CIRCULAR 32854 DE 2013

(Octubre 17)

<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C.,

Señores Embajadores:

Me permito poner en su conocimiento que hemos diseñado un sistema en línea para que puedan rendir sus informes de manera ágil, sencilla y eficiente, el cual consolida los informes trimestrales, e incorpora la posibilidad de proveer mensajes instantáneos y confidenciales. Igualmente busca generar una interlocución directa, ya que proporciona un espacio para comentarios, y da la posibilidad generar respuestas inmediatas.

Los tres informes (instantáneos, confidenciales y trimestrales) se complementan entre sí y nos permitirán mantener una comunicación permanente, y coordinada con las diferentes dependencias de la Cancillería.

Al sistema tendrán acceso los Embajadores y el funcionario que cada uno delegue. El ingreso al mismo será a través de la dirección electrónica: http://infoembajadas.cancilleria.gov.coy bastará con diligenciar su usuario y clave del Ministerio de Relaciones Exteriores (los mismos del correo electrónico oficial).

Los formatos, constituidos por plantillas estilo Word son flexibles, y buscan que los informes se centren en los temas más relevantes y de mayor impacto en la relación bilateral o multilateral.

El sistema en general cuenta con una opción de "búsqueda" la cual se podrá realizar por tema o por palabra facilitando así su manejo y seguimiento.

Los informes tendrán las siguientes características;

• Mensajes Instantáneos:

Permite mensajes cortos y rápidos, con o sin anexos, de carácter no confidencial. Los mismos se pueden enviar a todos los usuarios autorizados en el sistema y funciona de tal manera que una vez se envíe, se genera una alerta a su destinatario en el buzón de correo electrónico oficial. De igual manera todo mensaje se podrá comentar y contestar.

Servirán para enviar mensajes importantes que requieren ser conocidos a la mayor brevedad para estar informados o para tomar una decisión.

• Mensajes Confidenciales:

Permite el envío de mensajes sensibles, urgentes y confidenciales de manera segura al Despacho de la Ministra y Viceministros. Este tipo de mensajes permite adjuntar archivos y así como los mensajes instantáneos podrán ser comentados y contestados.

• Informe Trimestral:

Este informe deberá elaborarse por parte de la Embajadas y Delegaciones los primeros cinco (5) días hábiles de cada trimestre vencido. Reemplazarán los informes previstos en la Circular No. 151 de 2008.

Su finalidad es brindar información y recomendaciones que permitan tomar posiciones o decisiones sobre distintos asuntos, para fortalecer y profundizar las relaciones, así como mantener actualizada información puntual y útil sobre cada país, concurrencias y organismos.

El contenido del informe estará dividido así: 1. Oportunidad para Colombia.

En esta sección podrán ingresar aspectos que se consideren importantes para Colombia, así como las recomendaciones pertinentes para concretarlas, incluyendo acciones inmediatas y futuras sugeridas para que sean realizadas por la Cancillería, sus Misiones, y/u otras entidades del Estado.

Análisis situacional del país.

Esta sección está diseñada para comentar sobre la coyuntura del país durante el trimestre, con el fin de analizar la situación política, económica, social, cultural, ambiental, jurídica, convenios, regional, entre otras.

Se podrá organizar por temas que se pueden señalar cuando haya comentarios por hacer. Si se quiere mencionar un tema para el cual no se encuentra el subtítulo específico, simplemente se puede adicionar. Por ejemplo, las dimensiones regional y subregional por lo general son relevantes para entender una dinámica nacional. No hay necesidad de escribir sobre todos los temas, sólo aquellos donde haya asuntos de interés para mencionar.

Concurrencias y organismos.

Esta sección se ha diseñado para comentar sobre el contexto integral de las concurrencias u organismos a cargo, así como otros temas que consideren oportuno resaltar. Cuenta con un despliegue de países y organismos para facilitar el acceso y la realización del informe que se desee mandar sobre una concurrencia específica o un organismo particular. Si para el periodo específico no hay información para reportar respecto de las concurrencias u organismos, no será necesario llenarla.

Para mayor información, adjunto encontrarán el instructivo detallado de uso del sistema.

La presente Circular deroga en su totalidad, a partir de la fecha, la Circular No. 151 de 2008.

Cordialmente,

MARÍA ÁNGELA HOLGUÍN CUELLAR

Ministra de Relaciones Exteriores

Anexo: lo enunciado

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)

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