ACUERDO 30 DE 2007

(junio 20)

Diario Oficial No. 46.673 de 28 de junio de 2007

INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR

<NOTA DE VIGENCIA: Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 8 de 2017>

Por el cual se adopta el Reglamento de Cobranza del Icetex.

LA JUNTA DIRECTIVA,

en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, en especial las que le confieren el artículo 7o de la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005 y el numeral 1 del artículo 9o del Decreto 1050 del 6 de abril de 2006 y el Acuerdo 013 del 24 de febrero de 2007,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, transformó al Icetex en una entidad financiera de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, cuyo objeto es el fomento social de la educación superior, priorizando la población de bajos recursos económicos y aquella con mérito académico en todos los estratos a través de mecanismos financieros que hagan posible el acceso y la permanencia de las personas a la educación superior, la canalización y administración de recursos, becas y otros apoyos de carácter nacional e internacional, con recursos propios o de terceros;

Que el máximo órgano de dirección y administración del Icetex es la Junta Directiva, acorde con lo señalado en el artículo 7o de la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005;

Que el artículo 6o de la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005 establece que de conformidad con la reglamentación especial que expida el Gobierno Nacional la Superintendencia Financiera ejercerá la inspección, vigilancia y control sobre las operaciones financieras que realice el Icetex, sin perjuicio de lo previsto en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero contenido en el Decreto-ley 663 de 1993;

Que el numeral 1 del artículo 9o del Decreto 1050 de 2006, establece que es función de la Junta Directiva formular la política general y los planes, programas y proyectos para el cumplimiento del objeto legal del Icetex, de sus funciones y operaciones autorizadas y todas aquellas inherentes a su naturaleza jurídica, acorde con lo dispuesto por la Ley 1002 de diciembre 30 de 2005, y los lineamientos y política del Gobierno Nacional en materia de crédito educativo;

Que el numeral 4 del artículo 9o del Decreto 1050 de 2006 faculta a la Junta Directiva del Icetex para expedir conforme a la ley y a los estatutos; los actos administrativos que se requieran para el cumplimiento de las funciones y de las operaciones autorizadas al Icetex como entidad financiera de naturaleza especial;

Que el Capítulo II de la Circular Externa 100 de 1995 establece los procesos para la identificación, medición y control del riesgo crediticio, establece las responsabilidades de los funcionarios y los organismos internos en dicha administración, así como las responsabilidades de la Junta Directiva y el nivel administrativo de la Entidad;

En virtud de lo anterior,

ACUERDA:

ARTÍCULO 1o. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 8 de 2017> Adoptar el Reglamento de Cobranza del Icetex.

ARTÍCULO 2o. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 8 de 2017> El Reglamento de Cobranza comprende los siguientes aspectos:

I. Etapas de gestión de cobranza

II. Retención de Ingresos

III. Reporte a Centrales de Información Financiera

IV. Mecanismos de normalización de Cartera

V. Cobro a deudores en situaciones especiales

VI. Mecanismos adicionales de normalización y recuperación de cartera

VII. Incentivos

VIII. Mecanismos alternativos de solución de conflictos

IX. Casos excepcionales

X. Cancelación y Reposición de Títulos

XI. Castigo de cartera

XII. Ajuste de saldos menores

PARÁGRAFO. El Reglamento de Cobranza forma parte integral del presente Acuerdo.

ARTÍCULO 3o. VIGENCIA. <Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 8 de 2017> El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 20 de junio de 2007.

El Presidente,

GABRIEL BURGOS MANTILLA.

La Secretaria,

MARÍA EUGENIA MÉNDEZ MUNAR.

ACUERDO 30 DE 2007

(septiembre 3)

Diario Oficial No. 46.740 de 3 de septiembre de 2007

INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR

Por el cual se adopta el Reglamento de Cobranza del Icetex.

ACLARACIÓN

En el Diario Oficial 46.673 del jueves 28 de junio de 2007, página 46, se publicó el Acuerdo 030 de junio 20 de 2007 del Icetex, con el Anexo “Reglamento de Cobranzas”, que no tenía el carácter de definitivo. A renglón seguido transcribimos el “Reglamento de Cobranzas”, efectivamente vigente.

