CIRCULAR 104 DE 2013

(Noviembre 22)

<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C.,

De la manera más atenta y para cumplir sin traumatismos con el CIERRE DE LA VIGENCIA FISCAL DE 2013, a continuación relaciono los procedimientos obligatorios de carácter presupuestal, administrativos, contable y fiscal, que se deben Ilevar a cabo en cada una de las misiones y oficinas consulares de Colombia en el Exterior.

Solo serán atendidas las solicitudes recibidas con la documentación completa para asignación de partidas para el exterior hasta el 20 de diciembre de 2013

1. REGISTRO DE INFORMACIÓN EN EL SISE

• Los Jefes de Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares, deben verificar que se hayan pagado todas las facturas por bienes y servicios y cubierto todos los compromisos adquiridos a 31 de diciembre de 2013, por cuanto no se pueden atender compromisos adquiridos en el año 2013 con el presupuesto de la vigencia 2014, ya que se incurre en incumplimientos de normas presupuestales y serian objeto de sanciones disciplinarias.
• Antes de efectuar el cierre del mes de diciembre de 2013 en el SISE, todas las misiones y Oficinas Consulares, deben verificar que se haya efectuado el pago de todas las relaciones de gastos en el menú "Consultas y Reportes" en la opción "Rel, de gastos por pagar"
• Todas las observaciones efectuadas en el SISE por el Grupo de Trabajo de Servicios al Exterior y Estadística deben quedar resueltas a 31 de diciembre de 2013.
• Confrontar que el libro de bancos en moneda de giro, sea igual al saldo total del reporte de tasas de cambio de la cuenta en moneda de giro.
• Que el saldo de libro de bancos en moneda local, sea igual al saldo total del reporte de tasas de cambio de la cuenta moneda local.

Una vez efectuadas las anteriores confrontaciones, los saldos en cada rubro presupuestal del Informe General Consolidado tanto en la moneda de giro (dólares americanos o euros) como en moneda local debe resultar el saldo de los sobrantes que deben ser reintegrados.

Si se generan ajustes por diferencial cambiario, estos pueden ser registrados en el - MENU DE GASTOS SUBMENU AJUSTE POR DIFERENCIAL CAMBIARIO, en cada uno de los conceptos en que se hayan generado.

Todas las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares a 31 de diciembre de 2013, deben:

• Haber incorporado en el SISE, todos los movimientos financieros (transacciones bancarias, gastos y reintegros).
• Haber efectuado las conciliaciones bancarias hasta el mes de noviembre de 2013. La conciliación bancaria del mes de diciembre de 2013, se debe efectuar a más tardar el 8 de enero de 2014.

Es importante, con el fin de evitar inconvenientes con los entes de control, que antes del cierre verifiquen que todas las relaciones de gastos estén clasificadas en el concepto correspondiente, puesto que una vez cerrado el mes de diciembre, el sistema no permitirá hacer reclasificaciones de relaciones de gastos de meses anteriores, por lo tanto en caso de clasificaciones erróneas, la única opción será el reintegro de los dineros.

2. REINTEGROS

Los dineros sobrantes no comprometidos que resulten en el Informe General de Cuentas Consolidado del Sistema SISE, se deben transferir, sin importar la cuantía a las cuentas bancarias que para tal fin tiene el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, a más tardar el día 31 de diciembre de 2013.

Los reintegros se deben hacer a través de transferencia de fondos a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, teniendo en cuenta la moneda de giro del reintegro a cada una de las cuentas que se relacionan a continuación:

NOTA: No se recibirán reintegros en efectivo o en cheque

Cuando se realice el reintegro, se debe diligenciar de manera obligatoria el siguiente cuadro:

FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

REINTEGROS VIGENCIA 2012

NOMBRE DE MISION U OFICINA CONSULAR

Remitir el cuadro anterior con la información allí solicitada (todos los campos son obligatorios) y copia de la transferencia bancaria, de manera inmediata a la Dirección Administrativa y Financiera por escrito, o vía correo electrónico a las siguientes direcciones: andrea.caicedoecancilleria.qov.coedwin.pinedaacancilleria.gov.coy raul.qaitan@cancilleria.ciov.co

Los montos reintegrados se deben registrar en el SISE, en el MENU - BANCOS – SUBMENU - TRANSACCIONES BANCARIAS, realizando el movimiento de egreso como reintegro a Cancillería, señalando el valor de la comisión bancaria correspondiente al reintegro, en el campo establecido para tal efecto. Después de realizar esta operación, se debe verificar que el saldo en los informes General de Cuentas Consolidado y Detallado sea CERO (0).

Finalmente proceder al cierre del mes de diciembre de 2013, y firmar digitalmente el informe de rendición de cuentas tanto en moneda de giro como en moneda local y el reporte de conciliación bancaria tanto en moneda de giro como en moneda local, a más tardar el día 8 de enero de 2014

3. GASTOS DE REPRESENTACIÓN

La legalización de los gastos de representación del último cuatrimestre del año 2013 debe enviarse dentro de los primeros cinco (5) días del mes de enero de 2014, conforme a la normatividad vigente.

• Cuenta para devoluciones en DÓLARES AMERICANOS

Cuenta para devoluciones en EUROS lban Code: GB21CITI 1850 0808 5461 18

Cuenta para devoluciones en LIBRAS ESTERLINAS

Cuenta para devoluciones en FRANCOS SUIZOS

Cuenta para devoluciones en YENES JAPONESES

4. INVENTARIOS

Teniendo en cuenta que es necesario incorporar las cifras reales de los bienes muebles a los Estados Financieros del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, los inventarios de bienes muebles deben ser actualizados anualmente, por lo tanto cada Misión Diplomática u Oficina Consular debe efectuar el informe con base a los parámetros estipulados en la Circular C-DSG-GAM-13-000072 de agosto 12 de 2013, la cual determina que se deben imprimir los adhesivos que contienen los números de inventario para identificar los bienes muebles, posteriormente, desarrollar la lectura mediante el lector de barras para producir el informe en el aplicativo SIGUEME que será enviado a la Dirección Administrativa y Financiera con fecha límite del 13 de diciembre del año en curso".

Es pertinente anotar que el cumplimiento de los plazos indicados en la presente circular es imperativo, puesto que la información debe ser incluida en la contabilidad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores al cierre de la vigencia fiscal 2013. Lo anterior para dar cumplimiento a lo establecido por la Contaduría General de la Nación, la Contraloría General de la Republica y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

El no cumplimiento de las fechas y parámetros aquí establecidos, serán causal de sanciones e investigaciones disciplinarias.

NOTA IMPORTANTE

Se debe tener en cuenta que a partir del 26 de enero del 2014, se le debe dar aplicación a las instrucciones efectuadas en la circular No. C-DM-13-000090 deI 18 de Octubre sobre la LEY DE GARANTÍAS ELECTORALES específicamente en lo relacionado con que cualquier contratación directa que se requiera durante el primer semestre del año 2014 deberá ser realizada antes del 25 de enero de 2014.

Cordialmente,

MARIA MARGARITA SALAS MEJIA
Secretaria General

Proyecto/ARAMINTA BELTRAN URREGO /

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