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RESOLUCIÓN 2906 DE 2022
(mayo 2)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
Diario Oficial No. 52.022 de 2 de mayo de 2022
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Por medio de la cual se adoptan las políticas de prevención del daño antijurídico del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para la vigencia 2022-2023
EL SECRETARIO GENERAL DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
En uso de las facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 1 del artículo 2 de la Resolución 2638 de 2019 y demás concordantes, y
CONSIDERANDO
Que el artículo 6 del Decreto 4085 de 2011 consagra como función de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado el formular, aplicar, evaluar y difundir las políticas públicas en materia de prevención de las conductas públicas antijurídicas, del daño antijurídico y la extensión de sus efectos.
Que el artículo 2.2.4.3.1.2.2 del Decreto 1069 de 2015, establece que es función del Comité de Conciliación, ejercer como una instancia administrativa que actúa en sede de estudio, el análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico.
Que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado emitió las Circular Externa No. 05 del 27 de septiembre de 2019, con la finalidad que las entidades formulen las políticas de prevención del daño antijurídico de acuerdo con la metodología descrita en las mismas.
Que el Ministerio de Relaciones Exteriores, adoptó la metodología diseñada por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, reseñada en cuatro pasos, tendientes establecer el diagnóstico de la problemática y diseñar un plan de acción de las causas prevenibles, que se adoptan de manera permanente a través del presente acto administrativo.
Que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, a través de la comunicación No. 20213000159481DPE del 23 de diciembre de 2021, evaluó y aprobó el documento denominado ''Políticas de Prevención del daño antijurídico del Ministerio de Relaciones Exteriores - vigencia 2022-2023'' presentadas por este Ministerio, por encontrarse ajustado con los lineamientos y metodología elaborados por esa entidad.
Que el Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores, en sesión extraordinaria de fecha 23 de diciembre de 2021, aprobó el documento denominado ''Políticas de Prevención del daño antijurídico del Fondo Rotatorio Ministerio de Relaciones Exteriores - vigencia 2022-2023''.
Que se hace necesario expedir la presente Resolución, para que se adopten las políticas de prevención del daño antijurídico en el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para la vigencia 2022-2023
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO 1. OBJETO. Adoptar las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para la vigencia 2022-2023, conforme a la aprobación impartida por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y el Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores, contenidas en el anexo 1, el cual hace parte integral de la presente resolución.
ARTÍCULO 2. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C 2 mayo 202
LUÍS GABRIEL FERNÁNDEZ FRANCO
Secretario General
ANEXO 1
“POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO DEL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VIGENCIA 2022 - 2023''
En consideración a la obligación legal que le asiste a las entidades públicas del orden nacional de adoptar cada dos años una Políticas de Prevención del Daño Antijurídico, aunado a las directrices, lineamientos y metodología que sobre la materia ha impartido la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, a continuación se presenta el plan estratégico de Prevención del Daño Antijurídico para la vigencia 2022 y 2023, propuesto para mitigar y/o eliminar las causas generadoras de litigiosidad en el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
1. Identificación de los riesgos.
Para iniciar la elaboración de la política se procedió a identificar los posibles riesgos frente a los derechos de petición radicados en la entidad por esta posible causa y se realizó la parametrización fijada por el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado EKOGUI.
Así las cosas, se encontró que la posible causa general parametrizada en la plataforma e-kogui y que fuese generadora del riesgo para el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores es la siguiente:
“Ilegalidad del acto administrativo que rechaza solicitud devolución por pago de lo no debido.”
Se analizó la mencionada causa general, identificado el posible riesgo, según quedó expresado en la matriz anexo denominada “ Paso 1: formulación del Plan de Acción,”
2. Análisis de las causas e-kogui.
Una vez identificado el posible riesgo de la entidad, se realizó el análisis de la causa primaria y sub causa, a fin de determinar las razones que lo ocasionan.
Lo anterior se obtuvo de la revisión de la implementación de las políticas del año 2019 y 2020 a 2021, donde se llegó a la conclusión de que para el 2022 a 2023 se requiere retomar el plan de acción. Así las cosas, es necesario continuar con el proceso para establecer una metodología bajo la cual se determine como realizar el incremento en la tarifa del trámite de nacionalidad colombiana por adopción que se encuentra dentro de los servicios establecidos en el artículo 3 de la Ley 1212 de 2008.
Siendo esto así, se determinó una causa general priorizada, cuya situación fáctica particular se encuentra parametrizada en la matriz como causa e-kogui, así:
“Ilegalidad del acto administrativo que rechaza solicitud devolución por pago de lo no debido”
En el año 2019 se evidenció que el riesgo se puede presentar con ocasión del incremento irregular en las tarifas de los servicios establecidos en el artículo 3 de la Ley 1212 de 2008, específicamente en cuanto tiene que ver con la tarifa para el trámite de nacionalidad colombiana por adopción. Dicho proceso estaba a cargo de las Gobernaciones, sin embargo a partir del mes de agosto de 2021 el responsable de la ejecución de dicho examen es el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Para el período 2022 a 2023 se requiere retomar el plan de acción del 2020-2021 con el cual se busca establecer una metodología bajo la cual se realicen los incrementos en las tarifas de los servicios establecidos en el artículo 3 de la Ley 1212 de 2008 específicamente al tramité de nacionalidad por adopción.
