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CONCEPTO 11 DE 2012A
(Octubre 25)
<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Relativo al certificado de antecedentes judiciales en concordancia con la Sentencia de la Corte Constitucional SU-458 de 2012.
Este documento contiene un análisis jurídico referente a: 1) la definición de la base de datos relativa a antecedentes judiciales; 2) los principios y reglas a seguir por parte del administrador de las bases de datos de antecedentes judiciales; 3) la circulación y supresión de la información relativa a los antecedentes judiciales y; 4) las razones y consecuencias del cambio en la leyenda en el certificado de antecedentes judiciales.
Definición de la base de datos relativa a antecedentes judiciales.
En consideración a la definición adoptada por la Corte Constitucional en sentencias T-729 de 2002 y C-1011 de 2008, las bases de datos sobre antecedentes judiciales son un conjunto organizado de información personal, en concreto de antecedentes penales, que con ayuda de programas de carácter informático y de una plataforma, permite el acceso fácil e inmediato a una extensión ilimitada de información personal, dependiendo de la cantidad de información personal en ellos contenida y los avances tecnológicos que soportan su operación. Dicha base de datos personales es administrada por personas jurídicas de derecho público, sin perjuicio de que sea operada por un sin número de personas en la medida en que se faciliten las condiciones de accesibilidad con fines de alimentación, modificación o consulta. Esto, bajo parámetros de reserva, tal y como se verá en apartes posteriores.
Así pues, los antecedentes penales son datos personales que asocian una situación determinada (haber sido condenado, por la comisión de un delito, en un proceso penal, por una autoridad judicial competente) con una persona natural. Estos datos son propios y exclusivos de la persona, y permiten identificarla, reconocerla o singularizarla en mayor o menor medida, de forma particular o en conexión con otros datos personales(1).
Sin lugar a dudas, una de sus características fundamentales es que los antecedentes penales son principalmente datos negativos, pues permiten asociar circunstancias “no queridas, perjudiciales, socialmente reprobadas o simplemente desfavorables” a una persona natural.
Circulación y supresión de la información relativa a los antecedentes judiciales.
La jurisprudencia de la Corte Constitucional ha dispuesto que el habeas data es un derecho fundamental que habilita al titular de la información personal a exigir, de la administradora de sus datos personales, una de las conductas indicadas en el artículo 15 de la Constitución(2), es decir: “conocer, actualizar, rectificar”, o una de las conductas reconocidas por la Corte como pretensiones subjetivas de creación jurisprudencial: autorizar, incluir, suprimir y certificar(3).
Particularmente, la facultad de supresión de antecedentes judiciales, como parte integrante del habeas data, tiene una doble faz, pues funciona de manera diferente frente a los distintos momentos de la administración de información personal. Así, en una primera faceta es posible ejercer la facultad de supresión con el objeto de hacer desaparecer por completo de la base de datos la información personal respectiva, caso en el cual la información deberá ser suprimida completamente y será imposible mantenerla o circularla, ni siquiera de forma restringida (forma original del llamado derecho al olvido). Sin embargo, para el caso de los antecedentes judiciales no existe, en los términos de la sentencia T-414 de 1992, un derecho al olvido como tal, a menos que dejen de subsistir las finalidades constitucionales de este tipo específico de información personal, razón por la cual no aplica para el presente caso.
En una segunda faceta, la facultad de supresión puede ser ejercida con el objeto de hacer desaparecer la información que está sometida a circulación, caso en el cual la información se suprime solo parcialmente, lo que implica todavía la posibilidad de almacenarla y de circularla, pero de forma especialmente restringida.
Esta segunda modalidad de supresión es una alternativa para conciliar varios elementos normativos que concurren en el caso de la administración de información de personal sobre antecedentes penales, pues por un lado, constitucional y legalmente es imposible suprimir de forma total y definitiva los antecedentes penales de una persona en razón al uso de esta información para el cumplimiento de unas finalidades específicas, protegidas incluso dentro de la ley de habeas data, tales como la moralidad de la función pública, aplicación de la ley penal, actividades de inteligencia, ejecución de la ley, entre otras(4), sin embargo, cuando la administración de la información de personal relacionada con antecedentes judiciales pierde conexión con tales finalidades deja de ser necesaria para la cumplida ejecución de las mismas, y no reporta clara utilidad constitucional, en cuyos casos, la circulación indiscriminada de la información, desligada de fines constitucionales precisos, con el agravante de consistir en información negativa, habilita al sujeto concernido para que en ejercicio de su derecho al habeas data, solicite la supresión relativa de la misma.
