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CIRCULAR EXTERNA 50 DE 2002
(agosto 23)
Diario Oficial No. 44.923, de 5 de septiembre de 2002
CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Señores:
REPRESENTANTES LEGALES, JEFES DE ÁREAS FINANCIERAS, JEFES DE CONTROL INTERNO, JEFES DE CONTABILIDAD Y CONTADORES DE LOS ENTES PÚBLICOS DEL NIVEL NACIONAL Y TERRITORIAL DE LOS SECTORES CENTRAL Y DESCENTRALIZADO
Referencia: Actualización del Proceso de identificación y reclasificación de saldos por depurar, e incorporación de partidas no reconocidas para dar cumplimiento a la Ley 716 de 2001 y Decreto Reglamentario 1282 de 2002.
Apreciados señores:
Este Despacho, en cumplimiento de sus funciones legales y en particular las establecidas en los literales b) y c) del artículo 3o. de la Ley 298 del 23 de julio de 1996, se permite impartir instrucciones tendientes a facilitar el proceso de saneamiento de la información contable pública de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 716 de 2001 y Decreto Reglamentario 1282 de 2002; dada la necesidad de actualizar el procedimiento establecido en las Circulares Externas 013 de 1996 y 032 de 2000.
1. Objetivos
Inducir el proceso de identificación de las partidas inconsistentes que afectan los estados contables institucionales, con el objeto de revelar la magnitud y origen de los problemas, y generar el espacio que conlleve a que se adelanten las acciones pertinentes y la expedición de los actos administrativos que se requieran para que las áreas contables procedan a efectuar los ajustes que en cada caso correspondan.
Definir lineamientos generales que contribuyan a la depuración de saldos antiguos, y permitan la incorporación de operaciones ciertas y verificables frente a la existencia de bienes, derechos y obligaciones.
2. Ambito de aplicación
Estas instrucciones serán aplicadas por todos los entes públicos a que se refiere el Plan General de Contabilidad Pública, adoptado por la Resolución 400 de 2000.
3. Procedimientos para el saneamiento contable
3.1 Depuración de saldos
Teniendo en cuenta que la información contable de las entidades objeto del presente procedimiento deberá cumplir con las condiciones y cualidades establecidas en los numerales 1.2.4 y 1.2.5 del Plan General de Contabilidad Pública-Marco Conceptual, en particular las correspondientes a la integridad, verificabilidad y objetividad de las cifras reveladas frente a la realidad económica de los bienes, derechos y obligaciones existentes, es indispensable que las entidades adelanten, una vez agotada la gestión administrativa, procesos de depuración de los diferentes rubros contables que conforman el Catálogo General de Cuentas que presenten saldos no razonables e inconsistentes y que afecten la situación financiera y los resultados de la actividad, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 716 de 2001 y su Decreto Reglamentario 1282 de 2002; como consecuencia, entre otras, de las siguientes situaciones:
Saldos pendientes de conciliar.
Valores pendientes de recaudo o pago con elevada antigüedad.
Acreedores y Deudores no identificados.
Diferencias entre las existencias físicas de bienes y derechos y los saldos co ntables.
Inexistencia de comprobantes de contabilidad, o de sus documentos soporte.
Omisión en liquidación de contratos.
Para solucionar las falencias y deficiencias de orden contable anotadas, sin perjuicio de las acciones fiscales y legales que se deriven como responsabilidades a cargo de los servidores públicos producto de la disminución o deterioro del patrimonio público, deberá aplicarse el procedimiento establecido en la presente circular relativo al debido reconocimiento, valuación y revelación de las operaciones financieras, económicas y sociales.
En esta norma se indica que la información contable debe reflejar en forma consistente, razonable y ajustada a la realidad económica, la totalidad de las operaciones, y que en cumplimiento del proceso contable éstas deben quedar evidenciadas en documentos y libros de contabilidad, constituyéndose así, en una herramienta para el análisis y control de los distintos usuarios.
