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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA ORGÁNICA 10 DE 2016
(octubre 10)
Diario Oficial No. 50.022 de 10 de octubre de 2016
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Por la cual se establece el marco procedimental general para la Auditoría de Cumplimiento en la Contraloría General de la República, en concordancia con las Normas Internacionales de Auditoría para las Entidades Fiscalizadoras Superiores (ISSAI).
EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA,
en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 119 de la Constitución Política establece que “La Contraloría General de la República tiene a su cargo la vigilancia de la gestión fiscal y el control de resultado de la administración”.
Que el artículo 267 de la Constitución Política, incisos 1 al 4 definen que:
“El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación.
Dicho control se ejercerá en forma posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la ley. La vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. En los casos excepcionales, previstos por la ley, la Contraloría podrá ejercer control posterior sobre cuentas de cualquier entidad territorial.
La Contraloría es una entidad de carácter técnico con autonomía administrativa y presupuestal. No tendrá funciones administrativas distintas de las inherentes a su propia organización”.
Que el artículo 268 de la Constitución Política, numerales 1 y 2 señalan que el Contralor General de la República tiene la atribución de “Prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de fondos o bienes de la nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse”, y “Revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado” y en el numeral 12 de esa misma disposición, precisa que el Contralor General de la República tiene la atribución de “Dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial”.
Que sobre el alcance de la normativa citada, la Corte Constitucional mediante Sentencia C-384 de 2003, ha señalado: “Así pues, la potestad reglamentaria que constitucionalmente tiene asignada el Contralor General de la República se limita a aquellos ámbitos expresamente mencionados en los numerales 1 y 12 del artículo 268 Superior, es decir, para la prescripción de los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de los fondos o de bienes de la Nación, indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deben seguirse, así como a dictar las normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial (…).
Así ya lo había precisado esta Corporación cuando consideró que la Constitución le ha atribuido al Contralor General de la República cierta potestad reglamentaria a fin de que pueda desarrollar la función de vigilancia de la gestión fiscal, prescribiendo los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de fondos o bienes de la Nación, para que al rendir las cuentas a que están obligados lo hagan de una manera ordenada y sistemática, e indicar los criterios de evaluación que deberán seguirse, así como dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial, para facilitarles a las contralorías el ejercicio de su función”.
Que el artículo 1o de la Ley 42 de 1993 establece que “La presente ley comprende el conjunto de preceptos que regulan los principios, sistemas y procedimientos de control fiscal financiero; de los organismos que lo ejercen en los niveles nacional, departamental y municipal y de los procedimientos jurídicos aplicables”.
Que el artículo 5o de la Ley 42 de 1993 define el control posterior como “la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos” y el control selectivo como “la elección mediante un procedimiento técnico de una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones o actividades para obtener conclusiones sobre el universo respectivo en el desarrollo del control fiscal”.
Que el artículo 6o de la Ley 42 de 1993 prescribe que “Las disposiciones de la presente ley y las que sean dictadas por el Contralor General de la República, en ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 268 numeral 12 de la Constitución Nacional, primarán en materia de control fiscal sobre las que puedan dictar otras autoridades”.
Que de conformidad con el artículo 19 de la Ley 42 de 1993 “Los sistemas de control fiscal a que se hace referencia en los artículos anteriores, podrán aplicarse en forma individual, combinada o total. Igualmente se podrá recurrir a cualesquiera otro generalmente aceptado”.
Que lo anterior significa la posibilidad del Contralor General, para regular el proceso auditor tanto en el contexto de auditorías integrales o de auditorías especializadas, estas últimas para desarrollar de modo específico y concentrado los sistemas de control establecidos por la ley. Del mismo modo, significa que por mandato de la ley, no solo pueden ser objeto de desarrollo los establecidos por los artículos 9o a 18 de la Ley 42 de 1993, sino “cualesquiera otro generalmente aceptado”.
Que el artículo 8o de la Ley 42 de 1993 determina:
“La vigilancia de la gestión fiscal del Estado se fundamenta en la eficiencia, la economía, la eficacia, la equidad y la valoración de los costos ambientales, de tal manera que permita determinar en la administración, en un período determinado, que la asignación de recursos sea la más conveniente para maximizar sus resultados; que en igualdad de condiciones de calidad los bienes y servicios se obtengan al menor costo; que sus resultados se logren de manera oportuna y guarden relación con sus objetivos y metas.
