Derechos de autor reservados - Prohibida su reproducción
|
|
RESOLUCION 6530 DE 2019
(Diciembre 13)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Por la cual se reglamenta el Comité de Evaluación Técnica de Baja de Bienes Muebles del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 2769 de 2009.
EL SECRETARIO GENERAL DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
En ejercicio de las facultades legales, en particular las conferidas por los numerales 2 y 11 del artículo 18 del Decreto 869 de 2016, el numeral 1 del artículo 2 de la Resolución 2638 de 2019 y,
CONSIDERANDO
Que el Decreto 20 de 1992, “Por el cual se determina la naturaleza jurídica el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y se asignan sus funciones” establece que el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, proveerá los recursos para la consecución de los bienes y servicios que garanticen el normal funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el Exterior.
Que de conformidad con el artículo 2 del mencionado decreto y en el desarrollo de las funciones del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, de comprar, vender, permutar, arrendar y tomar en arrendamiento bienes muebles con destino al servicio, dar de baja y enajenar los bienes obsoletos, en desuso o inservibles de su propiedad en las misiones diplomáticas y consulares, oficinas y residencias en el exterior, cuando fuere el caso y de sus propias dependencias.
Que mediante la Resolución 3102 de 2018, se adoptó el Manual de Políticas Contables del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio, estableciendo las definiciones y conceptos de los bienes de propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, a nivel nacional y en el exterior, herramienta guía para la adopción de decisiones administrativas y financieras.
Que teniendo en cuenta la vida útil de los bienes muebles de propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y los cambios a la normatividad, se requiere de una nueva reglamentación del Comité de Evaluación Técnica de Bajas Bienes Muebles, el cual se encontraba reglado en la Resolución 2769 de 2009.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO 1. OBJETO. Modificar la composición y funciones del Comité de Evaluación Técnica de Baja Bienes Muebles del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo
Rotatorio, como responsable de estudiar, analizar y recomendar la baja por destrucción, venta, permuta, arrendar y enajenar los bienes muebles obsoletos, por robo, en desuso o inservibles de su propiedad y las libretas de pasaportes, etiquetas de visas y papel notarial, con lo preceptuado en la presente resolución y la normatividad vigente.
ARTÍCULO 2. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ. El Comité de Evaluación Técnica de Bajas de Bienes Muebles del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, estará conformado por:
a) El Director Administrativo y Financiero, quien preside.
b) El Jefe de la Oficina Jurídica Interna (o su delegado).
c) El Director de Gestión de Información y Tecnología (o su delegado).
d) El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio.
e) El Coordinador del Grupo Interno de Licitaciones y Contratos.
f) El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior.
g) El Asesor del Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio.
PARÁGRAFO PRIMERO. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Almacén, quien actuara como Secretario Técnico del Comité, con voz pero sin voto.
PARÁGRAFO SEGUNDO. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión será invitado permanente a las sesiones que para el efecto se celebren, quien tendrá derecho a voz pero no a voto.
PARÁGRAFO TERCERO: El Comité podrá invitar a sus sesiones ordinarias o extraordinarias a funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores o asesores externos que considere pertinentes, con el fin de profundizar conceptos según los asuntos a tratar, quienes tendrán derecho a voz pero no a voto.
ARTÍCULO 3. FUNCIONES DEL COMITÉ. El Comité de Evaluación Técnica de Baja de Bienes Muebles del Ministerio de Relaciones Exteriores tendrá las siguientes funciones:
1. Estudiar la conveniencia de dar de baja los bienes muebles del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio que se encuentren en estado de obsolescencia, desuso, deterioro, servibles no utilizables, no útiles por cambio o renovación de equipos, no útiles por cambios institucionales, inservibles por daño total - parcial, inservibles por deterioro histórico, perdida del bien, etiquetas de visas, libretas de pasaportes anulados o no reclamados por el usuario a tiempo.
2. Analizar los conceptos técnicos y de conveniencia, que sean presentados por la Coordinación del Grupo Interno de Trabajo del Almacén de los bienes nacionales, así como los remitidos por los Jefes de las misiones diplomáticas y consulares de Colombia acreditados en el exterior.
