CIRCULAR 76 DE 2020

(mayo 21)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Estimados Señores Embajadores, Jefes de Misión, Cónsules y funcionarios:

Con un cordial y atento saludo me dirijo a ustedes esperando que se encuentren bien junto a sus familias.

Por otra parte, de manera más atenta en referencia a la Circular C-DSG-DITH-20-00035 del 13 de marzo de 2020, así como el Memorando I-GAMG-20-005420 del 16 de marzo de 2020, me permito reiterar los siguientes lineamientos en relación con la atención al público y los protocolos de Bioseguridad que se deben acatar para garantizar la salud de todos los colaboradores en nuestro ministerio:

I. Atención al público en las oficinas consulares

Se reitera que en cada Consulado se deben mantener los horarios flexibles de atención que se consideren más adecuados, en consonancia con las recomendaciones de las autoridades locales. Tales medidas pueden consistir, entre otras:

- Cierre temporal de la atención al público presencial: en este caso, se recuerda la importancia de mantener habilitados los canales de comunicación para atención de consultas y trámites de manera remota, así como protocolos para la atención presencial solo en casos urgentes.

- Atención remota de consultas y trámites notariales.

- Atención presencial exclusivamente con cita previa.

- Adopción de las medidas preventivas básicas de seguridad y salud en el trabajo para la atención presencial.

Se reitera la Circular C-DIMCS-GACCJ-20-000055 del 8 de abril de 2020, la cual incluye los lineamientos para la atención remota de los trámites notariales (salvo escrituras públicas), la cual recomienda revisar y aplicar en todos los casos donde, a criterio del cónsul, resulte posible verificar la identidad del solicitante.

Igualmente, se resalta la Resolución 1296 del 21 de abril de 2020, por la cual se suspenden algunos términos en los trámites de visas, pasaportes y nacionalidad.

Los trámites de identificación y registro civil deberán adelantarse una vez se habilite la atención al público presencial, sin perjuicio de los trámites que pueden adelantarse en línea (duplicado de cédula, certificados, copias de registro civil), así como la atención presencial inmediata de los casos urgentes y las medidas adicionales que pueda adoptar la Registraduría Nacional del Estado Civil para los trámites en los consulados, las cuales serán informadas a través de la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano.

La atención y trámite de los exhortos o despachos comisorios, como es de esperarse, estará sujeto a las posibilidades que se tengan en el respectivo Consulado para el efecto, teniendo en cuenta las medidas que se han adoptado en cada circunscripción consular por parte de las respectivas autoridades locales. El Consejo Superior de la Judicatura ha venido prorrogando la suspensión de los términos judiciales (por lo pronto hasta el 24 de mayo de 2020), pero también ha ido ampliando las excepciones en relación con ciertos procesos y actuaciones, lo cual puede consultarse en la página web de dicha entidad.

II Lineamientos de bioseguridad COVID-19

Por otra parte, en cumplimiento a lo señalado en el Decreto 531 de 2020, la Resolución 000666 de 2020, la Circular No. C-DSG-GBCSST-20-000069 sobre las “Medidas preventivas para el retorno a las labores presenciales en embajadas y consulados” y las nuevas directrices impartidas por el Gobierno Nacional, es preciso reiterar que el Ministerio de Relaciones Exteriores ha establecido los siguientes lineamientos:

- Las Embajadas y Consulados que inicien el retorno paulatino a las instalaciones,

o que de forma excepcional deban realizar trabajo presencial, deben garantizar que todos los funcionarios y contratistas implementen el protocolo de bioseguridad establecido por la Dirección de Talento Humano, el cual instaura los elementos de protección personal que deben usar para la prestación del servicio como: guantes, tapabocas y protección facial.

Así mismo, las instalaciones deben buscar adecuarse para la prestación del servicio bajo los lineamientos de bioseguridad mencionados en la Circular C-DSG-GBCSST-20-000069, por lo que el inicio de actividades debe responder al cumplimiento del mencionado protocolo, ya que se debe garantizar la seguridad y salud de los funcionarios y contratistas que prestan el servicio.

- Se debe tener en cuenta que para detener la propagación del virus COVID-19, son fundamentales el compromiso institucional y la responsabilidad de los jefes de Misión, funcionarios y contratistas. En desarrollo de estos principios, los funcionarios que desempeñan sus funciones en las Misiones de Colombia en el exterior deben seguir acatando con total rigor todas las medidas de prevención emitidas por las autoridades competentes de Colombia y de cada uno de los gobiernos donde se encuentren laborando, tanto en el ámbito laboral como en el personal.

En este sentido, dentro de las últimas medidas impartidas por el Gobierno Nacional, se encuentran las de seguir promoviendo durante la actual emergencia sanitaria que los colaboradores continúen realizando sus labores mediante el trabajo en casa, horarios flexibles y cumplir con el distanciamiento social dentro de las misiones.

- En concordancia con la Circular C-DSG-DITH-20-000038 del 16 de marzo de 2020, cabe reiterar que el desempeño presencial de las funciones debe ser excepcional y en todo caso debe estar condicionado a que la asistencia del funcionario a la Misión sea indispensable y a que no sea posible que lleve a cabo sus labores desde casa con el uso de las herramientas tecnológicas existentes.

Por último, entendemos que son momentos difíciles para todos, sin embargo, estoy convencido que, gracias al compromiso y esfuerzo de todos los funcionarios de nuestra Cancillería, que nos ha permitido continuar prestando un servicio de calidad, saldremos adelante.

Cordialmente,

CARLOS RODRIGUEZ BOCANEGRA

SECRETARIO GENERAL

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