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RESOLUCIÓN 4622 DE 2016

(octubre 3)

Diario Oficial No. 50.015 de 3 de octubre de 2016

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

Por la cual se establece el reporte de los datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios, Regímenes Especial y de Excepción y de las personas privadas de la libertad bajo la custodia y vigilancia del Inpec.

EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, en el artículo 5o del Decreto-ley 1281 de 2002 y en el numeral 23 del artículo 2o del Decreto-ley 4107 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 42 de la Ley 715 de 2001 establece como competencia en salud por parte de la Nación, la dirección del sector salud y del Sistema General de Seguridad Social en Salud en el territorio nacional, entre otros, mediante la definición, diseño, reglamentación, implantación y administración del Sistema Integral de Información en Salud, con la participación de las entidades territoriales.

Que el artículo 6o del Decreto-ley 1281 de 2002 establece que la Registraduría Nacional del Estado Civil, las Cámaras de Comercio, las entidades que administran regímenes de excepción de la Ley 100 de 1993 y todas aquellas que manejen información que resulte útil para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, deberán suministrar la información y las bases de datos que administren con la oportunidad que la requiera el Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud para su procesamiento directo o a través del Administrador Fiduciario del Fosyga.

Que el artículo 4o de la Ley 1438 de 2011 establece que la dirección, orientación y conducción del Sector Salud estará en cabeza del hoy Ministerio de Salud y Protección Social, como órgano rector de dicho sector.

Que el parágrafo 2o del artículo 32 de la citada ley contempla que las entidades administradoras de los regímenes especiales y de excepción deberán entregar la información periódica que solicite el hoy Ministerio de Salud y Protección Social.

Que el artículo 2.2.1.11.3.3 del Decreto 2245 de 2015 establece que el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec) debe reportar al Ministerio de Salud y Protección Social y a la entidad fiduciaria la información de las personas bajo su vigilancia y custodia en los términos y condiciones requeridos.

Que el artículo 2.1.1.13.7 <sic> del Decreto 780 de 2016, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, contempló que todas las entidades que oferten planes voluntarios de salud tendrán la obligación de reportar al Ministerio de Salud y Protección Social el listado de las personas beneficiarias de estos planes conforme a la estructura y contenidos definidos por el Ministerio.

Que se hace necesario actualizar la estructura de datos de ingresos y novedades de la afiliación y establecer las condiciones para el reporte y validación de la información que los afiliados registren sobre su estado de afiliación.

Que resulta vital para el control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de sus recursos la estandarización de la información de afiliados en las diferentes entidades que lo conforman, con el objeto de contar con datos consolidados de la población cubierta por los diferentes regímenes para soportar la definición de políticas de ampliación de cobertura, control de la multiafiliación, acreditación de derechos, control de traslado entre regímenes y optimización en la asignación de los recursos financieros.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN. Las disposiciones contenidas en la presente resolución tienen por objeto establecer el reporte de datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, fijar los lineamientos aplicables al Régimen Contributivo, al Régimen Subsidiado, a los Regímenes Especiales y de Excepción, a las entidades que ofertan Planes Voluntarios de Salud, al Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec), y actualizar en lo pertinente, la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA).

Las disposiciones aquí previstas serán de obligatorio cumplimiento por parte de las Entidades Promotoras de Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado, las Entidades Obligadas a Compensar (EOC), los municipios, los departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales, quienes administren los Regímenes Especiales y de Excepción las entidades que oferten Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec).

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ARTÍCULO 2o. PLAZO Y TIPOS DE ARCHIVO A REPORTAR. Las entidades que administran las afiliaciones entregarán al Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, las novedades en los archivos y estructuras definidas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución.

2.1. Plazos para la entrega de los archivos.

Las entidades que administran las afiliaciones entregarán las novedades de sus afiliados en los horarios que para el efecto determine este Ministerio, así:

a) Los procesos de actualización de la BDUA, se realizarán únicamente en las semanas del mes que tengan mínimo 4 días hábiles, y se denominarán “Semana de Proceso BDUA”;

b) El segundo día hábil de la Semana de Proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y EOC entregarán los archivos S1, R1 y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil;

c) El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y EOC, entregarán los archivos S4, R4, MC, MA, NC, MS, NS, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil;

d) El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, las entidades que administran los Regímenes Especiales y de Excepción, las entidades que oferten Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec) entregarán los archivos ME, NE, MP y NP para la actualización correspondiente;

e) Las entidades territoriales, el último día hábil de la última semana de proceso BDUA de cada mes, entregarán los archivos NS y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil.

Con fundamento en lo anterior, el calendario mensual de presentación de novedades para la actualización de la BDUA será el siguiente, el cual se entregará a las entidades al inicio de la correspondiente vigencia:

ProcesoDíaEntidad responsableArchivo a reportarRespuesta del Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces
Semana de proceso BDUA

(con mínimo cuatro días hábiles)
Segundo día hábil de la semana EPS - Régimen Subsidiado

EPS – EOC Régimen Contributivo
S1, R1, NRSiguiente día hábil.
Último día hábil de la semana EPS - Régimen Subsidiado

EPS – EOC Régimen Contributivo

Entidades de Régimen de Excepción y Especial

Entidades de Planes Voluntarios, Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec)
S4, R4

MS, MC, MA, ME, MP

NS, NC, NE, NP
Última semana del mes

(con mínimo cuatro días hábiles)
Último día hábil de la semana de mesEntidades que administran los Regímenes Especiales y de Excepción y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec)ME, NE
 Entidades de Planes Voluntarios, de Salud MP, NP
 Las Entidades TerritorialesNS, NR

2.2. Tipo de archivos a entregar por parte de las entidades

Régimen o entidadEntidad que reporta Tipo de archivosTipo de novedad
Régimen

Contributivo
EPS o EOCR1Novedad de traslado o movilidad
 NRNovedad retroactiva
 R4, S4Respuesta a la novedad de traslado o movilidad solicitados en R1 o S1
 MC y MAMaestro de ingresos y maestro de aportantes
 NCNovedades de actualización y/o corrección de información
SubsidiadoEPSNRNovedad retroactiva
 S1Novedad de traslado o movilidad
 S4, R4Respuesta a la novedad de traslados o movilidad solicitados en S1 o R1
 MSMaestro de ingresos
 NSNovedades de actualización y/o corrección de información
Entidad territorialNR

NS
Novedad retroactiva

Novedades de actualización de estado de afiliación sobre el resultado de las novedades realizadas por las EPS, así: (N09) retiro por muerte, (N13) novedad de retiro, (N15) novedad de anulación de ingresos no autorizados por el municipio, N20 (Actualización de nivel SISBÉN) y N21 (Tipo de población especial del régimen subsidiado)
ExcepciónFondo del Magisterio, Ecopetrol,

Dirección General de Sanidad Militar,

Dirección de Sanidad de la Policía Nacional
NENovedades de actualización y/o corrección de información
 MEMaestro de ingresos
EspecialUniversidades con régimen especial de salud NENovedades de actualización y/o corrección de información
 MEMaestro de ingresos
InpecInstituto Nacional Penitenciario y Carcelario – InpecNENovedades de actualización y/o corrección de información
 MEMaestro de ingresos
Planes Voluntarios de SaludEPS, Entidades de Medicina Prepagada, Compañías de Seguros NPNovedades de actualización y/o corrección de información
 MPMaestro de ingresos

PARÁGRAFO. La información remitida por las entidades se entenderá entregada al Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, una vez sea verificada con la malla validadora, y posteriormente, la misma sea inscrita a través de la página web del Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces y acompañada de la comunicación suscrita por el representante legal o delegado de la entidad que administra la afiliación, la cual deberá ser firmada electrónicamente.

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ARTÍCULO 3o. VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN. El Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, verificará la estructura y consistencia de los archivos entregados por las entidades, validará su contenido, actualizará la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA con las novedades que cumplan con las respectivas reglas y entregará el resultado de dichas validaciones a las entidades en relación con sus afiliados.

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ARTÍCULO 4o. ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS (BDUA). El Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, con base en las novedades generadas previamente por parte de las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y el Inpec, procederá a efectuar la actualización de los datos básicos de dichas afiliaciones en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA).

El Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, dispondrá copia de los resultados de cada proceso de actualización de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), a las entidades que administran las afiliaciones en lo correspondiente a sus afiliados, así como a las entidades territoriales respecto de su jurisdicción.

Adicionalmente, el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, elaborará mensualmente el quinto día hábil de cada mes las estadísticas con los resultados finales de la actualización de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), del mes anterior, para su disposición en el Sistema de Información de la Protección Social (Sispro).

PARÁGRAFO. La actualización de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) no exime a las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y al Inpec, de la responsabilidad de mantener actualizadas sus bases de datos con la totalidad de la información generada desde el momento de la afiliación o celebración del contrato y de reportar de manera oportuna al Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces.

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ARTÍCULO 5o. PROCESOS DE DEPURACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA BDUA. Este Ministerio definirá las auditorías y los procesos de depuración o actualización a la información contenida en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA).

Como resultado de los procesos de depuración y auditoría, el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, informará a las entidades que administran las afiliaciones, los registros que presentan inconsistencias y el proceso de corrección a seguir. Los registros que actualmente presentan inconsistencias y los que como resultado de este proceso puedan generarse, se bloquearán para los procesos de reconocimiento de recursos sin perjuicio de la restitución posterior de recursos a que haya lugar, conforme al marco normativo vigente.

Las entidades que administran las afiliaciones están en la obligación de reportar las novedades que resuelvan las inconsistencias informadas en las diferentes auditorías o presentar las aclaraciones correspondientes dentro de los términos que defina este Ministerio.

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ARTÍCULO 6o. CALIDAD DE DATOS DE AFILIACIÓN REPORTADA A LA BDUA. Las entidades que administran las afiliaciones serán las responsables de la veracidad y calidad de la información reportada a la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA.

Adicionalmente, las entidades que administran las afiliaciones, serán las responsables de gestionar la plena identificación de los afiliados, de acuerdo con el documento de identificación previsto en la normativa legal vigente respecto a los ciudadanos colombianos y residentes extranjeros, y también de mantener actualizado el tipo de documento, número de identificación, la novedad de fallecimiento y la respectiva modificación para su correcto registro en la BDUA.

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ARTÍCULO 7o. ACTUACIONES FRENTE AL INCUMPLIMIENTO DE LOS PLAZOS, TÉRMINOS Y CONDICIONES. Los obligados a reportar información de conformidad con lo previsto en los artículos 32, 114 y 116 de la Ley 1438 de 2011, que no cumplan con el suministro oportuno, confiable, suficiente y con la calidad necesaria para la operación integral y monitoreo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, serán reportados por el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga), o la entidad que haga sus veces, ante las autoridades competentes para que impongan las sanciones a que haya lugar.

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ARTÍCULO 8o. SOPORTE PARA EL GIRO DE RECURSOS. El suministro de la información solicitada en los términos y condiciones previstas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución y que deberá ser registrada y actualizada en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) constituirá el soporte para el giro de las Unidades de Pago por Capitación – UPC en los Regímenes Contributivo y Subsidiado.

