesto que tienen que volver otro día a recoger sus trámites''.

II. DETERMINACIÓN DEL PROBLEMA JURÍDICO.

El presente concepto dará solución al siguiente problema jurídico:

Primero: ¿Es necesaria la digitalización de la totalidad del acto notarial en el SITAC, objeto de tramite notarial por el Consulado, lo anterior; debido a la dificultad que presenta al incorporar el citado documento al sistema ante la forma de presentación del mismo (en ocasiones encuadernados)?.

Segundo: ¿Existe una certeza jurídica del documento notarial objeto de trámite ante el Consulado colombiano, solamente incorporando en el SITAC, la primera hoja donde se describe la naturaleza jurídica del documento y las hojas dónde se consignan las firmas de los participantes?

III. DESARROLLO.

Los fines del Estado, consagrados en el artículo 2 de la Constitución Política, se encuentran encaminadost, entre otros, en la Identificación y solución de las necesidades de los administrados, no siendo ajenos los procedimientos administrativos de esta entidad, con el objetivo de garantizar una correcta relación con ios ciudadanos, que satisfaga en primera medida el trámite y expedición de documentos por estos solicitados además de requeridos tanto por distintas autoridades, como en las relaciones entre personas naturales y jurídicas.

En ese orden de ideas, el propósito de realizar la digitalización de los documentos en el SITAC, tiene entre otros fines, tener certeza de su objeto y sobre los actos notariales presentados ante el cónsul, con lo cual no bastaría con su Integración de algunos de los documentos principales, ya que para ser valorados resulta necesario contar con su

1 Artículo 2o. Son fines esenciales del Estado; servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que ios afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultura! de la Nación; defendér la Independencia nacional, mantener la Integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justó. Las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares.

integridad, máxime si se tiene en cuenta que dicho registro es piedra angular en materia probatoria frente a ia disposición de derechos en el ámbito notarial.

Es por lo anterior que, si bien la tarea puede tornarse "ardua" debido a lo extenso de la digitalización de los documentos ante el SITAC, lo cierto es que un documento "fragmentado" no otorga certeza jurídica al documento legalizado, ya que es distinto para el funcionario que tienen en físico la totalidad del documento en el instante del trámite a su posterior valoración bien sea por una autoridad administrativa o judicial.

Ahora bien, lo que se determina del estudio de la solicitud dei presente concepto, es una dificultad de naturaleza tecnológica a la hora de realizar la digitalización de los documentos, ya que no permite entre otros la incorporación de documentos scaneados o que no pueden ser objeto de una debida incorporación en el sistema al encontrarse encuadernados de una forma tal que se hace imposible su caracterización.

En ese sentido, la respuesta se enmarca en elementos de sistematización, que permitan la incorporación idónea y ágil, máxime si se tiene en cuenta que cada documento es especifico, no pudiendo por ende realizar una caracterización individual sino, por el universo de trámites que son allegados en el SITAC.

Colofón de lo anterior, se debe solicitar el apoyo a la Dirección de Tecnología, con el fin de satisfacer las necesidades de los administrados y la respuesta oportuna mediante el uso de medios tecnológicos, ya que, se reitera, el punto de estudio no se fundamenta en una inquietud jurídica, sino tecnológica a la hora de digitalizar un documento que fue presentado para un trámite ante un consulado.

ALCANCE DEL CONCEPTO.

Este concepto no compromete la responsabilidad de la Secretaría General, ni es de obligatorio cumplimiento o ejecución, esto en virtud a lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, en concordancia con el artículo 230 de la Constitución Política.

Atentamente,

CLAUDIA LILIANA PERDOMO ESTRADA

Jefe de Oficina Asesora Jurídica Interna

Anexos: SIN ANEXOS

Copia:

Jorge Enrique Sarrios Suarez/ANDRES LEONARDO MENDOZA PAREDES / 0561.0496.0000 - Requerimiento de información - conceptos

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