REGLAMENTO DE COBRANZA

Introducción

El Icetex en cumplimiento de sus funciones, ha atendido alrededor de tres millones de colombianos, aumentando su cobertura año tras año, dando prioridad a la población menos favorecida. De todas formas, con el fin de continuar cumpliendo su función, debe asegurar el recaudo de su cartera y realizar una distribución equitativa de recursos en sectores desfavorecidos, mejorando los índices de siniestralidad de la cartera y otorgando un mayor número de créditos a los colombianos.

Teniendo en cuenta el volumen de la cartera y en busca de un manejo más eficiente, que proporcione mejores resultados en el recaudo de la misma, principal fuente de ingresos del Instituto y con el fin de cumplir con la misión institucional de otorgar crédito a un mayor número de colombianos, el Instituto debe contar con diferentes mecanismos de recaudo, normalización y recuperación de la cartera, en aras de lograr el mejoramiento de los índices de gestión de cobro y sensibilizar a los deudores acerca de la cultura del pago y apropiación de la misma.

Igualmente y teniendo en cuenta su función social, el Icetex debe propender por la recuperación de su cartera, facilitándole al deudor herramientas o mecanismos para que cancelen las cuotas de su crédito oportunamente o normalice su obligación.

Así las cosas, el Icetex a través de la Vicepresidencia de Crédito y Cobranza, dependencia que tiene como funciones entre otras, la de diseñar, promover y responder por la aplicación de políticas y estrategias para el recaudo y cobro de la cartera de la entidad, podrá adelantar directamente o a través de terceros las actuaciones encaminadas a lograr el cobro efectivo de las sumas que le adeuden a la entidad por todo concepto, desarrollando las labores de cobro administrativo, jurídico y las que correspondan, con la coordinación del Director de Cobranza o quien haga sus veces.

De otro lado, debe tenerse en cuenta que el cometido estatal del Icetex implica características específicas de la cartera a recaudar, ajenas al tipo de créditos al que pueden libremente orientar sus colocaciones los establecimientos de crédito, lo cual no fue adquirido por el Icetex por el hecho de su transformación legal en entidad financiera especial.

Dichas características son inherentes por una parte, al mandato legal de priorizar como sector objetivo de su actividad los sectores de bajos recursos; por otra, a las peculiaridades que implican los plazos y prórrogas derivados del objetivo consistente no sólo en permitir el acceso, sino en prevenir la deserción del proceso educativo y propender por la finalización de los estudios, materia de apoyo financiero y de subsidios y por último a la capacitación superior en la cual invierte la sociedad, que tiene como consecuencia, aunque no como fin, mejorar las posibilidades de pago futuro por parte del estudiante, una vez este se convierta en un profesional.

Marco legal

La modificación o creación de una nueva estructura organizacional obedece a la necesidad de dar cumplimiento a la normatividad que se enuncia a continuación:

Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005

Transformó al Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Mariano Ospina Pérez, Icetex, creado por el Decreto 2586 de 1950, en una entidad financiera de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, cuyo objeto es el fomento social de la educación superior, priorizando la población de bajos recursos económicos y aquella con mérito académico en todos los estratos a través de mecanismos financieros que hagan posible el acceso y la permanencia de las personas a la educación superior, la canalización y administración de recursos, becas y otros apoyos de carácter nacional e internacional, con recursos propios o de terceros. El Icetex cumplirá su objeto con criterios de cobertura, calidad y pertinencia educativa, en condiciones de equidad territorial. Igualmente otorgará subsidios para el acceso y permanencia en la educación superior de los estudiantes de estratos 1, 2 y 3.

2. Artículo 6o Ley 1002

Inspección y vigilancia. De conformidad con la reglamentación especial que para tal efecto expida el Gobierno Nacional, de acuerdo con el objeto de la entidad que se transforma, la Superintendencia Financiera ejercerá la inspección, vigilancia y control sobre las operaciones financieras que realice el Icetex, sin perjuicio de lo previsto en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero contenido en el Decreto-ley 663 de 1993.

3. Capítulo II de la Circular Externa 100 de 1995 en lo referente a Riesgo Crediticio.

Numeral 1.3.2. Procesos de administración del RC.

El SARC debe contar con procesos para la identificación, medición y control del RC. En ellos se deben definir en forma clara y expresa las responsabilidades de cada uno de los funcionarios y organismos internos involucrados en dicha administración, así como los sistemas de seguimiento de esta, contemplando la adopción de medidas frente a su incumplimiento.

