CIRCULAR 15 DE 2013

(Febrero 15)

<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C.,

Respetados señores:

Con el fin de precisar el alcance de algunas de las disposiciones del Decreto 1514 del 16 de Julio de 2012, al igual que los documentos que deben exigirse en cada caso, me permito informarles que la norma debe aplicarse como sigue en los siguientes temas:

Documentos para expedición de pasaporte ordinario, ejecutivo y de emergencia con zona de lectura mecánica para mayores de Edad:

• Presentar cédula de ciudadanía en formato valido, esto es la cédulas amarillas de última generación con hologramas y pasaporte anterior (sea de lectura mecánica o convencional), si lo tiene o Contraseña de solicitud de cédula de los siguientes tipos:
• Expedida con el fin de obtener la cédula por primera vez: Debe tener la foto y huella, más el registro civil de nacimiento auténtico, con el fin de comprobar la identidad del solicitante ya que al consultar la base de datos de la Registraduría no en todos los casos aparece la información del titular, y pasaporte anterior (de lectura mecánica o convencional), si lo tiene. Si el pasaporte anterior es de lectura mecánica, no se requiere la presentación del registro civil de nacimiento ya que este reposa en la base de datos del Ministerio. Si el pasaporte anterior es convencional, es necesaria la presentación del registro civil de nacimiento.
• Expedida con el fin de solicitud de duplicado o renovación de la cédula de ciudadanía: Se debe hacer la consulta en línea a través de la página web www.registraduria.gov.co imprimirla y escanearla. En el caso de que en la consulta aparezca anotación de suspensión de los derechos civiles y políticos se podrá expedir el pasaporte, ya que dicha suspensión hace referencia a la limitación de ocupación de cargos de elección popular y no al derecho de movilidad.
• Expedida con el fin de realizar una rectificación de la cédula de ciudadanía: Se debe presentar el registro civil de nacimiento en copia autentica con la totalidad de anotaciones a que hace referencia la rectificación y pasaporte anterior (de lectura mecánica o convencional), si lo tiene.

DOCUMENTOS PARA SOLICITUDES DE PASAPORTES DE MENORES CON PADRES AUSENTES:

En el evento en que los padres del menor (padre y madre) se encuentren ausentes del lugar donde se realiza el trámite del pasaporte del menor, la autorización que éstos deben otorgar a un tercero, deberá ser efectuada de la siguiente manera:

• En caso de que los padres se encuentren en Colombia y la autorización a un tercero se dé de forma conjunta o por separado, ésta deberá ser emitida mediante poder especial, otorgado ante notario público o juez en el evento que no exista notaría, y no mediante poder general, pues dicha delegación de la patria potestad solo opera entre los cónyuges, según lo dispuesto en el artículo 307 del Código Civil Colombiano.
• En el caso de que los padres se encuentren en el exterior (donde exista consulado de Colombia), la autorización deberá ser emitida mediante poder especial legalizado ante el consulado y no mediante poder general, pues dicha delegación de la patria potestad solo opera entre los cónyuges, según lo dispuesto en el artículo 307 del Código Civil Colombiano. Si los padres se encuentran en un lugar donde no exista consulado de Colombia, la autorización deberá ser emitida ante la autoridad competente del lugar, debidamente apostillada o legalizada según el caso.
• En el caso de que los padres no se encuentren ausentes pero la representación legal del menor esté en cabeza de un tercero, éste deberá presentar el documento de autorización emitido por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar o Juzgado de Familia según el caso, ya que la patria potestad continúa en cabeza de los padres hasta tanto no exista una decisión judicial que diga lo contrario.
• En el caso de que la custodia del menor sea entregada por el ICBF o voluntariamente por los padres, se deberá presentar la autorización de los padres o en su defecto el permiso expreso para la realización del trámite de pasaporte suscrito por el Defensor de Familia o Juez de Familia según el caso.
• En el caso de que uno de los padres se encuentre imposibilitado para emitir el respectivo poder especial, se deberá demostrar y acreditar la imposibilidad mediante prueba que conduzca a comprobarla.

DOCUMENTOS PARA LA SOLICITUD DE PASAPORTES DE MENORES DE 7 AÑOS:

En el evento en que el pasaporte sea para un menor de 7 años, el trámite se deberá efectuar de la siguiente manera:

El padre o madre, representante legal debidamente acreditado según el caso o tercero que acompaña al menor en la realización del trámite deberá presentar copia autentica del Registro Civil de Nacimiento del menor. Si solo es asiste con el menor uno de los padres, éste no requiere poder ni autorización del padre que no acompaña al menor, debido a que aun cuando la patria potestad del menor se ejerce de forma conjunta, se presume la buena fe de sus actuaciones.

DOCUMENTOS PARA LA SOLICITUD DE PASAPORTE DE MENORES ENTRE LOS 7 Y 17 AÑOS:

• En el evento en que el pasaporte sea para un menor entre los 7 y 17 años, el trámite se deberá efectuar de la siguiente manera:
• Presentar copia autentica del registro civil de nacimiento y si el trámite se realiza en Colombia, la tarjeta de identidad original en cualquiera de los 3 formatos posibles (rosada, comprobante en trámite o pre-cedula). En todos los eventos, el menor deberá estar acompañado por uno de sus padres o representante legal debidamente acreditado según el caso.

DOCUMENTOS PARA LA SOLICITUD DE PASAPORTE DE MENORES CON PADRES FALLECIDOS:

En el evento en que el pasaporte sea para un menor de edad cuyos padres hayan fallecido, el trámite se deberá efectuar de la siguiente manera:

• Si el padre acompañante del menor manifiesta que el otro ha fallecido, deberá presentar el registro civil de defunción que demuestre el fallecimiento con el fin de incluirlo en la base de datos SICEP debido a que la información de ambos padres se encuentra como campos requeridos del sistema.
• Si ambos padres han fallecido, el pasaporte lo podrá tramitar el representante legal o tercero debidamente designado por la autoridad competente según el caso y en el sistema deberá ser escaneada dicha designación.