La realidad económica de las operaciones reconocidas, valoradas y reveladas en la información contable, debe garantizarse mediante la aplicación estricta, rigurosa y verificable de procedimientos que permitan determinar los bienes, derechos y obligaciones ciertas del ente público, y como tal debe ser consistente y coherente con las existencias físicas y financieras de recursos y obligaciones.
3.1.1 Acciones administrativas. Para la depuración de los saldos deberán tenerse en cuenta, como mínimo, los siguientes aspectos:
Efectuar una exploración exhaustiva de archivos de los documentos soportes, tanto internos como externos, que reflejen la realidad de la operación económica. Si los registros carecen de la documentación que los respalde, deben aplicarse procedimientos administrativos tendientes a su localización, reconstrucción o sustitución utilizando mecanismos alternos de comprobación, tales como, circularización y requerimientos a los entes o terceros directa o indirectamente involucrados, o de orden legal y fiscal mediante los cuales pueda establecerse la existencia o no de los mismos.
Desarrollar procedimientos especiales para garantizar la evaluación, documentación y así mismo determinar las correcciones, reclasificaciones y ajustes correspondientes, sin perjuicio del seguimiento que debe adelantar la Oficina de Control Interno.
Cuando existan operaciones o hechos que afectan la realidad económica de la Entidad, que no se hayan registrado por falta de los comprobantes de contabilidad o documentos soporte, deberán adelantarse las gestiones pertinentes para elaborarlos y reproducirlos, si se originan en la misma Entidad, u obtener copias de los documentos faltantes, cuando son de origen externo.
Realizar los procesos de liquidación de contratos, a efectos de determinar los bienes, derechos y obligaciones finales frente a los terceros con quienes se han celebrado.
Las demás que considere la entidad como actos de gestión administrativa para efectos de adelantar el proceso de depuración contable.
3.1.2 Tratamiento contable. Para efectos del debido reconocimiento, valuación y revelación, alternamente a los procedimientos administrativos pertinentes, las entidades públicas deberán seguir las siguientes instrucciones contables, de carácter general, teniendo en cuenta que cualquiera de los procedimientos anotados debe ampararse en actos administrati vos debidamente motivados, los cuales deben explicar en forma detallada, el origen de la decisión, los documentos técnicos que demuestren el estudio adelantado y los resultados de la investigación efectuada, teniendo claro que son de origen y efecto contable y no pretenden sustituir el ejercicio de las acciones legales o fiscales que puedan desprenderse por la responsabilidad u omisión de funciones de los servidores públicos, como resultado de las operaciones que afecten el patrimonio del sector público.
Una vez agotada la actuación administrativa correspondiente y no habiendo sido posible determinar el origen de activos o pasivos se deberá, previa autorización de la instancia correspondiente, realizar los ajustes contables, afectando las cuentas de resultado que guarden consistencia con la naturaleza de las situaciones en el marco de lo establecido por el Plan General de Contabilidad Pública, PGCP.
3.1.2.1 Identificar los saldos que habiendo sido reconocidos, no son razonables o presentan inconsistencias que ameritan la aplicación del presente procedimiento.
3.1.2.2 Reclasificar estos saldos de conformidad con las siguientes situaciones:
3.1.2.2.1 Reclasificación de saldos activos
Estos saldos deberán reclasificarse a la Cuenta 1996- Bienes y derechos en investigación administrativa, en las subcuentas que permitan identificar la clase de recurso objeto de la investigación, habilitando a nivel auxiliar el detalle de cada uno de los bienes y derechos en proceso de depuración.
19 Otros Activos
1996 Bienes y Derechos en Investigación Administrativa
199601 Bancos y Corporaciones
199601xx Nota Crédito de fecha xx
199601xx Nota Débito de fecha xx
199602 Inversiones
199602xx Auxiliares correspondientes
199603 Deudores
199603xx Auxiliares correspondientes
199604 Propiedades, Planta y Equipo
199604xx Auxiliares correspondientes
199690 Otros bienes y derechos en investigación administrativa
199690xx Auxiliares correspondientes
3.1.2.2.2 Reclasificación de saldos pasivos
Los registros no identificados como pasivos ciertos y que pueden constituir obligaciones en el futuro, deberán reclasificarse a la cuenta de otros pasivos 2996 "Obligaciones en investigación administrativa", con las subcuentas que permitan identificar la clase de obligación objeto de investigación, habilitando a nivel auxiliar el detalle de cada una de ellas.
