CIRCULAR 150 DE 2020

(diciembre 4)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Respetados Cónsules y Encargados de Funciones Consulares:

Con el fin de establecer rutas de trabajo conjuntas para fortalecer la realización de los Encuentros Consulares, que se han visto afectada por la situación generada por la COVID -19, al tener que adoptar las medidas de confinamiento y cuarentenas impuestas por las autoridades locales para mitigar la pandemia.

Antecedentes

- Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 “Pacto por Colombia, pacto por la equidad”

- Memorando I-DIMCS-18-022433 del 6 de noviembre de 2018. En el cual se informó las nuevas líneas de trabajo.

- Circular No. C-DSG-GCNU-20-000117 del 16 de octubre de 2020. Seguimiento Encuentros Consulares comunitarios, en el cual se reiteró la importancia de realizar al menos un encuentro por año.

Contexto actual

La Coordinación de Colombia Nos Une cuenta con el presupuesto para apoyar a los Consulados en la realización de los Encuentros Consulares. Durante el transcurso del 2020 los consulados han realizado varias actividades y tendrán otras programadas para el mes de diciembre, razón por la cual, solicitamos muy comedidamente el envío de los reportes de los que realicen cada una de sus misiones a partir de este mes y en adelante con las recomendaciones realizadas en esta comunicación.

El avance del indicador se ha visto afectado por las circunstancias actuales, por esta razón y como acción de mejora, se establecerán lineamientos para reportar los eventos que hacen con los connacionales a través de encuentros. Sabemos que su trabajo diario es el acercamiento con la comunidad, en ese orden de ideas se puede establecer un Encuentro Consular bajo los siguientes parámetros:

¿Qué es un Encuentro Consular?

Es el encuentro gestionado por el consulado con la comunidad residente en el exterior en el marco de una actividad que permita conocer sus necesidades frente a los servicios, opiniones, felicitaciones u oportunidades de mejora.

¿Qué constituye un Encuentro Consular?

- Un encuentro puede ser virtual o presencial.

- Un encuentro puede ser con presupuesto o sin presupuesto.

- Para 2021 se contará con un rubro presupuestal especial para estas actividades, al cual podrán acceder mediante la ficha de proyecto DP-FO-167 y tener orientación de los asesores encargados de los escritorios.

- Un encuentro puede ser en el marco de una charla, una capacitación, un encuentro cultural, o una reunión que haya sido previamente convocada por todos los canales disponibles con los que cuente el consulado: Redes sociales de Cancillería, Redes sociales de Colombia Nos Une, página de Cancillería, página del Consulado y página de Colombia Nos Une. Así como canales externos que el consulado estime pertinente y de ayuda a la divulgación entre más personas.

- Un encuentro consular puede ser una reunión con líderes de asociaciones legalmente constituidas que gocen, bajo un marco de común acuerdo, de liderazgo y representación de un grupo amplio de colombianos.

- ¿Un proyecto puede ser un Encuentro? Si, se puede. Identifique la temática a trabajar y establezca en las actividades un espacio de diálogo cercano con las personas que asistirán.

- ¿Un encuentro puede ser sin proyecto? Si. Si solo desea realizar una actividad de diálogo entre dos partes, puede realizarlo.

- ¿Se puede realizar un encuentro por TEAMS? Sí, se puede. Si sus resultados e ideas han arrojado buenas iniciativas, hay que compartirlas para tener mayor rango de éxito entre todos. Sin embargo, se propone y se pone a su disposición usar el Facebook de Colombia

Nos Une o el de la Cancillería CON PRESENCIA DE ALGUIEN DEL CONSULADO a fin de hacer rondas de preguntas al final de la charla.

¿Qué no constituye un Encuentro Consular?

- Aquellas reuniones o actividades que nutran temas o metas diferentes, por ejemplo, encuentros con víctimas de conflicto armado.

- Clases virtuales en el marco de un proyecto.

- Charlas donde no esté presente un representante del consulado.

- Abordar a personas que estén esperando en la sala de espera por algún trámite.

- Atenciones en exámenes médicos o diagnósticos en temas de salud.

¿Cuántos Encuentros Consulares debe hacer la misión al año?

Para poder alcanzar la meta todos los consulados deberán realizar encuentros según:

-Tamaño de la población (tener en cuenta el Registro Consular y el diagnóstico según evaluación que haga el consulado).

-Capacidad humana y logística para su realización.

-Figura del multiplicador.

- CONSULADOS CON LA FIGURA DE MULTIPLICADOR: Mínimo de 8 encuentros por año.

- CONSULADOS CENTRALES: Mínimo de 5 encuentros por año.

- CONSULADOS CON ALTA POBLACIÓN COLOMBIANA: Mínimo de 4 encuentros por año.

- OFICINAS ENCARGADAS DE FUNCIONES CONSULARES: Mínimo de 2 encuentros por año. ¿Cómo puede ser mi metodología de encuentro?

Una de las dificultades identificadas es la poca participación de la comunidad en estos encuentros, por lo que se proponen estas acciones:

1. Si en su misión se realizará una charla presencial o virtual en temas de servicios (pensión, ahorro para vivienda, parafiscales, entre otros) y regularización migratoria, al finalizar la actividad, se puede preguntar a la comunidad sus inquietudes frente a otros temas de interés, necesidades que puedan surgir, etc. Aproveche cada oportunidad para generar un espacio donde haya un diálogo entre los asistentes y el consulado. Consulte con las personas encargadas de las redes sociales si se realiza un charla en Facebook Live en Colombia nos une.

2. Plantee la opción de realizar charlas bimensuales o trimestrales sobre los servicios que presta el consulado y que sea un espacio aprovechado como encuentro.

3. Tome registro fotográfico o pantallazos, junto con la URL cuando haga el reporte y lo envíe a Colombia Nos Une.

¿Cuándo se reporta los Encuentros Consulares?

Se solicita enviar la información en el formato adjunto en Word máximo 2 días después de realizado el encuentro. Esto debido a que los reportes que se hacen en SINERGÍA (sistema habilitado por el Departamento Nacional de Planeación para el seguimiento de las metas de gobierno) son de carácter mensual durante todo el año.

Formalización en el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Relaciones Exteriores

En aras de garantizar un procedimiento que sea de consulta vigente y permanente para las misiones, se establecerá en el Sistema Maestro y será divulgado conforme se encuentre publicado y aprobado.

No es una actividad estática, pero sí DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO:

El tema de Encuentros Consulares es una forma idónea de acercarse a la comunidad de su circunscripción y es compromiso de nosotros ejecutarla de manera atractiva agregando un valor agregado si es posible. Si dentro de lo que se expresa en esta comunicación hay ideas o experiencias para compartir entre consulados, por favor enviarla o comunicarse con Ana María Acosta y Jessika Moreno ([email protected] - [email protected]).

Cordial saludo,

FULVIA ELVIRA BENAVIDES COTES

Directora de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)

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