Por ello, la conducta activa u omisiva de facilitar el acceso indiscriminado por parte de terceros a la información acerca de si un determinado sujeto tiene antecedentes penales, no encuadra en ninguna de las funciones relacionadas con el uso legítimo, legal y constitucional de esta información, implicando que terceros que no estén habilitados constitucional o legalmente, empleen la información sobre antecedentes penales para cualquier finalidad legítima o no, pero en todo caso, que lo hagan de una forma no orgánica y sin sustento normativo determinado en el ordenamiento jurídico. Esto, toda vez que independientemente del carácter público de los soportes (sentencias judiciales ejecutoriadas) la información personal está sometida a los principios de administración de datos, toda vez que el carácter público de las sentencias no inhibe la fuerza normativa de las reglas y principios que ordenan jurídicamente el tratamiento de información personal en bases de datos, y por tanto, la publicidad indiscriminada de los antecedentes penales facilita prácticas de exclusión social y discriminación prohibidas por la Constitución.
3) Terceros con interés legítimo para conocer sobre los antecedentes judiciales de una persona.
Como se planteó anteriormente, no significa lo anterior que los antecedentes judiciales deban ser eliminados o cancelados, pues los mismos resultan valiosos para ciertas autoridades, por ejemplo para efectos de cuantificación de la pena o para la concesión de beneficios penales, lo cual, deberá ser de carácter reservado(5).
En ese orden de ideas, respecto a los terceros que constitucional o legalmente están autorizados para conocer de la existencia de antecedentes penales asociados a una determinada persona puede verse el artículo 4o del Decreto 3738 del 19 de Diciembre de 2003, el cual dispone que los certificados de antecedentes judiciales tendrán el carácter de reservado y en consecuencia, sólo se expedirán certificados o informes de los registros contenidos en ellos a: 1) los peticionarios de sus propios registros, mediante la expedición del certificado judicial y; 2) a los funcionarios judiciales y organismos con facultades de policía judicial, que por razón o con ocasión de sus funciones, adelanten investigación, referente a la persona de quien la solicitan, previo requerimiento escrito.
Así las cosas, cuando la información es requerida por autoridades de policía o investigación judicial, y en general, por parte de autoridades judiciales, no hay lugar a suprimir el antecedente penal, pues dado el carácter reservado del objeto del mismo, resulta ser la valoración por parte de esas autoridades de la conducta anterior al procesado, lo que se verá reflejado al momento de solicitar el registro histórico de su información judicial.
Distinta hipótesis cuando es la persona la que solicita la información, pues es a ella a quien atañe su contenido y la decisión de revelarla sólo le afecta a él y por tanto, será quien decida si la información solicitada en la certificación contendrá o no sus antecedentes penales, para el caso de no ser requerida ni tenga cuentas pendientes con las autoridades judiciales respectivas.
Finalmente frente a este punto, es dable aclarar que en consideración al marco normativo anteriormente dispuesto, las Misiones Diplomáticas no poseen funciones judiciales o de policía judicial, razón por la cual, no pueden ser considerados como terceros legitimados para acceder a información reservada relativa a los antecedentes penales de un determinado ciudadano colombiano. Esto en consideración a lo dispuesto por el artículo 3o de la Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas de 1961(6), el cual expone funciones completamente diferentes a las requeridas en este caso particular, y que consistirán principalmente en: “a) representar al Estado acreditante ante el Estado receptor; b) proteger en el Estado receptor los intereses del Estado acreditante y los de sus nacionales, dentro de los límites permitidos por el derecho internacional; c) negociar con el gobierno del Estado receptor; d) enterarse por todos los medios lícitos de las condiciones y de la evolución de los acontecimientos en el Estado receptor e informar sobre elo al gobierno del Estado acreditante; e) fomentar las relaciones amistosas y desarrolar las relaciones económicas, culturales y científicas entre el Estado acreditante y el Estado receptor”.
Igual situación ocurre con las Oficinas Consulares(7), pues en razón a lo previsto por el artículo 5o de la Convención de Viena sobre Relaciones Consulares de 1963(8), estas Oficinas tampoco poseen funciones judiciales ni de policía judicial, siendo por ello necesario considerarlas como terceros sin legitimación para conocer sobre la información penal reservada de un determinado ciudadano colombiano.
