CONCEPTO 11619 DE 2017

(junio 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

MEMORANDO

Bogotá, D.C.,

Respetada Doctora.

De la manera más atenta y teniendo en cuenta la solicitud de Concepto Jurídico realizado por su digna dependencia, con el fin de que se determine, si los cargos de Director Administrativo y Financiero, Talento Humano, Embajadores y Cónsules, estarían obligados a presentar el informe de gestión establecido en la Ley No. 951 de 2005. Al respecto le remito las consideraciones jurídicas sobre el particular.

Anexo: lo enunciado en cuatro (4)

CONCEPTO JURÍDICO REFERENTE A ESTABLECER LA OBLIGACIÓN O NO DE PRESENTAR INFORME DE GESTIÓN SEÑALADO EN LA LEY N° 951 DE 2005 POR PARTE DEL DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO, TALENTO HUMANO, EMBAJADORES Y CÓNSULES

Ministerio de Relaciones Exteriores
Oficina Asesora Jurídica Interna
Grupo Interno de Asuntos Legales
Bogotá D.C., Junio 2017

I. INTRODUCCIÓN:

Este documento contiene un análisis jurídico y respuestas frente a los interrogantes planteados en cuanto a la obligación o no del Director Administrativo y Financiero, Director de Talento Humano, Embajadores y Cónsules, a presentar el informe de gestión establecido en la Ley No 951 de 2005, para lo cual se desarrollarán los siguientes aspectos: A) Del informe o acta de gestión y quienes deben presentarla según la Ley N° 951 de 2005 B) Del caso concreto y sus Conclusiones

II. ANÁLISIS JURÍDICO:

A. Del informe o acta de gestión y quienes están obligados a presentarla según la Ley N° 951 de 2005.

El Acta o Informe de Gestión: De conformidad a la Ley N°951 de 2005⁽¹⁾, se entiende por Informe o Acta de Gestión, la narración en documento escrito, de todos los asuntos de competencia, gestión y estado de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados los titulares y representantes legales, así como particulares que administraron fondos o bienes del Estado para el ejercicio de sus funciones, el cual deberán presentar al separarse del cargo, al finalizar la administración por el período que estuvieron al frente del mismo o cuando se es ratificado en el cargo al vencimiento del período, según sea el caso, siendo este de cumplimiento obligatorio y formal.

¿Quiénes deben presentarla?: De conformidad a la norma en mención, deben presentar el acta o informe de gestión:

- Los servidores públicos en calidad de titulares y representantes en todas las ramas del poder público, en el orden nacional, departamental, distrital, municipal, y metropolitano.

- Los particulares que administren fondos o bienes del Estado.

- El servidor público de jerarquía inmediata inferior, en caso de incapacidad por enfermedad o ausencia injustificada del servidor público saliente, previa autorización del jefe inmediato.

- Gobernadores y Alcaldes cuando culminen su gestión, respecto de los recursos de las transferencias del Sistema General de Participaciones de la Nación para los sectores de salud y educación, y sobre las regalías directas.

En cuanto a la claridad, acerca de qué clase de servidores públicos tienen el deber de rendir este informe, la Contraloría General de la República como órgano de control designado dentro del ámbito de su competencia para vigilar el cumplimiento de las disposiciones y procedimientos del Acta de Informe de Gestión, se pronunció mediante la Circular N° 11 del 27 de julio de 2006⁽²⁾, de la siguiente forma:

“2. Servidores públicos o particulares que deben presentar el Acta de Informe de Gestión.

Las disposiciones contenidas en la Ley 951 de 2005 resultan aplicables a los titulares o representantes legales de todos los organismos o entidades nacionales, territoriales y a los particulares que administren o manejen fondos o bienes o recursos públicos de la Nación que estén sometidos a la vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de la República, por disposición constitucional o legal. Por tanto, es su deber presentar el acta de informe de gestión. Dados los cambios generados por los procesos electorales o la finalización de períodos constitucionales, es inminente el deber especialmente para:

a) Ministros, Directores de Departamentos Administrativos, Superintendentes y representantes legales o titulares de las demás entidades que conforman el nivel central y descentralizado de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y demás gestores fiscales.

Estos funcionarios o sujetos deberán presentar su informe dentro de los 15 días hábiles siguientes a la comunicación del acto administrativo por el cual se surta la separación del empleo. Quienes al 7 de agosto del presente año se encuentren ejerciendo el cargo, presentarán el respectivo informe dentro del lapso comprendido entre el 8 y el 29 de agosto de 2006, salvo que antes de este último día sean reemplazados... (...)” (Negrillas nuestras).

