CIRCULAR 125 DE 2020

(octubre 27)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Con el ánimo de efectuar el cierre de vigencia en materia financiera de una manera oportuna y sin ningún traumatismo, de la manera más atenta, me permito informar las actividades requeridas y las fechas límites para el desarrollo de diferentes procesos administrativos y financieros, así:

PROCEDIMIENTOS VARIOS.

1. Pago a Contratistas

Para proceder al pago del mes de diciembre, los contratistas deben anexar, además de los documentos exigidos para el pago, el formato GA-FO-04 Solicitud de Traslado o Devolución de Elementos. (Aplica cuando el contratista termina labores con el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, debe tener visto bueno del Coordinador de Almacén).

Igualmente, deberán allegar copia del soporte remitido al Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos, de la publicación del informe final de supervisión en la plataforma SECOP II.

En el caso de que el contrato haya sido por acuerdo marco, se deberá allegar copia del correo electrónico enviado con el informe final de supervisión a la Coordinación de Licitaciones y Contratos.

2. Legalización definitiva de Cajas Menores.

a. La Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar hará llegar vía correo electrónico los documentos que se deben presentar para la respectiva legalización y cierre definitivo de la caja menor.

b. El responsable de la Caja Menor debe realizar el reintegro del saldo que arroja la cuenta corriente asignada a su caja a la cuenta corriente “Fondos Comunes CITIBANK No. 0006073019”.

c. Debe consignar de manera separada el valor de las retenciones efectuadas durante el mes de diciembre en la cuenta corriente “Fondos Comunes CITIBANK No. 0006073019".

d. Presentar ante la Tesorería del Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio, copia de la consignación para que le expidan el comprobante de ingreso.

e. Presentar ante el Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar la comunicación de la legalización, acompañada de los documentos soporte de acuerdo con el procedimiento GF-PT-14 Creación legalización y reembolso de cajas menores.

3. Liberación de saldos que no serán ejecutados.

En caso de actos administrativos que presenten recursos que no van a ser ejecutados, se debe solicitar a más tardar el día 7 de diciembre de 2020 su liberación, esto mediante comunicación expedida por el supervisor/interventor donde se indique el monto del saldo a liberar. En caso de existir sobrantes y no sean informado se ocasionará devolución de recursos a la Dirección del Tesoro Nacional y los mismos valores serán reducidos de las necesidades del área en la siguiente vigencia.

4. Legalización de avance viáticos.

El funcionario o contratista al que se le concede una comisión nacional o internacional deberá legalizarla ante el Grupo Interno de Trabajo de Tiquetes y Viáticos si es comisión nacional o en la Tesorería del Grupo interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio si es comisión internacional, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de terminación de la comisión.

En caso de que el funcionario o contratista tenga recursos sobrantes de comisiones nacionales debe realizar el reintegro antes de la vigencia a las siguientes coordenadas:

Es pertinente anotar que los cumplimientos de los plazos indicados en la presente circular son imperativos, razón por la cual agradecemos su compromiso con las fechas aquí estipuladas, ya que el incumplimiento a las fechas dará lugar a:

- No pago de obligaciones y compromisos dentro de la vigencia 2020.

- Imposibilidad de cierre presupuestal de las cajas menores y la aplicación de reintegros y deducciones.

- Solicitud de vigencias expiradas.

- Procesos administrativos de control interno y/o disciplinario.

Cordialmente,

CARLOS RODRIGUEZ BOCANEGRA

SECRETARIO GENERAL

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)

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