CIRCULAR 29 DE 2011

(Abril 28)

<Fuente: Archivo interno de la entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá D.C.,

1. CLASES DE PASAPORTES Y SUS TARIFAS

En atención a lo dispuesto en el Decreto 830 de 2011 "por medio del cual se reglamenta la expedición de documentos de viaje colombianos y se dictan otras disposiciones" y la Resolución 1670 de 2011, a continuación se detallan las clases de pasaportes junto con las tarifas con destino al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores que aplicarán para dichos documentos:

En el territorio Nacional. El valor por concepto de la expedición de pasaportes en el territorio nacional es:

En el exterior. El valor por concepto de la expedición de pasaportes en el exterior es:

Frente a las clases de pasaportes anteriormente indicadas, es importante resaltar que existe un nuevo tipo de pasaporte denominado "PASAPORTE EJECUTIVO". Este pasaporte en sus características es igual al "PASAPORTE ORDINARIO CON ZONA DE LECTURA MECÁNICA", con la diferencia de contar con 48 páginas en lugar de 32, razón por la cual todos los requisitos para su expedición serán los mismos del ordinario.

2. PASAPORTE CON ZONA DE LECTURA MECÁNICA:

a. Oficinas que ya se encuentran expidiendo este tipo de pasaportes. Con el fin de agilizar la producción de los pasaportes y en tal sentido brindar un mejor servicio a los ciudadanos, a partir del próximo 2 de mayo de 2011 la entrega de los documentos se realizará en un menor tiempo. Los tiempos de entrega variarán según las siguientes ubicaciones:

• Bogotá D.C.: 24 horas después de que el pasaporte fue pagado y autorizado(firma digital)
• Gobernaciones: En los departamentos de Risaralda, Santander, Caldas, Tolima, Meta, Norte de Santander, Quindío, Huila y Atlántico 24 horas después de que el pasaporte fue pagado y autorizado (firma digital).

En el departamento de Casanare 48 horas después de ser pagado y autorizado el pasaporte (firma digital).

• Consulados: Hasta 8 días después de que el pasaporte fue pagado y autorizado (firma digital).

b) Oficinas que a la fecha no se encuentran expidiendo pasaportes con zona de lectura mecánica. Hasta cuando se implemente el sistema de pasaportes con zona de lectura mecánica, las oficinas que aún continúen expidiendo pasaportes convencionales, deberán seguir manejando su expedición tal y como lo vienen haciendo hasta el momento y por lo tanto, entregando los documentos de forma inmediata.

El sistema de pasaportes con zona de lectura mecánica se implementará según el siguiente cronograma:

CRONOGRAMA DE IMPIEMENTACION PASAPORTES 2011

Una vez se encuentre operando el sistema de pasaportes de lectura mecánica, los tiempos de entrega variarán según las siguientes ubicaciones:

• Gobernaciones: Cauca, Bolívar, Magdalena, Antioquia, Boyacá Y Valle del Cauca 24 horas después de que el pasaporte fue pagado y autorizado (firma digital).

En los departamentos de Caquetá, San Andrés, Sucre, Arauca, Nariño, Amazonas, Guajira, Cesar y Córdoba 48 horas después de ser pagado y autorizado el pasaporte (firma digital).

• Consulados: Hasta 8 días después de que el pasaporte fue pagado y autorizado (firma digital).

3. CAPTURA DE DATOS Y TOMA DE FOTOGRAFÍA PARA EL PASAPORTE CON ZONA DE LECTURA MECÁNICA.

Como se ha reiterado en numerosas comunicaciones, la atención en la captura de datos de los solicitantes de pasaportes es de vital importancia, debido a que una vez autorizado el documento, no se podrá corregir.

Teniendo en cuenta lo anterior y ante la gran cantidad de pasaportes desechados por mala captura de datos y mala toma de fotografía, se ha decidido lo siguiente:

• Captura de datos.

Efectuado el registro por parte del funcionario, éste deberá facilitar al usuario, para su comprobación, la imagen de la pantalla del computador donde se efectuó el registro.

