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DOCUMENTO DIGITALIZADO

Es la reproducción del documento base o fuente en físico (papel) con firma manuscrita que ha sido escaneado y convertido en una imagen digital, el cual deberá ser cargado en formato PDF por parte del usuario, al momento de diligenciar el formulario de solicitud en línea de la apostilla o de la legalización, cumpliendo los requisitos establecidos en el artículo 7 de la presente Resolución, los cuales también podrán ser verificados en la página electrónica del Ministerio de Relaciones Exteriores www.cancilleria.gov.co o en el Portal Único del Estado colombiano www.gov.co o en el sitio web que se destine como punto de contacto o de acceso digital para que el ciudadano consulte los trámites y servicios estatales, de manera que el documento pueda ser revisado según corresponda

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Es el documento emitido en formato electrónico con una firma digital, en interoperabilidad, y que va de una Entidad a otra, mediante un sistema automático o semi-automático.

DOCUMENTO EXCEDIDO

Documento adicional que no hace parte del documento base o fuente y tampoco es mencionado en el mismo como documento adjunto.

DOCUMENTO ORIGINAL

Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

DOCUMENTO PRIVADO

Es el documento expedido y firmado por una persona natural o jurídica de carácter privado que, para los efectos de apostilla o de legalización, deberá contener certificación oficial de un servidor público o de un particular en ejercicio de funciones públicas, que avale la firma o la entidad que lo emite.

DOCUMENTO PÚBLICO

Es el documento expedido y firmado por una autoridad o por un servidor público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas reconocidas por la ley o con su intervención.

DOCUMENTOS DE CARÁCTER CIVIL

Son documentos expedidos por personas privadas los cuales son avalados por un notario público, como por ejemplo poderes, declaraciones, autorizaciones, contratos.

DOCUMENTOS DEL PROCESO

(a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación.

DOCUMENTOS EXPEDIDOS POR AUTORIDADES JUDICIALES

Son los documentos expedidos por autoridades penales, instrucción Penal Militar, Juzgados pertenecientes a la Jurisdicción Ordinaria, Juzgados Regionales y Defensores de Familia.

DOCUMENTOS MERCANTILES

Son la constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para certificar las anotaciones en los libros de contabilidad o probar un hecho desde el punto de vista legal.

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