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ARTÍCULO 9o. AFILIADOS IDENTIFICADOS CON TIPOS DE DOCUMENTO ADULTO SIN IDENTIFICAR (AS) Y MENOR SIN IDENTIFICAR (MS). Los afiliados que se encuentran registrados con el tipo de documento (AS y MS), permanecerán en la BDUA con esta identificación hasta tanto se realicen las depuraciones con base en los listados censales que reporten las entidades obligadas a ello y se corrija con la identificación correspondiente.

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ARTÍCULO 10. TÉRMINO PARA EL REPORTE DE NOVEDADES GENERADAS CON ANTERIORIDAD AL 3 DE DICIEMBRE DE 2015. De acuerdo con lo dispuesto en el inciso segundo del parágrafo 2o del artículo 2.1.6.1 del Decreto 780 de 2016, el reporte de las novedades generadas con anterioridad al 3 de diciembre de 2015, por las EPS y EOC podrá efectuarse a más tardar dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente resolución.

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ARTÍCULO 11. NOVEDAD PARA CONFORMACIÓN DEL GRUPO FAMILIAR EN EL RÉGIMEN SUBSIDIADO. Las Entidades Promotoras de Salud (EPS), deberán reportar la novedad N32 “Conformación grupo familiar en régimen subsidiado” a partir del tercer mes siguiente a la expedición de la presente resolución. Para esto, las EPS que administran el Régimen Subsidiado deberán disponer los mecanismos necesarios para que sus afiliados registrados en la BDUA, a la entrada en aplicación de la presente resolución, conformen sus grupos familiares en un plazo no mayor a doce (12) meses, sin perjuicio de la aplicación de lo dispuesto en el artículo 9 de la presente resolución.

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ARTÍCULO 12. REPORTE DE LA NOVEDAD DE SUSPENSIÓN. El reporte de la novedad de suspensión por parte de las EPS y EOC es obligatorio y debe efectuarse de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 2.1.3.15 Título 3 del Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, 780 de 2016.

Cuando la EPS o EOC, no reporte la novedad de suspensión no podrá oponer tal circunstancia al afiliado cotizante y a sus beneficiarios para negar la prestación del servicio de salud, por lo tanto tiene la obligación de garantizar los servicios que estos demanden.

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ARTÍCULO 13. DISPOSICIÓN DE LA INFORMACIÓN. Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y el Inpec contarán en sus bases de datos con toda la información concerniente a la afiliación, garantizando su disposición tanto a los titulares de la misma como a las autoridades que en el marco de sus competencias la requieran.

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ARTÍCULO 14. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.

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ARTÍCULO 15. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 1344 de 2012, 5512 de 2013, 2629 de 2014 y 2232 de 2015 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 3 de octubre de 2016.

El Ministro de Salud y Protección Social,

ALEJANDRO GAVIRIA URIBE.

ANEXO TÉCNICO.

El presente anexo técnico está dividido en 5 partes:

1. Estructura y especificaciones de los archivos maestros y de novedades.

2 Reporte de novedades de traslado entre entidades o de movilidad entre regímenes en una misma EPS.

3. Glosario de campos con los valores específicos y permitidos para el reporte de la información de afiliados y/o aportantes.

4 Especificaciones técnicas para la remisión de la información.

5. Especificaciones para la identificación excepcional y temporal de los afiliados con tipo de documento (AS Y MS).

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS ARCHIVOS MAESTROS Y DE NOVEDADES

1.1. Archivos que las entidades deben reportar al Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces para la actualización de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA)

Tabla 1. Identificación de los archivos.

Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a remitir por parte de las entidades:

SiglaDescripciónLongitud

Archivo Maestro de Ingresos: Afiliados que aún no han sido ingresados en la BDUA

MSMaestro Subsidiado 2
MCMaestro Contributivo 2
MEMaestro Excepción o Especial e Inpec2
MPMaestro de Planes Voluntarios de Salud2
MAMaestro de Aportantes 2

Archivo de Novedades de actualización y/o corrección de datos de afiliados que se encuentran actualizados en BDUA

NSNovedades Subsidiado2
NCNovedades Contributivo 2
NENovedades Excepción o Especial e Inpec2
NPNovedades para Planes Voluntarios de Salud2
NRNovedad Retroactiva2

Archivo de Novedades de actualización de traslado entre EPS o movilidad entre regímenes

R1, R4,S4Para las EPS del Régimen Contributivo 2
S1, S4Para las EPS del Régimen Subsidiado2

Complementos para el nombre de los archivos

CODENTIDADCódigo de la entidad de salud que reporta la información6
DDMMAAAAFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador 8
DPTOCódigo del departamento según codificación DANE2
MPIOCódigo del municipio según codificación DANE3

Tabla 2. Nombres de archivos de datos.

RégimenTipo de archivoNombre de archivoLongitud
ContributivoMaestro de afiliados.MCCODENTIDADDDMMAAAA16
Maestro de aportantes.MACODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualización.NCCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedad retroactiva.NRCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de solicitud de traslado de afiliados.R1CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado.R4CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado. La entidad que solicita el afiliado es del régimen subsidiado.S4CODENTIDADDDMMAAAA16
SubsidiadoMaestro de afiliadosMSCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualización.NSCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de retiro del municipio.NSDPTOMPIODDMMAAAA15
Archivo de novedad retroactiva.NRCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado.R4CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de solicitud de traslado de afiliados.S1CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado.S4CODENTIDADDDMMAAAA16
Excepción y EspecialMaestro de afiliados.MECODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualización.NECODENTIDADDDMMAAAA16
Planes Voluntarios de Salud (PVS)Maestro de afiliados.MPCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualización.NPCODENTIDADDDMMAAAA16
Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec)Maestro de afiliados.MECODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualización.NECODENTIDADDDMMAAAA16

1.2. Estructura de los archivos maestros de datos

A continuación se define la estructura de datos a presentar para cada uno de los regímenes: Contributivo y Subsidiado del SGSSS, de Excepción y Especial y para las entidades que administran Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario –Inpec, que deben reportar información de afiliados al SGSSS. Los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el numeral “4. Glosario de Campos” del presente anexo técnico.

Se entiende por Ingreso la información del afiliado que por primera vez se registra en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), o en la Bases de Datos de los Regímenes Especiales y de Excepción (BDEX) o en la base de datos de los Planes Voluntarios de Salud (BDPVS) y las demás que establezca el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces. Estos afiliados tendrán en las bases de datos el estado activo.

Las EPS deben reportar los datos del ingreso en la estructura del archivo maestro de afiliados para el régimen que aplique. Las entidades que ofrezcan Planes Voluntarios de Salud, Regímenes Especial y de Excepción y el Inpec, deben reportar las nuevas afiliaciones en el archivo maestro de ingresos definido para cada tipo de entidad.

1.2.1. Régimen Contributivo (RC)

Aplica para las EPS y EOC.

Tabla 3. Estructura del archivo maestro de afiliados del Régimen Contributivo

Código GlosarioNombre del CampoLongitud PermitidaValores PermitidosCotizanteBeneficiario o adicional
12Código de la entidad 6Código de la EPS o EOCXX
15Tipo de documento del cotizante principal 2RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD

(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)
X

Vacío
X
16Número de identificación del cotizante principal3-16(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)X

Vacío
X
1Tipo de documento del afiliado2CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16XX
3Primer apellido del afiliado20XX
4Segundo apellido del afiliado30X

Vacío
X

Vacío
5Primer nombre del afiliado20XX
6Segundo nombre del afiliado30X

Vacío
X

Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Sexo del afiliado1M, FXX
17Tipo de cotizante2Según glosario de camposXVacío
18Tipo de afiliado1C, B, AXX
19Parentesco con cotizante principal11,2,3,4,5,7,8,9

(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)
X

Vacío
X
20Condición de discapacidad2D1, D2, D3, D4, D5, D6VacíoX

Vacío
9Código departamento 2Codificación del DANE, según lugar de residencia.XX
10Código municipio3Codificación del DANE, según lugar de residencia.XX
11Zona1U, RXX
Código GlosarioNombre del CampoLongitud PermitidaValores PermitidosCotizanteBeneficiario o adicional
13Fecha de la afiliación y/o novedad. (corresponde a la fecha de radicación del formulario único de afiliación en la EPS)10Formato DD/MM/AAAAXX
21Tipo de identificación del aportante2NI, CC, TI, SC, CE, CD, PAXVacío
22Número de identificación del aportante3-11XVacío
28Actividad económica del afiliado4Tabla CIIU revisión 4 DANE

(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución)
X

Vacío
Vacío
46Código de habilitación IPS Primaria.12Código asignado a la IPS por el Ministerio de acuerdo con tabla REPS (Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud).XX

Para los afiliados registrados actualmente, la EPS deberá reportar mediante novedad, el código de la IPS Primaria asignada al afiliado.

Si un afiliado cotizante tiene más de un aportante, la Entidad debe reportar sólo un registro por uno de los aportantes y las demás relaciones las debe reportar en el archivo de novedades de actualización (NC).

Si un cotizante es independiente y él es su propio aportante; debe reportarse su tipo y número de identificación en los campos “Tipo de Identificación del Aportante” y “Número de Identificación del Aportante”, en el archivo maestro de afiliados.

Tabla 4. Estructura del archivo maestro de aportantes

CódigoNombre del CampoLongitud permitidaValor permitidoObligatorio
21Tipo de identificación del aportante2NI, CC, TI, SC, CE, PA, CDX
22Número de identificación del aportante3-11X
23Dígito de verificación1Obligatorio cuando el tipo de identificación es “NI”; de lo contrario, debe ir vacíoX

Vacío
24Nombre o razón social del aportante150Nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son empleadores. Nombre del Aportante para cotizantes dependientesX
25Tipo de aportante2Según la tabla de aportantes establecida para la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes-PILAX
26Sector del aportante11, 2, 3X
28Actividad económica del aportante4Tabla CIIU revisión 4 DANEX

Para los cotizantes independientes que son empleadores de uno o más afiliados deberá registrarse en esta tabla como aportante. En el caso de un cotizante independiente que no es empleador no se debe reportar en este maestro.

1.2.2. Régimen Subsidiado.

Aplica para las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPS).

Tabla 5. Estructura del archivo maestro de afiliados al Régimen Subsidiado

CódigoNombre del CampoLongitud permitidaValor permitidoCabeza de familiaBeneficiario
12Código de la entidad6Código de la EPSXX
1Tipo de documento del afiliado2CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PAXX
2Número de identificación del afiliado3-16XX
3Primer apellido del afiliado20XX
4Segundo apellido del afiliado30X

Vacío
X

Vacío
5Primer nombre del afiliado20XX
6Segundo nombre del afiliado30X

Vacío
X

Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Sexo del afiliado1M, FXX
9Código departamento2Codificación DANE, según lugar de residenciaXX
10Código municipio3Codificación DANE, según lugar de residenciaXX
11Zona 1U, RXX
CódigoNombre del CampoLongitud permitidaValor permitidoCabeza de familiaBeneficiario
13Fecha de la afiliación y/o novedad. (corresponde a la fecha de radicación del formulario único de afiliación)10Formato DD/MM/AAAAXX
30Tipo de población especial del régimen subsidiado 21, 2, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 23, 24XX
31Nivel Sisbén11,2,3,NXX
46Código IPS Primaria12Código asignado a la IPS de acuerdo con tabla REPS (Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud)XX
20Condición de discapacidad2D1, D2, D3, D4, D5, D6X

Vacío
X

Vacío
15Tipo de documento de cabeza de familia 2RC, TI, CC, CE, SC, PA, MS, AS,

(Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia)
X

Vacío
X
16Número de identificación de cabeza de familia3-16(Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia)X

Vacío
X
19Parentesco con el cabeza de familia11, 2, 3, 4, 5, 7, 9 (Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia)X

Vacío
X
34Etnia201, 02, 03, 04, 05X

Vacío
X

Vacío

Para los afiliados registrados actualmente, la EPS deberá reportar mediante novedad, la IPS primaria asignada al afiliado.

