CIRCULAR 57 DE 2017

(diciembre 4)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C.,

Con el ánimo de efectuar el cierre de vigencia en materia financiera de una manera oportuna, de la manera más atenta, me permito informar las actividades requeridas y las fechas límites para el desarrollo de los diferentes procesos administrativos y financieros, es importante tener en cuenta que en noviembre y en diciembre se ha girado recursos por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores y por el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores; a continuación se mencionara las siguientes indicaciones:

1. GIROS

Solo serán atendidas las solicitudes recibidas con la documentación completa para asignación de recursos para el exterior hasta el 15 de diciembre de 2017.

2. DISPOSICIONES VARIAS

Todas las Embajadas, Delegaciones y Oficinas Consulares de Colombia en el Exterior a 31 de diciembre de 2017, deben:

- Identificar plenamente el origen de los recursos (Ministerio de Relaciones Exteriores o Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores) con el fin de registrar las transacciones a que haya lugar según corresponda.

- Tener incorporados en el SISE, todos los movimientos financieros (facturas de legalización de gastos, reintegros en caso de haberse efectuado y movimientos bancarios a que haya lugar).

- Haber efectuado en el SISE la legalización de los gastos de representación del último cuatrimestre.

- Haber efectuado las conciliaciones bancarias hasta el mes de noviembre de 2017. La conciliación bancaria del mes de diciembre de 2017, se debe efectuar a más tardar el 11 de enero de 2018, al igual que el cierre en el SISE de la vigencia fiscal 2017.

- Verificar que se hayan pagado todas las facturas por: Arrendamiento Bienes Inmuebles Bienes Inmuebles, Arrendamiento Bienes Muebles, Sostenimiento Embajadas y Consulados - Bienes, Sostenimiento Embajadas y Consulados - Servicios, Seguros, Impuestos, Mejoramiento y Mantenimiento de la Infraestructura del Sector - Dotación, Mejoramiento y Mantenimiento de la Infraestructura del Sector - Mantenimiento, Honorarios, Remuneración Servicios Técnicos, Fortalecimiento de Políticas Públicas para la Vinculación y Atención de Colombianos en el Exterior a Nivel Internacional, Fortalecimiento de la Capacidad del Ministerio de Relaciones Exteriores en Cumplimiento de las Competencias en la Ley de Víctimas Internacional, Labores de Protección a Connacionales en Exterior -Jurídica, Labores de Protección a Connacionales en Exterior - Social, Plan Promoción de Colombia en el Exterior, Equipos de Sistemas, Fondo Especial para las Migraciones, Adquisición de Sedes en el Exterior.

EXCEPCIÓN:

El pago de las facturas de servicios públicos y comunicaciones y transporte, correspondientes al último bimestre de 2017, se podrán pagar en la vigencia 2018.

PARA TENER EN CUENTA:

- Las facturas que no fueron pagadas en la vigencia 2017, se atenderán por vigencias expiradas y se enviará la resolución de asignación de recursos, a la Oficina de Control Interno Disciplinario y a la Contraloría General de la República, de acuerdo con lo estipulado en Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación.

- Es importante, con el fin de evitar inconvenientes con los entes de control, que antes del cierre en el SISE, verifiquen que todas las relaciones de gasto estén clasificadas en el rubro presupuestal correspondiente, debido a que una vez cerrado el mes de diciembre de 2017, no se podrá hacer reclasificaciones de relaciones de gastos, por lo tanto, en caso de reclasificaciones erróneas, la única opción será el reintegro de los dineros.

3. REGISTRO DE INFORMACIÓN EN EL SISE

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

- Todas las observaciones efectuadas por el Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior en el SISE correspondientes al mes de noviembre de 2017, deben quedar resueltas a 31 de diciembre de 2017.

- Antes de efectuar el cierre del mes de diciembre de 2017 en el SISE, se debe verificar que se haya hecho el pago de todas las relaciones de gastos en el menú "Consultas y Reportes” en la opción "Gastos por Pagar”.

- Confrontar que el libro de bancos en moneda de giro, sea igual al saldo total del reporte de tasas de cambio bancos de la cuenta en moneda de giro. Así mismo, que el saldo de libro de bancos en moneda local, sea igual al saldo total del reporte de tasas de cambio bancos de la cuenta moneda local.

