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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA ORGÁNICA REG - ORG - 0018 - 2018 DE 2018
(febrero 7)
Diario Oficial No. 50.529 de 08 de marzo de 2018
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Por la cual se modifica y adiciona la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0017-2017, por la cual se reorganiza el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE) y se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento.
EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA,
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en los numerales 1 y 4 del artículo 35 del Decreto 267 de 2000, y
CONSIDERANDO:
Que el inciso 1 del artículo 267 de la Constitución Política, establece que el control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación.
Que conforme con lo señalado en el numeral 2 del artículo 5o del Decreto-ley 267 de 2000, le corresponde a la Contraloría General de la República, ejercer la vigilancia de la gestión fiscal según los sistemas de control, procedimientos y principios que establezcan la ley y el Contralor General de la República mediante resolución.
Que el artículo 6o ibídem, determina que en ejercicio de la autonomía administrativa, le corresponde a la Contraloría General de la República, definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución y la ley.
Que de acuerdo con los numerales 1 y 4 del artículo 35 del Decreto-ley 267 de 2000, es atribución del Contralor General de la República: fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y de las demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República de conformidad con la Constitución y la ley y dirigir como autoridad superior las labores administrativas y de vigilancia fiscal de las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República, de acuerdo con la ley.
Que con el propósito de reorganizar el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE) y de gestión documental de los expedientes de los procesos de responsabilidad fiscal, disciplinarios, sancionatorios y de cobro coactivo, y regular aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento de acuerdo con las responsabilidades de quienes interactúan con este sistema se expidió la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0017-2017.
Que en virtud de las disposiciones contenidas en la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0017-2017, es preciso efectuar algunas precisiones sobre el funcionamiento y utilización del Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE) que permitan una adecuada aplicación, por lo que se hace necesario su modificación y adición.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adicionar el numeral 11.5 en el artículo 11 de la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0017-2017 el cual quedará así:
11.5 En los casos de envío de los procesos para el trámite de segunda instancia y/o consulta por parte del nivel desconcentrado al nivel central se procederá de esta manera:
- Cuando el expediente se encuentre cargado totalmente en el Sistema y este se encuentre en funcionamiento, el envió se debe efectuar a través del SAE.
- Cuando el expediente no se encuentre cargado totalmente en el SAE, o el Sistema no se encuentre en funcionamiento, el expediente deberá remitirse escaneado o, en su defecto, en físico. De la misma forma se procederá, cuando después de recibido el expediente a través del SAE por la Dirección de Juicios Fiscales, esta lo requiera por interrupción en la operatividad del sistema.
En todo caso, la dependencia remitente deberá garantizar la integridad del expediente cargado en el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE).
ARTÍCULO 2o. Modificar el artículo 24 de la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0017-2017 el cual quedará así:
Artículo 24. Comisión directiva SAE. La Comisión Directiva estará encargada de dirigir y adoptar las recomendaciones que se requieran para la consolidación del Sistema y estará integrada de la siguiente manera:
24.1 El Vicecontralor quien la presidirá.
24.2 El Contralor Delegado para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, en su condición de líder del Macroproceso de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva.
24.3 El Director de la Oficina de Control Disciplinario, como líder del proceso disciplinario.
24.4 El Director de la Oficina Jurídica, en su calidad de líder del proceso administrativo sancionatorio.
24.5 El Director de Imprenta, Archivo y Correspondencia (DIAC).
24.6 El Director de la Oficina de Sistemas e Informática (OSEI).
24.7 El Jefe de la Unidad de Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático (USATI).
24.8 El Director del Centro de Estudios Fiscales (CEF).
PARÁGRAFO 1. Los directores de otras áreas, así como funcionarios o contratistas de la Contraloría General de la República, quienes por sus conocimientos específicos, experiencia laboral y calidades profesionales contribuyan a informar, explicar o dar claridad, técnica, financiera, jurídica o de cualquier otra índole sobre los temas que se van a tratar, podrán asistir a las reuniones de la Comisión Directiva SAE con voz pero sin voto.
PARÁGRAFO 2. La Comisión Directiva SAE contará con una Secretaría Técnica, ejercida por quien designe el Vicecontralor.