1.2.3. Régimen Especial y de Excepción.

Aplica para la Dirección General de Sanidad Militar, Dirección de Sanidad de la Policía Nacional, Ecopetrol, Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio, universidades públicas con servicio de salud para nuevas afiliaciones y reingresos.

Cuando se presenten casos de multiafiliación prevalecerá la afiliación al Régimen Especial o de Excepción frente a la del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Tabla 6. Estructura del archivo maestro de afiliados para los Regímenes de Excepción y Especial

CódigoNombre del campoLongitud permitidaValor permitidoCotizante o titularBeneficiario
12Código de la entidad6Código de la entidad del Régimen de Excepción o EspecialXX
15Tipo de documento del cotizante o titular2CC, RC, TI, CE, PA (vacío cuando el afiliado es cotizante o titular)VacíoX
16Número de identificación del cotizante o titular3-16(Vacío cuando el afiliado es cotizante o titular)VacíoX
1Tipo de documento del afiliado 2CN, RC, TI, CC, CE, SC, PAXX
2Número de identificación del afiliado3-16XX
3Primer apellido del afiliado20XX
4Segundo apellido del afiliado30X

Vacío
X

Vacío
5Primer nombre del afiliado20XX
6Segundo nombre del afiliado30X

Vacío
X

Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Sexo del afiliado1M, FXX
18Tipo de afiliado1C, T, BXX
9Código departamento2Codificación DANE, según lugar de residenciaXX
10Código municipio3Codificación DANE, según lugar de residencia.XX
13Fecha de afiliación y/o novedad10Formato DD/MM/AAAAXX
42Fecha de terminación de la vinculación a la entidad10Formato DD/MM/AAAA. Si está vigente la afiliación el campo vendrá vacíoX VacíoX Vacío

1.2.4. Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec).

Aplica para el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec) para nuevas afiliaciones y reingresos.

Tabla 7. Estructura del archivo maestro de afiliados para el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec)

CódigoNombre del campoLongitud permitidaValor permitidoCotizante o titularBeneficiario
12Código de la entidad6Código de la entidad del Régimen de Excepción o EspecialXX
15Tipo de documento de la persona privada de la libertad2CC, RC, TI, CE, PA, AS y MS (vacío cuando el afiliado es cotizante o cabeza de familia)VacíoX
16Número de identificación de la persona privada de la libertad3-16(Vacío cuando el afiliado es cotizante o cabeza de familia)VacíoX
1Tipo de documento de la población del Inpec2CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, AS y MSXX
2Número de identificación de la población del Inpec3-16XX
3Primer apellido20XX
4Segundo apellido30X

Vacío
X

Vacío
5Primer nombre20XX
6Segundo nombre30X

Vacío
X

Vacío
7Fecha de nacimiento10Formato DD/MM/AAAAXX
8Sexo1M, FXX
48Tipo de reclusión11:Domicialiaria

2:Intramural
XX
9Código departamento2Codificación DANE, según corresponda campo 48, así: lugar de residencia o ubicación del establecimiento de reclusión.XX
10Código municipio3Codificación DANE, según corresponda campo 48, así: lugar de residencia o ubicación del establecimiento de reclusión.XX
13Fecha inicio de novedad10Formato DD/MM/AAAAXX
42Fecha terminación de novedad10Formato DD/MM/AAAA. Si está vigente la afiliación el campo vendrá vacío.X VacíoX Vacío

1.2.5. Planes Voluntarios de Salud (PVS)

Tabla 8. Estructura del archivo maestro de afiliados a PVS

CódigoNombre del CampoLongitudValor permitidoAsegurado principalBeneficiario
12Código de la entidad6Código de la entidad del PVS (Este código para el caso de las entidades que oferten pólizas de salud corresponderá al asignado por la Superfinanciera, antecedido de ceros (0)).XX
1Tipo de documento del asegurado2CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CDXX
2Número de identificación del asegurado3-16XX
3Primer apellido del asegurado20XX
4Segundo apellido del asegurado30X

Vacío
X

Vacío
5Primer nombre del asegurado20XX
6Segundo nombre del asegurado30X

Vacío
X

Vacío
7Fecha de nacimiento del asegurado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Sexo del asegurado1M, FXX
9Código departamento2Codificación DANE, según lugar de residencia.XX
10Código municipio3Codificación DANE, según lugar de residencia.XX
18Tipo de asegurados1S, BXX
35Número de póliza o contrato del plan voluntario de salud20XX
36Fecha de inicio de cobertura de la póliza o contrato plan voluntario de salud10Formato DD/MM/AAAAXX
37Tipo de Planes Voluntarios de Salud11, 2, 3XX
CódigoNombre del CampoLongitudValor permitidoAsegurado principalBeneficiario
43Código del plan o producto10De acuerdo con los planes o coberturas autorizadosXX
44Modalidad de la póliza o de contrato1Cuando en el campo 37 sea 1 o 3 deberá registrar:

1=Individual

2=Familiar

3=Colectivo

Cuando en el campo 37 sea 2 deberá registrar:

4=Individual Hospitalaria

5=Individual Integral

6=Colectiva Hospitalaria

7=Colectiva Integral

8=Estudiantil
XX
45Fecha de finalización del Plan Voluntario de saludFormato DD/MM/AAAA. Si está vigente la afiliación el campo vendrá vacío.X

vacío
X

vacío

Si un afiliado tiene contratado más de un plan, se debe reportar un registro por cada uno de ellos. Para los contratos y planes vigentes, la estructura del reporte debe corresponder a la enunciada previamente, registrando la fecha de inicio de cobertura y dejando la fecha de finalización vacía.

Las entidades que ofrezcan Planes Voluntarios de Salud (PVS) que no reportaron información en los términos de la Resolución 2232 de 2015 deberán registrar la información para el cargue inicial, de pólizas o contratos suscritos desde el 10 de junio de 2011 y aquellos que a dicha fecha estuvieran vigentes.

Si la persona ha tenido Planes Voluntarios de Salud no consecutivas, estas deben ser reportadas en registros independientes. El campo 45 se debe reportar en el cargue inicial para contratos y planes no vigentes. Con posterioridad al cargue inicial, se deben reportar a través de la novedad N24.

1.3. Estructura del archivo de novedades

Aplica para todos los regímenes: Contributivo (EPS, EOC), Subsidiado (EPS, entidades territoriales), Especiales y de Excepción, el Inpec y para las entidades que ofrecen Planes Voluntarios de Salud.

Novedades de actualización de datos

Las entidades deben mantener actualizada la información de sus afiliados mediante el envío de novedades, reportando para ellas el código de la novedad y su fecha de inicio en la estructura de la Tabla 8. “Estructura del Archivo de Novedades”. Las novedades de actualización deben ser presentadas únicamente por las entidades que tienen el afiliado reportado al Administrador Fiduciario del Fosyga o la entidad que haga sus veces de acuerdo con los códigos de la tabla 10. “Códigos de Novedades”.

Las entidades deberán remitir las novedades de cada afiliado en el orden en que deben cargarse en la BDUA, BDEX o BDPVS con el fin de garantizar la consistencia de la información.

Tabla 9. Estructura del Archivo de Novedades

CódigoNombre del CampoLongitudValor permitidoContributivoSubsidiadoExcepción y Especial e InpecPVS
Consecutivo de la novedad8Consecutivo por archivo, iniciando en uno (1)XXXX
12Código de Entidad6XXXX
1Tipo de documento afiliado2CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, CD, PA, AS (según el régimen que aplique)XXXX
2Número de identificación del afiliado3-16XXXX
3Primer apellido del afiliado20XXXX
4Segundo apellido del afiliado30X

Vacío
X

Vacío
X

Vacío
X

Vacío
5Primer nombre del afiliado20XXXX
6Segundo nombre del afiliado30X

Vacío
X

Vacío
X

Vacío
X

Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXXXX
9Código departamento2Codificación del DANE, según lugar de residencia.XXXX
10Código municipio3Codificación del DANE, según lugar de residencia.XXXX
Código de la novedad3Tabla 10 “Código de Novedad”XXXX
32Fecha inicio de novedad10Formato DD/MM/AAAA

Fecha en la cual aplica o se hace efectiva la novedad reportada.
XXXX
CódigoNombre del CampoLongitudValor permitidoContributivoSubsidiadoExcepción y Especial e InpecPVS
Nuevo valor 1Dependiendo del código de novedad, se deben registrar los nuevos valores, en el mismo orden en que aparecen en la tabla 10 “Códigos de Novedades”.X

Vacío
X

Vacío
X

Vacío
X

Vacío
Nuevo valor 2X

Vacío
X

Vacío
X

Vacío
X

Vacío
Nuevo valor 3X

Vacío
X

Vacío
X

Vacío
X

Vacío
Nuevo valor 4X

Vacío
X

Vacío
X

Vacío
X

Vacío
Nuevo valor 5X

Vacío
X

Vacío
X

Vacío
X

Vacío
Nuevo valor 6X

Vacío
X

Vacío
X

Vacío
X

Vacío
Nuevo valor 7X

Vacío
X

Vacío
X

Vacío
X

Vacío

Tabla 10. Códigos de novedades

Se deben diligenciar todos los campos en el orden establecido por esta tabla, estas novedades aplican para afiliados registrados en la BDUA, BDEX o BDPVS.

Código de novedadDescripción de la novedadOrden de variablesContributivoSubsidiadoExcepción y Especial e InpecPVSObservaciones
N01Actualización o corrección del tipo y número de identificación del afiliado y/o fecha de nacimiento.1,2,7,33XXXXPara actualización del tipo de documento y/o número de identificación y/o fecha de nacimiento del afiliado. Se deben reportar obligatoriamente los 4 campos.

Si el tipo de actualización es una corrección, se puede aplicar también para identificaciones que no están vigentes y para afiliados en estado retirado o desafiliado.

Para el caso en que el tipo y número de identificación se encuentre fallecido o cancelado en RNEC y los nombres y apellidos registrados en BDUA sean diferentes, podrá realizar esta novedad siempre y cuando la entidad cuente con los documentos de soporte vigentes de acuerdo a RNEC y los nombres y apellidos coincidan con la información de esta. Solo aplica para tipo de actualización del documento igual a 2.

1 = Tipo de documento del afiliado

2 = Número de identificación del afiliado

7 = Fecha de nacimiento del afiliado

33 = Tipo de actualización del documento.
N02Actualización o corrección de nombres del afiliado.5,6XXXX5 = Primer nombre

6 = Segundo nombre
N03Actualización o corrección de apellidos del afiliado.3,4XXXX3 = Primer apellido

4 = Segundo apellido
N04Actualización o cambio de municipio de afiliación en la misma entidad de salud9,10XXXX9 = Departamento

10 = Municipio
N05Actualización o cambio de segundo cotizante a cotizante principal.15,16X15 y 16 =Tipo y número de identificación del cotizante principal con el cual se tiene inscrita en BDUA la relación familiar.
N06Adición de relación con un aportante o reactivación del afiliado en la misma entidad.17, 21, 22, 28XAplica únicamente para cotizantes.