Así mismo, que permita identificar los receptores de la acción económica y analizar la distribución de costos y beneficios entre sectores económicos y sociales y entre entidades territoriales y cuantificar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente y evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos.
La vigilancia de la gestión fiscal de los particulares se adelanta sobre el manejo de los recursos del Estado para verificar que estos cumplan con los objetivos previstos por la administración”.
Que el artículo 11 de la Ley 42 de 1993 señala que “el control de legalidad es la comprobación que se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables”.
Que el parágrafo del artículo 3o de la Ley 489 de 1998 determina que “Los principios de la función administrativa deberán ser tenidos en cuenta por los órganos de control y el Departamento Nacional de Planeación, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 343 de la Constitución Política, al evaluar el desempeño de las entidades y organismos administrativos y al juzgar la legalidad de la conducta de los servidores públicos en el cumplimiento de sus deberes constitucionales, legales o reglamentarios, garantizando en todo momento que prime el interés colectivo sobre el particular”.
Que el artículo 5o, numerales 1 y 2 del Decreto-ley 267 de 2000 señalan que la Contraloría General de la República ejerce la vigilancia de la gestión fiscal “a través, entre otros, de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales”, de conformidad con los sistemas de control, procedimientos y principios “que establezcan la ley y el Contralor General de la República”.
Que el artículo 34 del Decreto-ley 267 de 2000 establece que “Los sistemas de planeación, ejecución y control de la vigilancia fiscal, los instrumentos de organización del sistema de trabajo para el cumplimiento de la misión institucional de la Contraloría General, así como las herramientas de gestión de la vigilancia fiscal, serán definidos por el Contralor General de la Republica”.
Que el artículo 35 numeral 1 del Decreto-ley 267 de 2000, establece como función del Contralor General de la República “fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y las demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República de conformidad con la Constitución y la ley”.
Que el artículo 35, numeral 4 del Decreto-ley 267 de 2000, establece como función del Contralor General de la República “Dirigir como autoridad superior las labores administrativas y de vigilancia fiscal de las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República, de acuerdo con la ley”.
Que el artículo 51 del Decreto-ley 267 de 2000 hace referencia a las Contralorías Delegadas para la Vigilancia Fiscal de los “sectores Agropecuario; Minas y Energía; Social; Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional; Gestión Pública e Instituciones Financieras; Defensa, Justicia y Seguridad; y Medio Ambiente”, como dependencias que de conformidad con lo dispuesto en la ley, realizan los procesos auditores.
Que el artículo 152 de la Ley 1530 de 2012 establece que, en desarrollo de sus funciones constitucionales, “la Contraloría General de la República ejercerá la vigilancia y el control fiscales sobre los recursos del Sistema General de Regalías”.
Que el artículo 78 del Decreto-ley 267 de 2000 señala como funciones adicionales de las dependencias de la Contraloría General de la República, además de las específicas, todas aquellas que determine el Contralor General de la República de acuerdo con las funciones que cumplan.
Que la Corte Constitucional mediante Sentencia C-113 de 1999, consideró que “La tarea de entes como las contralorías no es la de actuar dentro de los procesos internos de la administración cual si fuera parte de ella, sino precisamente la de ejercer control y la vigilancia sobre la actividad estatal, a partir de su propia independencia, que supone también la del ente vigilado, sin que le sea permitido participar en las labores que cumplen los órganos y funcionarios competentes para conducir los procesos que después habrán de ser examinados desde la perspectiva del control. De lo contrario, él no podría ejercerse objetivamente, pues en la medida en que los entes controladores resultaran involucrados en el proceso administrativo específico objeto de su escrutinio, y en la toma de decisiones, perdería toda legitimidad para cumplir fiel e imparcialmente su función”.
Que la Corte Constitucional mediante Sentencia C-557 de 2009, señaló: En cuanto a los momentos del control fiscal, la jurisprudencia constitucional ha expuesto que el control fiscal, el cual es posterior y selectivo, se desarrolla en dos momentos diferenciados que sin embargo se encuentran entre sí claramente vinculados, el primero de los cuales resulta necesario y obligado, mientras que el segundo tiene un carácter derivado.
