CONCEPTO 12648 DE 2017

(junio 13)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

MEMORANDO

Bogotá, D.C.,

Respetado Embajador

De manera respetuosa remitimos el concepto referente al traslado de información de los datos personales contenidas en bases de las misiones consulares con el fin de enviar dicha información en el Registro Consular del Sistema Integral de Trámites al Ciudadano.

Anexo: Lo anunciado en siete (7) folios.

Concepto Jurídico referente a la migración de información al Registro Consular del Sistema Integral de Atención al Ciudadano

Ministerio de Relaciones Exteriores
Oficina Asesora Jurídica Interna
Grupo Interno de Asuntos Legales
Bogotá D.C., junio de 2017.

INTRODUCCIÓN

De conformidad a la consulta elevada por la Dirección de Asuntos Consulares y Servicio al Ciudadano, a través de memorando l-GAIC-17-010112 de 10 de mayo de 2017, en donde se consulta la pertinencia y legalidad de trasladar la información de ciudadanos inscritos en las bases de datos de las diferentes circunscripciones consulares a la base de datos existente en el Registro Consular del Sistema Integral de Trámites al Ciudadano,

En primer lugar, es preciso traer a colación un concepto fundamental en el sistema de protección del habeas data, esto es la figura de �gtratamiento�h entendido como cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión⁽¹⁾.

Teniendo en cuenta la amplitud de prerrogativas que supone el concepto de tratamiento, el Ministerio de Relaciones Exteriores, a través de las oficinas consulares actúa como responsable sobre las bases de datos, lo cual le obliga de conformidad a la Ley 1581 de 2012 a propender por el seguimiento de una serie de principios, garantías mínimas y deberes que buscan la protección de los derechos inherentes al habeas data.

En lo que respecta, a los principios rectores resulta pertinente que la Dirección de Asuntos Consulares esté atenta al seguimiento de los presupuestos que aquellos suponen, de conformidad a definiciones dadas en la Ley 1581 de 2012, para ello resulta pertinente recordar la definición de estos:

- Principio de Legalidad: Esta directriz contempla que la administración de datos debe realizarse en observancia de la reglamentación dada a través de la Ley estatutaria de habeas data, Ley 1581 de 2012, y demás normas concordantes, como lo es la Ley 1266 de 2008.

- Principio de Finalidad: En observancia de este principio, se tiene que las operaciones de obtención, disposición y administración de datos deben realizarse en consonancia con un propósito legítimo, que no esté en contra de la constitución y la ley.

Adicionalmente, se tiene que en atención a este principio de finalidad surge el deber para el administrador de datos de informar al titular de la información sobre la finalidad de la recolección de la información y los derechos que le asisten.

- Principio de Libertad: A partir de este lineamiento, se adviene que el tratamiento de los datos solo se puede ejercerse cuando se tiene el consentimiento, previo y expreso e informado del titular, y por ello es prohibido que sean obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Sin embargo, es preciso reiterar nuevamente, que no en todas las ocasiones es necesaria !a autorización del titular, como sucede en los eventos que la información sea solicitada por una autoridad administrativa o judicial, en ejercicio de sus funciones, datos de naturaleza pública, eventos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el registro civil de las personas.

- Principio de Veracidad o Calidad: Principio que implica que se garantice que la información contenida en las bases de datos debe ser verídica, exacta, completa. Adicionalmente proscribe que el tratamiento de datos parciales incompletos o que induzcan al error.

- Principio de Transparencia: Implica una prerrogativa para el titular de la información de poder acceder en cualquier momento y sin restricciones a la información que le concierne.

- Principio de Acceso y Circulación Restringida: Dentro del ámbito de protección de las bases de datos sé contempló comp limitantes del acceso de la información la naturaleza de la información, las limitantes establecida por la ley, los sujetos autorizados.

Así mismo el contenido de las bases de datos, salvo la información pública no puede estar disponible estar en formatos que permitan su publicación y comunicación masiva, a excepción que se permita el acceso controlable.

