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CONCEPTO 18 DE 2012A
(Noviembre 8)
<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Relativo a los requisitos necesarios para el reconocimiento y pago de facturas y demás documentos equivalentes por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Este documento contiene un análisis jurídico referente a: 1) la exigencia de la factura para el reconocimiento y pago de obligaciones contraídas por la prestación de bienes o servicios; 2) los documentos equivalentes a la factura; 3) las cuentas de cobro como soporte fiscal válido y; 4) el análisis del caso concreto.
1) La exigencia de la factura para el reconocimiento y pago de obligaciones contraídas por la prestación de bienes o servicios.
De conformidad con el artículo 615 del Estatuto Tributario – Decreto 624 de 1989, en concordancia con lo dispuesto por el artículo 1o del Decreto 1165 de 1996, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Por su parte, los artículo 616-1 y 618 del mismo estatuto también señalan que la factura de venta o documento equivalente se expedirá, en todas las operaciones que se realicen con comerciantes, importaciones o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales y además, será una obligación en cabeza de todos los adquirientes de bienes corporales muebles o servicios, la exigencia de las facturas o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, y de igual manera, estos deberán exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente comisionados para el efecto así lo exijan.
Aunado a lo anterior, el artículo 617 de la norma citada plantea que la expedición de la factura consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados
g. Valor total de la operación
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
No obstante lo anterior, existen ciertos casos en los cuales no se requerirá la expedición de factura. Así pues, el artículo 616-2 del Estatuto Tributario en concordancia con lo dispuesto por el artículo 10 del Decreto 1165 de 1996, señalan que al respecto serán las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías de financiamiento comercial, en las ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado, las realizadas por distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo referente a esos productos, las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el Gobierno Nacional, las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano y en los demás casos que señale el Gobierno Nacional
En consecuencia de lo anterior, salvo en los casos determinados expresamente en la norma citada, es obligación del vendedor expedir la factura o documento equivalente y expedirlos con el cumplimiento de los requisitos establecidos, so pena de incurrir en las sanciones previstas en la ley, tales como la clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina o consultorio o sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio(1).
Finalmente, es dable anotar que el hecho de que se establezca una obligación en cabeza del adquiriente del bien o servicio, de exigir factura o documento equivalente al proveedor de estos, no significa el establecimiento de requisitos adicionales respecto del ejercicio de un derecho o actividad, o para lograr el pago efectivo de la obligación, pues dicha obligación está encaminada a lograr que las personas cumplan con su deber constitucional de contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado para el cumplimiento de los fines de que trata el artículo 2o de la Constitución Política.
2) Documentos equivalentes a la factura.
El documento equivalente a la factura, es aquel documento soporte que reemplaza a la factura, en las operaciones económicas realizadas con no obligados a facturar(2). Este documento puede ser expedido por el vendedor del producto o servicio, o elaborado por el adquiriente de los mismos. En ningún momento el documento equivalente podrá reemplazar a la factura si existe la obligación legal de expedirla.
Así las cosas, según lo dispuesto por el Decreto 1165 de 1996, en concordancia con el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, se entiende que por regla general son documentos equivalentes a la factura, los siguientes:
1. Las facturas cambiarias de compraventa
2. Los tiquetes de máquina registradora.
3. Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.
4. Los tiquetes de transporte.
5. Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno.
6. Pólizas de seguros, títulos de capitalización los respectivos comprobantes de pago.
7. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.
8. Las factura electrónicas.
Siempre que el documento equivalente cumpla con los requisitos mínimos para su validez expresados anteriormente, y sea expedido además por una persona que no esté obligada a facturar, este se constituye en prueba suficiente para soportar los correspondientes costos y deducciones.
Por otro lado, el artículo 3o del Decreto 522 de 2003 señala cuales son los requisitos de un documento equivalente, a saber:
a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios;
b) Apellidos, nombre y NIT de la persona beneficiaria del pago o abono;
c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva;
d) Fecha de operación;
e) Concepto;
f) Valor de la operación;
g) Discriminación del impuesto asumido por el adquiriente en la operación;
Finalmente frente a los documentos equivalentes, resulta necesario aclarar que si el proveedor a quien se le adquiere los bienes o servicios se encuentra obligado a expedir factura, ni la cuenta de cobro ni el documento equivalente a la factura servirán como soporte, dado que en este caso estos últimos no serán más que un documento informativo de uso interno de la empresa.
3) Cuentas de cobro como soporte fiscal válido.
Frente a las cuentas de cobro que expide un prestador de servicios, en principio no se constituyen en un suporte fiscal válido, no obstante, si contiene la totalidad de los requisitos considerados por la norma para los documentos equivalentes a la factura, sí constituye un soporte fiscal válido. Esto, toda vez que si la cuenta de cobro elaborada por el proveedor de los bienes o servicios contiene la totalidad de los requisitos propios del documento equivalente, esa cuenta de cobro se convertirá en sí misma en un documento equivalente, por lo que es válida como soporte fiscal en los casos en que ello procede.
Así, la cuenta de cobro que no reúna todos los requisitos necesarios para constituirse como documento equivalente a la factura, no cumple otro papel que dejar constancia del valor adeudado a un tercero, sin que se constituya como título valor ni soporte de la deuda o pago, razón por la cual para lograr el pago deberá elaborarse el respectivo recibo, nota de contabilidad o documento equivalente.
4) Análisis del caso concreto.
El documento aportado por la Unión Temporal Cumbre de las Américas, por medio del cual certifica el valor total pagado y adeudado de la factura de venta No. UTC0053 del 02 de mayo de 2012, no cumple con todos los requisitos establecidos en el artículo 3o del Decreto 522 de 2003 para constituirse en una factura o en un documento equivalente a la misma y así poderse constituir en un documento válido para el reconocimiento y generación del pago respectivo, pues carece de los elementos mínimos necesarios para considerarse como tal, en especial el número que corresponda al sistema de numeración consecutiva y los apellidos, nombres y NIT de las personas beneficiarias del pago o abono, razón por la cual, únicamente servirá como documento informativo sobre la existencia de una presunta deuda específica. Esto incluso, si se llegase a interpretar que dicho documento pueda denominarse como cuenta de cobro, pues también deberá contener los mismos requisitos anteriormente descritos.
Lo anterior, en atención a la necesidad de reconocer y pagar las obligaciones que contraiga el Ministerio de Relaciones Exteriores, teniendo como soporte de la existencia y contenido de las mismas los documentos válidos legalmente reconocidos para este tipo de procedimientos, tales como las facturas o sus documentos equivalentes.
Este concepto no compromete la responsabilidad de la Oficina Asesora Jurídica Interna, ni es de obligatorio cumplimiento o ejecución, esto en virtud a lo dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo – Ley 1437 de 2011, en concordancia con el artículo 230 de la Constitución Política.
NOTAS AL FINAL:
1. Estatuto Tributario, artículos 657 y 658.
2. La obligación de facturar es uno de los deberes formales de todo contribuyente y/o comerciante. Prácticamente todos los comerciantes y empresas están obligadas a facturar, sin importar si es o no responsable del algún impuesto.
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)
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