17 =Tipo de cotizante

21=Tipo de documento del aportante

22 =Número de identificación del aportante

28 = Actividad Económica del afiliado.
Código de novedadDescripción de la novedadOrden de variablesContributivoSubsidiadoExcepción y Especial e InpecPVSObservaciones
N07Inclusión de afiliado a un grupo familiar. Corrección de parentesco. Cambio de condición de beneficiario.15, 16, 18, 19, 20XAplica en régimen contributivo cuando:

-- Un cotizante pasa a ser beneficiario o adicional o segundo cotizante de un grupo familiar dentro de la misma entidad.

-- Un beneficiario o adicional o segundo cotizante cambia de grupo familiar dentro de la misma entidad de salud.

Se debe tener en cuenta que si el afiliado es un cotizante principal, y tiene un grupo familiar vigente, esta novedad se glosará.

15, 16 = Tipo y número de documento del cotizante en estado ACTIVO al que se va a unir el afiliado.

18 = Tipo de afiliado: A, B y C

19 = Parentesco con el cotizante.

20 = Condición de discapacidad
N08Actualización o cambio de beneficiario o adicional a cotizante principal.

Actualización o cambio de beneficiario cónyuge a segundo cotizante dentro del mismo grupo familiar.
17, 21, 22, 28X17 = Tipo de cotizante.

21= Tipo de identificación del aportante

22 = Número de identificación del aportante

28 = Actividad económica del afiliado.
N09Retiro por muerte.XXXXLa fecha de Inicio de novedad que debe reportar la entidad es la fecha de defunción que reposa en los documentos soporte.

Cuando el estado de la afiliación sea AF y sea necesario corregir la fecha de inicio del estado, se puede realizar a través de esta misma novedad, siempre y cuando la fecha de esta corresponda a la reportada por la RNEC o en su defecto por RUAF_ND (Nacimientos y Defunciones del Registro Único de Afiliados).

Si el afiliado es cotizante principal, cabeza de familia o Titular, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades; de lo contrario, estos beneficiarios y/o adicionales quedarán en estado RETIRADO.
N10Actualización de una relación laboral vigente: fecha vinculación aportante, actividad económica del afiliado y tipo de cotizante.21, 22, 17, 29, 28,17X21 =Tipo de identificación del aportante

22 =Número de identificación del aportante

17 = Tipo de cotizante actual

29 = Nueva fecha de vinculación al aportante

28 = Nueva actividad económica

17 = Nuevo tipo de cotizante.
N11Finalización de relación con un aportante.21, 22, 17X21 =Tipo de identificación del aportante

22 = Número de identificación del aportante

17 = Tipo de cotizante

Si el cotizante es principal con grupo familiar vigente y sólo tiene esta relación con este aportante, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades; de lo contrario, esta novedad se glosará.
N12Actualización o cambio de condición de beneficiario mayor de 25 años20XX20 = Condición de discapacidad
N13Novedad de retiro en BDUA.

(Entidades territoriales, Departamentos que tienen a cargo corregimientos)
39,41X39 = Causal de retiro del afiliado por parte del municipio, departamento (Causales 1, 2 y 4)

41 = Fecha fin del periodo solicitado, aplica solo para novedad retroactiva.
Código de novedadDescripción de la novedadOrden de variablesContributivoSubsidiadoExcepción y Especial e InpecPVSObservaciones
N14Actualización o cambio de estado de afiliación14,39XXX14 = Estado de afiliación

De AF a RE (siempre y cuando el tipo y número de documento NO se encuentre en estado fallecido o cancelado en RNEC)

39= Causales 5, 6, 7, 8 y 9 según corresponda

Para el Régimen Contributivo:

De AC a SU

De cualquier estado a RE.

Los beneficiarios y/o adicionales heredarán el estado del cotizante.

Para el Régimen Subsidiado y regímenes de Excepción e Inpec: el único cambio permitido es pasar el afiliado a estado RETIRADO (RE).
N15Anulación de ingresos.

(Entidades territoriales, departamentos con corregimientos a cargo y el Inpec)
XEsta novedad solamente la reportarán las entidades territoriales, departamentos con corregimientos a cargo, en el respectivo proceso de actualización de BDUA.

La anulación del ingreso se reportará para los afiliados que fueron ingresados a la BDUA de manera incorrecta por la EPS en los procesos del mismo mes del reporte.
N16Activación del estado de afiliación cuando es igual a SU o RXXSi la activación es a un cotizante principal, los beneficiarios y/o adicionales heredarán el estado del cotizante.
N17Actualización de Sexo del afiliado8XXXX8 = Sexo del afiliado.
N19Actualización de zona de afiliación11XX11 = Zona de afiliación
N20Actualización de nivel Sisbén31X31 = Nivel Sisbén

Esta novedad la reportan: las EPS, las entidades territoriales y los departamentos que tienen a cargo corregimientos.
N21Tipo de población especial del régimen subsidiado30X30 = Población especial del Régimen Subsidiado.

Esta novedad la reportan: las EPS, las entidades territoriales y los departamentos que tienen a cargo corregimientos.
N24Cancelación de contrato o póliza.35X35 = Número de contrato o póliza
N25Actualización de IPS Primaria46XX46 = IPS Primaria
N26Actualización del número de contrato o póliza.35,35XAplica solo para correcciones

35 = Número de contrato o póliza de salud actual

35 = Nuevo número de contrato o póliza
N27Actualización del tipo de contrato o póliza.35,37XAplica solo para correcciones

35 = Número de contrato o póliza de salud actual

37 = Tipo de contrato o póliza de salud nuevo
N28Actualización del código del plan o producto35,43,43XAplica solo para correcciones

35 = Número de contrato o póliza de salud actual

43 = Código del plan o producto

43 = Nuevo código del plan o producto
N29Actualización de la modalidad del PVS35,44XAplica solo para correcciones

35 = Número de contrato o póliza de salud actual

44 = Nueva modalidad de la póliza o del contrato
N30Reactivación de contrato.

Debe reportarse para cada uno de los asegurados reactivados
35X35= Número de contrato
N31Reactivación de afiliado en régimen subsidiado en la misma EPS.30, 31X30= Tipo de población especial del régimen subsidiado

31= Nivel Sisbén
Código de novedadDescripción de la novedadOrden de variablesContributivoSubsidiadoExcepción y Especial e InpecPVSObservaciones
N32Conformación grupo familiar en régimen subsidiado

Corrección de parentesco.

Cambio de condición de beneficiario
15, 16, 19, 20X15= Tipo de documento del cabeza de familia

16= Número de identificación del cabeza de familia

19=Parentesco con el cabeza de familia

20= Condición de discapacidad
N33Novedad de retiro retroactiva en la misma entidad39, 41X39= Causal 4

41 = Fecha fin del periodo solicitado
N34Novedad de actualización de tipo de reclusión1,2, 13, 48X1=Tipo de documento de la población del Inpec

2=Número de identificación de la población del Inpec

48=Tipo de prisión

13=Fecha inicio de novedad
N35Actualización o corrección fecha de afiliación.1,2,13XXXXPara actualización de la fecha de afiliación se deben reportar obligatoriamente los 4 campos.

1 = Tipo de documento del afiliado

2 = Número de identificación del afiliado

13 = Fecha de la afiliación y/o novedad.

Cuando una entidad presente en un mismo período más de una novedad respecto de un afiliado, se deberá diligenciar un registro por cada novedad y se aplicarán en el orden que la entidad lo reporte teniendo en cuenta el campo “Consecutivo de la Novedad”.

1.3.1. Novedad retroactiva

La novedad retroactiva es aquella que se reporta para activar un periodo de afiliación, entendiendo por este, el comprendido entre una fecha de inicio y una fecha de finalización dentro de un mismo mes. No aplica para afiliaciones vigentes, es decir para periodos posteriores al último cambio de entidad o régimen. Para afiliaciones vigentes se debe utilizar la solicitud de traslado.

La novedad retroactiva no aplica cuando el afiliado se encuentre fallecido o se encuentre activo en la BDEX, para el periodo frente al cual se reporta esa novedad. Tampoco aplica para periodos en los cuales se haya efectuado liquidación de UPC en el régimen contributivo.

Asimismo, las EPS y entidades territoriales deberán aplicar según corresponda lo establecido en el artículo 13 de la presente resolución.

1.3.1.1. Novedad retroactiva régimen contributivo

Esta novedad la podrán presentar las EPS y EOC del Régimen Contributivo para afiliados, respecto de los cuales se cuente con el recaudo para el período de la novedad, con los soportes de la afiliación y que se haya garantizado el cumplimiento de lo previsto en el artículo 43 de la Ley 789 de 2002. Con el propósito de no afectar el estado actual de la afiliación consignada en la BDUA, sólo se activará y cerrará el período presentado de la afiliación para la EPS/EOC solicitante.

Se verificará con los períodos registrados en el Histórico de Afiliados Compensados (HAC) y en el Histórico de Afiliados Pagados en el Régimen Subsidiado (HAPS), que la cantidad de días solicitados sea menor o igual a los días no reconocidos en dicho período. En todo caso la liquidación de la UPC y demás recursos se realizará conforme a lo establecido en el artículo 16 de la Ley 1797 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya.

Estas novedades no realizarán actualizaciones a los datos personales del afiliado ni de identificaciones registrados en la BDUA, sin perjuicio de las validaciones que se efectúan en el proceso de giro y compensación.

Tabla 11. Estructura del archivo para la novedad retroactivaRégimen Contributivo

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoCotizanteBeneficiario
12Código entidad que reporta la novedad6Como está actualmente en la BDUAXX
82Serial BDUANúmero único asignado por la BDUA a cada afiliadoXX
15Tipo de documento del Cotizante principal2RC, TI, CC, CD, CE, SC, PA

(vacío para cotizante principal)
X

Vacío
X
16Número de identificación del Cotizante principal3 -16(vacío para cotizante principal)X

Vacío
X
17Tipo de cotizante2Según glosario de camposXVacío
18Tipo de afiliado1C,B,AXX
CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoCotizanteBeneficiario
19Parentesco con cotizante principal11,2,3,4,5,7,8,9

(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)

(1 para el segundo cotizante del grupo familiar)
1 o VacíoX
20Condición de discapacidad.1D1, D2, D3, D4, D5, D6X

Vacío
X

Vacío
9Código departamento2Codificación DANE, según lugar de residencia.XX
10Código municipio3Codificación DANE, según lugar de residencia.XX
11Zona1U, RXX
21Tipo de documento del Aportante2NI, CC, TI, SC, CE, CD, PAXVacío
22Número de identificación del Aportante3-11XVacío
28Actividad económica del afiliado4Tabla CIIU revisión 4 DANE

(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución)
X

Vacío
Vacío
40Fecha de inicio del periodo solicitado (solo novedad retroactiva)10Formato DD/MM/AAAA

Corresponde a la fecha de inicio del periodo solicitado por la entidad
XX
41Fecha fin del periodo solicitado (solo novedad retroactiva)10Formato DD/MM/AAAA

Corresponde a la fecha de fin del periodo solicitado por la entidad
XX
47Tipo de novedad retroactiva11, 2XX

Se debe enviar un registro por cada período sobre el cual se desea acceder a través de la novedad retroactiva. Ejemplo: Si se están presentando 2 períodos completos o parciales, se deben reportar 2 registros. Se debe generar un registro para cada uno de los afiliados por los cuales se desea aplicar la novedad retroactiva.

