CIRCULAR 100 DE 2014

(Noviembre 19)

<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C.,

De la manera más atenta y para cumplir sin traumatismo con el cierre de la vigencia fiscal de 2014, a continuación relaciono los procedimientos obligatorios de carácter financiero y contable que se deben llevar a cabo en cada una de las oficinas consulares de Colombia en el Exterior,

1. RECAUDOS CONSULARES

Se solicita el cumplimiento de las resoluciones 3711 del 25 de junio 2012 y 2055 del 20 de marzo de 2014.

Los informes sobre actuaciones y recaudos consulares deben enviarse a más tardar el 5 de enero de 2015, al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores a los siguientes correos electrónicos: actuaciones recauc, [email protected], andrea.caicedo(fficancilieria.gov.co, [email protected] y edwin.pinedaRcancilleriagov.co en los formatos de su conocimiento relacionados a continuación, mediante notificación en el aplicativo SITAC con firma digital.

• GF-FO-75 – Nacionalidad
• GF-FO-76 – Documentos de Identificación o SITAC Registraduria
• GF-FO-77 - Libretas Militares
• GF-FO-78 - Sobrantes y devoluciones
• GF-FO-105 - Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Cuadro de Visas y Estudios)
• GF-FO-106 - Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Movimiento de Documentos Valor)
• GF-FO-107 - Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Actos Notariales: Autenticaciones, Reconocimientos, Certificaciones)
• GF-FO-108 - Informe sobre actuaciones y Recaudas Consulares (Movimiento General)
• GF-FO-109 - Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Certificaciones de Apostilla con Derechos a Pagar en Consulados)
• GF-FO-10 - Conciliación Bancaria y Extractos Bancarios de enero a diciembre de 2014 de las cuentas de recaudas consulares (Consulados que no los ha remitido)
• Copias de las documentos de transferencias bancarias (Consulados que no lo han remitido)

Se debe enviar copia de las transferencias Bancarias, indicando el valor del giro inicial, el valor cobrado por la comisión bancaria y finalmente el valor neto girado. La transferencia de fondos se debe realizar, teniendo en cuenta la moneda del recaudo, a una de las cuentas a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores relacionadas a continuación:

Cuando se realice la transferencia de fondos, se debe enviar de manera inmediata, a la Dirección Administrativa y Financiera, la información del valor reintegrado, la vigencia a la que corresponde, y la fecha de la transferencia de fondos, para el respectivo registro contable y de tesorería, vía correo electrónico a las siguientes direcciones de correo electrónico: isidoro,palacioscancilleria. ov.co y edwhpinedacancilleria.gov.co

Los Jefes de Oficina Consular o Encargados de Funciones Consulares que hayan acumulado sumas sobrantes por derechos consulares, pendientes de devolver al usuario, deben transferirlo a las cuentas relacionadas anteriormente, a más tardar el 5 de enero de 2015, de forma separada, indicando que corresponden a remanente de actuaciones consulares.

2. IMPUESTO DE TIMBRE

Los valores se deben transferir teniendo en cuenta la moneda del recaudo, a una de las cuentas a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores relacionadas a continuación:

NOTA: Es importante resaltar lo estipulado en el articulo 8 – SANCIONES, del Decreto 747 del 24 de abril de 1996, por el cual se reglamente el recaudo de Impuesto de Timbre en el Exterior y dice "A los agentes consulares, a los agentes diplomáticos del Gobierno Colombiano cuando cumplan funciones consulares y a los funcionarios del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores les son aplicables las normas contenidas en el régimen sancionatorio que se consagran en el Libro Quinto del Estatuto Tributario, en caso de no efectuar los giros respectivos, efectuarios tardíamente y, en general, en caso de incumplir las obligaciones a su cargo".

3. RECAUDO Y GIRO POR CONCEPTO DE ACTIVIDADES NOTARIALES A LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO.

Los Cónsules y Encargados de funciones Consulares que tengan dinero recaudado por concepto de actividades notariales, deben girar cheque a nombre de: SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO – NIT 899.999.007.0 y remitirlo con oficio a la Coordinación de Recaudos y Compensaciones Notariales, a la siguiente dirección: Calle 26 No. 13 – 49 Interior 201, Bogotá D.C.

Es pertinente anotar que el cumplimiento de los plazos indicados en la presente circular es imperativo, puesto que la información debe ser incluida en la contabilidad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores al cierre de la vigencia fiscal 2014. Lo anterior para dar cumplimiento a lo establecido por la Contaduría General de la Nación, la Contraloría General de la Republica y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

El no cumplimiento de las fechas y parámetros aquí establecidos, será causal de sanciones e investigaciones disciplinarias

Cordialmente,

MARÍA VICTORIA SALCEDO BOLÍVAR
Directora de Talento Humano, Encargada de las funciones de Secretaria General

Anexos: SIN ANEXOS Copia:

MARTHA MES MEJIA CAMPO/ ARAMINTA BELTRAN URREGO / 0240.0590.0000 - Instrucciones - instrucciones administrativas

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)

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