En la definición de los procesos se deben precisar al menos, las siguientes responsabilidades:

Numeral 1.3.2.1. Responsabilidades de la junta directiva o consejo de administración

Corresponde indelegablemente a la junta directiva o al consejo de administración de la entidad adoptar las siguientes decisiones relativas a la adecuada organización de la administración del RC:

a) Aprobar las políticas de la entidad en los términos del numeral 1.3.1 del presente capítulo;

b) Aprobar los procedimientos y metodologías de otorgamiento, seguimiento del RC y de recuperación de los créditos de la entidad;

(…)

e) Señalar las responsabilidades y atribuciones asignadas a los cargos y áreas encargadas de gestionar el RC.

Numeral 1.3.2.2. Responsabilidades del nivel administrativo de la entidad

Los procedimientos que se adopten deben tener en cuenta las siguientes funciones de gestión y seguimiento a cargo del representante legal principal de la entidad y de los funcionarios o áreas administrativas designadas para tal efecto:

a) Diseñar los procedimientos a seguir por las áreas y cargos asignados como responsables de la administración del RC;

b) Someter a aprobación de la junta directiva o del consejo de administración los procedimientos a que se refiere el literal anterior;

c) El representante legal principal de la entidad, al igual que los funcionarios o áreas administrativas que este designe, son responsables de la implementación de la estrategia de administración de riesgo aprobada por la junta directiva o el consejo de administración, desarrollando procesos y metodologías de identificación, medición, seguimiento y control del RC;

d) Realizar el seguimiento permanente de la administración del RC y mantener debidamente informada a la junta directiva o al consejo de administración de sus resultados;

e) Señalar las características y periodicidad de los informes que los funcionarios y  áreas encargadas de la administración del RC deben rendir;

f) Adoptar los correctivos de los procesos de administración del RC que sean de su competencia y proponer los que estime convenientes a la junta directiva o al consejo de administración.

REGLAMENTO DE COBRANZA DE CARTERA

A través de la legalización del crédito y otorgamiento de las garantías, el deudor acepta en forma clara, incondicional y jurídicamente exigible, todas las condiciones y políticas del Icetex para el manejo de los créditos, comprometiéndose a cancelar el valor adeudado de acuerdo con las condiciones del crédito educativo otorgado. Por lo tanto, se obliga a cancelar la totalidad de su obligación y aunque por alguna razón, el Instituto no manifieste el cobro, el deudor no está exonerado del pago de las obligaciones adquiridas y deberá adelantar las gestiones necesarias para mantener su crédito al día.

El Icetex podrá realizar la gestión de cobro a través de las etapas que se describen  a continuación, en relación con las obligaciones con cuantías superiores a las determinadas por el Instituto como saldos menores, de conformidad con las políticas establecidas por la entidad:

I. ETAPAS DE GESTION DE COBRANZA

1. Cobranza administrativa

El Icetex podrá realizar la cobranza administrativa directamente y/o a través de terceros, mediante la recordación de pago, acuerdo de pago de las cuotas mensuales, entre otros procedimientos, a los deudores del Icetex que se encuentran al día o presentan vencimientos hasta de 60 días.

En todo caso las actividades que se realicen a través del cobro administrativo estarán sujetas, entre otros, a la disponibilidad presupuestal de la entidad y a la situación y necesidades de la cartera del Instituto.

La cobranza administrativa, podrá ser realizada a través de la cobranza preventiva y de la cobranza correctiva, así:

a) Cobranza preventiva

El Icetex, podrá adelantar campañas de cobranza preventiva a deudores con obligaciones que se encuentren al día que estén próximas a presentar vencimiento en el pago de la cuota mensual o con vencimientos entre 1 y 30 días, con el fin de evitar el deterioro de los índices de obligaciones que se encuentran al día o normalizar las que presentan vencimiento. La gestión con estos deudores debe cobijar todos los servicios y productos que componen la cartera del Icetex;

b) Cobranza correctiva

El Icetex, podrá adelantar campañas de cobranza correctiva a deudores con obligaciones que presenten entre 31 y 60 días en mora. La gestión con estos usuarios debe cobijar todos los servicios y productos que componen la cartera del Icetex.

2. Cobranza prejurídica

El Icetex podrá realizar el cobro prejurídico en el nivel nacional, a la cartera que presente vencimientos entre 61 y 180 días, causada por los créditos otorgados de conformidad con los reglamentos de crédito expedidos por el Instituto y de acuerdo con las normas vigentes.