- Principio de Seguridad: Este derrotero implica el establecimiento de medidas de tipo humano y técnico que aseguren la protección de los datos y evitar con ello la adulteración, pérdida, uso o acceso rio autorizado.

- Principio de Confidencialidad: Conforme a este principio se obliga a guardar reserva sobre aquellos datos que no tengan naturaleza de públicos, inclusive después de haberse finalizado la relación que permitió su conocimiento y uso.

Así pues, encontrarnos que a partir del concepto de tratamiento y los principios rectores contenidos en la Ley 1581 de 2012, se debe determinar si es pertinente el traslado de la información contenida en las bases de datos⁽²⁾ de las Oficinas Consulares a la plataforma denominada Sistema Integral de Trámites al Ciudadano.

Para responder dicha de inquietud, es preciso manifestar que Ja recolección y tratamiento de los datos personales realizados por las distintas Oficina Consulares se da a partir del ejercicio de las funciones asignadas a dichos Consulados, las cuales están reglamentadas en la actualidad en el artículo 5 de la Convención de Viena de 1963⁽³⁾ y el artículo 25 del Decreto No. 869 de 25 de mayo de 2016, especialmente las funciones señaladas en los numerales 1 y 2, las cuales manifiestan lo siguiente:

"ARTÍCULO 25. CONSULADOS. Sin perjuicio de las funciones establecidas en la Convención de Viena de 1963, son funciones permanentes de tos consulados, las siguientes:

1. Promover y salvaguardar los intereses del país y de sus nacionales en las áreas de su jurisdicción.

2. Brindar asesoría jurídica, social y asistencia requerida por los connacionales. (...)"

En consecuencia, tenemos que a través de la definición de las funciones legales asignadas a las oficinas consulares se justifica el tratamiento de datos personales y se ratifica el principio de finalidad, entendiéndose así que el propósito de la recolección de la información se da en seguimiento de los parámetros establecidos en la Constitución, la Ley y la Convención Viena sobre Relaciones Consulares de 1963, que promueve la protección de los connacionales en el exterior.

Es de recordar, como se mencionó párrafos atrás que el concepto de tratamiento no solo implica la labor de recolección de información, sino que además supone la realización de otro tipo de operaciones sobre las bases de datos como lo son actividades de establecer directrices sobre el almacenamiento, uso, circulación o supresión de la información

Así tenemos que en consonancia de los argumentos anteriormente expuestos donde se denota que a partir de la ejecución de las funciones legales asignadas a los consulados, se permite el tratamiento de datos personales de los connacionales residentes en el exterior, en consecuencia es procedente que la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y de Servicio al Ciudadano haga uso de su potestades como responsable de la administración de bases de datos para indicarle a los Consulados como realizar la operación de trasladar la información de las oficinas consulares al Registro Consular existente en el Sistema Integral de Tramites al Ciudadano,en el entendido que esta actividad se ejecutará en aras de consolidar la información de los connacionales y permitir su asistencia a través del uso de la información contenida en un plataforma sistematizada.

Ahora, si bien, existe la autorización legal para realizar el tratamiento, se mantiene la obligación de garantizar el seguimiento de todos los principios como lo son el de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, los cuates sustentan el sistema de protección de habeas data.

Todo ello implica que el tratamiento siempre estará subordinado a los límites que derivan de la naturaleza del dato y las disposiciones de ley, en consecuencia, es obligación de la entidad y en especial de las oficinas consulares que los datos personales sean procesados sólo en la forma en que la persona titular de la información puede razonablemente prever, sin que haya una afectación objetiva en sus derechos. Si, con el paso del tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la ley de habeas data no autoriza o que el titular no espera, o se permite un objeto distinto al inicialmente previsto, se estaría vulnerando los derechos del titular, lo que puede dar lugar a que la entidad sea objeto de una investigación o sanción por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio

Finalmente, se manifiesta de manera preventiva la necesidad de que como responsable de administración de bases de datos la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, realice una vigilancia permanente de la legislación concerniente al habeas data, para adecuar, actualizar y parametrizar la administración de las bases de conformidad a los lineamientos legales y lo avances tecnológicos para así mitigar riesgos, que puedan acarrear una posible investigación por parte de las entidades que realizan el control sobre las bases de datos.

