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CONCEPTO 2 DE 2012
(Febrero 10)
<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
CONCEPTO JURÍDICO ENTORNO A: 1) LA INSISTENCIA DE OBTENER EL APOSTILLAMIENTO SOLICITADO POR SOCIEDADES COMERCIALES AL NO SER ACEPTADOS LOS DOCUMENTOS EN PAISES QUE HACEN PARTE DE LA CONVENCIÓN DE LA HAYA; Y 2) SOBRE LOS DOCUMENTOS EXPEDIDOS POR AGENTES DIPLOMATICOS Y CONSULARES DE LOS ESTADOS UNIDOS EN COLOMBIA, SOBRE LAS CERTIFICACIONES DE PENSIONES Y OTROS DOCUMENTOS A CIUDADANOS ESTADOUNIDENSES QUIENES REQUIEREN LA LEGALIZACIÓN DE LOS MISMOS POR PARTE DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES PARA PODER SER PRESENTADOS ANTE AUTORIDADES COLOMBIANAS.
Bogotá D. C
1. Problema Jurídico.
Los problemas jurídicos a resolver en el presente concepto son los siguientes:
1) ¿Debe prestársele el servicio de apostilla a los documentos presentados por parte de las sociedades comerciales, al ser exigido el mencionado trámite por países miembros de la Convención de la Haya?.
2) ¿Deben ser legalizados los certificados de pensiones y otros documentos proferidos a ciudadanos Estadounidenses expedidos por agentes diplomáticos y consulares de los Estados Unidos para poder ser presentados ante autoridades colombianas?
2. Desarrollo
1) Mediante la Apostilla el Ministerio de Relaciones Exteriores, avala la autenticidad de la firma y el titulo con que ha actuado el funcionario colombiano que suscribe un documento expedido en Colombia que va a surtir efectos legales en el exterior, ante un país parte de la Convención de la Haya sobre Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos.
Al respecto vale la pena anotar que conforme a lo establecido en la Convención de la Haya, la cual fue adoptada en nuestro ordenamiento interno por medio de la Ley 455 de 1998, se determinó en su artículo 1 la siguiente clasificación de documentos públicos, haciendo énfasis en cuales de estos no se lleva a cabo el apostillamiento:
"a) los expedidos por autoridad o funcionario público judicial, incluidos los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial;
b) los documentos administrativos;
c) los documentos notariales;
d) las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados,
No se apostillan los siguientes documentos:
a) documentos expedidos por agente diplomático o consular;
b) documentos administrativos que se refieran directamente a una operación Mercantil o aduanera".
Es así como si bien la exigencia de la apostilla proviene de países que hacen parte de la Convención de la Haya, sobre documentos contenidos que se ocupan sobre operaciones comerciales o aduaneras también lo es que la negativa de este Ministerio en llevar a cabo la mencionada gestión entorpecería el intercambio comercial a nivel nacional, viéndose afectado el empresario colombiano.
Corolario de lo anterior se recomienda acceder a la prestación del servicio de apostilla solicitado por las entidades comerciales en comento, no sin antes advertir tal situación a la entidad nacional competente en el país receptor, indicando que no se está dando cumplimiento a la normatividad internacional, quebrantándose el principio de reciprocidad.
2) Los documentos colombianos que van a surtir efectos legales en países que no forman parte de la Convención de la Haya siguen el proceso de legalización ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Al respecto vale la pena anotar que al ser los Estados Unidos un país miembro de la Convención de la Haya, los documentos expedidos por estos deben ser Apostillados, para poder ser presentados ante autoridades colombianas.
Lo anterior adquiere sustento probatorio en el hecho de que son proferidos por autoridades estadounidenses, razón por la cual la competencia se encuentra enmarcada en los citados organismos, es decir al provenir de entidades ajenas al Estado colombiano miembros de la Convención de la Haya, su trámite deberá ser el de Apostilla, debido a que para ser legalizados se requiere que 1) sea solicitado por un país ajeno a la convención en comento o se avale la firma del Cónsul colombiano, en el país en el cual fue expedido el documento público, para aquellos documentos que van a surtir efectos en Colombia, dando así cumplimiento a lo establecido en el artículo 259 del Código de Procedimiento Civil, y 480 del Código de Comercio, los cuales establecen lo siguiente:
"ARTÍCULO 259. DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTRANJERO. <Artículo modificado por el artículo 1, numeral 118 del Decreto 2282 de 1989. El nuevo texto es el siguiente:> Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de éste o con su intervención, deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República, y en su defecto por el de una nación amiga, lo cual hace presumir que se otorgaron conforme a la ley del respectivo país. La firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y si se trata de agentes consulares de un país amigo, se autenticará previamente por el funcionario competente del mismo y los de éste por el cónsul colombiano.
"ARTÍCULO 480. <AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR>. Los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul Colombiano o, a falta de éste, por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios internacionales sobre el régimen de los poderes.
Al autenticar los documentos a que se refiere este artículo los cónsules harán constar que existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país".
En ese sentido se recomienda determinar hacia que autoridades colombianas van dirigidos los citados documentos, y si son ellas las que exigen el trámite de legalización, ya que de ser así se deberá oficiar a los entes estatales respectivos, con el fin de advertir el error en la exigencia del citado trámite.
En caso de ser las autoridades estadounidenses quienes orientan a los usuarios sobre la legalización de los documentos, se sugiere oficiar a la autoridad norteamericana competente a fin de informar la no aplicación del principio de reciprocidad, no obstante que el Estado colombiano está cumpliendo con sus obligaciones convencionales establecidas en la Convención de la Haya.
Este concepto no compromete la responsabilidad de la Oficina Asesora Jurídica Interna, ni es de obligatorio cumplimiento o ejecución, esto en virtud a lo dispuesto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, en concordancia con el artículo 230 de la Constitución Política.
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)
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