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RESOLUCION 8987 DE 2017
(noviembre 15)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
“Por medio de la cual se aprueban las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio”
LA VICEMINISTRA DE ASUNTOS MULTILATERALES ENCARGADA DE LAS
FUNCIONES DEL DESPACHO DE LA MINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES
En uso de sus facultades constitucionales y legales y en especial de los que le
confieren el artículo 208 de la Constitución Política, los artículos 59 y 61 de la Ley 489 de 1998, el numeral 17 del artículo 7 del Decreto 869 de 2016 y el artículo 8 del Acuerdo 004 de 2013
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 8, dispone que es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.
Que el artículo 11 de la Ley 594 del 14 de julio del año 2000, Ley General de Archivos, establece que es obligatorio para las entidades del Estado, crear, organizar, preservar y controlar los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística vigente.
Que mediante Acuerdo 009 de 23 de junio de 1999 del Archivo General de la Nación las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio fueron aprobadas por primera vez, siendo modificadas, aprobadas y adoptadas por la entidad mediante Resolución 4061 del 26 de septiembre de 2002.
Que el Archivo General de la Nación, mediante Acuerdo No. 004 del 15 de marzo de 2013, “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”, determinó su ámbito de aplicación a las entidades del orden nacional, distrital y municipal y privadas que cumplen funciones públicas.
Que el Artículo 8 del citado Acuerdo, estableció que las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, en el caso de las entidades del orden nacional y por el Comité interno de Archivo en el caso de las entidades del nivel territorial.
Que el artículo 2.8.2.2.2 del Decreto 1080 de 26 de mayo de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura", determinó que el resultado del proceso de valoración de documentos de archivo que realicen las entidades públicas o las privadas que cumplen funciones públicas, en cualquiera de las ramas del poder público, se registrará en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.
Que las tablas de retención documental son un instrumento archivístico necesario para la adecuada gestión de los documentos y archivos del Estado, lo que permite disponer de archivos técnicamente organizados, garantizando la protección de la información pública y del patrimonio documental.
Que las tablas de retención documental reflejan el valor primario y secundario de los documentos producidos y recibidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, con miras a su conservación definitiva o su eliminación y que su aprobación favorece la conservación del patrimonio documental del país, facilitando a su vez la adecuada organización de los documentos y por consiguiente el acceso ciudadano a la información pública.
Que las tablas de retención documental son producto de análisis de la estructura orgánica de la entidad, así como las funciones y los documentos que se generan en cada una de las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Éstas muestran agrupaciones documentales en series y subseries documentales, su tiempo de permanencia o retención, su valoración, disposición final y los procedimientos a seguir para su aplicación.
Que mediante Acta del 09 de noviembre de 2017, los miembros del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, emitieron concepto favorable a las Tablas de Retención Documental presentadas por el Grupo Interno de Trabajo de Archivo, las cuales fueron actualizadas en trabajo conjunto con todas las dependencias.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Aprobar las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
ARTÍCULO SEGUNDO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
PUBLÍQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogotá D.C. a los
ADRIANA DEL ROSARIO MENDOZA AGUDELO
Viceministra de Asuntos Multilaterales encargada de las funciones del Despacho de la Ministra de Relaciones Exteriores
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)
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