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CIRCULAR 30 DE 2020
(marzo 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
| PARA: | CONSULADOS EN EL EXTERIOR |
| DE: | HOWELL RICARDO QUIMBAYA MORALES |
| ASUNTO: | Descongestión de Archivos en Consulados |
En cumplimiento a la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos y con el fin de continuar con las actividades tendientes a la descongestión y protección de los archivos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en los Consulados, me permito dar a conocer los lineamientos para tener en cuenta en el proceso de eliminación y conservación total de documentos, según la Tabla de Retención Documental (TRD).
Por lo anterior, solicito seguir las siguientes indicaciones:
1. Documentos para eliminación en los archivos de gestión de los Consulados:
De acuerdo con los tiempos de retención que deben cumplir los documentos en el archivo de gestión, según la Tabla de Retención Documental de los Consulados y teniendo en cuenta que el trámite de los documentos haya culminado, se debe efectuar la eliminación de los documentos que conforman las siguientes series, de acuerdo con los años que a continuación se relacionan:
| Series y subseries para eliminar | TRD 2014* | TRD 2017 |
| Años: | Vigentes a partir del 1 de enero de 2018 | |
| Actas de eliminación de documentos | Eliminar hasta el año 2017 | Los originales de estos documentos deben ser enviados para archivar en el Grupo Interno de Trabajo de Archivo, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. |
| Actas de recibo y entrega de bienes | Eliminar hasta el año 2009 | Los originales de estos documentos deben ser enviados para archivar en el Grupo Interno de Trabajo de Almacén, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. |
| Autenticaciones | Eliminar hasta el año 2009 | Esta serie documental cambio de nombre a Registros de Actos Notariales donde las autenticaciones son un tipo documental, se realizó cambio de tiempo de retención y disposición final, por favor revisar y aplicar lo establecido en la TRD para los documentos generados a partir del 1 de enero de 2018. |
| Reconocimientos | Eliminar hasta el año 2009 | Esta serie documental cambio de nombre a Registros de Actos Notariales donde los reconocimientos son un tipo documental, se realizó cambio de tiempo de retención y disposición final, por favor revisar y aplicar lo establecido en la TRD para los documentos generados a partir del 1 de enero de 2018. |
| Certificaciones de Servicios Consulares | Eliminar hasta el año 2009 | Esta serie documental cambio de nombre a Registros de Actos Notariales donde las certificaciones de servicios consulares son un tipo documental, se realizó cambio de tiempo de retención y disposición final, por favor revisar y aplicar lo establecido en la TRD para los documentos generados a partir de 2018. |
| Actas de renuncia a la nacionalidad | Eliminar hasta el año 2017 | Esta serie documental cambio de tiempo de retención, disposición final y procedimiento, por favor dar cumplimiento a la TRD. |
| Actas de recuperación nacionalidad | Eliminar hasta el año 2017 | Esta serie documental cambio de tiempo de retención, disposición final y procedimiento, por favor dar cumplimiento a la TRD. |
| Trámite ante la Registraduría | Eliminar hasta el año 2017 | Esta serie documental cambio denominación por Registros de Tramites ante la Registraduría cambió el tiempo de retención y la disposición final. Por favor revisar y aplicar lo establecido en la TRD para los documentos generados a partir de 2018. |
| Trámite ante la Dirección de Reclutamiento | Eliminar hasta el año 2017 | Esta serie documental desaparece de la TRD debido a que, este trámite es responsabilidad de otra entidad. |
| Informes de gestión | Eliminar hasta el año 2017 | Esta serie documental cambio a subserie, se denomina Informes de Gestión Consular, cambió el tiempo de retención y la disposición final. Por favor revisar y aplicar lo establecido en la TRD para los documentos generados a partir del 1 de enero de 2018. |
