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CONCEPTO 5 DE 2012A
(Noviembre 13)
<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
El carácter de documento público de las declaraciones de Colombia en el marco de Negociaciones Internacionales
Este documento contiene un análisis jurídico referente a: 1) la definición de documento público; 2) los presupuestos necesarios para que las declaraciones del Estado Colombiano en el marco de una negociación internacional tengan el carácter de documento público; y 3) los criterios para determinar la existencia de reserva legal frente a ciertos documentos públicos según la Constitución Política, la ley y las demás normas particulares relativas al Ministerio de Relaciones Exteriores.
1) Definición de documento público
En primer término, el artículo 243 del Código General del Proceso - Ley 1564 del 12 de Julio de 2012, define a los documentos, independientemente de su carácter, como todos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.
A su vez, el mismo código también define al documento público como aquél otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención, denominando así al “instrumento público” cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario.
Por tanto, podría concluirse que desde el punto de vista procesal, el término “documento público” se define de acuerdo a la persona que lo produce funcionario público, y en la medida en que se produzca con las formalidades legales. Así pues, es el ámbito de producción del documento, es decir el sujeto productor y la calidad del mismo, lo que define y determina su naturaleza de público.
Por su lado, frente a la perspectiva del derecho administrativo el concepto de documento público se desarrolla alrededor ya no de su origen o de la persona que lo produce funcionario público sino de la dependencia que lo posee, produce o controla en razón a sus funciones o servicios es decir, en su utilidad(1).
A su vez, la Ley 57 de 1985 que regula la publicidad de los actos y documentos oficiales, permite concluir que el documento público es todo aquel que repose en las oficinas públicas, entendiendo por éstas las que expresamente están enumeradas en su propio texto. Así, esta norma define el carácter de documento público dependiendo de su ubicación más que de su producción o contenido.
2) Presupuestos necesarios para que las declaraciones del Estado Colombiano en el marco de una negociación internacional tengan el carácter de documento público
Con fundamento en las consideraciones anteriormente expuestas, se tiene que las declaraciones del Gobierno Colombiano en el marco de una negociación internacional tendrán el carácter de documentos públicos siempre y cuando se cumpla con cualquiera de los siguientes presupuestos:
- Que sean otorgadas por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención y conforme a las formalidades legales que lo regulen.
- Que en razón a su utilidad, deban ser consideradas documentos de carácter público.
- Que reposen en oficinas públicas, es decir, sus depositarios deberán ser las entidades de carácter público.
- Que contengan datos que por expresa disposición legal deban ser mantenidos en reserva, tales como los concernientes a la defensa y seguridad nacionales, a investigaciones relacionadas con infracciones de carácter penal, fiscal, aduanero o cambiario, a los secretos comerciales e industriales, a los que puedan vulnerar el derecho a la intimidad, entre otros consagrados por la Constitución Política y la ley.
3) Criterios para determinar la existencia de reserva legal frente a ciertos documentos públicos según la Constitución Política, la ley y las demás normas particulares relativas al Ministerio de Relaciones Exteriores.
No obstante lo anterior, en caso de concluirse que las declaraciones de los representantes de Colombia en el marco unas negociaciones internacionales tienen el carácter de documentos públicos, deberá tenerse en cuenta la existencia de ciertas restricciones frente a la publicidad(2) que debe dársele a algunos de estos documentos en razón a su carácter de reservados, según lo dispuesto por la Constitución Política, la ley y las normas particulares sobre la materia relativas al Ministerio de Relaciones Exteriores, los cuales se traducen en los siguientes:
1. Los protegidos por el secreto comercial o industrial
2. Los relacionados con la defensa o seguridad nacionales
3. Los amparados por el secreto profesional
4. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio, así como la historia clínica, salvo que sean solicitados por los propios interesados o por sus apoderados con facultad expresa para acceder a esa información.
Los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la Nación, así como a los estudios técnicos de valoración de los activos de la Nación, documentos que estarán sometidos a reserva por un término de seis (6) meses contados a partir de la realización de la respectiva operación.
Los que pertenezcan al archivo general del Ministerio de Relaciones Exteriores, excepto los que por su naturaleza, deban publicarse. Sólo podrán acceder a esos documentos, los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, previo permiso escrito del Ministro, los Viceministros o el Secretario General, teniendo en cuenta la materia consultada y el objeto de la consulta.
Los conceptos de la Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales, así como los informes relacionados con temas de Soberanía Territorial y Desarrollo Fronterizo. Sólo podrá accederse a esos documentos con permiso previo del Ministro, Viceministros o del Secretario General, sin embargo, el Ministerio podrá darle publicidad a aquellos conceptos que por su interés general puedan servir para formar un cuerpo de doctrina del Ministerio sobre temas jurídicos.
Así las cosas, los funcionarios públicos están autorizados a no permitir el acceso a los documentos anteriormente descritos y en general, a aquellos cuya consulta o comunicación pueda atentar contra secretos protegidos por la ley(3). Dicha reserva cesará a los treinta (30) años de su expedición, cumplidos estos, el documento por este solo hecho podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que lo tenga en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande, copias o fotocopias del mismo(4).
Sin embargo, esta reserva legal no será oponible a las autoridades judiciales y/o administrativas que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones, a las que se les podrá entregar copias de los documentos reservados, correspondiéndoles a dichas autoridades asegurar la reserva de los mismos conforme el artículo 27 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Este concepto no compromete la responsabilidad de la Oficina Asesora Jurídica Interna, ni es de obligatorio cumplimiento o ejecución, esto en virtud a lo dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo - Ley 1437 de 2011, en concordancia con el artículo 230 de la Constitución Política.
NOTAS AL FINAL:
1. Corte Constitucional, Sentencia T-473 de 1992, M.P. Ciro Angarita Barón.
2. En virtud de lo dispuesto por el artículo 1o de la Ley 57 de 1985, la Nación, los Departamentos y los Municipios tienen el deber de incluir en sus respectivos Diarios, Gacetas, o Boletines Oficiales, todos los actos gubernamentales y administrativos que la opinión deba conocer para informarse sobre el manejo de los asuntos públicos y para ejercer control eficaz sobre la conducta de las autoridades, y los demás que según la ley deban publicarse para que produzcan efectos jurídicos. De forma especial, los literales e) y f), artículo 1o de la citada ley, establecieron que deberán publicarse todos los actos del Gobierno, de los Ministerios, de los Departamentos Administrativos, de las Superintendencias y de las Juntas Directivas o Gerentes de las entidades descentralizadas que creen situaciones jurídicas impersonales u objetivas o que tengan alcance e interés general, y en general, los demás actos de naturaleza similar a la señalada anteriormente que expidan otras autoridades por delegación que hayan recibido o por autorización legal.
3. Corte Constitucional, Sentencia T-473 de 1992, M.P. Ciro Angarita Barón.
4. Artículo 13 de la Ley 57 de 1985.
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)
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