Una vez efectuada la revisión de la información aportada para el pasaporte por parte del usuario, éste no podrá reclamar por error en sus datos, y la reposición del mismo en caso de presentarse, correrá por su cuenta, toda vez que fue el propio solicitante quien confirmó la exactitud de los datos suministrados y en constancia de ello, procedió a la firma del documento.

Frente a los errores en el pasaporte impreso (error en la fecha de nacimiento, error en el sexo de la persona, nombre o apellidos incorrectos, etc.), el cambio del pasaporte correrá a cargo del usuario, teniendo en cuenta que él mismo confirmó, previamente, la exactitud de los datos suministrados.

• Toma de fotografía:

El cumplimiento de los parámetros establecidos para la toma de la fotografía en forma correcta es responsabilidad del funcionario que captura los datos del solicitante, razón por la cual en caso de presentarse alguna inconsistencia o error en la toma de la foto, el costo de la reposición de la libreta de pasaporte desechado será asumido económicamente por el funcionario que cometió el error en la toma de la fotografía.

Para evitar esta situación y reiterando las instrucciones impartidas por la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano acerca de la forma de captura de fotografía, revise en la intranet el manual completo que le permita conocer el correcto procedimiento para la toma de fotografías. Para las Gobernaciones, anexamos instructivo.

4. PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE PASAPORTES

Para garantizar el adecuado proceso de entrega de pasaportes personalizados con zona de lectura mecánica a todas las oficinas, a continuación se indica el protocolo que deberá cumplirse.

• Bogotá D.C. y Gobernaciones:

Los pasaportes serán entregados a la oficina de expedición de pasaportes en contenedores o tulas, dependiendo del volumen transportado. El funcionario designado en cada oficina de expedición de pasaportes -cuyo nombre y número de documento de identidad deberá ser informado a la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano a más tardar el día viernes 6 de mayo de 2011-, verificará el correcto estado del contendor/tula y del sello de seguridad.

Sellos de Seguridad

El sello de seguridad será una banda plástica que al final en forma impresa contiene los números de seguridad.

El funcionario designado para la recepción del envío, validará la coincidencia del número de seguridad frente a los registrados en la guía y planilla de entrega de pasaportes. Si los números de seguridad impresos son correctos, suscribirá la guía de envío y el formato de Planilla Entrega de Pasaportes en señal de conformidad dejando copia de estas. En el evento de presentarse alguna inconsistencia el funcionario hará devolución del envío.

Planilla de Entrega de Pasaportes

CONDICIONES DE ENTREGA:

1. PRUEBA DE ENTREGA

Número de guía:________________________

II. TIPO DE EMBALAJE

                     Tula __________   Contenedor________   Bolsa__________

III. PRECINTO DE SEGURIDAD                  IV. NÚMERO DE BOLSA

1. No. __________________ Vo. Bo. __         1. No. _________________ Vo. Bo. ___

2. No. _________________            ___

Observaciones: ___________________________________________________


FIRMAS DE CONFORMIDAD

MINISTERIO /GOBERNACIÓN                                        THOMAS GREG EXPRESS S.A.

Nombre: _______________________                Nombre:_________________________________

Firma__________________________              Firma:____________________________________

NOTA: Recibo a conformidad en perfecto estado.

Una vez suscrita la guía de envío y la planilla de entrega de pasaportes por parte del funcionario autorizado, este observará el retiro de los sellos de seguridad y la apertura del contenedor y/o tula, por parte del representante de la empresa transportadora quién retira y entrega las cajas que contienen los pasaportes.

Vale la pena señalar que está prohibido a los empleados de la empresa transportadora presenciar la apertura de cajas y bolsas que contienen pasaportes.

El funcionario autorizado del Ministerio de Relaciones Exteriores o de la Gobernación, en presencia del encargado de la oficina expedidora de pasaportes, procederá a la apertura de la caja y bolsa con sellos de seguridad que contienen los pasaportes, verificando su contenido.

Proceso de Empaque

Con el fin de conocer de forma clara los elementos que se utilizarán para el empaque y entrega de pasaportes en las oficinas expedidoras, en la intranet de la entidad encontrarán el procedimiento que se utilizará a partir del próximo 2 de mayo de 2011. Para las Gobernaciones anexamos el procedimiento.

Atentamente,

MARÍA MARGARITA SALAS MEJÍA

Secretaria General

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