1.3.1.2. Novedad retroactiva - Régimen Subsidiado:

Esta novedad la podrán presentar las entidades del Régimen Subsidiado para afiliados respecto de los cuales se cuente con los soportes de la afiliación, se haya garantizado el acceso a los servicios de salud y se encuentre en estado retirado. Esta novedad no aplica cuando el afiliado se encuentre fallecido para el periodo frente al cual se solicita esa novedad. Asimismo, cuando el afiliado se encuentre activo en BDEX, para tal periodo. A fin de que no se afecte el estado actual de la afiliación consignada en la BDUA, sólo se activará y cerrará el período presentado de la afiliación para la EPS solicitante.

Se verificará con los períodos registrados en el Histórico de Afiliados Compensados (HAC) y en el Histórico de Afiliados Pagados en el Régimen Subsidiado (HAPS), que el número de días solicitados sea menor o igual a los días no reconocidos en dicho período. En todo caso, las UPC reconocidas no podrán corresponder a más de treinta (30) días.

Mediante la novedad retroactiva no se podrán realizar actualizaciones a los datos personales del afiliado ni de identificaciones registradas en la BDUA. La aplicación de estas novedades estará sujeta al marco legal vigente y aplicable para el proceso de Liquidación Mensual de Afiliados (LMA).

La Novedad N33 de retiro retroactivo la podrán presentar las entidades del Régimen Subsidiado para los períodos en los cuales la EPS determina que debe reintegrar recursos al Fosyga o la entidad que haga sus veces, solamente aplicará para 11 meses hacia atrás desde la fecha de reporte.

Tabla 12. Estructura del archivo para la novedad retroactiva Régimen Subsidiado

CódigoNombre del CampoLongitud permitidaValor permitidoObligatorio
12Código entidad que reporta la novedad6Cómo está actualmente en BDUA X
82Serial BDUASerial con el cual se encuentra registrado el afiliado en la BDUA X
9Código departamento 2Codificación DANE, según lugar de residencia.X
10Código municipio 3Codificación DANE, según lugar de residencia.X
11Zona1U,RX
30Tipo de Población Especial del Régimen Subsidiado 21, 2, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 23, 24X
31Nivel Sisbén 11, 2, 3, NX
34Etnia201, 02, 03, 04, 05X
40Fecha de inicio del periodo solicitado (solo novedad retroactiva)10Formato DD/MM/AAAA

Corresponde a la fecha de inicio del periodo solicitado por la Entidad
X
41Fecha fin del periodo solicitado (solo novedad retroactiva)10Formato DD/MM/AAAA

Corresponde a la fecha de fin del periodo solicitado por la Entidad
X

2. REPORTE DE NOVEDADES DE TRASLADO ENTRE ENTIDADES O DE MOVILIDAD ENTRE REGÍMENES EN UNA MISMA EPS

A continuación se define la forma en que se aplicarán en la BDUA las novedades de traslados entre EPS o de movilidad entre regímenes en la misma EPS remitidas por las entidades.

La novedad de traslado se debe encontrar previamente soportada en las solicitudes y autorizaciones que deben realizar las entidades involucradas, de acuerdo con las normas vigentes que aplican a cada régimen. Por lo tanto, en ningún momento se releva a las entidades de su responsabilidad legal de administrar la afiliación ni de proporcionar las aclaraciones pertinentes o el reporte de correcciones sobre los datos reportados para la actualización en la BDUA.

Tratándose de novedades de movilidad, no se requiere de autorización de la EPS teniendo en cuenta que el afiliado va a migrar de un régimen a otro dentro de la misma entidad, sin perjuicio de las demás validaciones de consistencia de la información a que haya lugar.

La novedad de movilidad debe reportarse en los archivos R1 o S1 según corresponda, para el efecto, el afiliado deberá estar activo en la BDUA. La novedad de movilidad reportada en la BDUA por la respetiva EPS, implica simultáneamente el retiro del régimen en el que viene activo el usuario y la activación del afiliado en el otro régimen.

2.1. Glosario de términos del módulo de actualización de traslados entre EPS o movilidad entre regímenes en la misma EPS

Entidad1: Es la entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la solicitud de traslado o movilidad. Esta Entidad dará la aceptación o negación a cada uno de los registros reportados tratándose de solicitudes de traslado.

Entidad2: Es la entidad que solicita el traslado o movilidad en BDUA a la Entidad1, en el archivo R1 o S1 según el régimen.

Traslado: Es la solicitud que la Entidad2 le realiza a la Entidad1 para trasladar uno o varios de sus afiliados.

Movilidad: Es la solicitud que la Entidad2 le realiza a la Entidad1, entendidas como una sola EPS-, para migrar a un afiliado de un régimen a otro.

Archivos R1, S1: Son los archivos con los registros de los afiliados que la Entidad2 le solicita a la Entidad1.

Archivos R2, S2: Son los archivos con los registros de los afiliados que remite el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, a la Entidad1 como solicitud del traslado en BDUA.

Archivos R3, S3: Son los archivos con los registros inconsistentes que remite El Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces a la Entidad2, en caso de encontrarse glosas en la verificación del registro del afiliado en la BDUA.

Archivos R4, S4: Son los archivos con los registros de respuesta de aceptación o negación a la solicitud de traslado, enviado por la Entidad1 al Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces.

Archivos R5, S5: Son los archivos con los registros de resultado que entrega el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, a la Entidad2. Estos archivos contienen registros con los traslados efectivamente actualizados en la BDUA y los registros de traslados que no fueron aceptados por parte de la Entidad1.

Archivos R6, S6: Son los archivos con los registros de resultado que entrega el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces a la Entidad2, los cuales contienen los traslados aprobados por la Entidad 1 pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio.

Fecha de afiliación a la entidad: Es la fecha en la cual el afiliado suscribió el formulario de afiliación y traslado ante la Entidad, o fecha en la cual inicia la movilidad en los términos del artículo 2.1.3.1 del Decreto 780 de 2016.

Semana de proceso BDUA: Corresponde a la semana del mes que tenga como mínimo 4 días hábiles del mes y se denomina así por cuanto en dicha semana se realizarán los procesos de actualización de la BDUA.

2.2. Proceso de actualización de novedades de traslado entre EPS o de movilidad entre regímenes en la misma EPS

Solicitud de traslado o de movilidad de la Entidad2 a La Entidad1. En la “Semana de Proceso BDUA” la solicitud de traslado o movilidad la debe remitir la Entidad2 al Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, en el archivo R1 o S1 según el régimen.

Para que sea efectivo el traslado de un afiliado entre diferentes EPS independientemente del régimen que administren, deben surtirse los procedimientos de solicitud y autorización del traslado, por parte de las entidades involucradas, para lo cual deben reportarse las novedades correspondientes al Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces (R1/S1 y R4/S4).

Cuando un afiliado migre del régimen subsidiado al contributivo, en virtud de la novedad de movilidad, la Entidad 2 podrá solicitar, previo requerimiento del cotizante, a través de la novedad de traslado, a los beneficiarios de que tratan el artículo 2.1.3.6 del Decreto 780 de 2016 cuando los mismos se encuentren afiliados en otras Entidades Promotoras de Salud. Lo anterior, con el fin de unificar el grupo familiar.

2.2.1. Actividades a realizar por el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces con los Archivos R1 y S1.

El Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces remite a la Entidad2, el archivo R3 o S3 según al régimen correspondiente con la respuesta de los registros que no cruzaron con BDUA y/o los registros que fueron glosados por alguna inconsistencia.

El Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, enviará a la Entidad1 el archivo R2 o S2 según el régimen con los registros de afiliados que no fueron glosados por ninguna inconsistencia y que están siendo solicitados por la Entidad2. El envió de los archivos R3, S3 y R2, S2 se realizará en la fecha definida en el calendario establecido para la entrega de los resultados.

2.2.2. Actividades a realizar por la Entidad1 con el Archivo R2 o S2:

El último día hábil de la “Semana de Proceso BDUA”, exceptuando la última “Semana de Proceso BDUA” del mes, la Entidad1 enviará al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, el Archivo R4 o S4 según corresponda, con la respuesta y la causal de aceptación o negación, a la solicitud de traslado hecha por la Entidad2, de acuerdo con los códigos descritos en este anexo.

2.2.3. Actividades del Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, con los archivos R4 y S4

El Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, el último día de la “Semana de Proceso BDUA”, exceptuando la última “Semana de Proceso BDUA” del mes, procederá a validar y actualizar en la BDUA las novedades de traslado que fueron aprobados por la Entidad1, con base en la información solicitada en el archivo R1 o S1 según régimen, e informará a la Entidad2 en el archivo R5, S5 la respuesta a la solicitud dada por la Entidad1, siempre y cuando la aplicación de dicha solicitud haya cumplido con las validaciones definidas en los archivos R4, S4.

Los registros aprobados por la Entidad1 y que no cumplan con las validaciones serán enviados a la Entidad2 en el archivo R6 o S6, según el régimen que corresponda. Este envío se realizará en el día programado para la entrega dentro de calendario de validación BDUA.

2.3. Reglas generales para la aplicación de las novedades de traslado entre EPS o de movilidad entre la misma EPS

Este proceso se utiliza para reportar las novedades de traslado o de movilidad, efectuadas por las diferentes EPS, de conformidad con las normas vigentes que regulan el tema. Cuando cumplan con las condiciones de validación, se aplicarán en la BDUA en el mismo proceso que se reporta.

El Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, determinará si es procedente aplicar en la BDUA la causal de negación del traslado correspondiente a: “El afiliado tiene menos del tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual” según el marco legal vigente y aplicable. En los casos en que determine que no es procedente aplicar esta causal de negación, el traslado quedará aprobado en la BDUA.

El Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces dará como aceptada la solicitud de traslado de aquellos afiliados que fueron enviados en el archivo R2 o S2 según el régimen y que la Entidad1 no les dio respuesta en el archivo R4 o S4 y por tanto procederá a actualizar la novedad de traslado en la BDUA. Esta misma situación aplicará para los registros que envíe la Entidad1 en el archivo R4 o S4 para los registros que resulten glosados.

El reporte de novedades de traslado realizado para la actualización de la BDUA, se puede aplicar entre las Entidades, independientemente del régimen y el estado de afiliación en el cual se encuentre el afiliado en la BDUA, con excepción de los afiliados se encuentren fallecidos o en estado activo en la BDEX.

El reporte de la novedad de movilidad aplica solo respecto de los afiliados que se encuentren en estado activo en la BDUA y que cumplan las condiciones establecidas en el Decreto 780 de 2016 o la norma que lo modifique o sustituya.

En aquellos casos donde el cotizante solicite un traslado de EPS y se encuentre en un periodo de licencia de maternidad, paternidad o incapacidad por enfermedad general, la efectividad del traslado se aplicará en los términos establecidos en el Decreto 780 de 2016 o la norma que lo modifique o sustituya.

Los afiliados que sean devueltos en el archivo R3 o S3 no ingresarán al módulo de traslados, el registro del afiliado quedará como se encontraba en la BDUA antes de la solicitud, por lo que deberá realizarse nuevamente el trámite de traslado en el siguiente proceso de BDUA.