Así, en un primer momento, las contralorías de todos los órdenes llevan a cabo la labor de vigilancia propiamente dicha, dentro del ámbito de sus respectivas competencias, de conformidad con la ley. Esta primera labor se desarrolla mediante la práctica de auditorías sobre los sujetos sometidos al control fiscal selectivo. A partir de este seguimiento se produce la formulación de las correspondientes observaciones, conclusiones, recomendaciones, e incluso, las glosas que se deriven del estudio de los actos de gestión fiscal controlados. En un segundo momento, y si de la labor de vigilancia primeramente practicada surgen elementos de juicio a partir de los cuales se pueden inferir posibles acciones u omisiones eventualmente constitutivas de un daño al patrimonio económico del Estado, se inicia el proceso de responsabilidad fiscal, orientado a “obtener una declaración jurídica, en la cual se precisa con certeza que un determinado servidor público o particular debe cargar con las consecuencias que se derivan por sus actuaciones irregulares en la gestión fiscal que ha realizado y que está obligado a reparar el daño causado al erario público, por su conducta dolosa o culposa”.
Que el Plan Estratégico 2014 - 2018 “Control fiscal eficaz para una mejor Gestión Pública” en el Objetivo Corporativo 1 “Fortalecer el modelo de la vigilancia y control fiscal orientado a resultados efectivos y a la mejora de la Gestión Pública”, determina como estrategia la de “Orientar la vigilancia y control fiscal para incidir en la mejora y logro eficiente de los resultados misionales de los sujetos vigilados”.
Que las normas profesionales y directrices son esenciales para la credibilidad, calidad y profesionalismo de las auditorías del sector público. Las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (ISSAI, por sus siglas en inglés) desarrolladas por la Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (Intosai, por sus siglas en inglés) tienen por objetivo promover una auditoría eficaz e independiente, así como apoyar a los miembros de la Intosai en el desarrollo de su propio enfoque profesional en conformidad con sus mandatos y con las leyes y reglamentos nacionales (400/1).
Que la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (Intosai) emitió la norma ISSAI 100 que especifica “Los Principios Fundamentales de Auditoría del Sector Público” y establece que los mismos se pueden aplicar a toda labor de auditoría del sector público, independientemente de su forma y contexto, los que a su vez son desarrollados por normas especiales que profundizan los principios a aplicarse en Auditorías Financieras, Auditorías de Cumplimiento y Auditorías de Desempeño. En efecto, dentro de sus pautas allí se establece que: “La ISSAI 100 establece los principios fundamentales que se aplican a toda labor de auditoría del sector público, independientemente de su forma o contexto. Las ISSAI 200, 300 y 400 amplían y profundizan sobre los principios a aplicarse en el contexto de las auditorías financieras, de desempeño y de cumplimiento, respectivamente, mismos que deberán aplicarse de manera conjunta con los principios establecidos en la ISSAI 100. Estos principios de ninguna manera invalidan leyes, reglamentos o mandatos nacionales, tampoco impiden que las EFS lleven a cabo investigaciones, revisiones u otros trabajos que no estén específicamente cubiertos por las ISSAI existentes”.
Que como desarrollo de los principios fundamentales, la Intosai emitió la norma ISSAI 400 que especifica “Los Principios Fundamentales de la Auditoría de Cumplimiento” en tal sentido: “El propósito de las ISSAI sobre auditoría de cumplimiento es proporcionar un grupo integral de los principios, normas y directrices para llevar a cabo auditorías de cumplimiento de un tema, tanto cualitativo como cuantitativo, el cual varía ampliamente en términos de su alcance y puede abordarse a través de diferentes enfoques de auditoría y formatos de informes” (400/4).
Que de acuerdo con los principios de la ISSAI 400 que proporciona a las EFS las bases para adoptar o desarrollar las normas y directrices para la auditoría de cumplimiento pueden utilizarse de tres formas:
-- Como base para el desarrollo de normas;
-- Como base para la adopción de normas nacionales consistentes;
-- Como base para la adopción de las Directrices de Auditorías de Cumplimiento como normas rectoras.
Que, en congruencia con lo anterior, mediante la norma ISSAI 4100, la citada organización, emitió las directrices para las auditorías de cumplimiento que se desarrollan de manera separada respecto de otras auditorías. Dentro de la introducción de la misma preceptiva, se caracteriza a la Auditoría de Cumplimiento, a partir de una conceptualización de la cual se destaca lo siguiente:
“(…) 2. La auditoría de cumplimiento analiza en qué medida la entidad auditada observa las reglas, las leyes y los reglamentos, las políticas, los códigos establecidos o las estipulaciones acordadas por ejemplo en un contrato o en un convenio de financiación. El concepto de auditoría de cumplimiento fue introducido en los Principios fundamentales de auditoría de la Intosai (ISSAI 100, párrafos 38 y 39) y se describe con más detalle en la ISSAI 4000 – Introducción a las Directrices para la Auditoría de Cumplimiento.