Así las cosas, las Misiones Diplomáticas y las Oficinas Consulares no deben confundir el certificado de antecedentes judiciales con la información reservada relativa a la situación judicial de un ciudadano colombiano frente a la justicia, información esta última a la cual no podrán acceder pues se encuentra disponible de forma restringida para las autoridades judiciales, y a los peticionarios de sus propios registros, quienes también podrán acceder en ejercicio del derecho de petición, con el fin de conocer tal información, actualizarla y rectificarla y sin que la respuesta a esta solicitud reemplace el certificado de antecedentes judiciales, en los trámites y actuaciones para los cuales este documento es requerido(9).
4) Razones y consecuencias del cambio de leyenda en el certificado de antecedentes judiciales.
Finalmente, respecto a las causas y consecuencias para el cambio en la leyenda del certificado de antecedentes judiciales, se tiene que con el propósito de proteger el derecho fundamental al habeas data, en sus tres dimensiones: cumplimiento de los principios de la administración de datos (finalidad, utilidad, necesidad y circulación restringida); derecho subjetivo a la supresión relativa de la información de personal negativa; y garantía del derecho al trabajo de los peticionarios, la Corte Constitucional consideró que para los casos de acceso a la información de antecedentes judiciales por parte de particulares o terceros que no tengan un interés legítimo, en especial, mediante el acceso a la base de datos en línea a través de las plataformas respectivas de la Internet, se deberá omitir por parte de la entidad administradora, el empleo de cualquier fórmula que permita inferir la existencia de antecedentes penales en cabeza de los peticionarios, si efectivamente estos no son requeridos por, ni tienen cuentas pendientes con, las autoridades judiciales.
En razón a lo anterior, la Corte Constitucional ordenó que para el caso de la leyenda de estos certificados de antecedentes judiciales, deberá decir: “no tiene asuntos pendientes con las autoridades judiciales”, para el caso de las personas que no son requeridos ni tienen cuentas pendientes con las autoridades judiciales respectivas.
Esto, toda vez que la autoridad que expide el certificado judicial como documento público, no puede permitirle a un tercero que no tenga interés legítimo, inferir información relacionada con antecedentes penales cuando el titular no ha consentido en divulgar esa información, pues interfiere en el ámbito “prima facie" de al menos dos derechos fundamentales: el derecho al buen nombre y el derecho al habeas data.
Según lo dispuesto por la sentencia de la Corte Constitucional SU-458 de 2012, cuando la persona no registra antecedentes judiciales, ya sea porque nunca los ha tenido o por el hecho de que habiéndolos tenido, una autoridad judicial declaró la extinción de su condena o la prescripción de la pena(10), el certificado de antecedentes judiciales deberá reseñar la leyenda: “no tiene asuntos pendientes con las autoridades judiciales”. Esto, en consideración a que divulgar a través de certificaciones, los antecedentes judiciales de una persona que no sea requerida ni tenga cuentas pendientes con las autoridades judiciales respectivas, resulta desconocedor de principios constitucionales y causa un grave perjuicio a quien habiendo pagado la pena impuesta, o con la extinción de la misma, deba soportar las consecuencias que conlleva hacer pública y mantener indefinidamente una anotación de tales características, frente a su vida cotidiana o al acceso a ciertos bienes o servicios.
Empero, lo anterior no significa que los antecedentes judiciales de una persona sean eliminados o cancelados por completo, pues resultan valiosos para algunas autoridades, sin embargo, conservan el carácter de reservado y en consecuencia, al tenor de lo previsto por el artículo 4o del Decreto 3738 de 2003, sólo podrán acceder a dicha información los terceros con interés legítimo, los cuales se resumen en los siguientes:
Los peticionarios de sus propios registros, mediante la expedición del certificado judicial y;
Los funcionarios judiciales y organismos con facultades de policía judicial, que por razón o con ocasión de sus funciones, adelanten investigación, referente a la persona de quien la solicitan, previo requerimiento escrito.
Este concepto no compromete la responsabilidad de la Oficina Asesora Jurídica Interna, ni es de obligatorio cumplimiento o ejecución, esto en virtud a lo dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo - Ley 1437 de 2011, en concordancia con el artículo 230 de la Constitución Política.
NOTAS AL FINAL:
1. Corte Constitucional, Sentencias T-414 de 1992, M.P. Ciro Angarita Barón y T-729 de 2012, M.P. Eduardo Montealegre Lynett.
2. Constitución Política, ARTÍCULO 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley”.
3. Corte Constitucional, sentencias T-729 de 2002, M. P. Eduardo Montealegre Lynett y C-1011 de 2008, M.P. Jaime Córdoba Triviño.