Para este nuevo período se pretende dar aplicación a la Resolución 3596 de 2020 “Por la cual se reglamenta el artículo 34 del Decreto 2106 de 2019, en relación con la elaboración, práctica y calificación de los exámenes de conocimiento de Idioma Castellano, Constitución Política de Colombia, Historia Patria y Geografía de Colombia dentro del trámite de nacionalidad colombiana por adopción”.
Así las cosas, deben ejecutarse las acciones necesarias para la realización del examen tales como: la elaboración de convenios interadministrativos con universidades para la preparación, la proyección, la realización y la calificación del examen.
Concluidas todas las etapas de contratación y todo el proceso evaluativo y, con el apoyo del Departamento Administrativo de la Función Pública, se liquidará el valor de los costos totales de la operación, para finalmente definir la metodología que se utilizará para realizar el incremento del valor de la solicitud de nacionalidad colombiana por adopción.
3. Plan de acción
Una vez identificada la causa primaria, es necesario contextualizar en conjunto con la sub causa denominada “Incremento presupuestal a cargo del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, por la operatividad en la elaboración, ejecución y práctica de los exámenes de conocimiento a cargo de la Entidad”. En consecuencia, se formula el plan de acción, en el cual se desarrolla la medida que se debe adoptar para esta sub causa, así como, el mecanismo para concretar la medida, la fijación de fechas en las cuales se realizarán dichas medidas propuestas, se establecieron los responsables de la ejecución, los recursos necesarios y la estrategia de divulgación, la cual figura en el siguiente cuadro anexo denominado paso tres: Plan de Acción.
4. Seguimiento y evaluación.
Una vez desarrollados los pasos anteriores y la formulación del plan de acción, se elaboró según la metodología propuesta por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en aras de efectuar el seguimiento y evaluación pertinente al plan de acción propuesto, determinándose los indicadores de gestión, de resultado y de impacto para cada sub causa, contenidos en el último cuadro denominado “matriz paso 4: Seguimiento y evaluación.
Conforme lo anterior, se adoptó la política de prevención del daño antijurídico del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores que tendrá aplicación durante el año 2022 hasta el 2023, según los riesgos identificados, y donde se establecen los compromisos y las áreas de la entidad, los externos involucrados para su cumplimiento, con el apoyo de la Oficina Asesora Jurídica Interna y del Comité de Conciliación, como se evidencia en la matriz anexa.
MATRIZ PASO 1: IDENTIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD LITIGIOSA
paso 1: identificación de la actividad litigiosa
| nombre de la entidad: Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores | nivel de litigiosidad: bajo | |
| periodo analizado | desde: enero 2018 | hasta: septiembre 2019 |
| RIESGO IDENTIFICADO | CAUSA GENERAL | |
| Indebido incremento en la tarifa para el trámite de la nacionalidad colombiana por adopción. | Ilegalidad del acto administrativo que rechaza solicitud devolución por pago de lo no debido | |
MATRIZ PASO 2: ANÁLISIS DE LAS CAUSAS PRIMARIAS O SUBCAUSAS
FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Paso dos: análisis de las causas primarias o sub causas
| Nombre de la entidad | FONDO ROTATORIO MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES | Nivel de litigiosidad: BAJO | |||||
Causa general priorizada | Hechos | Causas primarias o sub causas | Frecuencia | Valor | Área generadora de la conducta | ¿Prevenible? | Prioridad |
| Incremento sin implementación legal en la tarifa de los servicios establecidos en el artículo 3 de la Ley 1212 de 2008. | Posibles incrementos de las tarifas sin la aplicaciones de un procedimiento establecido para ello en la normatividad, en los servicios prestados por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores. En el artículo 3 de la ley 1212, se establecen dichos servicios como lo son: 1) Expedición de pasaportes 2) Expedición de visas 3) Legalización de documentos que producirán efectos en el exterior 4) Apostilla 5) Protocolización de escrituras públicas 6) Certificaciones expedidas en el exterior por funcionarios consulares, en ejercicio de su función notarial 7) Certificación sobre la existencia legal de sociedades 8) Autenticación efectuada por cónsules colombianos 9) Reconocimiento de firmas ante cónsules colombianos 10) Expedición de tarjetas de registro consular 11) Trámite de nacionalidad por adopción 12) Trámite de renuncia a la nacionalidad colombiana 13) Expedición de certificados de antepasados de extranjeros nacionalizados como colombianos por adopción 14) Expedición de certificados de no objeción a la permanencia en el exterior de estudiantes colombianos | Indebido incremento en la tarifa de los servicios prestados | NO APLICA | NO APLICA | Dirección Administrativa y Financiera | SI | ALTA |
MATRIZ PASO 3: PLAN DE ACCIÓN