Las novedades de traslado o de movilidad solo aplicarán por parte de las entidades solicitantes frente a la última entidad que registró la afiliación en la BDUA.

2.4. Estructura de los archivos para el proceso de traslado entre EPS o movilidad de Régimen en la misma EPS

2.4.1. Régimen Contributivo:

ARCHIVO R1

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoCotizanteBeneficiario
72Código entidad que solicita el traslado o movilidad6Código de la entidad que solicita el traslado o movilidad XX
1Tipo de documento del afiliado2Como está actualmente en BDUAXX
2Número de identificación del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
3Primer apellido del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
4Segundo apellido del afiliado30Como está actualmente en BDUAX

Vacío
X

Vacío
5Primer nombre del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
6Segundo nombre del afiliado30Como está actualmente en BDUAX

Vacío
X

Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Como está actualmente en BDUAXX
CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoCotizanteBeneficiario
8 Sexo del afiliado1Como está actualmente en BDUAXX
74Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Como está actualmente en BDUAXX
70Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado8Consecutivo interno de la entidadXX
76Tipo de traslado10, 1, 2, 3, 4XX
15Tipo de documento del cotizante principal2RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD

(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)
X

Vacío
X
16Número de identificación del cotizante principal3-16(vacío para cotizante principal)X

Vacío
X
1Tipo de documento del afiliado2CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA,XX
2Número de identificación del afiliado3 - 16* Datos actualizados del afiliadoXX
3Primer apellido del afiliado20* Datos actualizados del afiliadoXX
4Segundo apellido del afiliado30* Datos actualizados del afiliadoX

Vacío
X

Vacío
5Primer nombre del afiliado20* Datos actualizados del afiliadoXX
6Segundo nombre del afiliado30* Datos actualizados del afiliadoX

Vacío
X

Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10* Datos actualizados del afiliadoXX
8Sexo del afiliado1* Datos actualizados del afiliadoXX
17Tipo de cotizante2Según glosario de camposXVacío
18Tipo de afiliado1C,B,AXX
19Parentesco con cotizante principal11,2,3,4,5,7,8,9 (vacío para cotizante principal)

(1 para el segundo cotizante del grupo familiar)
1 o VacíoX
20Condición de discapacidad1D1, D2, D3, D4, D5, D6VacíoX

Vacío
9Código departamento2Codificación del DANE, según lugar de residencia.XX
10Código municipio3Codificación del DANE, según lugar de residencia.XX
11Zona 1U, RXX
13Fecha de afiliación a la EPS o EOC, o fecha de movilidad.10Formato DD/MM/AAAAXX
21Tipo de documento del aportante2NI, CC, TI, SC, CE, CD, PAXVacío
22Número de identificación del aportante3-11XVacío
28Actividad económica del afiliado4Tabla CIIU revisión 4 DANE

(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución )
X

Vacío
Vacío

ARCHIVO R2

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoCotizanteBeneficiario
82Serial BDUAXX
72Código de la entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16XX
3Primer apellido del afiliado20XX
4Segundo apellido del afiliado30X

Vacío
X

Vacío
5Primer nombre del afiliado20XX
6Segundo nombre del afiliado30X

Vacío
X

Vacío
13Fecha de afiliación a la entidad que solicita10Formato DD/MM/AAAAXX
77Fecha de inicio de compensación de la entidad que lo solicita10Formato DD/MM/AAAAXX
15Tipo de documento del cotizante principal2 (Vacío para cotizante principal)X

Vacío
X
16Número de identificación cotizante principal3-16(Vacío para cotizante principal)X

Vacío
X
19Parentesco con cotizante principal1 (Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)X

Vacío
X
9Código departamento 2Codificación del DANE, según lugar de residencia.XX
1Código municipio 3Codificación del DANE, según lugar de residencia.XX

ARCHIVO R3 y R6

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoCotizanteBeneficiario
72Código entidad que solicita el traslado 6Código de la entidad que solicita el traslado XX
1Tipo de documento del afiliado2CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16XX
3Primer apellido del afiliado20XX
4Segundo apellido del afiliado30X

Vacío
X

Vacío
5Primer nombre del afiliado20XX
6Segundo nombre del afiliado30X

Vacío
X

Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Sexo del afiliado1M, FXX
74Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Código de la entidad a la cual se le solicita el traslado XX
70Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado8Consecutivo interno de la entidadXX
76Tipo de traslado10, 1, 2XX
15Tipo de documento del cotizante principal 2RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD

(vacío para cotizante principal)
X

Vacío
X
16Número de identificación del cotizante principal 3-16(vacío para cotizante principal)X

Vacío
X
1Tipo de documento del afiliado2CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16XX
3Primer apellido del afiliado20XX
4Segundo apellido del afiliado30X

Vacío
X

Vacío
5Primer nombre del afiliado20XX
6Segundo nombre del afiliado30X

Vacío
X

Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Sexo del afiliado1M, FXX
17Tipo de cotizante2Según glosario de camposXX
18Tipo de afiliado1C, B, AXX
19Parentesco con cotizante principal11, 2, 3, 4, 5, 7, 8, 9

(vacío para cotizante principal)

(1 para el segundo cotizante del grupo familiar)
1

Vacío
X
20Condición de discapacidad1D1, D2, D3, D4, D5, D6VacíoX

Vacío
9Código departamento2Codificación del DANE, según lugar de residencia.XX
10Código municipio3Codificación del DANE, según lugar de residencia.XX
11Zona1U, RXX
13Fecha de afiliación a la EPS o EOC.10Formato DD/MM/AAAAXX
21Tipo de documento del aportante2NI, CC, TI, SC, CE, CD, PAXVacío
22Número de identificación del aportante3-11XVacío
28Actividad económica del afiliado4Tabla CIIU revisión 4 DANE

(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución)
X

Vacío
Vacío
80Código de la glosa traslado 6XX

ARCHIVO R4

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoCotizanteBeneficiario
82Serial BDUAXX
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16XX
71Número de aprobación de la entidad de la que se retiró el afiliado8Consecutivo interno de la entidadXX
81Aprobación o negación del traslado11, 0XX
CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoCotizanteBeneficiario
78 ó 79Causal de aceptación del traslado o negación del traslado21, 3, 4, 7, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17XX
 1, 5, 7, 8, 9, 10 
84Fecha factible de aprobación del traslado10Se diligencia para causal de negación 7. X

Vacío
X

Vacío

ARCHIVO R5

Código Nombre del campoLongitudValor permitidoCotizanteBeneficiario
82Serial BDUAXX
72Código de la entidad que solicita el traslado 6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, SC, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16XX
74Código de la entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Código de la entidad a la cual se le solicita el trasladoXX
70Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado8Consecutivo interno de la entidadXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, SC, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16XX
71Número de aprobación de la entidad de la que se retiró el afiliado8Consecutivo interno de la entidadXX
81Aprobación o negación del traslado11, 0XX
78 ó 79Causal de aceptación del traslado o negación del traslado21, 3, 4, 7, 10, 11, 12, 13,14,15,16,17XX
 1, 5, 7, 8, 9, 10 
84Fecha factible de aprobación del traslado10Se diligencia para causal de negación 7.XX

2.4.2. Régimen Subsidiado

ARCHIVO S1

CódigoNombre del campoLongitud permitidaValor permitidoCabeza de familiaBeneficiario
72Código entidad que solicita el traslado o movilidad6Código de la entidad que solicita el traslado o la movilidadXX
1Tipo de documento del afiliado2 Como está actualmente en BDUAXX
2Número de identificación del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
3Primer apellido del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
4Segundo apellido del afiliado30Como está actualmente en BDUAX

Vacío
X

Vacío
5Primer nombre del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
6Segundo nombre del afiliado30Como está actualmente en BDUAX

Vacío
X

Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Como está actualmente en BDUAXX
8Sexo del afiliado1Como está actualmente en BDUAXX
1Tipo de documento del afiliado2Dato actualizado del afiliadoXX
2Número de identificación del afiliado3-16Dato actualizado del afiliadoXX
3Primer apellido del afiliado20Dato actualizado del afiliadoXX
4Segundo apellido del afiliado30Dato actualizado del afiliadoX

Vacío
X

Vacío
5Primer nombre del afiliado20Dato actualizado del afiliadoXX
6Segundo nombre del afiliado30Dato actualizado del afiliadoX

Vacío
X

Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Dato actualizado del afiliadoXX
8Sexo del afiliado1Dato actualizado del afiliadoXX
9Código departamento2Codificación DANE, según lugar de residencia.XX
10Código municipio3Codificación DANE, según lugar de residencia.XX
11Zona1U, RXX
13Fecha de la afiliación y/o novedad10Formato DD/MM/AAAAXX
30Tipo de población especial del régimen subsidiado 21, 2, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 23XX
CódigoNombre del campoLongitud permitidaValor permitidoCabeza de familiaBeneficiario
31Nivel Sisbén 11, 2, 3, N (N no aplica para tipo de población 5)XX
76Tipo de traslado 10,1,2,3,4XX
15Tipo de documento del cabeza de familia 2(Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia)X

Vacío
X

Vacío
16Número de identificación del cabeza de familia3-16(Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia)X

Vacío
X

Vacío
19Parentesco con el cabeza de familia1(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)X

Vacío
X

Vacío

ARCHIVO S2

CódigoNombre del CampoLongitudValor permitidoCabeza de familiaBeneficiario
82Serial BDUAXX
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PAXX
2Número de identificación del afiliado3-16XX
3Primer apellido del afiliado20XX
4Segundo apellido del afiliado30X

Vacío
X

Vacío
5Primer nombre del afiliado20XX
6Segundo nombre del afiliado30X

Vacío
X

Vacío
9Código departamento2Codificación DANE, según lugar de residencia.XX
10Código municipio3Codificación DANE, según lugar de residencia.XX
13Fecha de afiliación a la entidad que solicita10Formato DD/MM/AAAAXX
83Fecha de inicio de apropiación de UPC de la entidad que lo solicita10Formato DD/MM/AAAAXX
15Tipo de documento del cabeza de familia2(Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia)X

Vacío
X

Vacío
16Número de identificación del cabeza de familia3-16(Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia)X

Vacío
X

Vacío
19Parentesco con el cabeza de familia1(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)X

Vacío
X

Vacío
9Código departamento2Codificación del DANEXX
10Código municipio3Codificación del DANEXX

ARCHIVO S3 Y S6

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoRequerido
72Código entidad que solicita el traslado 6Código de la entidad que solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PAX
2Número de identificación del afiliado3-16X
3Primer apellido del afiliado20X
4Segundo apellido del afiliado30X

Vacío
5Primer nombre del afiliado20X
6Segundo nombre del afiliado30X

Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAX
8Sexo del afiliado1M, FX
1Tipo de documento del afiliado2CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PAX
2Número de identificación del afiliado3-16X
3Primer apellido del afiliado20X
4Segundo apellido del afiliado30X

Vacío
CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoRequerido
5Primer nombre del afiliado20X
6Segundo nombre del afiliado30X

Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAX
8Sexo del afiliado1M, FX
9Código departamento2Codificación DANE, según lugar de residencia.X
10Código municipio3Codificación DANE, según lugar de residencia.X
11Zona1U, RX
13Fecha de afiliación a la EPS10Formato DD/MM/AAAAX
30Tipo de población especial del régimen subsidiado 21, 2, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 23, 24X
31Nivel Sisbén11, 2, 3, N (N no aplica para tipo de población 5 del Campo 30 del Glosario)X
76Tipo de traslado10,1,2,3,4X
80Código de Glosa traslado 6X

ARCHIVO S4

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoRequerido
82Serial BDUAX
72Código Entidad que solicita el traslado6Código de la Entidad que solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PAX
2Número de identificación del afiliado3-16X
81Aprobación o negación del traslado11, 0X
78 ó 79Causal de aceptación del traslado o negación del traslado21, 3, 4, 7, 10, 12, 13, 14, 15, 16 y 17X
 1, 5, 7 y 10
84Fecha factible de aprobación del traslado 10Se diligencia para causal de negación 7.X

Vacío

ARCHIVO S5

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoRequerido
82Serial BDUAX
72Código entidad que solicita el traslado 6Código de la entidad que solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PAX
2Número de identificación del afiliado3-16X
74Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Código de la entidad a la cual se le solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PAX
2Número de identificación del afiliado3-16X
81Aprobación o negación del traslado11, 0X
78 ó 79Causal de aceptación del traslado o negación del traslado21, 3, 4, 7, 10, 12, 13, 14, 15, 16 y 17X
 1, 5, 7 y 10
84Fecha factible de aprobación del traslado 10Se diligencia para causal de negación 7.X

Vacío

3. GLOSARIO DE CAMPOS

El siguiente glosario contiene los valores permitidos para las variables que deben ser reportadas al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, para la actualización de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA).

