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Política de Tratamiento de Datos Personales

 

Política de Tratamiento de Datos Personales en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio

 

Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. Art. 15 de la Constitución Política de Colombia.

La Ley 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.” y dando cumplimiento al “derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas, en bases de datos o archivos”.

La mencionada Ley, tiene como objetivo proteger los datos personales registrados en cualquier banco o base de datos que permite realizar operaciones, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión (en adelante tratamiento de datos personales) por parte de entidades de naturaleza pública y privada.

 

I. Generalidades

De acuerdo con la definición establecida en la Ley 1581 de 2012, el dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; como el nombre, la edad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros. Estos datos pueden almacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y ser tratados de forma manual o automatizada.

La Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”, define los siguientes tipos de datos de carácter personal:

a. Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”.

b. Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266 de 2008”.

c. Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”.

Adicionalmente, la Ley 1581 de 2012, establece las siguientes categorías especiales de datos personales:

d. Datos sensibles: Son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”.

e. Responsable de Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos”.  El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio son los responsables del Tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos.

f. Encargado del Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento”.

 

II. Responsable del Tratamiento de los datos personales

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y sus decretos reglamentarios”, se le informa que el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, con domicilio en la Carrera 5 No 9 – 03, Bogotá, Colombia y correo electrónico: protecciondedatos@cancilleria.gov.co; es el responsable del tratamiento de sus datos personales.

De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en el caso que el Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio recolecten datos personales a través de un correo electrónico, formularios o por cualquier otro medio, se le informa que los datos suministrados, serán incorporados a las bases de datos de cada una de las entidades según sea el caso.

Adicionalmente, se le informa que las bases y bancos de datos serán inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

III. Deberes del responsable

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio tendrán presente, que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. Por lo anterior, hará uso de sus datos, sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio se comprometen a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012;
  • Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

IV. Deberes de los encargados

Cuando el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio actúen como Encargados del tratamiento, deleguen o contraten a un tercero como Encargado del tratamiento de los datos personales, se deberán cumplir los siguientes deberes:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
  • Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
  • Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;
  • Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

V. Políticas

Se establecen las siguientes directrices generales:

1. Los Servidores Públicos del Ministerio de Relaciones Exteriores, las Misiones de Colombia en el Exterior y su Fondo Rotatorio deberán cumplir con toda la normatividad legal vigente en Colombia, que dicte disposiciones para la protección de datos personales. Así como, con las políticas que fije el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en el Código Buen Gobierno, especialmente, en lo relacionado con el deber de mantener la confidencialidad y velar por conservación de la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; de la información a que tenga acceso por razón de sus funciones. El incumplimiento de las políticas de tratamiento de la información acarreará las sanciones contempladas en el Código Único Disciplinario.

2. Los Servidores Públicos del Ministerio de Relaciones Exteriores, las Misiones de Colombia en el Exterior y su Fondo Rotatorio deben acogerse a las inhabilidades, impedimentos, incompatibilidades y conflicto de intereses contemplados en el Código Único Disciplinario, en lo que respecta al tratamiento de Datos Personales.

3. Todo Dato Personal que no sea Dato Público, se tratará por el Ministerio de Relaciones Exteriores, las Misiones de Colombia en el Exterior y su Fondo Rotatorio como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio hayan finalizado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo tratados de acuerdo con lo dispuesto por el Manual de Archivo y las Tablas de Retención Vigentes. Cada área del Ministerio de Relaciones Exteriores, las Misiones de Colombia en el Exterior y su Fondo Rotatorio deben evaluar la pertinencia de anonimizar los actos administrativos y/o documentos de carácter público que contengan datos personales, semiprivados, privados, sensibles o de niños, niñas o adolescentes para su publicación.

4. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio no realizarán transferencia de información relacionada con Datos Personales a países que no cuenten con los niveles adecuados de protección de datos, de acuerdo con los estándares que estén fijados en la misma Superintendencia de Industria y Comercio, salvo que sea en desarrollo de tratados internacionales que Colombia haya suscrito con Estados u Organizaciones Internacionales (previa revisión de cada caso por parte de la Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales del Ministerio de Relaciones Exteriores), y/o en virtud del deber legal.

