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CARTA CIRCULAR 6
(Marzo 8 de 1996)
<NOTA DE VIGENCIA: Carta Circular derogada por el artículo 6 de la Resolución 354 de 2007>
Señores:
GOBERNADORES, ALCALDES, DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES, RECTORES, REPRESENTANTES LEGALES, JEFES DE ÁREA FINANCIERA, DE CONTABILIDAD, JEFES DE OFICINAS DE CONTROL INTERNO, CONTRALORES DEPARTAMENTALES Y MUNICIPALES, DEMÁS DIRECTIVOS RESPONSABLES DE ÁREAS METROPOLITANAS, ASOCIACIONES DE MUNICIPIOS, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS Y DEMÁS ENTIDADES DEL NIVEL TERRITORIAL.
REFERENCIA: Características técnicas de paquetes de software contable, financiero y presupuestal.
Apreciados señores:
En relación con las permanentes consultas de los entes públicos territoriales referentes a las características básicas que debe tener un paquete de software contable, financiero y presupuestal, y teniendo en cuenta la proliferación en el mercado de estos productos con distintas especificaciones, el Contador General de la Nación se permite recomendar algunos aspectos, que deben considerarse cuando se tome la decisión de adquirirlo.
· Sistemas Integrados.
Estos sistemas se caracterizan por tener un sólo punto de captura, a nivel de documento fuente, afectando todos los procesos y produciendo información automática sobre distintas áreas de operación. Ejemplo de ello es un sistema integrado de presupuesto y contabilidad, en el cual, cuando se solicita la disponibilidad presupuestal se captura toda la información necesaria para que cuando se cumplan los pasos de reserva, compromiso y pago, se realicen automáticamente, sin volver a incluir la información. Es conveniente, que en lo posible se adquieran este tipo de sistemas.
· Sistemas Financieros.
Un sistema financiero eficiente debe contar mínimo con los módulos de presupuesto, contabilidad y tesorería, aspecto que puede significar que los entes adquieran módulos separados con la condición que en el futuro puedan integrarse con los demás. En lo posible y si el presupuesto lo permite, debe adquirirse completo. Sería deseable que tengan la posibilidad de incluir reportes para análisis financiero de tal manera que se constituyan en una herramienta más de gestión.
· Plan de cuentas.
Es de suma importancia que el módulo de contabilidad tenga implementado el catálogo general de cuentas del Plan General de Contabilidad Pública, expedido por la Contaduría General de la Nación, y además que el paquete permita, de forma fácil su actualización. Lo anterior se aplicará también para la estructura presupuestal. Si el sistema es integrado debe tenerse en cuenta que el software contenga un mecanismo de correlación entre los códigos presupuestales y los contables.
Como es sabido el Catálogo General de Cuentas, tiene hasta el nivel de subcuenta, es decir, un dígito para la clase, uno para el grupo, dos para la cuenta y dos para la subcuenta, total de seis dígitos. Es muy posible que teniendo en cuenta la necesidad de su entidad, y para uso interno, se requiera más nivel de desagregación, por lo tanto es básico que el catálogo general de cuentas contenido en el software se ajuste primero a los seis dígitos exigidos por la Contaduría y a los adicionales que la entidad requiera.
· Parametrización.
Teniendo en cuenta que las disposiciones legales que enmarcan los procedimientos del manejo financiero pueden cambiar en cualquier momento, es altamente recomendable que el software que se adquiera esté construido con el criterio de parametrización, característica ésta que permite modificar fácil y directamente por el usuario los parámetros en los cuales se basa su funcionamiento. Por ejemplo, cambiar fórmulas de liquidación de impuestos, indicadores financieros, de matrices de cruces financieros, etc.
· Seguridad.
Esta clase de software, por su importancia para la toma de decisiones, debe contar al menos con el mínimo nivel de seguridad, como es una clave de acceso por perfil de usuario (quien consulta, quien actualiza, etc.), la cual debe ser cambiada frecuentemente. De la misma forma contar con rastros de auditoria (log), con el fin de conocer quien, desde donde, cuando, a que hora y que información fue modificada.
· Clase de información.
Es importante evaluar detenidamente la clase de información que produce el sistema que se contrate, con el fin que éste cumpla los requerimientos de su organización y también permita producir la información necesaria para reportar a los entes externos tanto regionales como nacionales, en especial aquella que debe reportarse a la Dirección General de la Contabilidad Pública.
· Límites de uso del software.
Algunos paquetes financieros que hay en el mercado imponen límites en su uso, tales como, número de habitantes del municipio o cantidad de predios. Es importante fijarse en esta característica que consideramos más una práctica comercial que una limitante técnica, pues desde el punto de vista del software es lo mismo manejar un registro que 'n' registros; la limitante verdadera está dada por la capacidad del espacio de almacenamiento de datos.
· Contratación.
En el momento de la contratación es importante dejar en claro el aspecto de asesoría y capacitación. Es conveniente que ésta sea impartida en el sitio donde se instala el paquete de software y dirigida a las personas que lo operaran. De la misma forma debe exigirse una etapa de prueba del software en la cual, se evaluará si cumple los requerimientos solicitados.
Por último, me permito sugerirle que cuando se tome la decisión de adquirir software financiero y de cualquier otra clase, es conveniente contar con varias alternativas de las muchas que hay en el mercado y evaluar detenidamente las ventajas y desventajas, comparadas con el costo y el presupuesto asignado, para así tomar la mejor decisión.
Cordialmente,
ORIGINAL FIRMADO POR
EDGAR FERNANDO NIETO SÁNCHEZ
Contador General de la Nación.
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633]
Última actualización: 10 de Abril de 2016