CONCLUSIONES.

- La recolección de datos personales de los connacionales residentes en el exterior se da en ejercicio de las funciones legales ejercidas por las distintas oficinas consulares, por lo tanto, es posible que de conformidad a las prerrogativas que da la facultad del tratamiento de datos personales, se realice el traslado de la información al Sistema Integral de atención al Ciudadano.

- La entidad debe garantizar el seguimiento de los principios de seguridad, confidencialidad, veracidad, y circulación restringida de los datos y finalidad, y sus deberes como responsable del tratamiento para evitar cualquier tipo de investigación y sanción por parte de las autoridades competentes en la vigilancia de las bases de datos.

- Finalmente, la Oficina Asesora Jurídica Interna se permite advertir acerca de los eventuales riesgos que deben ser considerados y cubiertos por parte de la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, como por ejemplo el uso indebido de la información, la violación a los principios de acceso y circulación restringida y seguridad sobre la información contenida en las bases de datos, en consecuencia deben tomarse medidas tendientes a mitigar dicho riesgo, ejecutando acciones tales como el cierre de las bases primigenias, backups para así aminorar los riegos de seguridad, que implican el tratamiento de la información.

ALCANCE DEL CONCEPTO

Este concepto no compromete la responsabilidad de la Oficina Asesora Jurídica Interna, ni es de obligatorio cumplimiento o ejecución, esto en virtud a lo dispuesto en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en concordancia con el artículo 230 de la Constitución Política.

Atentamente,

CLAUDIA LILIANA PERDOMO ESTRADA
Jefe de Oficina Asesora Jurídica Interna

NOTAS AL FINAL:

1. Ley 1581 de 2012 litera! g. del artículo 3.

2. Concepto de Base de Datos es un conjunto organizado de datos personales que se utiliza para llevar el registro y la administración de los mismos, bien sea en medio físico (un archivo) o en medio electrónico (archivos en cualquier formato como hojas electrónicas, tratamiento de texto, con el uso o no de motores de bases de datos, etc,), e independientemente de la cantidad de datos personales que contenga.

3. Convención de Viena sobre Relaciones Consulares Artículo 5 Funciones Consulares. Las funciones consulares consistirán en:

a) Proteger en el Estado receptor los intereses del Estado que envía y de sus nacionales, sean personas naturales o jurídicas, dentro de los límites permitidos por el derecho internacional; (...)

e) Prestar ayuda y asistencia a los nacionales del Estado que envía, sean personas naturales o jurídicas;

f) Actuar en calidad de notario, en la de funcionario de registro civil, y en funciones similares y ejercitar otras de carácter administrativo, siempre que no se opongan las leyes y regí amentos del Estado receptor;

g) Velar, de acuerdo con las leyes y reglamentos del Estado receptor, por los intereses de los nacionales del Estado que envía, sean personas naturales o jurídicas, en los casos de sucesión por causa de muerte que se produzcan en el territorio del Estado receptor;

h) Velar, dentro de los límites que impongan las leyes y reglamentos del Estado receptor, por los intereses de los menores y de otras personas que carezcan de capacidad plena y que sean nacionales del Estado que envía, en particular cuando se requiera instituir para ellos una tutela o una cúratela;

i) Representar a los nacionales del Estado que envía o tomar las medidas convenientes para su representación ante los tribuna les y otras autoridades del Estado receptor, de conformidad con la práctica y los procedimientos en vigor en este último, a fin de lograr que, de acuerdo con las leyes y reglamentos del mismo, se adopten las medidas provisionales de preservación de los derechos e intereses de esos nacionales, cuando, por estar ausentes o por cualquier otra causa, no puedan defenderlos oportunamente; (..)

k) ejercer, de conformidad con las leyes y reglamentos del Estado que envía, los derechos de control o inspección de los buqu es que tengan la nacionalidad de dicho Estado, y de las aeronaves matriculadas en e! mismo y, también, de sus tripulaciones;

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)

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