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RESOLUCION 213 DE 2017
(enero 16)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 6274 de 2023>
"Por la cual se actualiza la reglamentación para la elaboración y envío de los informes sobre actuaciones y recaudos, se establecen los parámetros de presentación del informe de gestión consular, y se derogan las Resoluciones 3711 de 2012 y 1770 de 2015"
LA MINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES
En ejercicio de las facultades Constitucionales y legales, y en particular las que le confiere el numeral 3o del artículo 59 de la Ley 489 de 1998 y el numeral 17 del artículo 7 del Decreto 869 de 2016, y
CONSIDERANDO:
Que el numeral 5.2.1 del artículo 6o del Decreto 869 de 2016, establece como parte de la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores, los Consulados de Colombia acreditados en el exterior.
Que el artículo 25 del mismo Decreto, establece en su numeral 12 como función de los consulados de Colombia acreditados en el exterior: "12. Mantener actualizados los sistemas de información referente al número y tipo de trámites consulares, documentación emitida, asistencia a connacionales, colombianos detenidos y asesorías prestadas, entre otros".
Que el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores en los convenios interadministrativos que suscriba con las Gobernaciones en concordancia con el artículo 303 de la Constitución Política de Colombia deberá fijar las directrices sobre el cumplimiento de la presentación de informes sobre documentos tramitados y recaudos a favor del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Que se hace necesario que los funcionarios consulares, las Gobernaciones y las sedes de atención al público: el Grupo Interno de Trabajo de Pasaportes, el Grupo Interno de Trabajo de Visas e Inmigración, el Grupo Interno de Trabajo de Apostilla y Legalización, el Grupo Interno de Trabajo de Nacionalidad y la Oficina de Pasaportes Diplomáticos y Oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores, en cumplimiento a la legislación de presupuesto y con la finalidad de obtener información referente a las gestiones de recaudos, efectúen sus respectivos reportes a través del Sistema Integral de Trámites al Ciudadano – SITAC, en concordancia con las directrices emitidas por el Sistema de Control Integrado de Gestión.
Que a partir de la implementación del Sistema Integral de Trámites al Ciudadano, estos informes se elaboran digitalmente dentro del aplicativo, razón por la cual se hace necesario actualizar la reglamentación para la elaboración y envío de Informes de recaudos y de la Gestión Consular.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. OBJETO. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 6274 de 2023> Reglamentar la elaboración y envío del Informe sobre Actuaciones y Recaudos por parte de los funcionarios consulares, las sedes de atención al público: el Grupo Interno de Trabajo de Pasaportes, el Grupo Interno de Trabajo de Visas e Inmigración, el Grupo Interno de Trabajo de Apostilla y legalización, el Grupo Interno de Trabajo de Nacionalidad, la Oficina de Pasaportes Diplomáticos Oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores y las Gobernaciones de conformidad con los convenios suscritos con estas últimas.
DE LOS INFORMES SOBRE ACTUACIONES Y RECAUDOS.
ARTÍCULO 2. ENVÍO DE INFORMES DE CONCILIACIONES BANCARIAS, ORDENES DE TRANSFERENCIAS, EXTRACTOS BANCARIOS E INFORME DE SOBRANTES Y DEVOLUCIONES. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 6274 de 2023> Por tratarse de recaudos, dentro de los cinco (5) primeros días calendario de cada mes, los funcionarios consulares firmaran y enviarán totalmente diligenciados, al correo electrónico actuacionesyrecaudocancilleria.gov.colos informes, GF-F0-10 Conciliación Bancaria, las ordenes de transferencias, los extractos bancarios y el informe, GF-FO-78 Sobrantes y Devoluciones. Los originales de dichos documentos reposarán en las oficinas expedidoras y se conservarán de conformidad con las tablas de retención documental.
ARTÍCULO 3. NOTIFICACIÓN DE LOS INFORMES SOBRE ACTUACIONES Y RECAUDOS. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 6274 de 2023> Dentro de los cinco (5) primeros días calendario de cada mes, los funcionarios consulares, el Grupo Interno de Trabajo de Pasaportes, el Grupo Interno de Trabajo de Visas e Inmigración, el Grupo Interno de Trabajo de Apostilla y Legalización, el Grupo Interno de Trabajo de Nacionalidad, la Oficina de Pasaportes Diplomáticos y Oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores, según corresponda, deben firmar digitalmente y notificar al Ministerio de Relaciones Exteriores los Informes sobre Actuaciones y Recaudos Consulares a través del Sistema Integral de Trámites al Ciudadano – SITAC, el cual estará integrado por los siguientes reportes:
- GF-FO-104 Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Pasaportes).
- GF-FO-105 Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Cuadro de visas y Estudios).
- GF-FO-106 Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Movimiento de Documentos de Valor).
- GF-FO-107 Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Actos Notariales: Autenticaciones, Reconocimientos y certificaciones).