Una vez vencido este periodo, aquellas obligaciones que no fueron normalizadas o respecto de las cuales no se logró acuerdo de pago y son objeto de procesos ejecutivos, podrán ser trasladadas para el respectivo cobro jurídico, de acuerdo con la reglamentación que para el efecto expida el Icetex.

Para el cobro prejurídico de las obligaciones, el Icetex realizará su gestión directamente y/o a través de terceros.

3. Cobranza jurídica

El Icetex podrá realizar la gestión de cobro judicial de las obligaciones en el nivel nacional con cuantía superior a diez (10) SMLMV y vencimientos superiores a ciento ochenta (180) días directamente o a través de terceros, una vez agotadas las gestiones de cobro prejurídico, de conformidad con el procedimiento establecido para el efecto. No obstante, el Director de Cobranza o quien haga sus veces, previo concepto de la Oficina Asesora Jurídica y/o de un tercero contratado por el Icetex, podrá autorizar el inicio del cobro jurídico en un término inferior al señalado, en el evento en que el Icetex lo considere necesario, de acuerdo con las políticas que para el efecto expida el Instituto.

Las obligaciones no susceptibles de cobrarse judicialmente, de acuerdo con las políticas del Instituto y/o la normatividad aplicable sobre la materia, continuarán siendo gestionadas a través del cobro prejurídico o serán objeto de castigo por parte de la Junta Directiva del Icetex, de conformidad con lo establecido en el numeral XI del presente documento. Dicha gestión será realizada bajo la coordinación del Director de Cobranza o quien haga sus veces, previo concepto de la Oficina Asesora Jurídica y/o de un tercero contratado por el Icetex.

Nota: La cobranza prejurídica y jurídica a través de terceros, no genera ningún costo para el Icetex, por cuanto los honorarios causados en virtud del servicio prestado serán asumidos en su totalidad por el respectivo deudor.

II. RETENCION DE INGRESOS

En caso de incumplimiento en la amortización del crédito educativo, el Icetex podrá solicitar la retención de ingresos de los deudores, de acuerdo con lo previsto en el Artículo 16 del Decreto-ley 3155 de 1968.

La retención de ingresos, se podrá realizar en cualquier momento para la recuperación de los saldos vencidos.

III. REPORTE A CENTRALES DE INFORMACION FINANCIERA

El Icetex o quien represente sus derechos para fines estadísticos, de control, supervisión y de información comercial, previa autorización expresa de los deudores, podrá desde el momento de la solicitud procesar, reponer, conservar, suministrar, reportar, actualizar, entre otras, cualquier información de carácter financiero y comercial, a las centrales de Información o bases de datos debidamente constituidas que estime conveniente, en los términos y durante el tiempo que los sistemas de bases de datos, las normas y las autoridades lo establezcan.

En consecuencia, podrá incluir los datos de los deudores en las mencionadas bases de datos y por lo tanto, las entidades afiliadas del sector financiero o de cualquier otro sector, conocerán su comportamiento presente y pasado, relacionado con las obligaciones financieras o cualquier otro dato personal o económico que estime conveniente.

La calificación de los créditos se determinará de conformidad con los parámetros establecidos por el Icetex de acuerdo con la normatividad que se expida para el efecto.

IV. MECANISMOS DE NORMALIZACION DE CARTERA

1. Acuerdos de pago

El Icetex podrá suscribir acuerdos de pago sobre saldos vencidos, tendientes a normalizar las obligaciones que presenten vencimientos, de conformidad con los lineamientos y políticas establecidas por el Icetex, a través del Director de Cobranza o quien haga sus veces, del funcionario a quien se le delegue dicha función o de terceros contratados por la entidad, facultados para suscribir estos acuerdos.

De igual forma, podrán suscribirse acuerdos de pago sobre los saldos vencidos correspondientes a las cuotas de cultura de pago, es decir, a la parte del crédito que se amortiza durante el mismo periodo de estudios financiado.

Con la suscripción de acuerdos de pago, la obligación se considerará al día sólo hasta que esté normalizada y por lo tanto, los reportes a las centrales de riesgo o a cualquier otra entidad que administre o maneje bases de datos pública o privada reflejarán la situación real de la obligación.