DOCUMENTOS PARA LA SOLICITUD DE PASAPORTE DE MENORES CUANDO UNO DE LOS PADRES ES EXTRANJERO:

En el evento en que el pasaporte sea para un menor de edad y uno de los padres es extranjero, el trámite se deberá efectuar de la siguiente manera:

• Si el solicitante es menor de 7 años, el padre o madre, representante legal debidamente acreditado según el caso o tercero que acompaña al menor en la realización del trámite deberá presentar copia autentica del Registro Civil de Nacimiento del menor. Si solo es asiste con el menor uno de los padres, éste no requiere poder ni autorización del padre que no acompaña al menor, debido a que aun cuando la patria potestad del menor se ejerce de forma conjunta, se presume la buena fe de sus actuaciones.
• Si el solicitante es menor entre 7 y 17 años, deberá presentar copia autentica del registro civil de nacimiento y si el trámite se realiza en Colombia, la tarjeta de identidad original en cualquiera de los 3 formatos posibles (rosada, comprobante en trámite o pre-cedula).

DOCUMENTOS PARA LA SOLICITUD DE PASAPORTE DE MENORES CUANDO LOS PADRES SON EXTRANJEROS:

• En el evento en que el pasaporte sea para un menor de edad y ambos padres son extranjeros, el trámite se deberá efectuar de la siguiente manera:

- Verificación de que el menor efectivamente tenga la nacionalidad colombiana a la luz de lo dispuesto por la Ley 43 de 1993 y la Ley 962 de 2005, esto es, que al momento de su nacimiento alguno de sus padres estuvieran residenciados en Colombia, hecho que se prueba exclusivamente con la visa de residente. Comprobación que deberá ser escaneada en el sistema.

- Presentar copia autentica del registro civil de nacimiento y tarjeta de identidad del menor (si el trámite se realiza en Colombia y es menor entre 7 y 17 años).

DOCUMENTOS PARA LA SOLICITUD DE PASAPORTE DE MENORES CUANDO EN EL MOMENTO DEL REGISTRO ALGUNO DE SUS PADRES ERA MENOR DE EDAD O AÚN LO SON:

• En el evento en que el pasaporte sea para un menor de edad y en el momento de la realización del registro civil de nacimiento, alguno de sus padres también era menor de edad o aún mantiene esta condición, el trámite se deberá efectuar de la siguiente manera:

- Presentar copia autentica del registro civil de nacimiento del menor acompañado de la cédula de ciudadanía del padre y/o madre y el certificado que emite la Registraduría Nacional del Estado (Certificado de Preparación de Cédula) donde se indique que el número de Tarjeta de identidad que tenía cuando registro a su hijo, corresponde al mismo número de cédula.

- Si el padre solicitante presenta cédula de ciudadanía pero el otro padre aparece en el registro civil de nacimiento identificado con tarjeta de identidad o registro civil, bastará con el que padre solicitante presente fotocopia de la cédula de ciudadanía del padre ausente. Dicho documento se actualizara en el SICEP y se realizara la observación correspondiente.

- Los menores emancipados legalmente, como en el caso del matrimonio o por orden judicial son considerados adultos. Por esta razón pueden hacer el trámite directamente sin necesidad de representación legal.

- Si él o los padres aún son menores de edad, pueden solicitar el pasaporte de su(s) hijo(s) identificándose con la respectiva tarjeta de identidad.

DOCUMENTOS PARA LA SOLICITUD DE PASAPORTE DE MENORES ADOPTADOS POR EXTRANJEROS:

• En el evento en que el pasaporte sea para un menor adoptado por padres extranjeros, el trámite se deberá efectuar de la siguiente manera:

- Presentar la sentencia de adopción ejecutoriada, la copia autentica del registro Civil de nacimiento en el cual se hayan incorporado los nuevos apellidos y la anotación respectiva e identificación del padre solicitante, que puede ser el pasaporte o la cédula de extranjería.

DOCUMENTOS PARA LA SOLICITUD DE PASAPORTE DE EXTRANJEROS NATURALIZADOS E HIJOS DE ÉSTOS:

• En el evento en que el pasaporte sea para un extranjero naturalizado o un hijo de éste, el trámite se deberá efectuar de la siguiente manera:

- Presentar junto con la contraseña por primera vez, la carta de naturalización o copia autenticada de la resolución de inscripción a través de la cual se haya autorizado la naturalización con el fin de verificar su nacionalidad.

- La nacionalidad colombiana adquirida por adopción no es extensiva a los hijos de los extranjeros nacidos con anterioridad a su nacionalización, razón por la cual, los hijos de extranjeros nacionalizados deben adquirir a su vez la nacionalidad por adopción y presentar la respectiva carta de naturalización para obtener pasaporte.

CERTIFICACIONES Y AUTENTICACIONES DE REGISTROS CIVILES DE NACIMIENTO:

• El único documento válido para el trámite de pasaporte de menores de edad es la copia autentica del Registro Civil de Nacimiento. No se pueden aceptar las Certificaciones de Registro Civil expedidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil, ni fotocopias autenticadas, aun si estas son realizadas en la misma notaría donde se expidió el registro civil.

La presente Circular rige a partir de la fecha de su expedición y deroga en todas sus partes la Circular SGE/DAMSC/GPSC No. 5484 del 23 de enero de 2013.

Cordialmente,

MARÍA MARGARITA SALAS MEJÍA

Secretaria General

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)

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