- GF-FO-108 Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Movimiento General). En este formato se deben registrar manualmente los Depósitos Adicionales (de la vigencia actual o de vigencias anteriores), la Fecha de Giro, la Tasa de Giro y las Comisiones Bancarias.
- GF-FO-109 Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Certificaciones de Apostilla con derechos a pagar en Consulados).
- GF-FO-116 Gestión Financiera / Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Nacionalidad).
PARÁGRAFO: Hasta tanto se implementen en el Sistema Integral de Trámites al Ciudadano – SITAC, el Reporte de Escrituras Públicas y de la Registraduría Nacional Del Estado Civil, El funcionario consular deberá elaborar, firmar y enviar de manera manual, al correo electrónico [email protected]dentro del mismo término establecido en el Articulo 3 de la presente Resolución, los siguientes informes:
- GF-FO-72 Informe sobre Actuaciones y Recaudos Consulares (otros Actos Notariales). Relacionando las escrituras públicas y las copias de escrituras.
- El Informe Oficial a la Registraduría Nacional del Estado Civil, (Registraduría), Relacionando, las copias de Registro Civil, Tarjetas de Identidad primera vez, renovación y duplicado, y las Certificaciones Excepcionales de Nacionalidad.
ARTÍCULO 4. ELABORACIÓN DE LOS REPORTES. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 6274 de 2023> La elaboración de los reportes a los que se refiere la presente resolución deberán sujetarse estrictamente a las instrucciones que se impartan desde el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Relaciones Exteriores y ceñirse a los formatos establecidos.
ARTÍCULO 5. AUSENCIA DE ACTUACIONES CONSULARES. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 6274 de 2023> Si durante el mes no hubiere actuaciones consulares, el funcionario consular informará que no hubo movimiento, mediante memorando dirigido a la Dirección Administrativa y Financiera o al correo electrónico [email protected]
ARTÍCULO 6. GOBERNACIONES. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 6274 de 2023> Las Gobernaciones autorizadas para expedir pasaportes y apostillas, dentro de los cinco (5) primeros días calendario de cada mes notificarán a través del Sistema Integral de Trámites al Ciudadano – SITAC los cuadros GF-FO-108 Informe sobre Actuaciones y Recaudos Consulares (Movimiento General), GF-FO-104 Informe sobre Actuaciones y Recaudos Consulares (Pasaportes), GF-FO-106 Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Movimiento de Documentos Valor ) y GF-F0-109 Informe de Actuaciones y Recaudas Consulares (Apostillas) y enviarán al correo electrónico [email protected] certificación bancaria con copia de la conciliación bancaria.
ARTÍCULO 7. DESTRUCCIÓN DE PASAPORTES Y ETIQUETAS DE VISAS ANULADAS. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 6274 de 2023> Los funcionarios consulares, el Grupo Interno de Trabajo de Pasaportes, el Grupo Interno de Trabajo de Visas e Inmigración, la Oficina de Pasaportes Diplomáticos y Oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores y las Gobernaciones, deberán enviar al Grupo Interno de Trabajo de Almacén de la Dirección Administrativa y Financiera, cada mes, los pasaportes Anulados por vencimiento de plazo o Reposición, de acuerdo a la Resolución No 5392 de agosto 31 de 2015, Articulo 18 o la que haga sus veces, y las etiquetas de visas anuladas, debidamente marcada cada hoja con sello de Anulado, y perforadas las caratulas para su correspondiente destrucción, después de realizar en el aplicativo SITAC el proceso de cancelar documento tramite, anular elemento y enviar elemento.
DE LOS INFORMES DE GESTIÓN.
ARTÍCULO 8. NOTIFICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 6274 de 2023> Dentro de los cinco (5) primeros días calendario de cada mes, los funcionarios consulares, deben firmar digitalmente y notificar al Ministerio de Relaciones Exteriores el Informe Mensual de Gestión Consular, a través del Sistema Integral de Trámites al Ciudadano – SITAC.
ARTÍCULO 9. ELABORACIÓN DEL INFORME. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 6274 de 2023> La elaboración del informe de Gestión deberá sujetarse estrictamente a los formatos establecidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores en el Sistema Integral de Trámites al Ciudadano – SITAC.
ARTÍCULO 10. INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 6274 de 2023> Los funcionarios consulares, del Grupo Interno de Trabajo de Pasaportes, del Grupo Interno de Trabajo de Visas e Inmigración, del Grupo Interno de Trabajo de Apostilla y Legalización, del Grupo Interno de Trabajo de Nacionalidad y de la Oficina de Pasaportes Diplomáticos y Oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores, que retarden el cumplimiento de las obligaciones previstas en la presente Resolución, o que injustificadamente desatiendan las observaciones realizadas a los informes, se les podrá aplicar el Código Único Disciplinario Vigente o las normas que lo reglamenten.
ARTÍCULO 11. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 3711 de 2012 y 1770 de 2015.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá, D.C., a los
MARÍA ÁNGELA HOLGUÍN CUÉLLAR
Ministra de Relaciones Exteriores
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)
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