| Informes jurídicos | Eliminar hasta el año 2017 | Esta serie documental cambio a subserie, se denomina Informes de Jurídicos de las Misiones en el Exterior, cambió el tiempo de retención y la disposición final. Por favor revisar y aplicar lo establecido en la TRD para los documentos generados a partir del 1 de enero de 2018. |
| Informes sociales | Eliminar hasta el año 2017 | Esta serie documental cambio a subserie, se denomina Informes Sociales de las Misiones en el Exterior, cambió el tiempo de retención y la disposición final. Por favor revisar y aplicar lo establecido en la TRD para los documentos generados a partir de 2018. |
| Exhortos | Eliminar hasta el año 2014 | Los originales de estos documentos deben ser enviados para archivar en los procesos judiciales a cargo del Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Consulares, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. |
| Programas de promoción de comunidades en el exterior | Eliminar hasta el año 2017 | Los originales de estos documentos deben ser enviados para archivar en el Grupo Interno de Trabajo de Colombia Nos Une, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. |
| Cuadros estadísticos de actuaciones consulares | Eliminar hasta el año 2017 | Esta serie documental cambió a subserie, su nombre en esta Tabla de Retención Documental es Informes sobre Actuaciones y Recaudos Consulares, también se modificó el tiempo de retención, la disposición final y el procedimiento. Por favor revisar y aplicar lo establecido en la TRD para los documentos generados a partir del 1 de enero de 2018. |
| Contratos | Eliminar hasta el año 1999 | Serie documental que cambió de tiempo de retención, disposición final y procedimiento en la nueva TRD, por favor revisarla y dar cumplimiento a lo establecido en la misma, para los documentos generados a partir del 1 de enero de 2018. |
| Consecutivo | Eliminar hasta el año 2014 | Cambia la denominación por Consecutivo de Comunicaciones Despachada, cambia el tiempo de retención y procedimiento, por favor revisarla y dar cumplimiento a lo establecido en la misma, para los documentos generados a partir del 1 de enero de 2018. |
Los recibos correspondientes a recaudos consulares deben conservarse por 2 años en el archivo de gestión del Consulado y posteriormente eliminar, de acuerdo con lo establecido en la circular C-DSG-GACAF-19- 000090, previo registro en el acta de eliminación documental. A la fecha pueden eliminarse los recibos hasta el año 2017.
Es importante tener en cuenta que, los documentos generados hasta el 31 de diciembre de 2017 deben ser clasificados, conservados o eliminados atendiendo los criterios establecidos en la Tabla de Retención Documental, aprobada mediante acta del 24 de septiembre de 2014.
A su vez, los documentos que se generen a partir del 1 de enero de 2018 deberán ser clasificados y conservados por el tiempo de retención establecido hasta su disposición final, según lo estipulado en Tabla de Retención Documental aprobada con acta del 15 de noviembre de 2018 y publicada en https://www.cancilleria.gov.co/ministry/strategy/documentmanagement/documentary withholding tables
En cuanto al proceso de eliminación documental, los documentos seleccionados, deben ser eliminados previo diligenciamiento del formato (Formato de Eliminación Documental GD-FO-26).
Se recomienda previo a la firma del formato y eliminación de los documentos, que el acta sea enviada al Grupo Interno de Trabajo de Archivo para su revisión. Una vez firmado el formato, se podrá proceder con la eliminación de los documentos, mediante la técnica de picado manual o con maquina picadora. Es de mencionar, que este proceso solo aplica para los documentos físicos e identificados en la TRD 2014.
2. Documentos para conservación permanente en los archivos de gestión de Consulados:
Con el ánimo de contribuir a la Política de Cero Papel en la Cancillería, la cual pretende reducir gradualmente los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, se aclara que, para los documentos generados a través de aplicativos y que son de conservación total, no es necesario conservar copias físicas.
