CIRCULAR 44 DE 2014

(Abril 21)

<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C.,

Respetados Jefes de Misión y Oficina Consular:

Con el propósito de contribuir al mejoramiento continuo de los procedimientos de contratación o vinculación de personal de apoyo, asistentes sociales o jurídicos, de multiplicadores de programas de Programas de Promoción a Comunidades Colombianas y del País en el Exterior y de Prestación de Servicios dirigidos al Sostenimiento de Embajadas y Consulados, se considera pertinente y oportuno establecer a continuación algunos parámetros que deben ser puntualmente incorporados en los trámites en curso.

La causa que origina el presente comunicado consiste en prevenir situaciones que comprometan la responsabilidad de la Cancillería y de su personal diplomático y consular frente a la legislación que rige en las misiones de destino, ante la posibilidad de que tales contratos pudieran llegarse a confundir con una relación de trabajo.

Para tal efecto, se deben delimitar las características y los elementos que definen los tipos de contratación antes enunciados, los cuales encajan todos en la modalidad de contratos de prestación de servicios, así:

• La contratación de personal de apoyo, se encuentra regulada por la Resolución No. 6120 del 3 de octubre de 2013, y consiste en contratar con empresas legalmente constituidas el suministro de personal que apoye labores de naturaleza administrativa de la Misión. Comienza con la asignación de una partida presupuestal por parte de la Secretaría General dirigida a la suscripción de contratos de prestación de servicio por los Jefes de Misión u Oficina Consular y se desarrollan en el entendido que la empresa asume todas las responsabilidades del patrono.
• Los contratos cle asistencia jurídica y social, señalados en la misma resolución; se dirigen a la vinculación de personal mediante contratos de prestación de servicios de personal profesional especializado en la orientación y asistencia jurídica y/o social frente a los connacionales que se encuentran en la correspondiente circunscripción consular. (art. 18 ibídem), los cuales no implican relación laboral. Requieren concepto previo y favorable de la Dirección de Asuntos Consulares, Migratorios y Servicio al Ciudadano a través de un Comité integrado para tal efecto.
• Los contratos de prestación de servicios necesarios para el correcto funcionamiento de las Misiones y Oficinas Consulares, enunciados en el artículo 7 de la Resolución No. 6120 del 3 de octubre de 2013, como los servicios de jardinería, vigilancia, aseo, cafetería, conducción, mensajería y traducciones.
• Por último, están los contratos de prestación de servicios de multiplicadores, los cuales tienen como objeto el desarrollo de la labor de Promoción a las Comunidades Colombianas y de Colombia en el Exterior, así como de los programas dirigidos a su protección y asistencia en materias como la promoción con fines artísticos, deportivos, de capacitación, preservación y afirmación de los valores históricos, culturales y sociales de nuestra nacionalidad. Requieren concepto previo favorable de la Dirección de Asuntos Consulares, Migratorios y Servicio al Ciudadano o de la Dirección de Asuntos Culturales, a través de un Comité conformado para tal fin, respectivamente. (arts. 19 y 20).

Siguiendo los lineamientos anteriores referentes a la naturaleza de los contratos atrás relacionados, se deben atender cuidadosamente las siguientes instrucciones, con el fin de evitar la creación de vínculos de carácter laboral excluidos expresamente en esta clase de contratos, o su ejecución por fuera del objeto convenido, a saber:

1. Los contratos anteriores, en virtud de lo dispuesto en los artículos 156 del Decreto 1510 de 2013 y 45 de la Resolución No. 6120 de 2013, deberán suscribirse bajo los parámetros normativos establecidos por el País sede de la Misión, para esta clase de contratos.

2. De acuerdo con la última norma, se deberá contratar en forma preferente con persona Jurídica, debiendo prescindirse de la vinculación laboral, pudiendo contratarse con persona natural, únicamente para la satisfacción de servicios ocasionales por obra o labor cumplida "y cuando no existan empresas jurídicas dedicadas a la prestación de servicios, previa autorización escrita de la Dirección Administrativa y Financiera". (art. 45 ibídem).

Es así como los servicios de asistencia jurídica, social, de apoyo administrativo, y los necesarios para el correcto funcionamiento de las Misiones y Oficinas Consulares, sólo podrán suscribirse con firmas de profesionales especializadas en la prestación de los servicios contratados constituidas como personas jurídicas bajo cualquiera de modalidades societarias de acuerdo con la ley de cada país, con excepción de las sociedades unipersonales, es decir las conformadas por un único socio.

Para su vinculación, deberán allegar los correspondientes registros mercantiles donde conste su existencia, modalidad adoptada y objeto societario pactado, representación legal, accionistas, etc, así como las certificaciones expedidas por las entidades a las que hayan prestado su servicio.