2.1 Los conceptos técnicos deberán contener: Un informe detallado de las condiciones técnicas del bien o bienes que van a ser dados de baja, utilizando un lenguaje técnico y expedido por un experto en la materia, las razones de conveniencia por las cuales el bien o bienes se consideran inservibles o dejaron de ser útiles para la prestación del servicio.
3. Emitir las recomendaciones que considere pertinentes para que las diferentes dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares contribuyan a la baja de los bienes muebles que no requieren para su normal funcionamiento o que sean inservibles u obsoletos.
4. Recomendar la destinación de los bienes muebles objeto de baja, cuando sea del caso, de acuerdo con la normatividad vigente.
5. Ordenar la realización de avalúo comercial para la venta de los bienes muebles objeto de baja, de conformidad con el capítulo dos (2), sección dos (2), de la subsección cuarta (4) del Decreto 1082 del 26 de mayo 2015, en los casos en que proceda.
6. Recomendar las políticas y procedimientos para la administración, enajenación, arrendamiento y entrega a cualquier título de los bienes muebles de propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
7. Recomendar la destrucción de los bienes intangibles (software) previa determinación técnica de su obsolescencia por parte de la Dirección de Gestión de Información y Tecnología o quien haga sus veces.
8. Aprobar el acta de cada una de las reuniones, suscribiendo la misma una vez terminada la sesión del Comité, y
9. Las demás asignadas por el Representante Legal del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
ARTÍCULO 4. FUNCIONES DEL SECRETARIO TÉCNICO. El Secretario Técnico del Comité de Evaluación Técnica de Baja de Bienes Muebles del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio ejercerá las siguientes funciones:
1. Convocar las reuniones ordinarias del Comité de Evaluación Técnica de Baja de Bienes Muebles, por medio electrónico, indicando el día, la hora, el lugar, anexando el orden del día y los registros correspondientes a los temas a tratar, la convocatoria se realizará con mínimo cinco (5) días hábiles de anticipación.
También podrá citar a Comités extraordinarios, cuando el caso objeto de estudio lo amerite, los cuales se efectuarán de manera virtual.
2. Verificar las solicitudes presentadas por las misiones diplomáticas y consulares, las cuales deberán estar debidamente diligenciadas con los formatos autorizados y vigentes, presentación del memorando de solicitud en el cual se sustentará la conveniencia del requerimiento, presentar el concepto técnico requerido de acuerdo con el bien a dar de baja, las fotografías que ilustren las condiciones físicas del bien mueble y todo soporte que ayude en la recomendación de la baja.
3. Elaborar las actas en las cuales se relacionaran los diferentes temas tratados en la sesión celebrada, las cuales deberán aprobarse por parte de los miembros asistentes y suscribirse por los mismos. Su numeración será ascendente y con interrupción anual.
4. Salvaguardar las actas y sus soportes, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental.
5. Presentar a los asistentes a la reunión la relación de los bienes muebles, registrando la procedencia, los documentos soportes, descripción de bien, número de inventario, fecha de adquisición, valor histórico, cantidad, así como cualquier otro dato que contribuya al estudio y toma de la recomendación.
6. Presentar propuesta para el destino de los bienes que el Comité recomiende dar de baja, enajenar, arrendar o entregar a cualquier título los bienes muebles de propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
7. Las demás que se desprendan del ejercicio de sus funciones o que sean encomendadas por parte del Comité.
ARTÍCULO 5. SESIONES DEL COMITÉ. El Comité de Evaluación Técnica de Baja de Bienes Muebles se reunirá en forma ordinaria, cada dos (2) meses y de forma extraordinaria por conveniencia y necesidad de situaciones que lo ameriten.
ARTÍCULO 6. QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. El Comité de Evaluación Técnica de Baja de Bienes Muebles está conformado por 7 miembros, el quorum deliberatorio y decisorio será con la mitad más uno de los integrantes, es decir 4 miembros asistentes, y sus determinaciones tendrán el carácter de recomendación para el Representante Legal.
PARÁGRAFO: El Comité podrá sesionar sin la presencia del Secretario Técnico, para lo cual designará un Secretario Ad - Hoc para la reunión correspondiente.
ARTÍCULO 7. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 2769 de 2009.
PUBLIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogotá, D. C., a los
CARLO RODRIGUEZ BOCANEGRA
SECRETARIO GENERAL
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)
Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación, reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono 617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas de uso de la información aquí contenida.