CONCEPTO 14 DE 2014

(diciembre)

<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

CONCEPTO JURIDICO RELATIVO A ESTABLECER LA VIABILIDAD DE REALIZAR COMPENSACIONES O DESCUENTOS DE MAYORES VALORES PAGADOS AL EX FUNCIONARIO SIN SU PREVIA AUTORIZACIÓN AL MOMENTO DE REALIZAR EL RECONOCIMIENTO DE LA LIQUIDACIÓN DEFINITIVA

Ministerio de Relaciones Exteriores
Oficina Jurídica Interna
Grupo Interno de Asuntos Legales
Bogotá D.C., Diciembre 2014

I. INTRODUCCIÓN:

Este documento contiene un análisis referente a establecer la viabilidad de realizar compensaciones o descuentos de mayores valores pagados al funcionario sin su previa autorización al momento de realizar el reconocimiento de la liquidación definitiva, para lo cual se desarrollarán los siguientes aspectos: 1) De la compensación, deducción y retención; 2) De la viabilidad de deducir mayores valores pagados sin autorización previa del ex trabajador; 3) De las conclusiones.

El anterior marco metodológico tiene como fuente la consulta elevada por la Dirección de Talento Humano del Ministerio de Relaciones Exteriores, a través de la cual plantea el siguiente interrogante:

1. Sí a la luz de la normatividad vigente en todos los casos es posible realizar descuentos o compensaciones de mayores valores pagados de los salarios y/o liquidación definitiva de las prestaciones sociales pendientes al retiro del servicio de los empleados sin autorización por parte de estos que así lo disponga.

II. ANÁLISIS JURÍDICO:

1. De la compensación, deducción y retención:

De conformidad con el artículo 1714 y siguientes del Código Civil, la compensación es un modo de extinción de las obligaciones, cuya operancia supone el observar ciertos requisitos establecidos previamente en la Ley, en los siguientes términos:

"ARTICULO 1714. <COMPENSACION>. Cuando dos personas son deudoras una de otra, se opera entre ellas una compensación que extingue ambas deudas, del modo y en los casos que van a explicarse.

"ARTICULO 1715. <OPERANCIA DE LA COMPENSACION>. La compensación se opera por el solo ministerio de la ley y aún sin conocimiento de los deudores, y ambas deudas se extinguen recíprocamente hasta la concurrencia de sus valores, desde el momento que una y otra reúnen las calidades siguientes:

1.) Que sean ambas de dinero o de cosas fungibles o indeterminadas de igual género y calidad.

Que ambas deudas sean líquidas; y

Que ambas sean actualmente exigibles.

Las esperas concedidas al deudor impiden la compensación; pero esta disposición no se aplica al plazo de gracia concedido por un acreedor a su deudor.

ARTICULO 1716. <REQUISITO DE LA COMPENSACION. Para que haya lugar a la compensación es preciso que las dos partes sean recíprocamente deudoras.

(...)."

Tal y como se evidencia en las normas transcritas, se tiene que la compensación como modo para extinguir las acreencias requiere que entre quienes vaya a operar tal fenómeno exista una deuda u obligación recíproca, es decir, que sean deudores entre sí.

En relación con las deducciones y retenciones en materia laboral, se tiene que éstas suponen al igual que la compensación un modo de extinguir las obligaciones que presenta el trabajador con su empleador, de donde éste deduce de las sumas a favor de aquél lo adeudado. Sin embargo es pertinente señalar que, tal acción no es permitida en vigencia del vínculo laboral, pues así fue prohibido por el artículo 121 del Decreto 3135 de 1968, en los siguientes términos:

"Artículo 12. "Deducciones y retenciones. Los habilitados, cajeros y pagadores no pueden deducir suma alguna de los sueldos de los empleados y trabajadores sin mandamiento judicial o sin orden escrita del trabajador, a menos que se trate de cuotas sindicales, de previsión social, de cooperativas o de sanción disciplinaria conforme a los reglamentos.

No se puede cumplir la deducción ordenada por el empleado o trabajador cuando afecte el salario mínimo legal o la parte inembargable del salario.