En el caso de los contratos de prestación de servicios de multiplicadores, cuyo objeto es el desarrollo de la labor de Promoción a las Comunidades Colombianas y de Colombia en el Exterior, dado el carácter especial de su objeto, y por la imposibilidad práctica que se ha presentado para encontrar firmas especializadas en la prestación de esta clase de servicios, condujo a habilitar su suscripción con persona natural.

3. En desarrollo de los contratos celebrados, las personas vinculadas podrán desarrollar únicamente las actividades acordadas expresamente en el texto del contrato, pudiendo el Jefe de Misión y Oficina Consular asignar actividades adicionales únicamente cuando éstas estén directamente relacionadas con las anteriores, es decir cuando guarden afinidad con éstas.

En el caso de los contratos de prestación de servicios para el suministro de personal especializado en apoyo administrativo, asistencia social o jurídica, y necesarios para el correcto funcionamiento de las Misiones y Oficinas Consulares, será la Empresa contratada la encargada de informar a dicho personal sobre las actividades a su cargo.

4. La subordinación como elemento esencial de la relación laboral, no puede estar presente en los contratos de prestación de servicios, por tanto no le es dable al Jefe de Misión u Oficina Consular emitir órdenes a dicho personal, o sujetarlos a un horario de trabajo.

Lo anterior no significa que no pueda coordinar las actividades encomendadas a dichos servidores o exigir el cumplimiento del objeto contractual dentro de los términos convenidos, y con la oportunidad y calidad requeridas.

En el caso de los contratos suscritos para el suministro de personal de apoyo, asistencia social o jurídica, y los necesarios para el correcto funcionamiento de las Misiones y Oficinas Consulares, cualquier reclamo inherente a la prestación del servicio por parte de éstos, deberá efectuarse directamente por la Empresa Intermediaria, a quien deberá ser trasladado por parte del Jefe de Misión u Oficina Consular cualquier inconveniente o solicitud atinente a dicho personal.

5. Ninguna de las modalidades de vinculación atrás anotadas, genera el reconocimiento o pago de salarios, prestaciones sociales, horas extras, o aportes a seguridad social, dado que dichos emolumentos se causan únicamente en el seno de una relación laboral, la cual no surge bajo ninguno de los contratos atrás relacionados.

En efecto, al tratarse de contratos de prestación de servicios, el úníco emolumento que se genera a cargo de la Embajada o el Consulado, lo constituyen los honorarios pactados en el contrato, y corresponde al único pago que puede ser efectuado al contratista con ocasión de los servicios convenidos.

En este punto, es importante advertir que en atención a que entre la Empresa encargada del suministro de personal a la Misión y el personal asignado para la prestación del servicio, si se genera un víncuio de carácter laboral, el Jefe de Misión u Oficina Consular debe tener especial cuidado, para no asumir las obligaciones o decisiones que le corresponde adoptar a la Empresa intermediaria del servicio, como es el pago de los salarios, prestaciones sociales, aportes a seguridad social, ejecución de llamados de atención, decisión de suspensión, prórroga, o finalización del servicio contratado, expedición de certificados laborales, emisión de órdenes etc.

El Jefe de Misión u Oficina Consular le corresponde únicamente pagar los honorarios pactados en el contrato de prestación de servicios, previo cumplimiento de los requisitos allí previstos, y ante cualquier inconformidad frente a dicho personal, deberá trasladarla a la Empresa con el fin de que sea ésta, la que directamente y en calidad de patrono, adopte las medidas necesarias para una correcta y oportuna prestación del servicio.

6. El personal vinculado bajo cualquiera de las formas referidas en esta circular, no pueden ejecutar funciones de ordenación del gasto o del pago de obligaciones a cargo de Cancillería cualquiera sea su origen, como tampoco ejecutar actividades a nombre de la Entidad, del Consulado, de la Embajada o de la Delegación, ni actuar arguyendo la condición de funcionario público.

Cualquier actividad que deba ser desarrollada con el fin de dar cumplimiento a los servicios a su cargo, deberá ser ejecutada a través del titular del despacho o quien haga sus veces.

7. Tratándose de contratos de asistencia social o jurídica o de ejecución de Programas de Promoción a Comunidades Colombianas y del País en el Exterior, no es dable al Jefe de Misión u Oficina Consular asignar bienes o poner a disposición de dicho personal, de manera permanente, las instalaciones del Consulado, para la ejecución de su labor.