De igual forma, la Resolución Orgánica N° 7350 de 2013, expedida por la Contraloría General de La República “Por la cual se modifica la Resolución Orgánica No 6289 del 8 de marzo del 2011 que “Establece el Sistema da Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes - SIRECI, que deben utilizar los sujetos de Control fiscal pera la presentación de la Rendición de Cuenta e Informes a la Contraloría General de la República”, establece en cuanto a su ámbito de aplicación:

“ARTICULO SEGUNDO. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El método y forma de rendir la cuenta y demás informes, que por esta Resolución se establecen, serán de obligatorio cumplimiento por parte de todas las entidades del orden nacional, territorial y particulares que administren o manejen fondos, bienes o recursos públicos en sus diferentes etapas de planeación, recaudo o percepción, conservación, adquisición, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición sin importar su monto o participación, que son sujetos vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de la República, por disposición constitucional y legal.” (Negrillas fuera de texto).

En este sentido, son los titulares o cabezas de las entidades y sus representantes legales quienes tiene el deber de presentar las Actas o informes de gestión al separarse del cargo, al finalizar la administración por el período que estuvieron en el mismo o cuando fueron ratificados en el cargo al vencimiento del período, los cuales, según el parágrafo único del artículo 6 de la Resolución orgánica en comento, deberá reposar en las oficinas de control Interno disciplinario de la entidad, así:

“PARAGRAFO ÚNICO: El Informe de acta al culminar la gestión previsto en la ley 951 de 2005 en sus artículos 2 y 5, que están obligados a suscribir los servidores públicos del Estado y los particulares salientes y entrantes, deberá reposar en las instalaciones de los sujetos de control y estar a disposición de la Contraloría General de la República, para la vigilancia del cumplimiento de las disposiciones y procedimientos a que se refiere esta ley, de conformidad con el artículo 14 de la citada ley." (Negrillas nuestras)

C. Del caso concreto

¿Deben presentar, el Director Administrativo y Financiero, el Director de Talento Humano, Embajadores y Cónsules, el acta de informe de gestión establecido en la ley N° 951 de 2005?

De conformidad a lo anteriormente planteado, el Director Administrativo y Financiero, el Director de Talento Humano, Embajadores y Cónsules no tienen este deber, solo tienen el deber de presentar este informe los titulares o cabezas de las entidades y sus representantes legales.

Por otro lado, bajo el principio de articulación y división de funciones, cuando el representante legal, deba presentar dicho informe, deberá contar con los insumos que para el efecto le proporcionen las áreas de conformidad con las funciones asignadas, a efectos de presentar una información veraz y efectiva.

Ahora bien, cada Jefe o Director de dependencia en cumplimiento a lo ordenado por el numeral 36, articulo 34 del Código Disciplinario Único⁽³⁾ tiene como deber:

“Son deberes de todo servidor público:

36. Publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva entidad, en lugar visible y público, los informes de gestión, resultados, financieros y contables que se determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que trata la Ley 489 de 1998 y demás normas vigentes.”

En consideración a lo anterior, si bien el informe de gestión de que habla la ley 951 de 2005, hace referencia a que lo debe presentar el representante legal de la entidad, no es menos, que dicho documento debe tener completa armonía con las actividades desarrollada por las áreas, razón por la cual debe estar en plena coordinación con el Director de la dependencia.

III. CONCLUSIÓN.

El Director Administrativo y Financiero, el Director de Talento Humano, Embajadores y Cónsules no tienen el deber de presentar el acta de informe de gestión establecido en la Ley N° 951 de 2005, toda vez que dicha norma refiere de manera expresa que son los titulares de la entidad y representantes legales. No obstante, resulta importante aclarar que de conformidad con el Código Disciplinario Único los Directores de las diferentes dependencias, les corresponde rendir informe de gestión cuando la autoridad competente así lo demande, pues es un deber de todos los servidores públicos.

ALCANCE AL CONCEPTO.

Este concepto no compromete la responsabilidad de la Oficina Asesora Jurídica Interna, ni es de obligatorio cumplimiento o ejecución, esto en virtud a lo dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo - Ley 1437 de 2011, en concordancia con el artículo 230 de la Constitución Política.

Atentamente,

CLAUDIA LILIANA PERDOMO ESTRADA

Jefe de Oficina Asesora Jurídica Interna

NOTAS AL FINAL:

1. Por la cual se crea el acta de Informe de gestión

2. Tema: Acta de Informe Final de Gestión Cumplimiento Ley 951 de 2005

3. LEY 734 de 2002-Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)

Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación, reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono 617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas de uso de la información aquí contenida.