| Insumo | Causa e-kogui | Justificación | Subcausa | |||
| Otros Factores Relevantes | ILEGALIDAD DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE RECHAZA SOLICITUD DEVOLUCION POR PAGO DE LO NO DEBIDO | El insumo adoptado es otros factores relevantes, por cuanto el Fondo Rotatorio tiene baja litigiosidad en contra. Se tiene que solo hay dos procesos uno es un asunto laboral en donde hay falta de legitimación en la causa por pasiva, y el otro es un tema contractual, en ambos proceso no se evidencia error por parte del Fondo Rotatorio que permita adelantar una PPDA para la entidad. Para el período 2022 a 2023 se requiere retomar el plan de acción del 2020-2021 con el cual se busca establecer una metodología bajo la cual se deben realizar los incrementos en las tarifas de los servicios establecidos en el artículo 3 de la Ley 1212 de 2008 específicamente al tramité de nacionalidad. Para este nuevo período se pretende dar aplicación a la Resolución 3596 de 2020 “Por la cual se reglamenta el artículo 34 del Decreto 2106 de 2019, en relación con la elaboración, práctica y calificación de los exámenes de conocimiento de Idioma Castellano, Constitución Política de Colombia, Historia Patria y Geografía de Colombia dentro del trámite de nacionalidad colombiana por adopción” Dicho proceso estaba a cargo de las Gobernaciones, sin embargo a partir del mes de agosto de 2021 el responsable de la ejecución de dicho examen es el Ministerio de Relaciones Exteriores. Así las cosas, deben ejecutarse las acciones necesarias para la realización del examen tales como: la elaboración de convenios interadministrativos con universidades, para la preparación, la proyección, realización y calificación del examen. Finalizado todo el proceso con el apoyo de Función Pública se liquidará el valor de los costos totales de la operación, para finalmente definir la metodología que se utilizará para realizar el incremento del valor de la solicitud de nacionalidad colombiana por adopción. | Incremento presupuestal a cargo del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, por la operatividad en la elaboración, ejecución y práctica de los exámenes de conocimiento a cargo de la Entidad. | |||
| N° Medida | Medida ¿qué? | Período de implementación de la medida | N° Mecanismo | Mecanismo ¿cómo? | Ejecución del mecanismo | |
| Fecha inicio | Fecha fin | |||||
| Ayuda | Ayuda | Ayuda | Ayuda | Ayuda | ||
1 | Efectuar Seguimiento y control | 01/02/2022 | 30/09/2023 | 1 | Herramienta de Verificación | El GIT de Nacionalidad de la Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales, junto con el GIT de Estrategia Proyectos de Participación Ciudadana, de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, con apoyo de la secretaría técnica del Comité de Conciliación realizarán 7 mesas de trabajo con la finalidad de hacer seguimiento a la aplicación de la de la Resolución 3596 de 2020 " Por la cual se reglamenta el artículo 34 del Decreto 2106 de 2019, en relación con la elaboración, práctica y calificación de los exámenes de conocimiento de Idioma Castellano, Constitución Política de Colombia, Historia Patria y Geografía de Colombia, Historia Patria y Geografía de Colombia, dentro del trámite de nacionalidad colombiana por adopción". Se realizarán mesas de trabajo trimestrales, esto es, 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 30 diciembre de 2022 y 30 de marzo, 30 de junio y 30 de septiembre de 2023. |
| Área responsable ¿quién? | Divulgación | |||||
| Ayuda | Ayuda | |||||
| GIT de Nacionalidad de la Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales, junto con el GIT de Estrategia Proyectos de Participación Ciudadana, de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional y la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación. | Intranet | |||||
MATRIZ PASO 4: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
INDICADOR DE GESTION
| Subcausa | N° Del Mecanismo | Mecanismo | Descripción del numerador | Descripción del denominador | Fórmula del indicador |
| Incremento presupuestal a cargo del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, por la operatividad en la elaboración, ejecución y práctica de los exámenes de conocimiento a cargo de la Entidad. | 1 | Herramienta de Verificación | # mesas de trabajo realizadas | # mesas de trabajo planeadas | ( # mesas de trabajo realizadas / # mesas de trabajo planeadas ) * 100 |
INDICADOR DE RESULTADO
  Sub causa | N° Medida | Medida | Descripción del numerador | Descripción del denominador | Fórmula del indicador |
| Incremento presupuestal a cargo del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, por la operatividad en la elaboración, ejecución y práctica de los exámenes de conocimiento a cargo de la entidad. | 1 | Efectuar seguimiento y control | # de seguimiento y control realizado | # de seguimiento y control programado | (# de seguimiento y control realizado / # de seguimiento y control programado ) * 100 |
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)
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