| Cancillería

TIPO DE DOCUMENTO	REQUISITO Y AVALADO POR
Registros civiles expedidos por Registraduría Distrital, Municipal, Especial, Auxiliar, Corregidores o Inspecciones de Policía	Para los registros civiles expedidos en Registradurías distritales, municipales, especiales, auxiliares, corregimientos o inspecciones de policía, debe enviar de manera escaneada copia íntegra del registro civil a certificar, con fecha de expedición legible y no mayor a 90 días, con el respectivo adhesivo de recaudos, firma, cargo y nombre completo de quien expide la copia autentica del documento, al correo electrónico [email protected]. El tiempo que tome esta validación depende de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Si aprueban su solicitud, recibirá un correo de Cancillería, para continuar con el trámite de expedición de apostilla y/o legalización.
Registros civiles expedidos por Notarias	Fiel copia tomada del original que reposa en el archivo de la notaría en donde se efectúo el registro o el respectivo aval del notario.
Escrituras	Fiel copia tomada del original que reposa en el archivo de la notaría en donde se efectúo el registro o el respectivo aval del notario.
Cédula de Ciudadanía	Debe solicitar una autenticación a la vista de la fotocopia del documento en la notaría de su preferencia.
Tarjeta de Identidad	En el caso de la tarjeta de identidad de color rosado, solo se Apostillará o Legalizará, si la firma del registrador que la emitió se encuentra en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Caso contrario, Debe solicitar una autenticación a la vista de la fotocopia del documento en la notaría de su preferencia.
Cédula de Extranjería	Debe solicitar una autenticación a la vista de la fotocopia del documento en la notaría de su preferencia.
Pasaporte convencional sin lectura mecánica	Copia simple y legible del documento o en el que caso que la firma impuesta en el mismo no contenga nombre o cargo del servidor público, se deberá solicitar ante el Grupo Interno de Trabajo de Pasaportes, una certificación del pasaporte.

Documentos de educación pre-escolar, básica primaria, secundaria

TIPO DE DOCUMENTO	REQUISITOS Y AVALADO POR
Diplomas, contenidos programáticos, programas académicos, constancia existencia establecimiento educativo	Secretaría de Educación Departamental o Distrital, donde se encuentre inscrito el plantel educativo.
Otros documentos relacionados con educación	Deben estar avalados (firmados) por la Secretaría de Educación Departamental, Distrital o realizar reconocimiento de firma de la persona que emite el documento de la institución académica, ante Notario Público. En caso de no encontrarse en la notaría, la firma del funcionario que emitió el documento, podrá hacerse reconocimiento con presentación personal ante Notario Público.

TIPO DE DOCUMENTO

REQUISITOS Y AVALADO POR

Diplomas, contenidos programáticos, programas académicos, constancia existencia establecimiento educativo

Secretaría de Educación Departamental o Distrital, donde se encuentre inscrito el plantel educativo.

Otros documentos relacionados con educación

Deben estar avalados (firmados) por la Secretaría de Educación Departamental, Distrital o realizar reconocimiento de firma de la persona que emite el documento de la institución académica, ante Notario Público.

En caso de no encontrarse en la notaría, la firma del funcionario que emitió el documento, podrá hacerse reconocimiento con presentación personal ante Notario Público.

Documentos de educación superior

TIPO DE DOCUMENTO	REQUISITOS Y AVALADO POR
1. Certificados de Estudio de instituciones de educación superior. 2. Diplomas 3. Actas de grado 4. Diplomas de honor 5. Constancias de estudio 6. Constancias de matrícula. 7. Constancia existencia establecimiento educativo 8. Certificado de programa 9. Programas académicos 10. Contenidos Programáticos y Planes de Estudio 11. Certificado de Existencia y Representación Legal y Certificado de Programa, expedidos por el Ministerio de Educación Nacional. Solicitar en línea en el Sitio web del Ministerio de Educación Nacional, en el enlace dispuesto para tal fin.	Certificación expedida en línea por el Ministerio de Educación Nacional, la cual se solicita en el siguiente enlace: http://www.legalizaciones.mineducacion.gov.co/legalizacion/, en la opción "Radicar Trámite", diligenciando toda la información solicitada y adjuntando el documento de educación superior en archivo PDF.

