CIRCULAR 22 DE 2023

(marzo 30)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C.,

Respetados señores Jefes de Misión:

De acuerdo con los artículos 209 y 269 de la Constitución Política Colombiana, la Ley 1952 del 28 de enero de 2019 Código General Disciplinario, y en cumplimiento a las resoluciones 3102 de 2019 Manual de Políticas Contables, 9709 de 2017 Grupos Internos de Trabajo y 3940 del 28 de diciembre de 2020, con la cual se actualiza el Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos para el manejo de Bienes Muebles e Inmuebles del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, se requiere a los Jefes de Misión el levantamiento de! inventario de bienes Muebles e inmuebles para la vigencia 2021, en cada una de ¡as Misiones, Delegaciones y Oficinas Consulares, acatando lo establecido en el manual del Sistema SIGUEME.

Adicionalmente y de acuerdo a lo citado en la Resolución 687F de 2010,.."Articulo 1.- RESPONSABILIDAD SOBRE LOS BIENES: Los funcionarios de planta del servicio nacional y del servicio exterior, en el momento de iniciar sus labores, deben responsabilizarse fiscalmente por los elementos y recursos que reciben para el ejercicio de sus funciones” su responsabilidad administrativa y fiscal se limitara a aquellos bienes que bajo cualquier título hayan sido recibidos para el desempeño de las mismas.”...

Por lo anterior, y en aras de dar cumplimiento a la normativa vigente, con el fin de mantener actualizado el sistema contable orientado a ofrecer información real y fidedigna a los órganos de control, directivos y usuarios de esta sobre la ubicación, estado y responsable de los activos es procedente realizar el levantamiento de inventario de acuerdo con los siguientes lineamientos:

1. Identificar con el autoadhesivo (código de barras) cada uno de los bienes muebles asignados a la misión detallados en el sistema SIGUEME, al cual se ingresará con el usuario autorizado.

2. Proceder a la instalación o actualización del acceso “cliente inventario para lectoras de códigos de barras” mediante el sistema SIGUEME, se recomienda validar en el equipo asignado a cada misión para el ejercicio, que no exista ningún archivo con nombre (cliente inventario y /o catalogo) siendo la ruta: levantamiento - buscar misión - actualizar lectora - descargar aplicación - guardar como - abrir - ejecutar el archivo setup.exe y complementar la instalación.

3. Una vez ingrese al sistema SIGUEME: actualizar la base de datos para la lectora de códigos de barras con la ruta: levantamiento - actualizar lectora - buscar - aceptar- dar clic en actualizar lectora - guardar archivo que por defecto se denomina catalogó.

4. Posteriormente se guarda el archivo “catalogo” en el aplicativo que se instaló en el segundo paso “cliente inventario” dando dicen: configuración, actualizar lectora, seleccionando el archivo “catalogo” y dando clic en aceptar.

5. De esta manera se inicia la identificación con la lectora de los códigos de barras en el aplicativo “cliente inventario” generando un archivo EXCEL en el cual se verá reflejado cada elemento leído (verificar la información que genera cada lectura).

6. Finalizada la lectura de los códigos de barras existentes se guarda el archivo Excel dando clic en guardar levantamiento, se deberá dar nombre al archivo con el fin de ubicarlo con facilidad.

7. Validar y verificar los elementos en el sistema SIGUEME de acuerdo con la ruta, levantamiento - cargue de archivo - nuevo - seleccionar archivo (paso 6) - abrir - aceptar. Si la validación es exitosa indicara un mensaje así, “archivo de levante de inventario ha sido validado exitosamente”.

8. Finalmente se confirmará el levantamiento en el menú principal del sistema SIGUEME, conforme a la siguiente ruta, levantamiento - buscar - aceptar - seleccionar la lista que se despliega con los datos del levantamiento, clic en la opción editar - confirmar y seleccionar botón de aceptar, dejando el informe en estado “confirmado”.

Al efectuar el levantamiento es posible que surjan tanto bienes sobrantes como faltantes, en el caso de los bienes sobrantes se deberán reportar dentro de la misma información del sistema SIGUEME, indicando las características, cantidad y valor unitario (adjuntar factura), o en caso de ser donación se deben seguir la normativa de la Resolución 3940 del 28 de diciembre del 2020 y el Formato establecido en el procedimiento GA-PT-01, con el fin de proceder a efectuar el registro contable. Para los elementos faltantes, se requiere presentar las razones por escrito del funcionario responsable de inmediato a la Coordinación del Almacén, para que se adelanten las acciones que sean del caso, en cumplimiento al instructivo GA-IN-02 y en el procedimiento GA-PT-02, adicional a esto se debe seguir la normativa de la Resolución 3940 del 28 de diciembre del 2020, para cualquiera de los dos casos bien sea sobrantes o faltantes.

El informe final de levantamiento de inventario para la vigencia 2023, con el fin de dar cumplimiento a la presentación de los estados financieros de la presente vigencia se realizará acorde al siguiente cronograma:

Consulado en Milán (Italia)

Ahora bien, si las fechas del cronograma no pueden ser acatadas y se requiere ampliación de tiempos, se solicita remitir memorando dirigido a la Dirección Administrativa y Financiera y copia a la Coordinación del Almacén, con la justificación y soportes a los que allá lugar.

Cualquier inquietud favor contactarse vía electrónica a los correos:

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

Cordialmente,

JOSE ANTONIO SALAZAR RAMIREZ
Secretario General

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)

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