Definiciones para el uso apropiado de las variables

Código: En este campo se registra el consecutivo asignado en este anexo a cada variable.

Nombre del campo: Corresponde a la descripción de la variable.

Longitud del campo: Es el tamaño máximo que puede tener el dato o según las especificaciones individuales del mismo.

Valores permitidos: En este campo se registran los valores aceptados para cada variable.

Régimen: Indica el régimen al que aplica la variable a utilizar: Contributivo –C-, Subsidiado –S-, Excepción y Especial e Inpec–E-.

PVS: Planes Voluntarios de Salud.

RNEC: Registraduría Nacional del Estado Civil.

BDPVS: Base de datos de referencia para Planes Voluntarios de Salud.

BDEX: Base de datos de referencia para afiliaciones de los regímenes especiales y de excepción.

TABLA 14. Glosario de campos de archivos maestros y de novedades

CódigoNombre del campoLongitudesValores permitidosRégimen o PVS
1Tipo de documento del afiliado2CNCertificado de Nacido Vivo -DANECSEP
 MSMenor sin documento de IdentificaciónS
 RCRegistro civil de nacimiento expedido por RNECCSEP
 TITarjeta de identidad expedida por RNECCSEP
 CCCédula de ciudadanía expedida por RNECCSEP
 CECédula de extranjeríaCSEP
 SCSalvoconducto de permanencia.CSEP
 PAPasaporte expedido por el país de origen sólo para extranjeros.CSEP
 CDCarné diplomático.CP
 ASAdulto sin documento de identificación.S
6NuméricoS
MS10 o 12Para los casos excepcionales que establece la presente resoluciónS
CN9Longitud permitida para Certificado Nacido vivo.CSEP
11Longitud y tipo de dato permitido para Registro Civil asignado por la RNEC.CSEP
RC  10
10Longitud y tipo de dato permitido para Tarjeta de Identidad asignada por la RNEC.CSEP
TI  11
CC3-10Longitud y tipo de dato permitido para Cédula de ciudadanía asignada por la RNEC.CSEP
CE3-6Longitud y tipo de dato permitido para extranjeros mayores de 7 años residentes en Colombia con Cédula de Extranjería expedida por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia o la entidad que haga sus veces.CSEP
SC9 Salvoconducto Migración ColombiaCSEP
PA3-16Longitud y tipo de dato permitido CSEP
AS6Para los casos excepcionales que establece la presente resoluciónS
 10S
CD3- 11Expedidos por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia o la entidad que haga sus veces.C P
3Primer apellido el afiliado20En mayúsculas CSEP
4Segundo apellido del afiliado30En mayúsculas CSEP
5Primer nombre del afiliado20En mayúsculas CSEP
6Segundo nombre del afiliado30En mayúsculasCSEP
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAACSEP
8Sexo del afiliado1MMasculinoCSEP
 FFemeninoCSEP
9Código del departamento2Codificación DANECSEP
10Código del municipio3Codificación DANECSEP
11Zona1UUrbanaCSP
 RRuralCSP
12Código de la entidad6Código de la EPS o EOC o EPS-S, códigos de entidades de régimen de Excepción y Especial, Entidades de Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec).CSEP
13Fecha de la afiliación y/o novedad. (para régimen contributivo y subsidiado corresponde a la fecha de radicación del formulario único de afiliación)10Formato DD/MM/AAAACSEP
14Estado actual de la afiliación2ACActivo CSEP
 RERetirado – Terminación de la inscripción en una EPSCSEP
 AFDesafiliado por fallecimientoCSEP
 SMSuspensión por mora

Numeral 1 art. 2.1.3.15 y 2.1.3.16 Decreto 780 de 2016.
CS
 PLProtección LaboralC
 SDSuspensión por falta de documentos - Numeral 2 Art. 2.1.3.15 Decreto 780 de 2016CS
15Tipo de documento del cotizante principal o cabeza de familia o titular2CNCertificado De Nacido Vivo -DANES
 RCRegistro civil de nacimiento expedido por RNECCSEP
 TITarjeta de identidad expedida por RNECCSEP
 CCCédula de ciudadanía expedida por RNECCSEP
CódigoNombre del campoLongitudesValores permitidosRégimen o PVS
CDCarné diplomático expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores o la entidad que haga sus veces. CP
CECédula de extranjería CSEP
SCSalvoconducto de permanencia.CSEP
PAPasaporte expedido por el país de origen sólo para extranjerosCSEP
MSMenor sin documento de IdentificaciónS
ASAdulto sin documento de identificación.S
16Número de identificación del cotizante principal, cabeza de familia o titular3-16Longitudes según el tipo de documento. Ver especificación del campo 2 de esta tablaCSE P
17Tipo de cotizante21DependienteC
 2Empleada domésticaC
 3IndependienteC
 4Madre comunitaria o sustitutaC
 10PensionadoC
 11Pensionado por sustituciónC
 12Aprendices en etapa electiva C
 15Desempleado con subsidio caja de compensación familiar – Protección al cesante
 16Independiente agremiadoC
 17Funcionarios públicos sin tope máximo en el IBCC
 18Afiliados con requisitos cumplidos para pensiónC
 19Aprendices en etapa productivaC
 20Estudiantes régimen especial (Ley 789/02)C
 21Estudiantes de posgrado en saludC
 31Cooperados, precooperativas de trabajo asociado C
 44Cotizante dependiente de empleo de emergencia con duración mayor o igual a un mes.C
 45Cotizante dependiente de empleo de emergencia con duración menor a un mes.C
 47Trabajador dependiente con aportante beneficiario del Sistema General de Participaciones (SGP).C
 48Cotizante dependiente, con aportante beneficiario Ley Primer Empleo. (Ley 1429/2011)C
 52Beneficiario del mecanismo de protección al cesanteC
 56Prepensionado independiente para garantizar continuidad del aseguramiento durante el trámite pensional (artículo 2.1.8.4 Decreto 780 de 2016)C
18Tipo de afiliado o asegurado1CCotizanteCE
 FCabeza de familiaS
 BBeneficiario o aseguradoCSEP
 AAdicionalC
 TTitular según correspondaE
 STitular principal (asegurado)P
19Parentesco con cotizante principal, titular o asegurado principal11Cónyuge o compañero(a) permanenteCSE
 2Hijos del cotizante o de la compañero(a) permanente, menores de veinticinco años de edad que dependen económicamente del cotizante o los menores de 18 años entregados en custodia legal (numeral 9 artículo 2.1.3.6 Decreto 780 de 2016)CSE
 4Hijos de beneficiarios menores de 25 años o con incapacidad permanente (únicamente nietos del cotizante, cabeza de familia o titular hasta que el beneficiario conserve tal condición) (numeral 3 artículo 2.1.3.6 Decreto 780 de 2016)CSE
 9Hijos del cotizante o de la compañero(a) permanente, de cualquier edad si tienen incapacidad permanente y depende económicamente del cotizante, cabeza de familia o titular (numeral 4 artículo 2.1.3.6 Decreto 780 de 2016)CSE
 5Hasta tercer grado de consanguinidad - Hijos de menores de 25 años o cualquier edad con incapacidad permanente, que por fallecimiento de los padres, perdida de patria potestad o ausencia de estos que dependan económicamente del cotizante, cabeza de familia o titular. (hermanos, tíos y sobrinos) (numeral 7 artículo 2.1.3.6 Decreto 780 de 2016)CSE
 3Padre o madre del cotizante, cabeza de familia o titular en caso de ausencia de cónyuge o hijos. (numeral 8 artículo 2.1.3.6 Decreto 780 de 2016)CSE
 7Padres que dependan económicamente de alguno de los cónyuges o compañero(a) permanente del cotizante, cuando ambos cotizan, cabeza de familia o titular. (artículo 2.1.4.3 Decreto 780 de 2016)CSE
 8Afiliado adicional (hasta cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad). (artículo 2.1.4.5 Decreto 780 de 2016)C
CódigoNombre del campoLongitudesValores permitidosRégimen o PVS
20Condición de discapacidad2D1Discapacidad Física temporalCS
 D2Discapacidad Neurosensorial temporalCS
 D3Discapacidad Mental temporalCS
 D4Discapacidad Física PermanenteCS
 D5Discapacidad Neurosensorial permanenteCS
 D6Discapacidad Mental permanenteCS
21Tipo de identificación del aportante2NINúmero de Identificación TributariaC
 CCCédula de ciudadaníaC
 TITarjeta de IdentidadC
 SCSalvoconducto de permanenciaC
 CECédula de extranjeríaC
 PAPasaporteC
 CDCarnet DiplomáticoC
22Número de identificación del aportante3-11Sin guiones, ni puntos, ni caracteres especiales, sin espacios, sin el digito de verificación, para el tipo de documento NIC
23Digito de verificación1Numérico C
24Nombre o razón social del aportante150Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes Independientes que son Aportantes. Los caracteres especiales permitidos (comilla doble (”), comilla sencilla o apóstrofo ('), slash (/), punto (.), signo de pesos ($), menos (-), paréntesis abriendo ((), paréntesis cerrando ()), pipe (|)) y backslash (\)C
25Tipo de aportante2Según la tabla de aportantes establecida para la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA)C
26Sector del aportante11Público C
 2PrivadoC
 3MixtoC
28Actividad económica4Según Tabla CIIU revisión 4 DANEC
29Fecha de vinculación al aportante10Formato DD/MM/AAAAC
30Tipo de población especial del régimen subsidiado.21Habitante de la calleS
 2Población infantil abandonada a cargo del Instituto Colombiano de Bienestar FamiliarS
 4Creador o gestor culturalS
 5Población con SisbénS
 6Menores desvinculados del conflicto armado bajo la protección del ICBFS
 8Población desmovilizada y/o miembros del grupo armado ilegal que celebren acuerdos de paz con el Gobierno nacionalS
 9Víctimas del conflicto armado internoS
 10Población infantil vulnerable bajo protección de instituciones diferentes al ICBFS
 11Programa en protección a testigos S
 12Población en centros psiquiátricosS
 13Población rural migratorioS
 14Población reclusa a cargo de la entidad territorialS
 15Población rural no migratoriaS
 16Adulto mayor en centros de protección S
 17Comunidades indígenasS
 18Rrom (Gitano)S
 22Personas en prisión domiciliaria a cargo del Inpec.S
 23Personas que dejen de ser madres comunitarias.S
 24Migrantes colombianos repatriados, que han retornado voluntariamente al país, o han sido deportados o expulsados de territorio extranjeroS
 25Adolescentes y jóvenes a cargo del ICBF en el sistema de responsabilidad penal para adolescentesS
 26Miembros de los grupos armados al margen de la ley que celebren acuerdos de paz con el Gobierno nacionalS
31Nivel Sisbén11Nivel IS
 2Nivel IIS
 3Nivel III
 NPoblación especial (si marca este campo es obligatorio diligenciar el campo 30)S
32Fecha de inicio de novedad10Formato DD/MM/AAAACSEP
33Tipo de actualización del documento de identidad10Evolución del tipo del documento CSEP
 1Corrección del documento de identidad CSEP
 2Corrección del documento de identidad cuando tipo y número de documento se encuentra fallecido en RNEC. CSE
34Etnia201IndígenasCS
 02Rrom (Gitano)CS
 03Raizal (San Andrés y Providencia)CS
 04Palenquero de San Basilio de PalenqueCS
 05Negro(a) o afrocolombiano(a).CS
CódigoNombre del campoLongitudesValores permitidosRégimen o PVS
35Número de póliza o contrato plan voluntario de salud20P
36Fecha de inicio de póliza o contrato plan voluntario de salud10Formato DD/MM/AAAAP
37Tipo de Planes Voluntarios de Salud11Planes de medicina prepagada P
 2Pólizas de saludP
 3Planes de atención complementaria en salud P
39Causal de terminación en la inscripción de la EPS11Afiliado no cumple con las condiciones para pertenecer al Régimen SubsidiadoS
 2Afiliado no pertenece al municipio reportado en BDUAS
 4Retiro de novedad retroactivaS
 5 Terminación de la relación laboral o contractual o perdida de las condiciones para seguir cotizandoC
 6Cotizante o núcleo familiar fije su residencia en el exteriorCS
 7Cuando el afiliado cumple las condiciones para estar en un Regímenes exceptuado o especialCS
 8Este parámetro solo podrá ser actualizado por el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, según la información reportada por el Inpec según el marco legal vigente y aplicable.CS
 9Exclusión de beneficiarios o afiliados adicionalesCS
40Fecha de inicio del periodo solicitado (solo novedad retroactiva)10Formato DD/MM/AAAACS
41Fecha fin del periodo solicitado (solo novedad retroactiva)10Formato DD/MM/AAAACS
42Fecha de terminación de la vinculación a la entidad10Formato DD/MM/AAAA. Archivo maestro de ingreso inicial E
43Código de plan o producto de la póliza autorizada10AlfanuméricoP
44Modalidad de póliza o contrato11=Individual