TIPO DE DOCUMENTO

REQUISITOS Y AVALADO POR

1. Certificados de Estudio de instituciones de educación superior.
2. Diplomas
3. Actas de grado
4. Diplomas de honor
5. Constancias de estudio
6. Constancias de matrícula.
7. Constancia existencia establecimiento educativo
8. Certificado de programa
9. Programas académicos
10. Contenidos Programáticos y Planes de Estudio
11. Certificado de Existencia y Representación Legal y Certificado de Programa, expedidos por el Ministerio de Educación Nacional. Solicitar en línea en el Sitio web del Ministerio de Educación Nacional, en el enlace dispuesto para tal fin.

Certificación expedida en línea por el Ministerio de Educación Nacional, la cual se solicita en el siguiente enlace: http://www.legalizaciones.mineducacion.gov.co/legalizacion/, en la opción "Radicar Trámite", diligenciando toda la información solicitada y adjuntando el documento de educación superior en archivo PDF.

Otros documentos de educación

TIPO DE DOCUMENTO	REQUISITOS Y AVALADO POR
Documentos de educación de Aeronáutica Civil	Centro de Estudios Aeronáuticos (CEA).
Documentos expedidos por el SENA e ICETEX	Avalados (firmados) por el funcionario de la Entidad correspondiente.
Tarjetas profesionales	Debe solicitar la certificación a la Entidad que expide el documento.
Documentos expedidos por el ICFES	El usuario debe solicitar y descargar el documento electrónico con firma digital en el siguiente enlace: http://www2.icfesinteractivo.gov.co/resultados-saber2016-web/pages/certificado/solicitudCertificado.jsf#No-back-button Se deben tener en cuenta los siguientes tipos de documentos y rangos de fechas, para realizar el trámite de forma automática: Desde 2014-2 en adelante: Resultados de las pruebas Saber 11°, Presaber 11° y Validación del Bachillerato. Desde 2016-1 en adelante: Resultados de las pruebas Saber TyT y Saber Pro. NOTA: Recuerde que los resultados de las pruebas que estén fuera de estos rangos, junto con los demás documentos, continuarán con el procedimiento tradicional, que requieren la firma a mano alzada del funcionario del ICFES, responsable de este proceso y deben ser cargados por la opción “Otros Documentos”.

Documentos de Educación no formal

TIPO DE DOCUMENTO	REQUISITOS Y AVALADO POR
Diplomados, seminarios, talleres y cursos	Secretaría de Educación Departamental, Distrital, o realizar reconocimiento de firma de la persona que emite el documento de la institución académica ante Notario Público. En caso de no encontrarse en la notaría, la firma del funcionario que emitió el documento, podrá hacerse reconocimiento con presentación personal ante Notario Público.

TIPO DE DOCUMENTO

REQUISITOS Y AVALADO POR

Diplomados, seminarios, talleres y cursos

Secretaría de Educación Departamental, Distrital, o realizar reconocimiento de firma de la persona que emite el documento de la institución académica ante Notario Público.

En caso de no encontrarse en la notaría, la firma del funcionario que emitió el documento, podrá hacerse reconocimiento con presentación personal ante Notario Público.

TIPO DE DOCUMENTO	REQUISITOS Y AVALADO POR
Documentos eclesiásticos expedidos en Bogotá	Cancillería del Arzobispado o Notaria Eclesiástica (Arquidiócesis de Bogotá).
Documentos eclesiásticos expedidos fuera de Bogotá	El documento debe tener una vigencia de expedición de máximo 90 días y la autenticación de la Diócesis a la que pertenezca la parroquia para ser presentado ante la Nunciatura Apostólica ubicada en Bogotá. Nunciatura Apostólica ubicada en Bogotá.
Personería Jurídica de otros credos o cultos reconocidos por el Estado	Firma del funcionario del Ministerio del Interior.
Otros documentos de credos o cultos reconocidos por el Estado	La firma que suscribe este tipo de documento, debe estar registrada en una notaría o debe hacerse la presentación personal.