De otra parte, se estima de la mayor importancia reiterar el contenido de las Circulares C.DM-DSG-13-000091 de 18 de octubre de 2013, C-DSG-DITH-14- 000008 de 5 de febrero de 2014, C.DM-DSG-14-000016 de 24 de febrero del año en curso y C.DM-DSG-14 de 26 de febrero de 2014, de acuerdo con las cuales se encuentra rotundamente prohibido al personal vinculado bajo las formas indicadas, participar en actividades políticas, o favorecer campañas políticas, poner al servicio de éstas recursos o bienes del Estado, o hacer un uso indebido de programas o actividades de la Entidad para favorecer algún candidato, permitir que candidatos o aspirantes hagan proselitismo político, prestar apoyo logístico o de cualquier tipo a causas con el propósito de buscar apoyo electoral.

Las prohibiciones anteriores se encuentran previstas en la ley (art. 38, nums. 1, 2, 3. 4 y 5 Ley 996 de 2005, art. 151 Código Electoral, art. 48 nums. 1, 39 y 40 Ley 734 de 2002 y art. 35 Decreto 011 de 2014) y su desacato está tipificado como falta disciplinaria gravísima.

Las prohibiciones anteriores fueron trasladadas de manera específica a los Consulados en el Exterior, en relación con las tareas que desarrollan los multiplicadores del Grupo Interno de Colombia Nos Une, mediante Circular No. C-DSG-GCNU-14-000035, la cual procede a reiterarse, destacándose a continuación algunos de sus apartes, los cuales resultan aplicables a cualquiera de los programas desarrollados por la Entidad, en especial a los Programas de Protección y Asistencia de los Colombianos en el Exterior, y de Promoción de Colombia en el Exterior, a saber:

• Las acciones que se ejecuten en desarrollo de los mencionados programas, son acciones realizadas con carácter institucional, al estar dirigidas a dar cumplimiento a un programa diseñado por el Ministerio, dentro de las competencias a su cargo.

Por tanto, para evitar cualquier confusión que pueda generarse sobre el particular, deberá difundirse a través de la página web del Consulado o Embajada, el carácter público de dichos programas, y rechazarse cualquier intento o acto dirigido a la atribución de su autoría o desarrollo, por parte de personas naturales o jurídicas, cualquiera sea el fin que lo preceda.

• Los multiplicadores del Grupo Interno de Trabajo Colombia Nos Une, o de cualquier otro programa a cargo de la Entidad, sólo podrán apoyar iniciativas que carezcan de cualquier ánimo de lucro, y se encuentren abiertas a todo el público en general.
• En el marco del Grupo de Trabajo Colombia Nos Une, se podrán realizar y/o apoyar actividades en alianza con entidades privadas, siempre y cuando sean de tipo informativo, abiertas, gratuitas, busquen articular y ofrecer servicios para fos colombianos residentes en el exterior, y sean realizadas en condiciones de igualdad con las diferentes entidades privadas.
• No se podrán realizar alianzas y/o convenios con organizaciones que tengan fines políticos, por tanto las mesas de Colombia Nos Une no pueden ser utilizadas con fines políticos o comerciales.
• Los voluntarios de las mesas de trabajo del Grupo Interno de Trabajo Colombia Nos Une, o de cualquier otro de los Programas de Protección y Asistencia de los Colombianos en el Exterior, y de Promoción de Colombia en el Exterior, no podrán presentarse ante terceros de forma presencial o escrita como funcionarios del Consulado, del Grupo Interno de Trabajo Colombia Nos Une, o del Ministerio de Relaciones Exteriores.
• Los recursos autorizados para la realización de Proyectos o Programas de Promoción a Comunidades Colombianas y del País en el Exterior, sólo podrán ser utilizados de acuerdo con el presupuesto enviado y aprobado y fas tareas o iniciativas que hayan sido previamente autorizadas para el correspondiente proyecto, so pena de incurrir en destinación indebida de recursos.
• En todas las actividades que se realicen con la comunidad colombiana residente en el exterior por parte de los Consulados o Secciones Consulares de las embajadas se deben socializar los servicios ofrecidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores, así como los mecanismos y canales de participación y rendición de cuentas disponibles en esta Entidad.
• No está perimitida la difusión de actividades que a pesar de ser sin ánimo de lucro, estén líderadas por organizaciones o personas asociadas a grupos políticos.

Dada la delicadeza de los riesgos involucrados resulta necesario tener en cuenta que la infracción a las reglas establecidas traerá como consecuencia directa e inmediata la imposición de las medidas administrativas y disciplinarias correspondientes.

Cordialmente,

MARÍA ANGELA HOLGUÍN CUÉLLAR
Ministra de Relaciones Exteriores

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)

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