RESOLUCIÓN 4323 DE 2012

(Julio 25)

<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 1o de la Resolución 3563 de 2020>

Por la cual se crea el subcomité de sostenibilidad del sistema contable en el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones

LA MINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES

En uso de las facultades legales y en especial las conferidas por el Decreto No. 3355 de 2009, en concordancia con la Resolución No. 357 del 23 de Julio de 2008 expedida por el Contador General de la Nación y,

CONSIDERANDO:

Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno.

Que el artículo 3 de la Ley 87 de 1993 establece que el Sistema de Control Interno forma parte integral de los sistemas contables, financieros, de planeación, información y operacionales de la respectiva entidad.

Que el artículo 27 de la Ley 489 de 1998 creó el Sistema Nacional de Control Interno, conformado por el conjunto de instituciones, instancias de participación, políticas, normas, procedimientos, recursos, planes, programas, proyectos, metodologías, sistemas de información, y tecnología aplicable, en concordancia con los principios constitucionales de la función administrativa.

Que el numeral 31 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, establece que es deber de todo servidor público adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen.

Que el numeral 52 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, define como falta gravísima no dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz.

Que las entidades que conforman el sector público tienen la obligación de adelantar las gestiones administrativas necesarias para garantizar que la información contable revele en forma fidedigna su realidad económica, financiera y patrimonial.

Que las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información contable tienen relación directa con la razonabilidad de la misma.

Que mediante el Decreto 1599 de 2005 fue adoptado el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECI 1000:2005

Que esta reglamentación le permitirá a la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores, disponer de una herramienta de control y verificación para garantizar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable, generando así Estados Contables razonables que coadyuven al fenecimiento de la cuenta fiscal.

Que para ejercer un mejor control en el proceso de identificación, clasificación, registro ajustes, elaboración y presentación de los Estados Contables, análisis, interpretación y comunicación de la información contable, se requiere establecer políticas específicas, procedimientos y puntos de control que faciliten la gestión financiera en la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores en concordancia con el Plan General de Contabilidad Pública.

Que de conformidad con los establecido en la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 "Por el cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones" y reglamentarios, el auto control y la autoevaluación debe ser una herramienta gerencial para mejorar los estándares de calidad, mediante la evaluación permanente de los procedimientos que inciden en la razonabilidad de los Estados Contables del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. CREACIÓN.<Resolución derogada por el artículo 1o de la Resolución 3563 de 2020> Crear el Subcomité de Sostenibilidad del Sistema Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, como una instancia de gestión en la formulación de políticas y estrategias que garanticen la sostenibilidad del sistema contable.

ARTÍCULO 2o. CONFORMACIÓN.<Resolución derogada por el artículo 1o de la Resolución 3563 de 2020>  El subcomité de Sostenibilidad del Sistema Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, estará integrado por los siguientes funcionarios:

- Director Administrativo y Financiero, quien lo preside

- Jefe de la Oficina Jurídica Interna

- Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior quien será el Secretario

- Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Financiero.

- Funcionario con funciones de contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.(En adelante contador)

- Funcionario con funciones contador del Ministerio de Relaciones Exteriores. (En adelante tesorero)

- Funcionario con funciones de tesorero del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. (En adelante tesorero)

- Funcionario con funciones de pagador del Ministerio de Relaciones Exteriores. (En adelante pagador)

- Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Almacén del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.

- Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión.

PARÁGRAFO PRIMERO: El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Control Interno, tendrá derecho a voz pero no a voto.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El Subcomité podrá invitar a los funcionarios que estime conveniente para el desarrollo de temas puntuales.

PARÁGRAFO TERCERO: Serán funciones del Secretario:

- Elaborar el orden del día.

- Citar a reunión a los integrantes del Comité.

- Elaborar el acta de cada reunión.

- Verificar previo al comité los documentos y propuestas que serán presentadas.

- Llevar el archivo de los documentos relacionados con el comité.

- Las demás que le sean asignadas por el Comité.

ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DEL SUBCOMITÉ.<Resolución derogada por el artículo 1o de la Resolución 3563 de 2020>  Son funciones del Subcomité de Sostenibilidad del Sistema Contable:

- Analizar las propuestas que presenten los Contadores del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para implementar y desarrollar procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable Público.

- Analizar y evaluar los procedimientos Administrativos y Financieros del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, a fin de crear mecanismos que conduzcan a generar Estados contables razonables.

- Aprobar los informes que elaboren los Contadores del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para ser presentados a la Secretaria General.

- Analizar la depuración de valores contables, con base en los informes y recomendaciones que presenten los Contadores, el Tesorero, el Pagador o el Almacenista con la gestión administrativa realizada y los soportes documentales correspondientes.

- Crear mecanismos de control que permitan verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos acordados en los diferentes comités.

PARAGRAFO: El Subcomité de Sostenibilidad del Sistema Contable realizará sesiones ordinarias mensualmente y extraordinarias cuando se estimen necesarias, previa citación de sus integrantes.

