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CIRCULAR 58 DE 2017
(diciembre 4)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá, D.C., 4 de Diciembre de 2017
| Para: | Cancilleria Interna Coordinadores Directivo Viceministerios |
| De: | Araminta Beltran Urrego |
| Asunto: | Cierre de Vigencia Fiscal 2017 - Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. |
Con el ánimo de efectuar el cierre de la vigencia fiscal 2017, en materia financiera de una manera oportuna y sin ningún traumatismo, de manera atenta me permito informar las actividades requeridas y las fechas límites para el desarrollo de los diferentes procesos administrativos y financieros, así:
| No. | PROCESO | FECHA LIMITE |
| 1 | Recepción en Almacén de pedidos referentes al suministro de bienes de consumo y devolutivos. Pedidos recibidos después de esta fecha serán atendidos a partir del 10 de enero del 2018 | Diciembre 22 / 2017 |
| 2 | Recepción de solicitudes para expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal | Diciembre 15 / 2017 |
| 3 | Legalización definitiva de Cajas Menores | Diciembre 15 / 2017 |
| 4 | Recepción de documentos con todos los requisitos exigidos para el trámite de pagos y ejecución del PAC de diciembre de 2017 | Diciembre 15 / 2017 |
| 5 | Negociación de moneda extranjera por parte de la Tesorería del Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicio Exterior para atender pagos de: Viáticos, Menaje, Pasajes, Comisiones y Giros al Exterior | Diciembre 19 / 2017 |
| 6 | Registro Presupuestal de Compromisos | Diciembre 22 / 2017 |
| 7 | Pagos de las obligaciones de la vigencia 2017 tramitadas por el Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar y sujetos a disponibilidad del PAC | Diciembre 27 / 2017 |
PROCEDIMIENTOS VARIOS.
1. Pago a Contratistas
Para proceder al pago del mes de diciembre de 2017, los contratistas que prestan sus servicios en las sedes del Ministerio de Relaciones Exteriores, deben anexar, además de los documentos exigidos para el pago, el formato de traslado de inventario físico a su cargo a un funcionario de planta, previo visto bueno del Grupo Interno de Trabajo de Almacén.
2. Legalización definitiva de Cajas Menores.
a. El Responsable de la Caja Menor debe realizar el reintegro del saldo que arroja la cuenta corriente asignada a su caja, a la cuenta corriente “Fondos Comunes CITIBANK No. 0006073019"
b. Debe consignar de manera separada el valor de las retenciones efectuadas durante el mes de diciembre en la cuenta corriente “Fondos Comunes CITIBANK No. 0006073019”
c. Presentar ante la Tesorería del Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicio Exterior, copia de la consignación para que le expidan el comprobante de ingreso.
d. Presentar ante la Coordinación de Cuentas por Pagar, la comunicación de la legalización, acompañada de los recibos de caja menor, el comprobante de egreso de caja menor, conciliación bancaria de la caja menor, copia de la consignación a Fondos Comunes, comprobante de caja expedido por la Tesorería, comprobante de ejecución de caja menor, comprobante de las deducciones practicadas en el mes, extracto bancario en donde se evidencia que el saldo en la cuenta de la caja menor efectivamente quedó en cero (0) y el pantallazo del cierre presupuestal para la vigencia 2017 a cargo de cada cuentadante de caja menor.
3. Liberación de saldos no ejecutados.
En caso de actos administrativos que presenten saldos no ejecutados, se debe anexar a más tardar el día 23 de diciembre de 2017, el certificado expedido por el supervisor/interventor o el Acta de Liquidación del Acto Administrativo, donde se indique el monto del saldo a liberar.
Es pertinente anotar que el cumplimiento de los plazos indicados en la presente circular es imperativo para disponer del tiempo suficiente a fin de dar cumplimiento a los procesos del cierre financiero en la vigencia 2017, puesto que la información debe ser incluida en las contabilidades del Ministerio de Relaciones de Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores al cierre de la vigencia fiscal 2017, lo anterior para cumplir con lo establecido por la Contaduría General de la Nación, la Contraloría General de la Republica y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Cordialmente,
ARAMINTA BELTRAN URREGO
Secretaria General
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)
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