Es embargable hasta la mitad del salario para el pago de las pensiones alimenticias de que trata el artículo 411 del Código Civil, y de las demás obligaciones que para la protección de la mujer o de los hijos establece la ley. En los demás casos, sólo es embargable la quinta parte del exceso del respectivo salario mínimo legal". (Negrilla fuera del texto).

Dando alcance a lo anteriormente expuesto se tiene que, el Régimen Laboral Colombiano ha tratado lo relativo en los artículos 59 y 149 del Código Sustantivo del Trabajo, lo cuales prevén lo siguiente:

"Artículo 59. Prohibiciones a los patronos. Se prohíbe a los patronos:

1. Deducir, retener o compensar suma alguna del monto de los salarios y prestaciones en dinero que corresponda a los trabajadores, sin autorización previa escrita de éstos para cada caso, o sin mandamiento judicial (...)" (Negrilla fuera del texto).

Así mismo, el artículo 149 del Estatuto Laboral contempla:

"ARTICULO 149. DESCUENTOS PROHIBIDOS. <Articulo modificado por el articulo 18 de la Ley 1429 de 2010. El nuevo texto es el siguiente›

El empleador no puede deducir, retener o compensar suma alguna del salario, sin orden suscrita por el trabajador, para cada caso, o sin mandamiento judicial. Quedan especialmente comprendidos en esta prohibición los descuentos o compensaciones por concepto de uso o arrendamiento de locales, herramientas o útiles de trabajo, deudas del trabajador para con el empleador, sus socios, sus parientes o sus representantes, indemnización por daños ocasionados a los locales, máquinas, materias primas o productos elaborados o pérdidas o averías de elementos de trabajo, entrega de mercancías, provisión de alimentos y precio de alojamiento.

Tampoco se puede efectuar la retención o deducción sin mandamiento judicial, aunque exista orden escrita del trabajador, cuando quiera que se afecte el salario minimo legal o convencional o la parte del salario declarada inembargable por la ley.

Los empleadores quedarán obligados a efectuar oportunamente los descuentos autorizados por sus trabajadores que se ajusten a la ley. El empleador que incumpla lo anterior, será responsable de los perjuicios que dicho incumplimiento le ocasione al trabajador o al beneficiario del descuento".

Es menester advertir que, la orden de reintegrar los mayores valores pagados por el Ministerio de Relaciones Exteriores sin que medie autorización previa del ex servidor público, es perfectamente viable.

La anterior afirmación encuentra su sustento en que la normativa no autoriza la realización de deducciones o retenciones de los salarios o prestaciones sociales de los trabajadores cuando su vínculo está vigente, pues la norma se refiere a empleados y trabajadores, con lo cual nos lleva a pensar que su vínculo se encuentra en vigor con la Entidad. No obstante lo anterior, diferente suerte corre para aquellos cuyo vínculo se ha disuelto, momento en el cual, el ex empleador queda facultado para deducir o retener valores adeudados por el ex trabajador sin que se requiera autorización previa del mismo.

De lo anterior se tiene que, los fenómenos expuestos son propios medios para extinguir las obligaciones en la modalidad de compensación, pues es claro que, al momento de terminarse los vínculos laborales el ex empleador adeuda al ex trabajador lo relativo a la liquidación final de prestaciones sociales y salarios, y de manera correlativa en los casos en que el ex trabajador debe valores a su ex empleador, se convierten automáticamente en deudores entre sí, de sumas exigibles y liquidas con lo cual permite que opere la compensación entre ellos.

2. De la viabilidad de deducir mayores valores pagados sin autorización previa del ex trabajador:

Es preciso señalar que, aunque en su momento ésta Oficina conceptuó acerca de la necesidad de contar con autorización previa del ex trabajador previo a realizar retenciones, deducciones y compensaciones sobre valores adeudados a éste, por lo que, tal postura debe ser variada con ocasión de los posteriores pronunciamientos que al respecto ha emitido la Honorable Corte Suprema de Justicia en su Sala Laboral, en los que se advierte la posibilidad de realizar deducciones por parte del ex empleador sobre los emolumentos debidos al trabajador cuyo vínculo finaliza sin su previa autorización.