29 Otros Pasivos
2996 Obligaciones en Investigación Administrativa
299601 Cuentas por pagar
299601xx Operación número xxx con el Proveedor xx
299602 Financieras
299602xx Auxiliares correspondientes
299603 Laborales
299603xx Auxiliares correspondientes
299604 Títulos emitidos
299604xx Auxiliares correspondientes
299690 Otras obligaciones
299690xx Auxiliares correspondientes
PARÁGRAFO. Las entidades que en aplicación de la Circular Externa 032 de 2000, presenten saldos en las cuentas de Activos y Pasivos a nivel de auxiliares de que trata el numeral 3.1.2.1 de esa circular, deberán reclasificarlas en las cuentas 1996 Bienes y derechos en investigación administrativa y 2996 Obligaciones en investigación administrativa, según corresponda.
3.1.2.2.3 Constitución de Provisiones
Los bienes y derechos susceptibles de provisionarse, que presenten saldos pendientes de aclaración, tales como deudores, inventarios, inversiones y propiedades, entre otros, deberán registrar una provisión equivalente al riesgo probable o contingencia de pérdida para el ente público, la cual deberá ajustarse permanentemente de acuerdo con los avances que se registren en el proceso de depuración.
Para estos efectos se utilizarán las cuentas correspondientes a los códigos 5312 y 1997 Provisión para bienes y derechos en investigación administrativa, así:
Código Cuenta Débito Crédito
5312 Provisión para bienes y derechos en investigación administrativa
5312xxxx Subcuentas y auxiliares respectivas xxx
1997 Provisión para bienes y derechos en investigación administrativa (Cr)
1997xxxx Subcuentas y auxiliares respectivos xxx
3.1.2.2.4 Castigo de activos
Como resultado de la investigación adelantada y de acuerdo con las conclusiones del Comité Técnico previsto en el Decreto Reglamentario 1282 de 2002, los responsables definidos en la ley deberán ordenar el castigo del saldo de los activos y sus cuentas complementarias, afectando a su vez, las provisiones constituidas.
Para ello, se realizará un cargo a la cuenta 1997 Provisión para bienes y derechos en investigación administrativa (Cr), con abono a la 1996 Bienes y derechos en investigación administrativa, afectando las respectivas subcuentas y auxiliares.
Código Cuenta Débito Crédito
1997 Provisión para bienes y derechos en investigación administrativa (Cr)
1997xxxx Subcuentas y auxiliares respectivos xxx
1996 Bienes y derechos en investigación administrativa
1996xxxx Subcuentas y auxiliares respectivos xxx
En el evento de que la provisión no sea suficiente o no se haya constituido, el castigo podrá hacerse directamente con cargo a la cuenta 581003 Ajustes o mermas sin responsabilidad, en la parte no provisionada
Ahora, dado que ésta es una instrucción de carácter contable, que no implica, ni mucho menos, la extinción de la responsabilidad fiscal, disciplinaria, administrativa o penal que pueda derivarse de los hechos en comentario, toda vez que sólo pretende decantar la calidad, consistencia y veracidad de la información contable revelada, deberá registrarse simultáneamente en las Cuentas de Orden y de Control el valor de los ajustes por castigos de bienes y derechos, con el fin de preservar la información que soporte las posibles acciones fiscales, legales, así como de control que debe observarse, si a criterio de la entidad a ello hubiere lugar.
Este movimiento debe realizarse efectuando los registros en las subcuentas específicas, que permitan identificar la clase de derecho, bien o recurso objeto del castigo, habilitando y preservando a nivel auxiliar el detalle de cada uno de ellos, para los efectos legales y fiscales que puedan desprenderse.