- Si se generan ajustes por diferencial cambiario, estos pueden ser registrados en el - MENU DE GASTOS - SUBMENU - AJUSTE POR DIFERENCIAL CAMBIARIO, en cada uno de los conceptos en que se hayan generado.

- La diferencia entre las partidas asignadas y los gastos realizados, corresponde a los saldos sobrantes, los cuales deberán ser reintegrados al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores o al Ministerio de Relaciones Exteriores según sea el caso.

GASTOS DE REPRESENTACIÓN

- Para proceder con el cierre del mes de diciembre, las Embajadas, Delegaciones y Consulados Generales Centrales, deben tener en cuenta que todos los registros por concepto de gastos de representación del último cuatrimestre (septiembre a diciembre), estén registrados en el SISE con sus respectivos soportes.

- Al finalizar la vigencia, si existen recursos sobrantes deberán reintegrarse al Ministerio de Relaciones Exteriores.

4. REINTEGROS POR CONCEPTO DE GIROS EFECTUADOS POR EL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Los saldos sobrantes que resulten en el Informe General de Cuentas Consolidado del Sistema SISE, se deben transferir, sin importar la cuantía, a las cuentas bancarias que para tal fin tiene el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, a más tardar el 15 de enero de 2018; Siempre y cuando los recursos objeto de reintegro sean producto de partidas asignadas por el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Conforme a lo anterior, los reintegros de los dineros no comprometidos, producto de giros con recursos del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, se deben hacer únicamente a través de transferencia de fondos a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, teniendo en cuenta la moneda de giro, en una de las cuentas que se relacionan a continuación:

Una vez realizada la transferencia de fondos, se debe diligenciar el siguiente cuadro con la información allí solicitada y deberá informarse vía correo electrónico incluyendo copia de la transferencia bancaria, a la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores, a las siguientes direcciones: [email protected] [email protected]y ¡[email protected] para su respectivo registro contable y de tesorería.

Los montos a devolver se deben registrar en el SISE, en el MENU - BANCOS - SUBMENU - TRANSACCIONES BANCARIAS, realizando el movimiento de egreso como reintegro a Cancillería, señalando el valor de la comisión bancaria correspondiente al reintegro, en el campo establecido para tal efecto. Después de realizar esta operación, se debe verificar que el saldo en los Informes General de Cuentas Consolidado y Detallado sea CERO (0).

FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

REINTEGROS VIGENCIA 2017

Para finalizar, firmar digitalmente el informe de rendición de cuentas tanto en moneda de giro como en moneda local; el reporte de conciliación bancaria tanto en moneda de giro como en moneda local y proceder al cierre del mes de diciembre de 2017, a más tardar el día 17 de enero de 2018.

5. DEVOLUCIONES Y/O REINTEGROS POR CONCEPTO DE GIROS EFECTUADOS POR EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Si se generan devoluciones y/o reintegros por conceptos de salarios, honorarios, personal de apoyo, personal local, gastos de representación y partidas asignadas con recursos provenientes del Ministerio de Relaciones Exteriores, estas deben ser reintegradas a más tardar el 15 de enero de 2018.

El respectivo reintegro debe efectuarse mediante transferencia de fondos a nombre del Ministerio de Relaciones Exteriores, teniendo en cuenta la moneda de giro en una de las cuentas que se relacionan a continuación:

En todos los casos, en la línea de observaciones deberán escribir: BENEFICIARIO FINAL MINRELACIONES EXTERIORES BOGOTÁ - CUENTA 0060622019.

Una vez realizada la transferencia de fondos, deberá informarse vía correo electrónico a la Coordinación Financiera del Ministerio de Relaciones exteriores, detallando el concepto y el monto por cada rubro presupuestal, a las siguientes direcciones: [email protected]y ¡[email protected]

6. INVENTARIOS

Teniendo en cuenta que los inventarios de bienes muebles deben ser actualizados anualmente a es necesario incorporar las cifras reales a los Estados Financieros del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, cada Misión Diplomática u Oficina Consular debe elaborar el informe de inventario de bienes muebles de cada una de las oficinas y residencias en el aplicativo SIGUEME, con base en los parámetros estipulados en la Resolución 0213F del 23 de febrero de 2013 con fecha límite del 15 de diciembre de 2017.