ARTÍCULO 4o. UNIDAD.<Resolución derogada por el artículo 1o de la Resolución 3563 de 2020>  Los procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable, involucra a todas las Direcciones, Oficinas, Grupos de trabajo y funcionarios de las distintas áreas de la entidad, generadoras de hechos financieros, económicos, y sociales que afecten la información contable.

ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DE LOS CONTADORES.<Resolución derogada por el artículo 1o de la Resolución 3563 de 2020>  Además de las funciones establecidas en las normas vigentes, les corresponde a los Contadores verificar previo a los cierres contables los siguientes aspectos:

- Que la información financiera, económica y social se registre y revele con sujeción a las normas sustantivas y procedimentales del Plan General de Contabilidad Pública.

- Que se lleven a cabo las diferentes actividades del proceso contable, por los responsables directos de la información contable, para garantizar la existencia y efectividad de controles.

- En concordancia con lo establecido en la Ley 87 de 1993, promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable.

- Identificar los riesgos inherentes a cada una de las actividades del proceso contable público, así como los respectivos controles que deben implementarse para administrar los riesgos identificados.

- Elaborar listas de chequeo, que permitan verificar que la totalidad de los registros manuales tales como provisiones, amortizaciones, ajustes etc., se realicen en el período contable correspondiente.

- Verificar previo al cierre del período contable, que el boletín de caja o estado diario de fondos y valores entregados por la tesorería y pagaduría coincidan con los saldos de bancos que reflejan los Estados Contables, para lo cual deben reunirse con la Tesorería y Pagaduría, según corresponda, una vez a la semana y el último día de cada mes, a fin de solucionar la novedades que se lleguen a presentar en el tema de bancos.

- Verificar que el estado de propiedad planta y equipo reportado por el Almacenista, coincida con las cifras que reflejan los Estados Contables, para lo cual deben reunirse el último día de cada mes con el almacenista, a fin de validar que la totalidad de los movimientos fueron realizados en los sistemas de información.

- Verificar que los anticipos o pagos anticipados fueron debidamente amortizados con las entregas parciales o totales de los bienes o servicios, y que los saldos de las cuentas de anticipos o pagos anticipados corresponden a contratos que se encuentran en ejecución, para lo cual deben reunirse el último día del mes con el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar.

- Verificar que las cuentas de deudores se encuentran conciliadas con las oficinas que generan la información, tales como cobros por jurisdicción coactiva.

- Verificar que el reporte entregado por la Oficina Jurídica Interna, en relación con el proceso litigioso coincide con los saldos que reflejan los Estados Contables.

- Verificar que los saldos de las cuentas otros, corresponde a registros de operaciones que no pueden ser registradas en ninguno de los conceptos creados en el Régimen de Contabilidad Pública.

- Verificar que se efectúen las conciliaciones de información entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería y las demás, que permitan evidenciar la integralidad del proceso contable.

- Verificar que los pasivos que reflejan los sistemas de información, corresponden a la realidad financiera, para lo cual deberán reunirse el último día de cada mes con el área de cuentas por pagar.

- Verificar que la totalidad de los reintegros e ingresos soportados por la Tesorería y Pagaduría, fueron clasificados en el sistema SIIF.

- Verificar que los saldos revelados en los estados contables relacionados con los bienes, derechos y obligaciones, sean ciertos y cuenten con los documentos soportes Idóneos, que garanticen la existencia y exigibilidad de los mismos.

- Verificar que los saldos y movimientos correspondientes a inversiones forzosas, fueron conciliados con la Tesorería, y se cuenta con el control individual de cada uno de los títulos que conforman el portafolio.

- Verificar que las conciliaciones bancarias se encuentran al día y sean remitidas a la Tesorería y a la Pagaduría, mensualmente.

- Realizar trimestralmente arqueos de: caja menor, Almacén, Tesorería y Pagaduría para verificar el cumplimiento de las normas legales vigentes.

- Verificar mensualmente, y de manera selectiva que el sistema calcula las depreciaciones de los bienes activos y la amortización de los intangibles, correctamente.

- Efectuar conciliación con las entidades estatales, con las cuales existen saldos contables, con el propósito de controlar las operaciones reciprocas.

- Verificar que mensualmente se elabore el cruce de información tributaria entre Contabilidad y Tesorería o Pagaduría.

- Verificar que se prepare la Información Exógena, de acuerdo a la normatividad emitida por la DIAN y la Secretaria Distrital y que se cumplan los plazos de entrega de la misma.

- Preparar las correcciones a las inconsistencias que generé el sistema MUISCA de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, en relación con la información exógena reportada y coordinar con la Tesorería o Pagaduría la trasmisión de las mismas.

- Verificar que el Almacén efectuó el levantamiento físico de los inventarios y que las cifras coinciden con la reflejada en los Estados Contables, en concordancia con los procedimientos establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública.

- Verificar que los avalúos de la propiedad planta y equipo se encuentran vigentes, en concordancia con los procedimientos establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública.

- Verificar que las provisiones correspondientes a prestaciones sociales se reconocieron como un pasivo real.

- Verificar que se realice el procedimiento de ejecución de la cuota de auditaje.

- Verificar que las cajas menores se hayan legalizado definitivamente, al cierre de la vigencia.