El Icetex se reserva la facultad de suscribir acuerdos de pago, con base en la documentación presentada y el análisis de capacidad de pago del deudor principal y/o sus deudores solidarios o un tercero que se responsabilice del cumplimiento del acuerdo de pago y podrá exigir garantías adicionales cuando lo considere conveniente, por lo tanto, los costos que implique su constitución estarán a cargo del deudor interesado.

En el evento de presentarse inconsistencias que afecten las garantías exigidas, el Icetex, a través del Director de Cobranza, o quien haga sus veces, podrá aprobar como caso excepcional la suscripción de acuerdos de pago con los deudores, tendientes a recuperar el cien por ciento de capital, y de ser posible, parcial o totalmente los intereses. En caso de que el Director de Cobranza no lo pueda resolver, este deberá ser analizado como caso excepcional por el Comité de Crédito y Cobranza.

Plazo máximo de acuerdos de pago

El término máximo para suscribir acuerdos de pago no podrá superar los 18 meses.

En el evento en que el deudor requiera un plazo mayor al señalado, podrá optar por la refinanciación de su crédito. En todo caso, el valor de la cuota estará sujeto al análisis de capacidad de pago del deudor principal y/o sus deudores solidarios o de un tercero que se responsabilice del cumplimiento del acuerdo de pago.

Los acuerdos de pago se podrán realizar en obligaciones que se encuentren en mora.

No obstante, en el evento que se requiera suscribir acuerdos de pago con deudores que se encuentren en cobro jurídico, el Icetex podrá suspender el respectivo proceso ejecutivo, previo concepto de la Oficina Asesora Jurídica o de las firmas contratadas por el Icetex para realizar dicho cobro.

El Icetex incluirá en los acuerdos de pago la cláusula aceleratoria, para que en caso de incumplimiento, entendido este como la no cancelación de cualquiera de las cuotas pactadas en el acuerdo de pago, pueda declarar extinguido el plazo pactado y de esta manera exigir anticipadamente, extrajudicial o judicialmente, sin necesidad de requerimiento alguno, el pago de la totalidad del saldo adeudado de la obligación incorporada en el pagaré suscrito por los deudores, así como sus intereses, los gastos de cobranza incluyendo los honorarios de abogado y las demás obligaciones constituidas a favor del Instituto.

2. REESTRUCTURACION DEL CREDITO

El Icetex podrá realizar la reestructuración de los créditos como mecanismo excepcional, entendida esta como cualquier modificación a las condiciones originalmente pactadas que involucren todos los rubros de la obligación, con el fin de permitirle al deudor atender oportunamente su obligación ante el real o potencial deterioro de su capacidad de pago. Los casos de reestructuración deberán ser aprobados por el profesional del grupo de cobranza definido por la Vicepresidencia de Crédito y Cobranza.

Las nuevas condiciones de la obligación reestructurada no conllevarán la novación  de la obligación.

Los créditos reestructurados podrán ser trasladados a una calificación de menor riesgo de manera gradual en la medida en que el deudor demuestre un comportamiento de pago regular y efectivo, acorde con un comportamiento crediticio normal.

Nota: Las condiciones de los créditos en época de ejecución o estudios, podrán ser modificadas sin constituir reestructuración, esto debido a que se presentan por el giro normal del proceso educativo. Entre ellas están: Suspensión temporal de giro por aplazamiento, modificación en el valor del giro por solicitud del deudor o por aumento en el valor de la matrícula, cambio de programa académico o institución de educación superior.

Dentro de las reestructuraciones tenemos entre otros mecanismos, los siguientes:

a) Refinanciación:

Mecanismo mediante el cual se modifica el plazo y el valor de la cuota inicialmente pactados a las obligaciones que presenten vencimientos en época final de amortización, con el fin de normalizarlas, siempre y cuando cumplan las siguientes condiciones generales:

Condiciones generales. Para acceder a la refinanciación de obligaciones, se deben cumplir las siguientes condiciones:

1. El proceso se llevará a cabo para cada obligación, previa solicitud del beneficiario, debidamente soportada. En el evento en que la obligación haya sido reestructurada anteriormente, la nueva solicitud deberá ser evaluada por el Comité de Cartera y Cobranza.

2. El beneficiario y/o sus deudores solidarios deben suscribir el plan de pagos con las nuevas condiciones de refinanciación, una vez aprobada la solicitud del beneficiario, el cual es irrevocable, de forzoso cumplimiento y hará parte integral del pagaré y carta de instrucciones inicialmente suscritos.