| Series y subseries para conservar | TRD 2014* | TRD 2017 |
| Conservación total | Vigentes a partir del 1 de enero de 2018 | |
| Escritura de inmuebles | Conservar hasta el 31 de diciembre de 2017 | Se debe proceder con la eliminación de las escrituras de los inmuebles vendidos en 2018, conservando un año en el archivo de gestión (2019) y se puede eliminar en el año 2020. |
| Hojas de vida de vehículos | Conservación total (permanente) | Cambia la denominación por Historias de Vehículos, cambia el tiempo de retención, disposición final y procedimiento, por favor revisarla y dar cumplimiento a lo establecido en la misma, para los documentos generados a partir del 1 de enero de 2018. |
| Registros firmas autoridades locales | Conservación total (permanente) | Cambia denominación por Registro de Firmas de Autoridades Locales, cambia el tiempo de retención, disposición final y procedimiento, por favor revisarla y dar cumplimiento a lo establecido en la misma, para los documentos generados a partir del 1 de enero de 2018. |
| Escrituras públicas | Conservación total (permanente) | Desaparece esta serie documental y queda como tipo documental de la Subserie Registro de Actos Notariales |
| Protocolo de escrituras públicas | Conservación total (permanente) | Desaparece esta serie documental y queda como tipo documental de la Subserie Registro de Actos Notariales. |
| Folios seriados de estado civil | Conservación total (permanente) | Cambia denominación por Registro de Actos Notariales cambia el tiempo de retención, disposición final y procedimiento, por favor revisarla y dar cumplimiento a lo establecido en la misma, para los documentos generados a partir del 1 de enero de 2018. |
3. Documentos que deben ser transferidos al Grupo Interno de Trabajo de Archivo: Los documentos para transferir en la presente vigencia corresponden a 2019 y deben ser registrados por carpeta, con los códigos de la TRD de 15 de noviembre de 2018, en el Formato Único de Inventario
Documental (GD-FO-08) que encuentra publicado en el Sistema Maestro, el cual cuenta con instrucciones de diligenciamiento en la hoja dos (2). Fecha límite para el envío, 31 de julio de 2020.
| Series y subseries para transferencia primaria | TRD 2014 / 2017 | Observaciones |
| Años por transferir: | ||
| Informe de cuentas en el exterior | Transferir hasta el año 2019 | Facturas y/o soportes originales, organizados por concepto del gasto y extractos bancarios; tanto por moneda local como por moneda de giro. |
| Informe gastos de representación | Transferir hasta el año 2019 | Facturas y/o soportes originales. |
| Inscripción de colombianos en el exterior | Transferir hasta el año 2019 | Atendiendo a una observación del Archivo General de la Nación, se solicita a las misiones que aun tengan documentos físicos en original o manuscritos, que correspondan a la Inscripción de Colombianos que reposen en la Oficina Consular y/o Sección Consular que reposen hasta la fecha, continuar con el envió de los mismos. Cambia el tiempo de retención, disposición final y procedimiento, por favor revisarla y dar cumplimiento a lo establecido en la misma, para los documentos generados a partir del 1 de enero de 2018. |
4. Inventario documental del archivo de gestión:
De conformidad con el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 es obligación de las entidades de la administración Pública, elaborar inventarios de documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, por tal razón, se solicita, ponerse al día con este compromiso y mantener actualizado en el enlace correspondiente de la dependencia, el Formato Único de Inventario Documental (GD-FO-08) en archivo Excel, registrando el total de las carpetas que conforman el archivo de gestión, lo anterior atendiendo las instrucciones para su diligenciamiento.
Así mismo, el Grupo Interno de Trabajo de Archivo prestará la orientación que se requiera a través de los funcionarios Fanny Margoth Torres Baquero. ([email protected], extensión 2006), Natalia Muñoz Gómez ([email protected], extensión 2007) e Hivon Maritza Sanabria ([email protected], extensión 2012).
Finalmente, es importante recordar que la documentación que se genera en el día a día debe estar clasificada y archivada de acuerdo con la Tabla de Retención Documental que corresponda.
NOTA: Enviar al Grupo Interno de Trabajo de Archivo únicamente los documentos físicos que se indican en el numeral 3 de esta Circular. Lo anterior, en observancia de las medidas de austeridad establecidas por el Gobierno Nacional. En caso de inquietudes u observaciones, al respecto; el Grupo Interno de Trabajo de Archivo, brindará el apoyo a que haya lugar.
De otra parte, se aclara que, no deben transferirse fotocopias o documentos que se encuentren digitalizados y cargados en aplicativos, incluidas las facturas electrónicas; con excepción de los originales de las facturas mencionadas en el numeral 3, que fueron cargados en el aplicativo SISE.
Es de tener en cuenta que los documentos que no se encuentren clasificados en las series documentales de la Tabla de Retención Documental, se consideran documentos de apoyo y en ninguna circunstancia deberán ser enviados en físico a través de valija.
Cordialmente,
HOWELL RICARDO QUIMBAYA MORALES
Secretario General Encargado
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)
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