TIPO DE DOCUMENTO	REQUISITOS Y AVALADO POR
Cartas o Certificados de Residencia expedidas en Bogotá	Deben ser expedidas por la Alcaldía Local de su residencia.
Cartas o Certificados de Residencia expedidas fuera de Bogotá	Alcalde o funcionario delegado por el Alcalde.
Documentos expedidos por Defensores de Familia	Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- ICBF.
Documentos expedidos por Comisarios de Familia en Bogotá	Secretaría de Integración Social.
Documentos expedidos por Comisarios de Familia fuera de Bogotá	Alcalde o funcionario delegado por el Alcalde.
Documentos de Salud: tales como: certificados médicos, historias clínicas, resoluciones para ejercer la profesión en salud, certificados de vacunas, etc.	Certificación expedida por Ministerio de Salud o Secretaría de Salud respectiva, en la que se encuentre registrado el profesional que emite el documento. Secretaria de Salud respectiva en la que se encuentra registrado el profesional que emite el documento.
Documentos firmados por jueces	Firma de servidor público de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial del Consejo Superior de la Judicatura
Libreta Militar (Fuerzas Militares)	La certificación que expide la Dirección de Reclutamiento y Control de Reservas de la Jefatura de Reclutamiento del Ejército Nacional.
Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación	Dirigirse a la Procuraduría General de la Nación, para solicitar sus antecedentes disciplinarios. Recuerde que para apostillar o legalizar este documento en línea, deberá escoger la opción de “Otros Documentos”
Certificado de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal que expide la Contraloría General de la República	Debe solicitar la expedición del certificado en la Contraloría General de la República. Recuerde que debe ser generado con los nombres completos del titular.
Certificado de Antecedentes Judiciales para extranjeros	Dirigirse a la SIJIN o DIJIN para solicitar sus antecedentes judiciales. Recuerde que para apostillar o legalizar este documento en línea deberá escoger la opción de “Otros Documentos”. También podrá solicitarlo directamente al correo electrónico [email protected], adjuntando copia de su documento de identificación.
Licencia de conducción, licencia de tránsito (Tarjeta de propiedad) y documentos derivados de la consulta de la base de datos del Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT).	Ministerio de Transporte.
Libros, Fotografías, Artículos Publicidad: Folletos, Boletines, Catálogos, Revistas, Presentaciones, Avisos. Consultas de Páginas Web (tiquetes, reservas, itinerario, transferencia bancaria) Correos o Mensajes electrónicos Carnés en general Recibos: Servicios públicos, Pago de Impuestos (a excepción de la DIAN), Recibos de Transferencias. Documentos Civiles: Cédulas, Contraseñas, Tarjetas de Identidad, Cédulas de extranjería, Comprobante de documento en trámite.	Debe ser presentado ante notario público para autenticación de copia o a la vista.
Documentos firmados por personas naturales o jurídicas (Privados)	Realizar reconocimiento de firma de la persona que suscribió el documento ante el Notario Público, en donde registró su firma, teniendo en cuenta que la firma de ese Notario debe encontrarse registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores. En caso de no encontrarse en la notaría, la firma de la persona que emitió el documento, podrá hacerse reconocimiento con presentación personal ante Notario Público que se encuentre debidamente registrado en la base de datos de la Cancillería.
Documentos expedidos por Centros de Conciliación	Ministerio de Justicia.
Documentos expedidos por Cámaras de Comercio	Firma de servidor público de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Los siguientes documentos automáticos electrónicos en línea, se tramitan a través de la página web, en la opción que corresponde a cada documento.

1. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES JUDICIALES

El trámite automático aplica solo para ciudadanos colombianos.