3. El Icetex se reserva el derecho de exigir la constitución de las garantías necesarias para respaldar la obligación refinanciada.

4. El plazo máximo para refinanciar la obligación será hasta del 50% del plazo inicialmente pactado. No obstante, el Director de Cobranza podrá excepcionalmente, aprobar un plazo mayor, el cual no deberá ser superior a los términos que se señalan a continuación:

PLAZO DE LA ETAPA FINAL DE AMORTIZACION	PLAZO MAXIMO RESTRUCTURACION
HASTA 5 ANOS	HASTA 96 MESES
MAS DE 5 AÑOS	HASTA 180 MESES

En todo caso, el valor de la cuota estará sujeto al análisis de capacidad de pago del  deudor principal y/o sus deudores solidarios o de un tercero que se responsabilice del cumplimiento de la obligación reestructurada.

5. Para hacer efectiva la aprobación de la refinanciación de la obligación vencida, el deudor deberá cancelar al Icetex como mínimo el 10% del valor del saldo vencido a la fecha de firma del nuevo plan de pagos. Este porcentaje podrá ser pactado con el usuario hasta por tres meses y será tramitado como caso excepcional por el Comité de Cartera y Cobranza.

6. Los costos que implique la refinanciación, tales como certificaciones laborales, declaraciones extrajuicio, otras fotocopias, etcétera, estarán a cargo del deudor interesado.

7. Los intereses causados y no pagados sobre el saldo vencido, serán distribuidos en el nuevo plazo en cuotas iguales, de manera que no se generen intereses sobre este monto.

Nota: El Icetex se reserva la facultad de aprobar o negar la solicitud del beneficiario, con base en la documentación presentada y el análisis de su capacidad de pago.

b) Prórroga:

Es la suspensión temporal de pagos dentro del periodo final de amortización por un período de seis (6) meses, renovables por otro período igual, siempre y cuando la obligación esté al día. En todo caso las prórrogas totales no podrán superar los doce (12) meses, se seguirán generando intereses corrientes y deberán ser solicitadas expresamente por el deudor. Los casos excepcionales serán estudiados por el Comité de Cartera y Cobranza.

c) Ampliación de plazos:

Es la ampliación del número de cuotas hasta por la mitad del plazo inicialmente convenido, siempre y cuando se encuentre al día en el pago de la obligación, con el fin de disminuir el valor de la cuota a cancelar durante el período de amortización, previo estudio y aceptación por parte del Icetex.

Período transitorio: El Icetex contará con un periodo de transición de tres (3) años para realizar las respectivas gestiones de cobro, a las obligaciones que a la fecha de entrada en vigencia del Reglamento de Cobranza no se les ha realizado la respectiva gestión, de acuerdo lo establecido para las diferentes etapas de cobranza descritas en presente documento.

V. COBRO A DEUDORES EN SITUACIONES ESPECIALES

El Icetex podrá realizar entre otros, la suspensión de desembolsos, la interrupción de plazos y términos de vencimiento, suspensión temporal del cobro de las obligaciones y suscripción de acuerdos de pago para los beneficiarios que se encuentren en situaciones especiales, tales como secuestro, desaparición forzada, desplazamiento y desastres de acuerdo con las políticas y reglamentación expedidas para el efecto, adoptadas mediante Acuerdo 007 de julio de 2006 o las normas que lo adicionen, deroguen o modifiquen.

VI. MECANISMOS ADICIONALES DE NORMALIZACION Y RECUPERACION DE CARTERA

El Icetex podrá implementar mecanismos adicionales de normalización y de cartera castigada de acuerdo con los estudios técnicos, financieros y jurídicos acerca de la situación de la cartera y en especial de la morosidad de la misma, con la finalidad de lograr su recuperación, evitar el deterioro de su estructura financiera y presupuestal y propender por la defensa, rentabilidad y recuperación del patrimonio público. Dichos mecanismos de normalización serán ejecutados previa aprobación de la Junta Directiva.

