CIRCULAR 61 DE 2015

(octubre 28)

<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

De la manera más atenta y para tener en cuenta, a continuación relaciono los procedimientos obligatorios de carácter financiero y contable, que se deben llevar a cabo en cada una de las misiones y oficinas consulares de Colombia en el Exterior, con motivo del cierre de la vigencia fiscal de 2015.

1. GIROS

Solo serán atendidas las solicitudes recibidas con la documentación completa para asignación de recursos para el exterior hasta el 18 de diciembre de 2015

2. DISPOSICIONES VARIAS

Todas las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares a 31 de diciembre de 2015, deben:

• Tener incorporados en el SISE, todos los movimientos financieros (facturas de legalización de gastos, reintegros y movimientos bancarios a que haya lugar).

Haber efectuado las conciliaciones bancarias hasta el mes de noviembre de 2015. La conciliación bancaria del mes de diciembre de 2015, se debe efectuar a más tardar el 8 de enero de 2016.

Verificar que se hayan pagado todas las facturas por bienes y servicios y cubierto todos los compromisos adquiridos a 31 de diciembre de 2015, por cuanto no se pueden atender compromisos adquiridos en el año 2015 con el presupuesto de la vigencia 2016, ya que se incurre en incumplimientos del estatuto Orgánico del Presupuesto y serian objeto de sanciones disciplinarias.

Nota: Se exceptúa de lo anterior el pago de facturas de servicios públicos y comunicaciones y transportes correspondientes al último trimestre del año 2015

• Haber efectuado en el SISE la legalización de los gastos de representación del último cuatrimestre.

Es importante, con el fin de evitar inconvenientes con los entes de control, que antes del cierre verifiquen que todas las relaciones de gastos estén clasificadas en el concepto correspondiente, puesto que una vez cerrado el mes de diciembre, el sistema no permitirá hacer reclasificaciones de relaciones de gastos de meses anteriores, por lo tanto en caso de clasificaciones erróneas, la única opción será el reintegro de los dineros.

3. REGISTRO DE INFORMACIÓN EN EL SISE

Antes de efectuar el cierre del mes de diciembre de 2015 en el SISE, deben verificar que se haya efectuado el pago de todas las relaciones de gastos en el menú "Consultas y Reportes" en la opción "Rel, de gastos por pagar".

• Todas las observaciones efectuadas en el SISE por el Grupo de Trabajo de Servicios al Exterior y Estadística deben quedar resueltas a 31 de diciembre de 2015.
• Confrontar que el libro de bancos en moneda de giro, sea igual al saldo total del reporte de tasas de cambio de la cuenta en moneda de giro.
• Que el saldo de libro de bancos en moneda local, sea igual al saldo total del reporte de tasas de cambio de la cuenta moneda local.

Una vez efectuadas las anteriores confrontaciones, los saldos en cada rubro presupuestal del Informe General Consolidado tanto en la moneda de giro (dólares americanos o euros) como en moneda local debe resultar el saldo de los sobrantes que deben ser reintegrados al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Si se generan ajustes por diferencial cambiario, estos pueden ser registrados en el - MENU DE GASTOS – SUBMENU – AJUSTE POR DIFERENCIAL CAMBIARLO, en cada uno de los conceptos en que se hayan generado.

4. DEVOLUCIONES POR CONCEPTO DE GIROS EFECTUADOS POR EL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Los dioneros sobrantes y no comprometidos y que resulten en el Informe General de Cuentas Consolidado del Sistema SISE, se deben transferir, sin importar la cuantia a las cuentas bancarias que para tal fin tiene el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, a más tardar el día 31 de diciembre de 2015.

Las devoluciones de dineros no comprometidos se deben hacer únicamente a través de transferencia de fondos a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, teniendo en cuenta la moneda de giro en una de las cuentas que se relacionan a continuación:

Cuando se realice el reintegro, se debe diligenciar de manera obligatoria el siguiente cuadro con la información allí solicitada (todos los campos son obligatorios) y copia de la transferencia bancaria, de manera inmediata a la Dirección Administrativa y Financiera por escrito, o vía correo electrónico a las siguientes direcciones: [email protected] y [email protected]

FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

REINTEGROS VIGENCIA 2015

Los montos a devolver se deben registrar en el SISE, en el MENU – BANCOS – SUBMENU – TRANSACCIONES BANCARIAS, realizando el movimiento de egreso como reintegro a Cancillería, señalando el valor de la comisión bancaria correspondiente al reintegro, en el campo establecido para tal efecto. Después de realizar esta operación, se debe verificar que el saldo en los Informes General de Cuentas Consolidado y Detallado sea CERO (0).

Finalmente proceder al cierre del mes de diciembre de 2015, y firmar digitalmente el Informe de rendición de cuentas tanto en moneda de giro como en moneda local y el reporte de conciliación bancaria tanto en moneda de giro corno en moneda local, a más tardar el día 8 de enero de 2016.

Para el respectivo registro contable y de tesorería, cuando se realice la transferencia de fondos, se debe enviar adicionalmente la información del valor reintegrado, la vigencia a la que corresponde y la fecha de la transferencia de fondos, vía correo electrónico a las siguientes direcciones de correo electrónico: [email protected] y [email protected]

5. DEVOLUCIONES POR CONCEPTO DE GIROS EFECTUADOS POR EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Si se generan devoluciones por conceptos de salarios, honorarios, personal de apoyo, personal local y/o gastos de representación, éstas deben ser reintegradas dentro de ios cinco (5) primeros días del mes de enero de 2016.

El respectivo reintegro debe efectuarse mediante transferencia de fondos a nombre del Ministerio de Relaciones Exteriores, en la moneda de giro y, según esta, se hará en una de las cuentas relacionadas a continuación:

En todos los casos, en la línea de observaciones deberán escribir: BENEFICIARIO FINAL MINRELACIONES EXTERIORES BOGOTA, CUENTA 0060622019.

Una vez realizada la transferencia de fondos, deberá informarse vía correo electrónico a la Coordinación Financiera del Ministerio de Relaciones exteriores, detallando el concepto y el monto por cada rubro presupuestal, a las siguientes direcciones: [email protected] [email protected].

6. INVENTARIOS

Teniendo en cuenta que es necesario incorporar las cifras reales de los bienes muebles a los Estados Financieros del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, los inventarios de bienes muebles deben ser actualizados anualmente, cada Misión Diplomática u Oficina Consular debe efectuar el informe con base a los parámetros estipulados en la Resolución 0213F del 23 de febrero de 2013 y la Circular C-DSG-GAM-15-000047 del 17 de julio de 2015, la cual determina que se deben elaborar el inventario de bienes muebles de cada una de las oficinas y residencias, conforme con lo establecido en el aplicativo SÍGUEME que será enviado a la Dirección Administrativa y Financiera con fecha límite del 27 de noviembre del ario en curso.

Es pertinente anotar que el cumplimiento de los plazos indicados en la presente circular es imperativo, puesto que la información debe ser incluida en la contabilidad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores al cierre de la vigencia fiscal 2015. Lo anterior para dar cumplimiento a lo establecido por la Contaduría General de la Nación, la Contraloría General de la Republica y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

El no cumplimiento de las fechas y parámetros aquí establecidos, serán causal de sanciones e investigaciones disciplinarias.

Cordialmente,

LUIS FERNANDO CRIALES GUTIERREZ
Secretario General

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)

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