Para Extranjeros, lo invitamos a consultar los requisitos y realizar la solicitud por la opción “Otros Documentos”.

2. DOCUMENTOS INVIMA

Se debe cargar el PDF original emitido por la Entidad firmado digitalmente. Los documentos habilitados son los siguientes:

a) Certificado de venta libre
b) Notificación sanitaria obligatoria
c) Certificado inspección sanitaria.

CERTIFICACIÓN de Documentos firmados a partir del 30 de junio de 2017:
d) Certificado de Autorización de comercialización.
e) Certificado de Requiere / No requiere Registro Sanitario.

CERTIFICACIÓN de Documentos firmados a partir del 17 de julio de 2017:
f) Certificado de Comercialización.
g) Certificado Exportación.
h) Certificación Información de Etiquetas.
i) Certificados de OMS.

Para cualquier otro DOCUMENTO INVIMA o firmado antes de las fechas mencionadas debe seleccionar la opción "OTROS DOCUMENTOS".

3. DOCUMENTOS DE SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO:
a) Certificado de existencia y representación legal de sociedades, expedido por las Cámara de Comercio.

Deberá ponerse en contacto con la Superintendencia de Industria y Comercio para solicitar el código ID con el que se realiza el trámite automático, el cual llegará al correo electrónico indicado al momento de diligenciar el formulario dispuesto por esa Entidad. Luego deberá ingresar al aplicativo en línea de apostilla y legalización por la opción antes señalada, digitando el código de verificación completo (con guiones) y fecha de expedición, y continuar con el proceso de la solicitud.

4. PASAPORTE

El trámite automático aplica solo para pasaportes de lectura mecánica y electrónico con chip.

Para el pasaporte convencional sin lectura mecánica, lo invitamos a consultar los requisitos y realizar la solicitud por la opción “Otros Documentos”.

5. DOCUMENTOS FIRMADOS POR EL CÓNSUL COLOMBIANO O EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES DE COLOMBIA:

Documentos firmados a partir del 01 de julio de 2016:
a) Acta renuncia nacionalidad.
b) Certificación (Certificación, Certificación existencia legal de sociedades, Certificación fé de vida).
c) Certificado de Nacionalidad.
d) Copia de registro civil
e) Permiso salida menor (Autenticaciones de firma, Reconocimiento de firma).
f) Visa.

Documentos firmados a partir del 12 de mayo de 2017:
a) Autenticación de copia de documento
b) Reconocimiento de firma (Ejemplo: Poder, contrato)

Para cualquier otro DOCUMENTO FIRMADO POR EL CÓNSUL COLOMBIANO O EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES DE COLOMBIA o firmado antes de las fechas mencionadas debe seleccionar la opción “OTROS DOCUMENTOS”

6. DOCUMENTOS DE REGISTRADURÍA NACIONAL

Para registros civiles expedidos por registradurías distritales, municipales, especiales, auxiliares, corregimientos o inspecciones de Policía, deberá:

Para los registros civiles expedidos en Registradurías distritales, municipales, especiales, auxiliares, corregimientos o inspecciones de policía, debe enviar de manera escaneada copia íntegra del registro civil a certificar, con fecha de expedición legible y no mayor a 90 días, con el respectivo adhesivo de recaudos, firma, cargo y nombre completo de quien expide la copia autentica del documento, al correo electrónico [email protected]. El tiempo que tome esta validación depende de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Si aprueban su solicitud, recibirá un correo de Cancillería, para continuar con el trámite de expedición de apostilla y/o legalización.

7. INFORME GENERAL DEL CONDUCTOR - MINISTERIO DE TRANSPORTE

Documento expedido por el Ministerio de Transporte. Para solicitarlo el usuario debe ingresar al siguiente enlace: web.mintransporte.gov.co/certificadoslc/ donde podrá diligenciar los datos requeridos para su expedición, indicando la entidad a donde va a ser presentado, el cual será enviado al correo electrónico proporcionado, en un plazo no mayor a 24 horas, teniendo en cuenta que el trámite es gratuito.