VII. INCENTIVOS

El Icetex podrá implementar programas o mecanismos para incentivar deudores que se encuentren y mantengan sus obligaciones al día de acuerdo con los estudios técnicos acerca de la cartera del Icetex, financieros y jurídicos, con el fin de mantener e incrementar la cultura de pago de las cuotas mensuales de los usuarios, mejorando de esta manera los índices de recaudo del Instituto. Los Incentivos a aplicar para los deudores que mantengan sus obligaciones al día deberán ser previamente aprobados por la Junta Directiva, de acuerdo con la normatividad vigente expedida por los entes competentes.

VIII. MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCION DE CONFLICTOS

Si el Icetex lo considera conveniente, podrá acudir a la utilización de mecanismos alternativos de solución de conflictos con los deudores, tales como la mediación, la conciliación, la transacción, los jueces de paz, el arbitraje, etc.

IX. CASOS EXCEPCIONALES

El Icetex, a través del Comité de Cartera y Cobranza podrá evaluar y decidir sobre los casos que no se puedan resolver dentro de los mecanismos establecidos para su aplicación, por ser casos excepcionales que sean presentados por los beneficiarios de los créditos en las etapas de administración, seguimiento y control de la cartera.

X. CANCELACION Y REPOSICION DE TITULOS

En el evento en que no se cuente con el título valor exigido por el Icetex, es decir, pagaré con espacios en blanco y carta de instrucciones u otro que se determine, el Instituto podrá hacer uso de cualquier mecanismo establecido por la ley para reposición del mismo. Podrán ser objeto de reposición de títulos las obligaciones con saldos insolutos superiores a cuatro (4) smmlv teniendo en cuenta los costos que este proceso representa.

A aquellas obligaciones que no son objeto de reposición por tener cuantía inferior a la señalada se les seguirá realizando el cobro y podrán ser castigadas.

XI. CASTIGO DE CARTERA

<Aparte modificado por el artículo 1 del Acuerdo 19 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Adoptar como política de cartera del Icetex, el castigo de las obligaciones que cumplan las siguientes condiciones:

1. Obligaciones calificadas en categoría de riesgo “E”- Irrecuperables

2. Deudores, cuyas obligaciones presenten una mora igual o superior a 180 días.

3. Deudores cuyas obligaciones estén provisionadas al cien por ciento (100%).

4. …

Políticas generales para el castigo de cartera. Se establecen como políticas generales para el castigo de cartera:

1. La Vicepresidencia de Crédito y Cobranza, es el área que determinará las obligaciones que son sujeto de castigo.

2. El castigo de las obligaciones deberá ser aprobado por la Junta Directiva del Icetex.

3. El valor total de las obligaciones castigadas deberá ser contabilizado contra la provisión, previamente constituida para las mismas obligaciones y registrarse en cuentas de orden o como se determine en las normas de contabilidad vigentes.

4. La Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología, será el área encargada de reportar la información de castigos a los Organismos de Vigilancia y Control, de conformidad con la reglamentación vigente que le aplique al Icetex.

5. La Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología será la encargada de aplicar contablemente el castigo en coordinación con la Dirección de Contabilidad.

Situaciones que dan lugar a la incobrabilidad de la obligación. El estado de incobrabilidad de las obligaciones que se pretendan castigar, se presenta cuando ocurra al menos una de las siguientes situaciones:

1. Insolvencia real o inminente de los deudores.

2. Localización de los deudores.

3. Renuencia de los deudores cuando no hay titulo ejecutivo.

4. La muerte de los deudores, siempre que:

a) La obligación se encuentre vencida;

b) Los deudores no posean bien alguno;

c) Se encuentre que los deudores posean bienes, pero estos no sean susceptibles de embargar por presentar gravámenes tales como, patrimonio de familia, afectación a vivienda familiar o hipotecas entre otros;

d) El valor del bien, propiedad del fallecido, sea considerablemente menor al valor de la deuda, siempre que no se haya decretado sobre él una medida cautelar.

5. La muerte del deudor beneficiario, siempre que cumpla las condiciones del numeral anterior y los deudores solidarios no se localicen o se encuentren insolventes.

6. Obligaciones cuyo título ejecutivo no exista o presente inconsistencias para el cobro, de conformidad con las normas aplicables.

7. Suscripción de las garantías en alguna de las siguientes situaciones:

a) Solicitud de crédito, presentación de documentación y suscripción de garantías a nombre de personas fallecidas;

b) Solicitud de crédito, presentación de documentación y suscripción de garantías a nombre de personas que no existan o cuyo número de identificación no coincide con el nombre del solicitante;

c) Solicitud de crédito y presentación de documentación legítima y suscripción de garantías a través de una firma falsa.