3. En el sector público, los conceptos de transparencia, rendición de cuentas, administración de recursos ajenos y buena gobernanza constituyen principios básicos e importantes. Las leyes y los reglamentos pueden determinar las actividades que las entidades públicas han de desempeñar en beneficio de los ciudadanos, los límites o restricciones a dichas actividades, los objetivos generales perseguidos y las garantías de protección de los derechos de los particulares. Además, las entidades públicas han de gestionar adecuadamente los fondos públicos que tienen encomendados, por lo que tanto ellas como sus agentes están obligados a mantener la transparencia en sus actuaciones, rendir cuentas a los ciudadanos de los fondos que se les encomiendan y administrarlos con la debida diligencia.
4. La exigencia de supervisar que las actividades de las entidades públicas se adecúen a las normas que las regulan y la exigencia de supervisar que resulten protegidos los derechos de los particulares constituyen importantes elementos de la función de control del sector público. Por medio de la fiscalización del sector público en general, y de la auditoría de cumplimiento en particular, los auditores del sector público contribuyen a garantizar que los principios fundamentales expuestos son respetados y se llevan a la práctica. En el contexto de la auditoría de cumplimiento, esta función implica determinar si la información acerca de la materia controlada resulta conforme, en todos los aspectos significativos, con los criterios aplicables, como las leyes, los reglamentos y las directrices reguladoras, los contratos y convenios celebrados, etc. El resultado de la auditoría se comunicará a la entidad auditada y al poder legislativo y, normalmente a la ciudadanía en general, con la finalidad de promover la transparencia y la rendición de cuentas en el sector público”.
Que el 28 de marzo de 2014, la Contraloría General de la República de Colombia suscribió en Brasilia, en conjunto con la Iniciativa de Desarrollo de la Intosai (IDI) y con la Organización Latinoamericana de Entidades de Fiscalización Superior (Olacefs), la Declaración de Compromisos de la Iniciativa de Implementación de las ISSAI.
Que para implementar el compromiso adquirido al interior de la Contraloría General de la República de Colombia, se impartieron instrucciones con el fin de emplear las ISSAI “como base para la adopción de normas nacionales consistentes”. Por tal razón, las normas que regirán las auditorías de cumplimiento son el resultado del análisis de la compatibilidad, y adaptación de las disposiciones ISSAI congruentes con el ordenamiento jurídico colombiano, en particular, con las disposiciones constitucionales y legales que regulan el control fiscal en Colombia.
Que, como proveniente del control fiscal posterior y selectivo, el instrumento auditor que se establecerá, denominado Auditoría de Cumplimiento, solo podrá ser ejercido sobre acciones u omisiones de la gestión fiscal ya cumplida, como actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos vigilados y sobre los resultados obtenidos en tales acciones.
Que por lo expuesto,
RESUELVE:
OBJETO DE LA NORMA.
ARTÍCULO 1o. OBJETO DE LA RESOLUCIÓN. La presente resolución establece la definición, enfoque, objetivos, alcance, competencia y fases para la realización de las Auditorías de Cumplimiento en la Contraloría General de la República.
En los aspectos no previstos en la presente resolución, se aplicarán las disposiciones contenidas en la Guía de Auditoría vigente de la Contraloría General de la República, en tanto sean compatibles con la naturaleza de la Auditoría de Cumplimiento, en armonía con las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores, en especial las contenidas en los documentos ISSAI 100, ISSAI 400, ISSAI 4000, ISSAI 4100 e ISSAI 4200, siempre y cuando estas Normas Internacionales resulten compatibles con el ordenamiento jurídico colombiano.
DEFINICIÓN, ENFOQUE, OBJETIVO Y ALCANCE.
ARTÍCULO 2o. DEFINICIÓN. La Auditoría de Cumplimiento, como medio de vigilancia y control fiscal posterior y selectivo, es una evaluación independiente, sistemática y objetiva mediante la cual se recopila y obtiene evidencia para determinar y comprobar si el sujeto, entidad, asunto o materia a auditar cumplen, con las disposiciones de todo orden, emanadas de autoridades competentes que han sido identificadas previamente como criterios de evaluación.