Con el documento en archivo PDF proporcionado por esa Entidad, el usuario deberá cargarlo en el sitio web de Cancillería por la opción “INFORME GENERAL DEL CONDUCTOR – MINISTERIO DE TRANSPORTE”.

8. DOCUMENTOS FIRMADOS DIGITALMENTE POR EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

8.1 Certificado de Existencia y Representación Legal - Certificado de Programa

Solicitarlos en línea en el Sitio web del Ministerio de Educación Nacional, en el enlace dispuesto para tal fin.

Una vez generado el certificado, el usuario deberá ingresar en el sitio web de la Cancillería https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inic... opción “MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL”, seleccionar el tipo de documento según corresponda y cargar el PDF original con firma digital emitido por esa Entidad.

8.2 Documentos de estudio expedidos por Instituciones de Educación Superior (IES)

El usuario debe ingresar al siguiente enlace: http://www.legalizaciones.mineducacion.gov.co/legalizacion/index.jsp donde podrá diligenciar los datos requeridos para su certificación, anexando su documento en formato PDF.

El documento certificado por el Ministerio de Educación Nacional será enviado al correo electrónico proporcionado, en un plazo de 24 horas. Tenga en cuenta que el trámite es gratuito.

Para registrar la solicitud de apostilla y/o legalización, el usuario deberá ingresar en el sitio web de la Cancillería https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inic... opción “MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL”, seleccionar el país de destino e indicar el número de radicado del certificado emitido por el Ministerio de Educación Nacional.

Los documentos de educación superior que se pueden tramitar de forma automática, los puede consultar en el siguiente listado:

9. DOCUMENTOS FIRMADOS DIGITALMENTE POR EL ICFES – INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN

El usuario debe solicitar y descargar de manera gratuita, el documento electrónico con firma digital en el siguiente enlace: http://www2.icfesinteractivo.gov.co/resultados-saber2016-web/pages/certificado/solicitudCertificado.jsf#No-back-button

Para registrar la solicitud de apostilla y/o legalización, el usuario deberá ingresar en el sitio web de la Cancillería https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inicio.aspx opción “ICFES”, seleccionar el país de destino y cargar el documento emitido por esa Entidad.

Tenga en cuenta las fechas de los documentos que se pueden tramitar de forma automática:

Desde 2014-2 en adelante: Resultados de las pruebas Saber 11°, Presaber 11° y Validación del Bachillerato.
Desde 2016-1 en adelante: Resultados de las pruebas Saber TyT y Saber Pro.

NOTA: Recuerde que los resultados de las pruebas que estén fuera de estos rangos, junto con los demás documentos, continuarán con el procedimiento tradicional, que requieren la firma a mano alzada del funcionario del ICFES, responsable de este proceso y deben ser cargados por la opción “Otros Documentos”.

Según el artículo 17 de la Resolución 1959 del 3 de agosto de 2020, autenticación de copia de documento, la copia de documento autenticado ante Notario Público, se apostillará y/o legalizará de conformidad con los requisitos que para el efecto establezca el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Documentos que se aceptan por autenticación de copia o a la vista:

Libros, Fotografías, Artículos.
Publicidad: Folletos, Boletines, Catálogos, Revistas, Presentaciones, Avisos.
Consultas de Páginas Web (tiquetes, reservas, itinerario, transferencia bancaria).
Correos o Mensajes electrónicos.
Carnés en general.
Recibos: Tirillas de pago, vouchers de compras, servicios públicos, transferencias, pago de impuestos (a excepción de la DIAN).
Documentos Civiles: Cédulas, Contraseñas, Tarjetas de Identidad, Cédulas de extranjería, Comprobante de documento en trámite.

Todas las traducciones oficiales deben ser presentadas ante notario público para reconocimiento de firma del traductor oficial, señalando que el tratamiento del documento corresponde a una traducción oficial.