Registro en cuentas de orden:
Código Cuenta Débito Crédito
83 Deudoras de control
8316 Bienes y Derechos en Investigación Administrativa XXX
831601 Bancos y Corporaciones
831601xx Auxiliar correspondiente
831602 Inversiones
831602xx Auxiliares correspondientes
831603 Deudores
831603xx Auxiliares correspondientes
831604 Propiedades, Planta y Equipo
831604xx Auxiliares correspondientes
831690 Otros bienes y derechos en investigación administrativa
831690xx Auxiliares correspondientes
8915 Deudoras de Control por Contra (CR) XXX
891507 Bienes y derechos en investigación administrativa
891507xx Auxiliares respectivos
3.1.2.2.5 Ajustes a saldos de cuentas del pasivo
Los saldos pendientes de depurar que correspondan a obligaciones, y por ende derechos de terceros, no podrán desconocerse, atendiendo los principios y normas sobre el pago y redención de las obligaciones que contempla la ley, en tanto se concluya que corresponden a pasivos ciertos. No obstante, y en el evento que el saldo se encuentre en cualquiera de las causales a que se refiere el artículo 4o. de la Ley 716 de 2001, deberán depurarse.
Los pasivos que no correspondan a obligaciones ciertas de acuerdo con las causales establecidas en el artículo 4o. de la Ley 716 de 2001, podrán tratarse como aprovechamientos o recuperaciones, determinados en el proceso de depuración y sustentados en los actos administrativos pertinentes.
Las obligaciones que se cancelen a título de recuperaciones, como resultado de la aplicación de este numeral, deberán registrarse en las cuentas de orden, si a criterio de la entidad a ello hubiera lugar, caso en el cual se procederá de acuerdo con el siguiente ejemplo:
Código Cuenta Débito Crédito
9390 Otras Cuentas Acreedoras de Control
939090 Otras cuentas acreedoras de control XXX
9915 Acreedoras de Control por Contra
991590 Otras cuentas acreedoras de control XXX
3.2 Partidas de Dudoso Reconocimiento
Cuando existan bienes y derechos respecto de los cuales se tienen indicios de pertenecer a la Entidad, pero se tienen dudas para su pleno reconocimiento, deben efectuarse los respectivos registros en las cuentas de orden 8330 Bienes pendientes de legalizar en sus correspondientes subcuentas utilizando como contrapartida la 891511 Bienes pendientes de legalizar.
Para las obligaciones que se encuentren en circunstancias similares, se efectuará el reconocimiento mediante el siguiente registro:
Código Cuenta Débito Crédito
9190 Otras Responsabilidades Contingentes
919090 Otras responsabilidades contingentes XXX
9905 Responsabilidades Contingentes por Contra
990590 Otras responsabilidades contingentes XXX
Una vez se adelanten las investigaciones pertinentes y se tramiten los documentos que acrediten la propiedad de los bienes, o se obtengan las evidencias suficientes para el reconocimiento de las obligaciones, deberán reversarse los registros a nivel de cuentas de orden, y proceder a su registro en las cuentas de activo o de pasivo según corresponda a su naturaleza y características, contra la cuenta de Patrimonio Público incorporado.
3.3 Estados contables
Los estados contables, deberán quedar totalmente depurados a 31 de diciembre de 2003.
3.4 Revelación en las notas a los estados contables
En las notas a los estados contables deberá revelarse el detalle de las partidas que dan lugar al proceso de depuración de que trata la presente circular, incluyendo en las de carácter específico un acápite donde se revele la naturaleza, cuantía y su impacto patrimonial. Así mismo, deberá indicarse los criterios utilizados para mantener partidas en cuentas de orden.
4. Vigencia
La presente circular será de obligatorio cumplimiento a partir de su publicación en el Diario Oficial, tendrá vigencia hasta el 31 de diciembre de 2003 y deroga lo dispuesto en las Circulares Externas 013 de 1996 y 032 de 2000 de la CGN.
Cordialmente,
Francisco Salazar Martín,
Contador General de la Nación.
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de agosto de 2019
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