PARÁGRAFO. La Auditoría de Cumplimiento puede recaer sobre los sujetos y entidades vigiladas o sobre asuntos o materias. La expresión “asunto o materia a auditar” puede comprender todo tipo de actividades, planes, programas, recursos, operaciones, transacciones y demás aspectos que integran la gestión fiscal de la administración y los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación.
Los criterios de evaluación son los puntos de referencia, parámetros, requisitos o condiciones que se utilizan para evaluar o medir el asunto o materia a auditar de manera consistente y razonable. Los criterios se identifican a partir de disposiciones contenidas en la Constitución Política, las leyes, decretos, resoluciones, reglamentos, documentos de política pública y, en general, de toda regla o disposición expedida por autoridades competentes que sean aplicables al sujeto, entidad, asunto o materia a auditar.
Para que sean adecuados, los criterios de la auditoría de cumplimiento deben ser relevantes, confiables, completos, objetivos, comprensibles, comparables, aceptables y accesibles.
ARTÍCULO 3o. ENFOQUE DE REGULARIDAD. Bajo los postulados constitucionales del control fiscal posterior y selectivo, el enfoque de la auditoría de cumplimiento que se adopta con la presente resolución corresponde al de un proceso de verificación, comprobación y evaluación sobre la regularidad de actuación del sujeto o ente vigilado, para obtener y evaluar objetivamente la evidencia y determinar si cumple con las normas aplicables identificadas como criterios y para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables.
La auditoría de cumplimiento debe concebirse de modo tal que ofrezca garantías razonables de detección de errores, irregularidades y actos ilícitos que puedan afectar significativamente a los objetivos de la auditoría. Los criterios establecidos y la metodología adoptada, se orientan a obtener evidencias suficientes, apropiadas y pertinentes para justificar razonablemente las opiniones y conclusiones del grupo auditor.
El resultado esperado de este tipo de auditoría, implica la presentación de informes sobre el grado en que el asunto auditado cumple con los criterios establecidos en el alcance de la auditoría
ARTÍCULO 4o. OBJETIVOS. La Auditoría de Cumplimiento tiene como objetivo general, obtener evidencia suficiente y apropiada para establecer el estado de cumplimiento del sujeto, entidad, asunto o materia, frente a los criterios establecidos en el alcance de la auditoría, que se comunicarán a la entidad auditada, al Congreso de la República, a otras autoridades que resulten competentes y a la ciudadanía en general, con la finalidad de promover la transparencia y la rendición de cuentas en el sector público.
La Auditoría de Cumplimiento tiene como objetivos específicos:
a) Promover la transparencia con la verificación y elaboración de informes confiables sobre el ejercicio de la gestión fiscal como lo estipulan las normas, parámetros, y otros referentes aplicables que sirven de criterio;
b) Fomentar la rendición de cuentas al reportar las desviaciones y violaciones respecto de lo señalado en las regulaciones aplicables, de modo que se tomen medidas correctivas y para que quienes sean responsables respondan de sus acciones;
c) Promover la buena gobernanza, identificando las fortalezas, debilidades y desviaciones respecto a las leyes y regulaciones;
d) Vigilar las regulaciones legales y asegurar que en su aplicación los procedimientos de operación estén diseñados para cumplir estas regulaciones;
e) Contribuir a la evaluación del control interno;
f) Evaluar si los sujetos que inciden en la gestión fiscal objeto de vigilancia, están apropiadamente entrenados y comprenden el código de conducta institucional y misional.
ARTÍCULO 5o. ALCANCE. De conformidad con el mandato Constitucional en cabeza de la Contraloría General de la República, la auditoría de cumplimiento se dirige a confrontar la situación detectada, con las normas, reglas o disposiciones fijadas como criterios para cada caso y desde esa perspectiva verificar y evaluar si se cumplen con los parámetros prestablecidos para la respectiva gestión fiscal.
COMPETENCIA.
ARTÍCULO 6o. DEPENDENCIAS COMPETENTES. Son competentes para adelantar las auditorías de cumplimiento las Contralorías Delegadas Sectoriales y el Grupo Interno de Trabajo para el ejercicio de la vigilancia y del control fiscal micro del Sistema General de Regalías, en los términos previstos en los artículos 51 y 78 del Decreto-ley 267 de 2000 y el artículo 152 de la Ley 1530 de 2012.