PARÁGRAFO 3. La Comisión Directiva SAE se reunirá cada vez que sea necesario y se efectúe la convocatoria por el Presidente o a través de la Secretaría Técnica, quien mediante comunicación escrita o por vía electrónica indicará el orden del día, los temas a tratar y enviará los documentos que soporten lo pertinente, de forma previa y oportuna. De cada sesión se dejará constancia en actas que serán firmadas por cada uno de los asistentes. Su numeración será ascendente y corresponderá a cada vigencia fiscal. Su elaboración y custodia será responsabilidad de la Secretaría Técnica.
PARÁGRAFO 4. En caso que la Comisión Directiva SAE deba adoptar alguna recomendación, en ejercicio de las responsabilidades asignadas en la presente resolución, podrá deliberarse con la mitad más uno de sus integrantes y decidirá válidamente con el voto favorable de la mayoría de sus asistentes.
ARTÍCULO 3o. Modificar los numerales 25.2 y 25.3 en el artículo 25 de la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0017-2017 los cuales quedarán así:
25.2 Adoptar las recomendaciones que correspondan al fortalecimiento, perfeccionamiento, consolidación y sostenibilidad del SAE en la Contraloría General de la República.
25.3 Hacer seguimiento a las acciones implementadas para consolidar y sostener el SAE, así como a la programación, asesorías técnicas y demás actividades que la Contraloría General de la República deba desarrollar para su fortalecimiento y perfeccionamiento.
ARTÍCULO 4o. Modificar el artículo 29 de la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0017-2017 el cual quedará así:
Artículo 29. Liderazgo funcional. Se considera como liderazgo funcional la facultad para coordinar y hacer seguimiento a la implementación de lineamientos para el funcionamiento del SAE, dentro del marco de los procedimientos administrativos reglados y de la competencia asignada a cada dependencia interna de la Contraloría General de la República en lo que se refiere a:
29.1 Canalizar los requerimientos de capacitación en el aplicativo SAE.
29.2 Solicitar actualizaciones, ajustes y mejoras del aplicativo SAE, de acuerdo con los parámetros legales para cada uno de los procesos que hacen parte de él, es decir, el proceso de responsabilidad fiscal, de jurisdicción coactiva, proceso disciplinario y proceso administrativo sancionatorio.
29.3 Validar que las actualizaciones, ajustes y mejoras efectuadas al aplicativo SAE para su funcionamiento, en cada uno de los procesos, se ejecuten de manera correcta.
29.4 Elevar ante la Comisión Directiva SAE las propuestas de mejora o de nuevas funcionalidades para cada uno de los procesos, en las fases de preproducción y producción del SAE.
29.5 Realizar nuevos requerimientos y/o control de cambio, e incidencias que se presenten con respecto al aplicativo SAE, sin perjuicio de los reportes que cada uno de los usuarios del aplicativo SAE efectúen en la Mesa de Servicios de Tecnologías de la Información TI.
PARÁGRAFO. La responsabilidad del liderazgo funcional en el sistema SAE corresponde a:
La Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, en todo lo concerniente al proceso de responsabilidad fiscal y al cobro coactivo.
La Oficina Jurídica en los asuntos del procedimiento administrativo sancionatorio.
La Oficina de Control Disciplinario en los procesos disciplinarios que se adelanten en la Contraloría General de la República.
El Liderazgo Funcional se ejercerá en el marco de la competencia de las dependencias, en relación con el conocimiento que poseen frente a los procesos de responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva, procesos disciplinarios y procesos administrativos sancionatorios.
ARTÍCULO 5o. Modificar el artículo 33 de la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0017-2017 el cual quedará así:
Artículo 33. Los documentos correspondientes a la actividad procesal que en adelante se realice dentro de las actuaciones en curso y en las que se inicien a partir de la entrada en vigencia de la presente resolución, deberán diligenciarse en el expediente físico y en el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE).
ARTÍCULO 6o. VIGENCIA. La presente Resolución Reglamentaria Orgánica rige a partir de su publicación en el Diario Oficial, modifica en lo pertinente la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0017-2017 y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.
Comuníquese, publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 7 de marzo de 2018.
El Contralor General de la República,
Edgardo José Maya Villazón.
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de agosto de 2019
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