8. Obligaciones en cobro judicial y que no se les ha decretado medidas cautelares por insolvencia total de los deudores.

-- Documentos necesarios para el castigo de cartera: <Aparte modificado por el artículo 2 del Acuerdo 19 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>  El castigo de cartera deberá soportarse con los siguientes documentos:

1. Calificación de la obligación con Riesgo “E” Irrecuperable expedido por el funcionario responsable de la Administración de la Cartera de la Entidad.

2. Informe de gestión de cobranza sobre las obligaciones a castigar suscrita por la Vicepresidenta de Crédito y Cobranza y el Director de Cobranza.

3. Certificado de la provisión de la obligación al 100% emitido por la Dirección de Contabilidad. Esta Dirección debe certificar que el nivel de provisión para la cartera del Instituto es suficiente, para cubrir el monto de los valores propuestos para castigo, por parte de la Dirección de Cobranza.

4. Certificado de la Revisoría Fiscal, validando la información y los soportes presentados para el castigo de cartera.

Obligaciones no susceptibles de castigo. No son susceptibles de castigo, las obligaciones al día y las que se encuentren en trámite de normalización y estén cumpliendo.

Efectos del castigo de cartera. Las obligaciones que son objeto de castigo de cartera generarán los siguientes efectos para los deudores:

1. Reporte en las bases de datos de las Centrales de Riesgo definidas por el Icetex, como clientes con referencias inhibitorias “CARTERA CASTIGADA”.

2. Reporte en el Boletín de Deudores Morosos del Estado- BDME.

3. No adjudicación de crédito educativo para los solicitantes o deudores solidarios que presentan cartera castigada con el Instituto u otras entidades del sector financiero, a menos que la obligación se haya cancelado totalmente.

Nota: Lo anterior no aplica para aquellos casos en los que el castigo del saldo no sea imputable al deudor.

Gestión de cobro a las obligaciones castigadas. El castigo de cartera de una obligación no exime a los deudores, del deber de cancelar el valor adeudado de acuerdo a las condiciones del crédito educativo otorgado, razón por la cual el Icetex seguirá realizando la gestión de cobro de las obligaciones castigadas, así:

1. La Vicepresidencia de Crédito y Cobranza, las firmas de cobranza externa o abogados externos deberán continuar gestionando el recaudo, en el estricto seguimiento y cumplimiento de la gestión de cobro para su recuperación.

2. Las obligaciones cuyos montos superen la suma equivalente a diez (10) smlmv, deberán ser judicializadas, de conformidad con el procedimiento que para el efecto expida el Icetex.

3. Continuidad en los procesos judiciales instaurados, salvo que el Icetex realice acuerdos de pago, previo concepto de la Oficina Asesora Jurídica.

Nota: Lo anterior no aplica para aquellos casos en los que el castigo del saldo no sea imputable al deudor, tales como falsedad en la documentación, fallecimiento, etcétera. En los casos contemplados en el numeral 7 de las políticas generales del castigo de cartera, la Vicepresidencia de Crédito y Cobranza informará a las áreas competentes, con el fin de que se inicien las investigaciones a que haya lugar.

XII. AJUSTE DE SALDOS MENORES

Dentro de los aplicativos de crédito y cartera del Icetex, en las diferentes etapas del crédito educativo, algunas obligaciones presentan saldos de capital débito o crédito, originados en errores de procesos o en pagos realizados por los deudores, por valores aproximados en exceso o en defecto al valor de la cuota.

Las diferencias presentadas en dichas obligaciones no permiten establecer la realidad del volumen de créditos ni los saldos de cartera actual del Instituto, generando que la información reflejada en los estados financieros de la entidad, no corresponda en su totalidad a las cifras reales de la misma.

Así las cosas es política de depuración contable, financiera y de información de cartera, el ajuste a cero, de las obligaciones que presenten saldos de capital débito o crédito, cuya cuantía sea igual o inferior a cuatro (4) salarios mínimos diarios legales vigentes a la fecha del ajuste, aproximándolo al siguiente mil. Este ajuste deberá realizarse como mínimo dos (2) veces al año.

La Presidencia del Icetex, será la encargada de la expedición de los actos administrativos para ajustar los saldos menores de los créditos otorgados por el Instituto.