ACTUACIONES CONSULARES

7. RECAUDOS CONSULARES

Los informes sobre actuaciones y recaudos consulares deben enviarse vía electrónica, a más tardar el 5 de enero de 2018, al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores a los siguientes correos electrónicos: [email protected]y [email protected] en los siguientes documentos:

- GF-FO-10 - Conciliación Bancaria con sus extractos bancarios

- GF-FO-72 - Otros actos notariales -Escrituras publicas

- GF-FO-78 - Sobrantes y devoluciones

- Formato reporte tramites de servicios de identificación y recaudos consulares, Registraduria Nacional del Estado Civil

Los recaudos en el SITAC deben estar firmados digitalmente, a más tardar el día 5 de enero de 2018.

Se debe enviar copia de las transferencias bancarias, indicando el valor del giro inicial, el valor cobrado por la comisión bancaria y finalmente el valor neto girado. La transferencia de fondos se debe realizar, teniendo en cuenta la moneda del recaudo, a una de las cuentas a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores relacionadas a continuación:

Los Jefes de Oficina Consular o Encargados de Funciones Consulares que hayan acumulado sumas sobrantes por derechos consulares, pendientes de devolver al usuario, deben transferirlo a las cuentas relacionadas anteriormente, a más tardar el 5 de enero de 2018, de forma separada e indicando que corresponden a remanente de actuaciones consulares.

8. IMPUESTO DE TIMBRE

Los valores se deben transferir a más tardar el 5 de enero de 2018, teniendo en cuenta la moneda del recaudo, a una de las cuentas a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores relacionadas a continuación:

Efectuada la transferencia deberán enviar copia de la operación realizada a los siguientes correos electrónicos [email protected] y

[email protected]

9. RECAUDO Y GIRO POR CONCEPTO DE ACTIVIDADES NOTARIALES A LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

A 31 de diciembre de 2017, los Jefes de Oficina Consular y Encargados de Funciones Consulares que tengan dinero recaudado por concepto de actividades notariales deberán enviar el total del recaudo a más tardar el 5 de enero de 2018, teniendo en cuenta el monto a girar así:

A.  Cuando el monto a girar sea inferior a cien dólares americanos (US$100) o su equivalente en la moneda de recaudo deberán girar un cheque a nombre de la Superintendencia de Notariado y Registro - Dirección Financiera - Grupo de Tesorería, y enviarlo a la Calle 26 No.13-49 Interior 201, teléfono 3282121 Ext.121, 164, 161, Bogotá.

B. Cuando el monto a girar supere los cien dólares americanos (US$100) o su equivalente a este valor en otra moneda, deben realizar una transferencia teniendo en cuenta la moneda de giro a una de las cuentas relacionadas a continuación:

Luego de girar el cheque o efectuar las transferencias, deben enviar copia de la operación realizada al correo electrónico: [email protected]

10. RECAUDO Y GIRO POR CONCEPTOS DE ACTIVIDADES A LA REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

A 31 de diciembre de 2017, los Jefes de Oficina Consular y Encargados de Funciones Consulares que tengan dinero recaudado por concepto de actividades relacionadas con documentos de identificación ciudadana correspondientes a la Registraduría Nacional del Estado Civil deberán enviar el total del recaudo teniendo en cuenta la moneda de recaudo a más tardar el 5 de enero de 2018 a una de las cuentas relacionadas a continuación:

INSTRUCCIÓN DE GIRO EN DÓLARES - MIAMI

INSTRUCCIÓN DE GIRO EN EUROS - MIAMI

Luego de efectuar las transferencias, deben enviar copia de la operación realizada al correo electrónico: [email protected]

Es pertinente anotar que el cumplimiento de los plazos indicados es importante para los procesos del cierre financiero en la vigencia 2017, puesto que la información debe ser incluida en la contabilidad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores al cierre de la vigencia fiscal 2017, lo anterior para cumplir con lo establecido por la Contaduría General de la Nación, la Contraloría General de la Republica y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Es importante resaltar lo estipulado en el artículo 1.4.1.3.5. - SANCIONES, del Decreto 1625 del 11 de octubre de 2016, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario en materia tributaria." que señala “A los agentes consulares, a los agentes diplomáticos del Gobierno Colombiano cuando cumplan funciones consulares... les son aplicables las normas contenidas en el régimen sancionatorio que se consagran en el Libro Quinto del Estatuto Tributario, en caso de no efectuar los giros respectivos, efectuarlos tardíamente y, en genreal,<sic> aciones a su cargo.

Cordialmente,

ARAMINTA BELTRAN URREGO

Secretaria General

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)

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