4. Existen por ejemplo inhabilidades intemporales de carácter constitucional, así como para los usos legítimos en materia de inteligencia, ejecución de la ley y control migratorio, en cuyos casos la finalidad de la administración de esta información es constitucional y su uso, para esas específicas finalidades, está protegido además por el propio régimen del habeas data.
5. El carácter de reserva de la información judicial de una persona es el fruto del desarrollo del principio de circulación restringida dentro de los principios de administración de datos personales habeas data, el cual establece que toda actividad de administración de información personal deberá estar sometida a los límites específicos determinados por el objeto de la base de datos y por el principio de finalidad, por lo cual está prohibida la divulgación indiscriminada de datos personales.
6. La Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas de 1961 fue introducida en el ordenamiento jurídico interno colombiano a través de la Ley 6o de 1972.
7. La Convención de Viena sobre Relaciones Consulares de 1963 fue introducida en el ordenamiento jurídico colombiano a través de la Ley 17 de 1971.
8. “ARTÍCULO 5. Las funciones consulares consistirán en: a) proteger en el Estado receptor los intereses del Estado que envía y de sus nacionales, sean personas naturales o jurídicas, dentro de los límites permitidos por el derecho internacional; b) fomentar el desarrollo de las reclamaciones comerciales, económicas, culturales y científicas entre el Estado que envía y el Estado receptor, y promover además las relaciones amistosas entre los mismos de conformidad con las disposiciones de la presente Convención; c) informarse por todos los medios líticos de las condiciones y de la evolución de la vida comercial, económica, cultural y científica del Estado receptor, informar al respecto al gobierno del Estado que envía y proporcionar datos a las personas interesadas; d) extender pasaportes y documentos de viaje a los nacionales del Estado que envía, y visados o documentos adecuados a las personas que deseen viajar a dicho Estado; e) prestar ayuda y asistencia a los nacionales del Estado que envía, sean personas naturales o jurídicas; f) actuar en calidad de notario, en la de funcionario de registro civil, y en funciones similares y ejercitar otras de carácter administrativo, siempre que no se opongan las leyes y reglamentos del Estado receptor; g) velar, de acuerdo con las leyes y reglamentos del Estado receptor, por los intereses de los nacionales del Estado que envía, sean personas naturales o jurídicas, en los casos de sucesión por causa de muerte que se produzcan en el territorio del Estado receptor; h) velar, dentro de los límites que impongan las leyes y reglamentos del Estado receptor, por los intereses de los menores y de otras personas que carezcan de capacidad plena y que sean nacionales del Estado que envía, en particular cuando se requiera instituir para ellos una tutela o una curatela; i) representar a los nacionales del Estado que envía o tomar las medidas convenientes para su representación ante los tribunales y otras autoridades del Estado receptor, de conformidad con la práctica y los procedimientos en vigor en este último, a fin de lograr que, de acuerdo con las leyes y reglamentos del mismo, se adopten las medidas provisionales de preservación de los derechos e intereses de esos nacionales, cuando, por estar ausentes o por cualquier otra causa, no puedan defenderlos oportunamente; j) comunicar decisiones judiciales y extrajudiciales y diligenciar comisiones rogatorias de conformidad con los acuerdos internacionales en vigor y, a falta de los mismos, de manera que sea compatible con las leyes y reglamentos del Estado receptor; k) ejercer, de conformidad con las leyes y reglamentos del Estado que envía, los derechos de control o inspección de los buques que tengan la nacionalidad de dicho Estado, y de las aeronaves matriculadas en el mismo y, también, de sus tripulaciones; l) prestar ayuda a los buques y aeronaves a que se refiere el apartado k) de este artículo y, también, a sus tripulaciones; recibir declaración sobre el viaje de esos buques, encaminar y refrendar los documentos de a bordo y, sin perjuicio de las facultades de las autoridades del Estado receptor, efectuar encuestas sobre los incidentes ocurridos en la travesía y resolver los litigios de todo orden que se planteen entre el capitán, los oficiales, los marineros, siempre que lo autoricen las leyes y reglamentos del Estado que envía; m) ejercer las demás funciones confiadas por el Estado que envía a la oficina consular que no estén prohibidas por las leyes y reglamentos del Estado receptor o a las que éste no se oponga, o las que le sean atribuidas por los acuerdos internacionales en vigor entre el Estado que envía y el receptor”.
9. Corte Constitucional, Sentencia C-536 de 2006, M.P. Humberto Antonio Sierra Porto.
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)
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