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA.
ARTÍCULO 7o. DEFINICIÓN Y ETAPAS. En la Planeación Estratégica de la Auditoría de Cumplimiento en la Contraloría General de la República se determinarán los sujetos, entidades, asuntos o materias a auditar y, de ser el caso, las prioridades nacionales, regionales o sectoriales.
Esta fase se divide en dos etapas:
a) Planificación, Programación y Seguimiento del Plan de Vigilancia y Control Fiscal (PVCF), en la cual se analizan y determinan los sujetos, entidades, asuntos o materias a auditar, en las condiciones previstas en la presente resolución, a través de un proceso de identificación, selección y priorización que permita definir qué y cuándo auditar;
b) Asignación de actividades, en la cual se precisa el objetivo general y se definen los objetivos específicos, el alcance, las fuentes de criterio y se designa al equipo auditor;
En todo caso, la programación y los ajustes de las auditorías de cumplimiento estarán supeditados a su aprobación en Comité Directivo, deberán incluirse en el Plan de Vigilancia y Control Fiscal (PVCF) y tendrán el horizonte establecido en el mismo y en los lineamientos y políticas institucionales que emita el Contralor General de la República.
ARTÍCULO 8o. ACTIVIDADES DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA. En la Planeación Estratégica, las dependencias competentes, llevarán a cabo las siguientes actividades:
a) Identificación, selección, priorización y justificación de los asuntos objeto de control fiscal posterior, vía auditoría de cumplimiento, a partir del conocimiento del sujeto el sujeto o entidad vigilada, las actividades o programas, materias o asuntos a auditar, los riesgos preliminarmente establecidos y de la evaluación del control interno;
b) Elaboración y comunicación del memorando de asignación al equipo auditor.
En cuanto sea pertinente y conforme al control posterior, para la planeación estratégica se podrá tener en cuenta las iniciativas de la comunidad frente a los procesos de control fiscal, presentadas por el Contralor Delegado para la Participación Ciudadana ante las dependencias competentes.
FASES DE LA AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO.
ARTÍCULO 9o. FASES AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO. El ciclo de Auditoría de Cumplimiento, incluye las fases de planeación, de ejecución, de informe y de seguimiento.
ARTÍCULO 10. PLANEACIÓN. Es la etapa en la cual se define la Estrategia General de cada auditoría y se elaboran los procedimientos a ejecutar en la Auditoría de Cumplimiento.
ARTÍCULO 11. EJECUCIÓN. En la etapa de ejecución se lleva a cabo el desarrollo del trabajo de campo, la recopilación y análisis de los datos, la obtención a través de inmediación con el asunto auditado, de evidencias suficientes, apropiadas, confiables y relevantes para respaldar los resultados y conclusiones de la auditoría; análisis de riesgos frente a la evidencia y frente a los criterios; verificación, comprobación y evaluación de la evidencia; y formación de conclusiones.
A lo largo de este proceso deben considerarse el valor agregado de la auditoría y sus beneficios.
Al emitir sus observaciones, resultados y conclusiones el grupo auditor no podrá asumir las responsabilidades ni las funciones de los sujetos y entes vigilados.
ARTÍCULO 12. INFORME. La elaboración del informe es un proceso de formulación, prueba, análisis de evidencia, contradicción por parte del sujeto vigilado y formulación del concepto sobre el asunto auditado. El informe es el producto principal de la auditoría.
Es el instrumento formal y técnico mediante el cual se comunican los objetivos de la auditoría, la metodología utilizada, las conclusiones y los hallazgos que surgen como resultado de Auditoría.
ARTÍCULO 13. SEGUIMIENTO. Sin perjuicio del traslado de los hallazgos a las autoridades competentes, posterior a la fase de informe, y de acuerdo con su naturaleza y complejidad, se dará inicio al seguimiento sobre el tratamiento de los resultados y conceptos emitidos, las conclusiones, cambios en la situación observada y los beneficios cualitativos y cuantitativos alcanzados.
ACTIVIDADES DE LAS FASES DE LA AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO.
