CONCEPTO 16 DE 2014

(diciembre)

<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

MARCO NORMATIVO REFERENTE A LA APOSTILLA SOBRE ACTOS NOTARIALES.

Ministerio de Relaciones Exteriores

Oficina Asesora Jurídica Interna Grupo Interno de Asuntos Legales

Bogotá D.C.

1. ANALISIS DEL TEMA.

De manera atenta y siguiendo las directrices de la Doctora MARÍA VICTORIA SALCEDO BOLIVAR, en su condición de Secretaría General del Ministerio de Relaciones Exteriores, en reunión del 9 de diciembre del año en curso se procede a elaborar el presente análisis legal frente al Marco normativo aplicable al trámite administrativo de la apostilla.

Conforme a lo anterior vale la pena advertir que la apostilla es la legali%ación de la firma de un funcionario público en ejercicio de sus funciones cuya firma deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Se apostilla la firma del funcionario público impuesta en el documento mas no se certifica ni revisa su contenido. Un documento se debe apostillar cuando el país en el cual surtirá efectos es parte de la Convención sobre la Abolición del requisito de legali%ación para documentos públicos extranjeros de la Haya de 1961.

En ese sentido vale la pena anotar que conforme a lo establecido en la Convención de la Haya, la cual fue adoptada en nuestro ordenamiento interno por medio de la Ley 455 de 1998, se determinó en su artículo 1 la siguiente:

"Artículo 1. La presente Convención se aplicará a documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de un Estado contratante y que deben ser exhibidos en el territorio de otro Estado contratante. Los siguientes son considerados como documentos públicos a efectos de la presente Convención.

a) Documentos que emanan de una autoridad o un funcionario relacionado con las cortes o tribunales de un Estado, incluyendo los que emanen de un fiscal, un secretario de un tribunal o un portero de estrados;

b) Documentos administrativos;

c) Actos notariales; (negrilas fuera de texto)

d) Certificados oficiales colocados en documentos firmados por personas a título personal, tales como certificados oficiales que consignan el registro de un documento o que existía en una fecha determinada y autenticaciones oficiales y notariales de firmas.

Sin embargo, no se aplicará la presente Convención:

a) A documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares;

b) A documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras."

Conforme a lo anterior, es necesario tener en cuenta que la apostilla se materializa sobre todo acto en el que medie la firma de un funcionario público la cual podrá imponerse sobre documento privado al ser reconocida por notario público, ya que la firma de éste último deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Acorde con lo anterior resulta imperioso tener en cuenta que el Artículo 1 de la Convención de la Haya de 1961 se refiere a la apostilla de los "Actos Notariales", de manera general, no estableciendo una clasificación taxativa sobre las funciones que ejerce el notario V.gr. autenticaciones, presentaciones personales, reconocimientos de texto entre otros.

En ese orden de ideas debe tenerse en cuenta que mediante la apostilla el Ministerio de Relaciones Exteriores, no está ejerciendo una función notarial, sino por el contrario está avalando la persona que da fe pública investida en su cargo de notario público, quien actúa facultado por el Decreto 960 de 1970 "Estatuto del Notario", el cual establece en el Capítulo V el reconocimiento de documentos privados de la siguiente manera:

"Art. 68. Quienes hayan suscrito un documento privado podrán acudirante el notario para que este autorice el reconocimiento que hagan de sus firmas y del contenido de aquel. En este caso se procederá a extender una diligencia en el mismo documento o en hoja adicional, en la que expresen el nombre y descripción del cargo del notario ante quien comparecen; el nombre e identificaciones de los comparecientes, la declaración de estos de que las firmas son suyas y el contenido del documento es cierto, y el lugar y fecha de la diligencia, que terminará con las firmas de los declarantes y del notario quien, además estampará el sello de la notariaI.

Corolario de lo anterior y bajo el principio "ubi lex non distinguit nec nos distinguere debemus" según el cual en donde no distingue el legislador no le es viable distinguir al interprete, deberán apostillarse todos los documentos privados en donde medie firma de notario público.

En ese sentido esta Oficina Asesora Jurídica considera pertinente la apostilla sobre las actuaciones notariales por expresa facultad conferida por el literal c del artículo 1 de la Convención de la Haya de 1961, no existiendo por ende una clasificación taxativa que determine expresamente cuales documentos dentro del universo de funciones del notario son objeto del citado tramite, ra%ón por la cual no le dable distinguir al funcionario los documentos sobre los cuales se llevará a cabo la imposición de la Apostille, máxime si se tiene en cuenta que la labor del Ministerio de Relaciones Exteriores, se establece en el reconocimiento de la firma, más no del contenido el cual es eminentemente una atribución notarial.

No obstante lo anterior y al encontrase comprometido el Estado Colombiano frente a la firma del funcionario que plasma su rúbrica en el documento que surtirá efectos en el exterior y bajo el principio de colaboración que rige las entidades estatales, resulta imperioso acordar procedimientos de control con la Superintendencia de Notariado y Registro y la Registradora General de la Nación, con el fin de constatar las dudas frente a la autenticidad de los documentos objeto del mentado trámite.

ALCANCE AL CONCEPTO.

Este concepto no compromete la responsabilidad de la Oficina Asesora Jurídica Interna, ni es de obligatorio cumplimiento o ejecución, esto en virtud a lo dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo – Ley 1437 de 2011, en concordancia con el artículo 230 de la Constitución Política.

NOTAS AL FINAL:

1. Modificado por la Ley 588 de 2000, publicada en el Diario Oficial No. 44.071, del 06 de julio de 2000, 'Por medio de la cual se reglamenta el ejercicio de la actividad notarial'.; Modificado por la Ley 29 de 1973, publicada en el Diario Oficial No. 34.007 del 25 de enero de 1974; Modificado por el Decreto 2163 de 1970, publicada en el Diario Oficial No. 33.213 del 16 de diciembre de 1970.

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)

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