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CONCEPTO 24 DE 2010
(Abril 5)
<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
BOGOTÁ, D.C.,
CONCEPTO SOBRE LA EXISTENCIA DE NORMA GENERAL REFERENTE A LA RESERVA Y A LA CONFIDENCIALIDAD DE LOS ARCHIVOS DEL MINISTERIO, QUE PERMITA A UNA DEPENDENCIA GUARDAR LOS DOCUMENTOS A SU CARGO POR TIEMPO INDEFINIDO.
La Oficina Asesora Jurídica Interna formula las siguientes consideraciones jurídicas:
Se entiende por documento reservado, el que por contener información confidencial, solo pueden acceder a las mismos determinadas personas, bajo la condición de mantenerlo fuera de la publicidad, de exclusivo conocimiento de los directos interesados y excepcionalmente del Estado; por su parte, la Constitución Política de Colombia en su artículo 74 establece:
“Todas las personas tienen derecho acceder a los documentos públicos salvo los casos que previstos en la ley”
Así mismo, la ley 57 de 1985 "por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales", en su artículo 12, estatuye que:
"Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional."
La confidencialidad de los documentos que reposan en el Ministerio de Relaciones Exteriores, encuentra el soporte jurídico dentro del artículo 4, inciso 9 del Decreto ley 274 del 2000, que establece:
(…)
“Confidencialidad. Especial grado de reserva frente a los asunto que, por la naturaleza de la actividad del Ministerio de Relaciones Exteriores, así lo requieran incluyendo la información Contenida en sus archivos.” (….)
Dentro del caso que nos ocupa encontramos que, con respecto al archivo de los documentos del Ministerio, le corresponde a cada dependencia asegurar el carácter de confidencialidad y de reserva dentro de los mismos, tal como lo contempla el artículo 31 del Decreto 3355 de septiembre 7 de 2009, por el cual se modificó la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores, en el que preceptúa:
“ El Archivo general no tiene carácter público y su consulta debe ser autorizada en forma escrita por el Ministro, los viceministros o el Secretario General, teniendo en cuenta la materia consultada y el objeto de la consulta.”
Ahora bien, en lo atinente a la confidencialidad, y complejidad en los en los temas que maneja la Coordinación de Territorio Insular Colombiano, se tiene que, dentro de su plan de acción se encuentra la de abordar temas tales como, la soberanía territorial y el desarrollo fronterizo del Estado Colombiano, por tanto, la reserva en estos documentos encuentra su sustento normativo en el artículo 32, del decreto arriba mencionado, que a su vez dispone:
“Los conceptos de la Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales, así como los informes relacionados con temas de Soberanía Territorial y Desarrollo Fronterizo, están reservados al uso y conocimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores. En consecuencia, no podrán ser incorporados a expedientes levantados sobre reclamaciones privadas, ni utilizados o conocidos por personas extrañas al Ministerio, sin autorización escrita del Ministro, de los Viceministros o del Secretario General. Sin embargo, el Ministerio podrá dar a la publicidad aquellos conceptos que por su interés general puedan servir para formar un cuerpo de doctrina del Ministerio sobre temas jurídicos. Lo anterior acorde con lo dispuesto por el artículo 4o del Decreto-ley 274 de 2000 o la norma que lo modifique, adicione o complemente”.
Otro aspecto que señala dentro de su consulta, es el que hace referencia sobre la base legal, en la que le es permitido a una dependencia de esta entidad guardar la reserva de los documentos de manera indefinida; al respecto el artículo 28 de la ley 594 del 2000 establece lo siguiente:
"La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este sólo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano y la autoridad que esté en su posesión adquiere obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo"
En relación con lo anterior, esta oficina encuentra jurídicamente viable que, la Coordinación de Territorio Insular Colombiano conserve el archivo por tiempo indefinido, toda vez que, conforme a la norma precitada y a la información suministrada por la Coordinación del Grupo de Archivo, son los mismos funcionarios de este Ministerio quienes estipulan el tiempo de permanencia de los documentos a su cargo, estableciendo el nivel de importancia para cada uno de ellos.
Por último cabe mencionar que, son las distintas dependencias que hacen parte de esta entidad quienes determinan la confidencialidad en cada uno de los documentos que se encuentren al cuidado de éstas, así como la necesidad de conservarlos en sus archivos; en el presente caso, la Coordinación de Territorio Insular Colombiano, mantiene la reserva y el archivo de los documentos atendiendo la sugerencia suministrada por la Corte Penal Internacional, en la cual deberá conservar dicha información en caso de ser necesario para la eventual defensa de los interés del Estado en futuros procesos litigiosos de carácter internacional, lo anterior, conforme a lo manifestado por la coordinadora del grupo de archivo de este Ministerio.
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)
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