ARTÍCULO 14. ACTIVIDADES DE LA FASE DE PLANEACIÓN. En la Fase de Planeación los integrantes del Equipo de Auditoría asignados para realizar la auditoría de cumplimiento, llevarán a cabo las siguientes actividades:
a) Determinar el alcance de la auditoría, identificar la materia y los criterios de auditoría adecuados. El alcance de la auditoría es una manifestación clara del enfoque, la profundidad y los límites de la auditoría en términos del cumplimiento de los criterios establecidos para evaluar el asunto o materia a auditar;
b) Conocer la entidad auditada en el contexto del asunto o materia a auditar, a la luz de las normas generales y específicas relevantes aplicables;
c) Comprender el ambiente de control y los controles internos relevantes y evaluar el riesgo de que dichos controles no puedan evitar o detectar aspectos importantes de incumplimiento de los criterios establecidos;
d) Realizar una evaluación de riesgos para identificar situaciones de incumplimiento y acciones u omisiones ilícitas y/o de fraude y, en consecuencia, determinar la naturaleza, la oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría a ser llevados a cabo, a la luz de los criterios de auditoría, el alcance de la misma y las características del asunto o materia a auditar;
e) Presentar para aprobación del Comité Técnico Sectorial en las Contralorías Delegadas Sectoriales y el Comité Técnico del Grupo Interno de Trabajo para el ejercicio de la vigilancia y del control fiscal micro del Sistema General de Regalías, el Plan de Trabajo de la Auditoría de Cumplimiento, en el que se define el trabajo de auditoría que se va a llevar a cabo, el alcance, los objetivos, los criterios, la metodología, los recursos que se van a emplear y los principales parámetros que se deben alcanzar.
ARTÍCULO 15. ACTIVIDADES DE LA FASE DE EJECUCIÓN. Para el desarrollo de la Fase de Ejecución, se adelantarán las siguientes actividades:
a) La dependencia competente comunicará de manera oficial a la(s) entidad(es) sobre la realización de la auditoría, especificando el asunto a auditar, el objetivo general de la auditoría, los criterios que servirán como parámetros para la evaluación de la gestión de la entidad, los integrantes del equipo auditor, con base en lo cual se realizará la instalación de la auditoría ante la entidad auditada;
b) Aplicación de los métodos y procedimientos previstos en el Plan, para la recopilación de información y análisis de datos.
La evidencia de auditoría se obtendrá utilizando un abanico de técnicas como las siguientes:
-- Observación, que consiste en presenciar cómo se implementó el asunto a auditar.
-- Inspección, que consiste en examinar los libros, registros y otros documentos de expedientes o activos materiales. La inspección también puede consistir en controlar un activo, como un puente o un edificio, para verificar que cumple las especificaciones de construcción aplicables.
-- Confirmación, que consiste en comprobar que las acciones u operaciones vigiladas se cumplieron en la realidad objetiva.
-- Verificación, que consiste en establecer la trazabilidad de las acciones, procedimientos u operaciones ya realizados por la entidad auditada;
c) Analizar la información y obtener evidencia, conforme a los objetivos, criterios, alcance y metodología previstos en el Plan, la cual debe ser organizada y registrada, permitiendo con ello su revisión y supervisión;
d) El equipo auditor actuante deberá revisar, documentar y acreditar y la evidencia para sustentar las conclusiones y producir el informe. Asimismo, evaluará si la evidencia obtenida es suficiente y apropiada como para reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo. El proceso de evaluación requiere tomar en consideración tanto la evidencia que respalde como la contradiga el informe, respecto al cumplimiento o no cumplimiento de los criterios;
e) Si el proceso conlleva a la formulación de observaciones o hallazgos que acrediten los posibles incumplimientos o hechos contrarios a debida gestión fiscal y a la normatividad aplicable, se dará traslado a los sujetos vigilados para que en el término de cinco (5) días hábiles se pronuncien sobre el particular y ejerzan su derecho de defensa y contradicción.
ARTÍCULO 16. ACTIVIDADES DE LA FASE DE INFORME. El informe debe contener información acerca del alcance de la auditoría, el período de tiempo cubierto, identificación del asunto o materia auditada, criterios evaluados, el nivel de seguridad proporcionado, los hallazgos de auditoría identificados, análisis de respuesta del auditado, las conclusiones y el concepto sobre el cumplimiento evaluado. Asimismo, se deben describir todas las limitaciones del alcance de la auditoría imputables al auditado.
La fase de informe tiene tres etapas:
a) Elaboración del informe final, en el cual de modo obligatorio serán objeto de consideración y análisis las respuestas, comentarios u observaciones de los sujetos vigilados, y en el cual se evaluarán, en definitiva, el concepto y las conclusiones de la Auditoría, por cada uno de los objetivos específicos.