- Verificar que se efectuó el control dual con la Tesorería, para la valoración, rotación compra y venta del portafolio de inversión forzosa, en concordancia con las normas legales vigentes.

- Verificar que los ingresos del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores se ajusten a la realidad, se contabilicen al día y se cumpla con los procedimientos establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública.

- Verificar que todas las compras de bienes efectuadas en el exterior se contabilicen siguiendo los procedimientos establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública.

ARTÍCULO 7o. INFORMACIÓN AL SUBCOMITÉ.<Resolución derogada por el artículo 1o de la Resolución 3563 de 2020>  Le corresponde a los Contadores informar al subcomité de sostenibilidad del sistema contable cuando identifique alguna de las siguientes situaciones:

- Valores que afecten la situación patrimonial que no representen derechos, bienes u Obligaciones ciertos para la entidad.

- Derechos u obligaciones que, además de su existencia legal, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva.

- Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto no ha operado alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.

- Derechos u obligaciones que no disponen de documentos soporte idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago.

PARÁGRAFO: El informe deberá estar acompañado de los documentos que soporten las gestiones adelantadas.

ARTÍCULO 8o. FUNCIONES DEL TESORERO Y PAGADOR.<Resolución derogada por el artículo 1o de la Resolución 3563 de 2020>  Además de las funciones establecidas en las normas vigentes, le corresponde al Tesorero y Pagador verificar previo al cierre de Tesorería y Pagaduría los siguientes aspectos:

- Verificar que la totalidad de las operaciones de ingreso y egreso de recursos, quedaron registrados en el Estado Diario de Caja y Bancos.

- Verificar que el Estado Diario de Caja y Bancos sea remitido a contabilidad con una periodicidad diaria.

- Verificar que las observaciones realizadas por contabilidad en relación con Estado Diario de Fondos y Valores, fueron tenidas en cuenta, por la Tesorería o Pagaduría.

- Verificar que fueron depuradas las partidas conciliatorias durante el mes respectivo.

- Verificar que el informe de acreedores varios fue remitido a contabilidad.

- Verificar que el informe correspondiente a embargos judiciales fue actualizado y conciliado con la Oficina Jurídica Interna y fue remitido a contabilidad.

- Verificar que los ingresos recaudados fueron identificados y los documentos soporte fueron remitidos a contabilidad, para su respectiva clasificación.

- Verificar que una vez efectuado el cierre mensual de Tesorería y Pagaduría dentro de los primeros dos días del mes siguiente, se remita el Estado Diario de Fondos y Valores del último día del mes a contabilidad.

- Verificar que el portafolio de inversiones se encuentra identificado a nivel individual para cada título, así como la trazabilidad de los movimientos del mismo.

- Verificar que se efectuó el control dual con contabilidad, para la valoración, rotación compra y venta del portafolio de inversión forzosa, en concordancia con las normas legales vigentes.

ARTÍCULO 9o. FUNCIONES DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA INTERNA.<Resolución derogada por el artículo 1o de la Resolución 3563 de 2020> Además de las funciones establecidas en las normas vigentes, le corresponde a la Oficina Asesora Jurídica Interna, realizar las actividades que a continuación se describe y que afecta la razonabilidad de los Estados Contables, así:

- Mantener actualizado las novedades que afectan el proceso litigioso con los respectivos soportes documentales, en cada una de las instancias.

- Remitir a la Dirección Administrativa y Financiera el reporte correspondiente a los procesos litigiosos debidamente clasificados y valorizados dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, debidamente refrendado por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna..

- Remitir a la Dirección Administrativa y Financiera el reporte de novedades, correspondiente a los cobros por jurisdicción coactiva dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes.

- Remitir a la Dirección Administrativa y Financiera el reporte correspondiente a los deudores morosos con una periodicidad semestral en las siguientes fechas:

- Informar a la Dirección Administrativa y Financiera cuando se expidan actos administrativos que generen flujo de fondos tales como acuerdos de pago, sanciones etc. a fin de que sean revelados en la contabilidad.

- Remitir a la Dirección Administrativa y Financiera las novedades que surjan en relación con los inmuebles de propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

- Asesorar a la Dirección Administrativa y Financiera en todos los aspectos relacionados con los bienes inmuebles a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

ARTÍCULO 10. FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO. <Resolución derogada por el artículo 1o de la Resolución 3563 de 2020>  Son funciones de la Dirección de Talento Humano además de las asignadas por las normas vigentes remitir a la Dirección Administrativa y Financiera la información que a continuación se relaciona y que incide en la razonabilidad de los Estados Contables, así:

- Reporte información Exógena correspondiente a los pagos efectuados al personal activo, el cual deberá remitir en el mes de enero de la vigencia siguiente a la que se realizaron los pagos.

- Reporte estado de procesos administrativos dentro de los primeros cinco día de cada mes.

ARTÍCULO 11. VIGENCIA Y DEROGATORIA. <Resolución derogada por el artículo 1o de la Resolución 3563 de 2020> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 4301 del 2012 y demás normas que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C. a, 25 JUL. 2012

MARÍA ANGELA HOLGUIN CUELLAR

Ministra de Relaciones Exteriores

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
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