2=Familiar

3=Colectivo

4=Individual Hospitalaria

5=Individual Integral

6=Colectiva Hospitalaria

7=Colectiva Integral

8=Estudiantil
P
45Fecha de finalización de la póliza o contrato10Formato DD/MM/AAAAP
46IPS Primaria12NuméricoCS
47Tipo de novedad retroactiva11Normal, activación de la afiliación en un periodoC
 2Adición de relación laboral en un periodoC
48Tipo de prisión11DomiciliariaE
 2IntramuralE

Tabla 15. Glosario de campos de archivos de traslado entre EPS o movilidad entre la misma EPS

Este glosario hace referencia a los términos y convenciones utilizadas para el reporte de información para la actualización de novedades de traslados o movilidad de afiliados ante la BDUA.

CódigoNombre del campoLongitudesValores permitidosRégimen
70Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado8CS
71Número de aprobación de la entidad de la que se retiró el afiliado8CS
72Código de entidad que solicita el traslado6Código EPS o EOCCS
74Código de entidad a la cual se le solicita el traslado 6Código EPS o EOCCS
76Tipo de traslado 10Excepcional Parágrafo 2 artículo 2.1.6.1 Decreto 780 de 2016CS
 1Primer día calendario del mes siguiente a la fecha de la novedad de inscripción. (para Régimen Contributivo y Subsidiado corresponde a la fecha de radicación del formulario único de afiliación)CS
CódigoNombre del campoLongitudesValores permitidosRégimen
2Primer día calendario del mes subsiguiente a la fecha de la novedad de inscripción. (para Régimen Contributivo y Subsidiado corresponde a la fecha de radicación del formulario único de afiliación)CS
3Aplica para movilidadCS
4Aplica para movilidad mes siguienteCS
5Casos excepcionales y/o órdenes judicialesCS
77Fecha de inicio para el reconocimiento de recursos de la entidad que lo solicita10El Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces calcula esta fecha con base en la información enviada por la entidad solicitante en el archivo R1, campos: 13 y 76 de los glosarios de la presente resoluciónC
78Causales de aceptación del traslado21El afiliado cumple con el tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual.CS
 3El traslado se da por unificación del grupo familiar- aplica para cambio de cónyuge o compañero (a) permanente o cambio de beneficiario a cónyuge o compañero (a) permanente.CS
 4La EPS actual no tiene cobertura en el municipio donde reside o se traslada. CS
 7Por disolución, liquidación, retiro voluntario o se disminuya la capacidad de afiliación de la EPS, previa autorización de la Superintendencia Nacional de Salud- SNS.CS
 10Por cumplimiento de un fallo de tutela CS
 11Por fallecimiento del cotizante en la EPS actual.C
 12El Afiliado tiene el tiempo mínimo de permanencia verificado con la BDUA, uso exclusivo para el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus vecesCS
 13Se presenten casos de deficiente prestación de servicios previa autorización de la Superintendencia Nacional de Salud.CS
 14Cuando al usuario se le vea menoscabado su derecho a la libre escogencia de IPS o se haya afiliado con la promesa de obtener servicios en una determinada red de prestadores y esta no sea ciertaCS
 15Cuando la afiliación ha sido transitoria ordenada por la UGPPCS
 16Por Inscripción por parte de su empleador o la de su administradora de pensionesCS
 17Por Inscripción del afiliado por parte de la entidad territorialCS
 18Por unificación de grupo familiarCS
79Causales de negación del traslado21El cotizante o cabeza de familia tiene menos del tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual.CS
 5El afiliado cotizante o cualquier miembro de su núcleo familiar se encuentra internado en una institución prestadora de servicios de salud.CS
 7La fecha en que se solicita el afiliado no es válida CS
 9El cotizante independiente no está a paz y salvo en el pago de las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud.C
 10No solicita a todo el núcleo familiar (aplica solo a los beneficiarios activos)CS
CódigoNombre del campoLongitudesValores permitidosRégimen
11Cotizante sin novedad de terminación de relación laboral y/o perdida de las condiciones para seguir cotizando.C
80Código glosa traslado6Código generado por el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga), o la entidad que haga sus veces CS
81Aprobación o negación del traslado 11AprobadoCS
 0NegadoCS
82Serial BDUA Número único asignado por la BDUA a cada afiliadoCS
83Fecha de inicio de apropiación de UPC de la entidad que lo solicita10Formato DD/MM/AAAACS
84Fecha factible de aprobación del traslado.10Formato DD/MM/AAAA.

Aplica para causal de negación 7, la entidad que tiene la afiliación reporta la fecha viable para el traslado
CS

4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LA REMISIÓN DE INFORMACIÓN

4.1. Medio

La información debe presentarse a través de la plataforma tecnológica dispuesta por el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces.

4.2. Características del formato

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Los nombres de los archivos deben ser grabados en letras mayúsculas, sin caracteres especiales y sin tildes ( );

b) Los datos de los archivos deben ser grabados en letras mayúsculas, sin caracteres especiales y sin tildes, excepto la razón social en el maestro de aportantes y los caracteres especiales permitidos por la RNEC en nombres y apellidos;

c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin. Se utiliza el ´enter´ como fin de registro;

d) Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como (,,).

e) Ningún dato en los campos del archivo debe venir encerrado entre comillas (“”);

f) Los campos tipo fecha deben tener el formato día/mes/año (DD/MM/AAAA) incluido el carácter Slash (/) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos;

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales;

h) Se debe tener especial cuidado con las longitudes del número de identificación de los afiliados según el tipo de documento;

i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres;

j) Tener en cuenta que los datos que contengan ceros, estos no pueden ser reemplazados por la vocal 'O' y viceversa;

k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.

5. ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACIÓN EXCEPCIONAL Y TEMPORAL DE LOS AFILIADOS (AS Y MS)

Aplica para los afiliados de la Población Especial del Régimen Subsidiado que no están identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC), y que se encuentren en el correspondiente listado censal.

Las entidades responsables de la generación de los listados censales deben verificar la plena identidad de las personas incluidas en dichos listados, con los documentos de identidad válidos para efectuar la afiliación y reporte de novedades al SGSSS, según lo establece el artículo 2.1.3.5 del Decreto 780 de 2016, de manera excepcional y con el fin de garantizar el aseguramiento de esta población, podrán utilizar los tipos y números de documento correspondiente a adulto y menor sin identificar según los siguientes parámetros.

CondiciónTipo de DocumentoLongitud MáximaComposición del número de identificación
Personas de la tercera edad en protección de ancianatos.AS10Código de departamento + código de municipio + S + consecutivo por afiliado (Alfanumérico). Ej: 08001S8125
Indígenas mayores de edad AS10Código de departamento + código de municipio + I + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej: 76001I8125
Habitantes de la calle mayores de edad.AS10Código de departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4).

Ej: 05001D0008
CondiciónTipo de DocumentoLongitud MáximaComposición del número de identificación
Habitantes de la calle menores de edad.MS10Departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej: 05001D0008
Población infantil vulnerable bajo protección en instituciones diferentes al ICBF.

Menores de edad a cargo del ICBF.
MS10Código de departamento + código de municipio + A + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej: 25001A0009
Indígenas menores de edad MS12Código de departamento + código de municipio + I + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej: 080014I8125.

Solo aplica para Régimen Subsidiado.
Menores de edad desmovilizados y/o que celebren acuerdos de paz con el Gobierno nacional.MS10Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej: 05001P0008

*Las entidades Territoriales y las EPSS deben gestionar la plena identificación del menor y reportar la actualización del documento a la BDUA.
Mayores de edad desmovilizados y/o que celebren acuerdos de paz con el Gobierno nacionalAS10Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej: 05001P0008.

*Las entidades Territoriales y las EPSS deben gestionar la plena identificación de esta población y reportar la actualización del documento a la BDUA.
Población privada de la libertad a cargo de las entidades territorialesMS6Número asignado por el Inpec. Para menores de tres (3) años que convivan con sus madres recluidos en los establecimientos a cargo del Inpec.
ASNúmero asignado por el Inpec. Para internos recluidos en los establecimientos de reclusión a cargo del Inpec.
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ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de marzo de 2018

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