El informe debe estar completo, ser preciso, objetivo, convincente, constructivo y tan claro y conciso como el asunto o materia auditada lo permita;
b) Aprobación del informe por parte del Comité Técnico Sectorial en las Contralorías Delegadas Sectoriales y el Comité Técnico del Grupo Interno de Trabajo para el ejercicio de la vigilancia y del control fiscal micro del Sistema General de Regalías;
c) Comunicación del Informe Final de Auditoría. La dependencia responsable debe comunicar el informe final al auditado, indicándole el deber de formular un Plan de Mejoramiento, que incluya las acciones de mejora que considere a fin de subsanar y corregir las causas administrativas que dieron origen a los incumplimientos identificados y el período en que ejecutará aquellas acciones
ARTÍCULO 17. ACTIVIDADES DE LA FASE DE COMUNICACIÓN DEL INFORME. La dependencia responsable debe comunicar el informe final a los sujetos vigilados de la entidad principal, indicándole el deber de formular un plan de mejoramiento a través de Sireci y su reenvío dentro de los términos que considere pertinente, de acuerdo con la complejidad y tamaño del sujeto o asunto auditado.
De igual forma, el informe final se comunicará al Congreso de la República, a las autoridades que resulten competentes conforme a los hallazgos y a la ciudadanía, de acuerdo con los procedimientos establecidos para tal fin.
ARTÍCULO 18. TRASLADO DE HALLAZGOS. Si como resultado de la Auditoría de Cumplimiento, se configuran hallazgos con incidencia fiscal, disciplinaria y/o penal, se deberá dar cumplimiento a los requisitos establecidos para el correspondiente traslado penal, disciplinario y fiscal, necesarios para incoar las acciones correspondientes, de acuerdo con las normas legales aplicables.
Con plena observancia de las conclusiones del informe y de los hallazgos debidamente configurados y sustentados, el directivo superior de la dependencia, para el efecto los Contralores Delegados Sectoriales o Contralores Intersectoriales del Grupo Interno de Trabajo para el ejercicio de la vigilancia y del control fiscal micro del Sistema General de Regalías según sea el caso, efectuarán los traslados del caso a las autoridades o dependencias competentes, junto con las pruebas correspondientes, a más tardar dentro de los 20 días siguientes a la emisión del informe final.
ARTÍCULO 19. ACTIVIDADES DE LA FASE DE SEGUIMIENTO. Las dependencias competentes, deben dar seguimiento a los resultados de auditorías y las acciones de mejora previamente presentadas, conforme la oportunidad y procedimientos previstos en la Guía de Auditoría.
REGISTRO, TRAZABILIDAD Y CONTROL DE LAS AUDITORÍAS DE CUMPLIMIENTO.
ARTÍCULO 20. REGISTRO Y TRAZABILIDAD. Las Contralorías Delegadas Sectoriales y del Grupo Interno de Trabajo para el ejercicio de la vigilancia y del control fiscal micro del Sistema General de Regalías, deberán registrar la atención de las actividades propias de cada fase de la Auditoría de Cumplimiento, en el aplicativo SICA.
ARTÍCULO 21. ARCHIVO FÍSICO. Además, de los requisitos que en materia probatoria deben reunirse de conformidad con las Leyes 610 de 2000, 1437 y 1474 de 2011, con el Código General del Proceso y con el Código de Procedimiento Penal, si en el desarrollo de la Auditoría de Cumplimiento se generan documentos en físico, estos deberán estar bajo la responsabilidad de las dependencias competentes y conformar los archivos permanentes y corrientes de la auditoría, acorde con las normas de archivo vigentes.
ARTÍCULO 22. CONTROL DE CALIDAD. Las Contralorías Delegadas Sectoriales y el Grupo Interno de Trabajo para el ejercicio de la vigilancia y del control fiscal micro del Sistema General de Regalías, ejecutarán todas aquellas acciones de direccionamiento, monitoreo, control y supervisión para garantizar la calidad en las diferentes fases de la auditoría de cumplimiento, que se refleje en un informe de Auditoría que atienda todos los requerimientos previstos en el objetivo general y los objetivos específicos.
VIGENCIA.
ARTÍCULO 23. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.
Comuníquese, publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 10 de octubre de 2016.
El Contralor General de la República,
EDGARDO JOSÉ MAYA VILLAZÓN.
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)
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