Así lo advirtió la Corte Suprema de Justicia en su Sala Laboral mediante sentencia del 13 de febrero de 2013, con radicado 39980 que tuvo como Magistrado Ponente el Dr. Carlos Ernesto Molina Monsalve, cuando al referirse a la circunstancia de las deducciones y retenciones en vigencia de la relación laboral y la compensación cuando la mentada relación laboral ha terminado, así:

"(...) A lo precedente se suma, que en estos casos de deducciones luego de finalizada la relación laboral, no se requiere en rigor de autorización escrita de descuento, pues como lo ha adoctrinado esta Sala en ocasiones anteriores: "La restricciones al derecho de compensación del empleador mediante la prohibición de descuentos sin autorización tiene carácter protector plenamente justificado durante la vigencia del contrato de trabajo, es decir, cuando está en pleno vigor la dependencia y subordinación del trabajador en relación con el empleador. Pero para el momento de terminación del contrato la subordinación desaparece, como también fenece el carácter de garantía que los salarios y prestaciones sociales ofrecían para los créditos dados por el empleador. Por consiguiente, las normas prohibitivas de la compensación o deducción sin autorización expresa del trabajador, rigen durante la vigencia del contrato de trabajo, porque una vez finalizado el vínculo frente a "descuentos que de la liquidación de créditos del trabajador hiciere el empleador por deudas inexistentes o no exigibles", lo que acarrea como consecuencia es el no pago completo de salarios o prestaciones sociales, con la consecuente sanción por mora (Sentencias CSJ Laboral, 10 de septiembre de 2003 rad. 21057, 12 de noviembre de 2004 rad. 20857 y 12 de mayo de 2006 rad. 27278), lo cual resulta plenamente aplicable en relación con lo previsto en el D. 2127/1945 Art. 27.". (Negrilla fuera del texto).

Aunado a lo anterior, advirtió la Corte:

"De otro lado, cabe anotar, que el reembolso o reintegro de las sumas pagadas en exceso sin que el trabajador tenga derecho a ellas, por salarios o prestaciones, no constituye una deducción que necesite de autorización de descuento, como sería el caso de lo descontado a la actora en la liquidación definitiva por mayor valor de "prima de navidad", tal como se dejó sentado en sentencia CSJ Laboral, 3 de septiembre de 2002 rad. 17740, en la que se puntualizó:

"(...) De otra parte el reembolso de salarios pagados en exceso no constituye deducción que requiera los permisos que habla la censura. Así lo sostuvo la Corte en sentencia de 28 de febrero de 1995, radicada con el No. 7232 donde en lo esencial se dio:

"Por regla general al legar a la fecha de pago del sueldo el trabajador que únicamente haya laborado parte del período respectivo solo tiene derecho a la remuneración del tiempo trabajado. Por tanto el empleador que del total de la asignación deduce la parte proporcional a los días en que el trabajador dejó de prestar el servicio no está haciendo retención salarial alguna. Sería absurdo suponer que la ley impone al empleador la obligación de obtener autorización expresa y específica del trabajador para dejar de pagarle salarios no devengados"" (Negrilla fuera del texto).

Con lo anterior se precisa que, a efecto de realizarse deducciones, o compensaciones, o mejor, obtener el reembolso de mayores valores pagados al ex funcionario público, al momento de terminarse el vínculo laboral, no requiere previa autorización de éste.

3. De las conclusiones:

Así las cosas, y en atención al cuestionamiento elevado por la Dirección de Talento Humano, acerca del reintegro de los mayores valores pagados a los ex funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores al momento de pagar la liquidación final de prestaciones sociales y salarios debidos a éstos, por tratarse de sumas que no debieron haberse pagado a los mismos sin su previa autorización, encuentra ésta Oficina viable proceder con la deducción de tales sumas por concreción del modo de extinción de las obligaciones denominado compensación, sin que medie autorización previa y expresa de los funcionarios cuyo vínculo laboral se encuentra terminado con la Entidad, de conformidad con los argumentos antes planteados.

III. ALCANCE DEL CONCEPTO

Por último, es pertinente señalar que los conceptos tienen el carácter que les atribuye el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011), es decir, no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)

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