5. Los Datos Personales solo serán Tratados por aquellos servidores públicos del Ministerio de Relaciones Exteriores, las Misiones de Colombia en el Exterior y su Fondo Rotatorio o por los Encargados en ejercicio de sus funciones u obligaciones.

6. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio no harán disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el titular.

7. Las políticas establecidas por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio respecto al tratamiento de Datos Personales, podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y las mismas entrarán en vigor y tendrán efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuestos por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, para que los titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella.

8. Los Datos Personales solo podrán ser tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique o hasta cuando la Ley lo indique.

9. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio suministrarán, actualizarán, ratificarán o suprimirán los Datos Personales a solicitud del Titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada que induzca al error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la ley y que no tenga autorización o sea prohibida.

10. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio informarán al Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular o cuando se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

11. A solicitud del Titular y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, los Datos Personales deberán ser eliminados. En caso de proceder una revocatoria de tipo parcial de la autorización para el Tratamiento de Datos Personales para algunas de las finalidades del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio podrán seguir utilizando los datos para las demás finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria.

12. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio serán rigurosos en la aplicación de las políticas de tratamiento de la información cuando se trate del uso de datos personales de los niños, niñas y adolescentes y datos sensibles, asegurando la protección de sus derechos fundamentales.

13. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio podrán intercambiar información de Datos Personales con autoridades gubernamentales o publicas tales como autoridades administrativas, de impuestos, organismos de investigación y autoridades judiciales, cuando la soliciten en ejercicio de sus funciones.

14. Los Datos Personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas y tecnológicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.

15. Cuando exista un Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, se exigirá que, en todo momento, se respeten las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del Titular establecidas por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

16. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio implementarán procedimientos para garantizar el cumplimiento de sus políticas de tratamiento de la información personal.

17. El Dato Personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio mantendrán la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades y el reporte de la información sea veraz.

18. Todos los servidores públicos del Ministerio de Relaciones Exteriores, Misiones de Colombia en el Exterior y su Fondo Rotatorio reportarán las bases de datos con información personal que administren e informarán las novedades de su administración al Oficial de Protección de Datos (Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional). Igualmente, deberán reportar las nuevas bases de datos que se constituyan.

19. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio registrarán las bases de datos en el Registro Nacional de Base de Datos – RNBD, en cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012.

20. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio divulgarán a sus servidores públicos y terceros encargados del tratamiento, las obligaciones que tienen con relación al tratamiento de Datos Personales mediante campañas y actividades de orden pedagógico.

Principales finalidades o uso de sus datos personales

Se establecen las siguientes finalidades:

1. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio realizan el tratamiento de Datos Personales en ejercicio propio de sus funciones legales, así como, para los trámites o servicios que presta y para tal efecto no requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. Sin embargo, cuando no corresponda a sus funciones, deberá obtener la autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta, con el fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. Así mismo, se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de una manera razonable que este otorgó su consentimiento para el manejo de sus Datos Personales.

2. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio recolectaran datos personales para la Gestión del Talento Humano, inclusive cuando se trate de personas vinculadas por medio de contrato de prestación de servicios para el cumplimiento de la misión de las entidades, así como promover la seguridad y salud en el trabajo y la gestión ambiental.

3. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio recogen y utilizan sus datos personales cuando usted visita el sitio web oficial o a través de cualquiera de los canales de acceso (sedes de la Cancillería, Misiones de Colombia en el Exterior, Gobernaciones, entre otros), por lo tanto, se solicitará que proporcione sus datos personales, con la finalidad que, al momento de ser recolectados, brinde su consentimiento o autorización para el tratamiento de los mismos.

4. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio al recoger sus datos personales cuando usted se comunica a través de nuestro conmutador, o teléfonos de las Misiones de Colombia en el Exterior o nuestro Call Center, entiende que al continuar con la llamada usted otorga al Ministerio y a su Fondo Rotatorio el consentimiento de tratar sus datos personales para el trámite o servicio que usted requiere o para cualquier de las finalidades aquí indicadas, sin que ello, implique desconocer sus derechos a revocar su autorización siempre y cuando no medie un deber legal entre las partes.

5. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio podrá usar sus datos personales con fines estadísticos.

6. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio recolectan sus datos personales para el ejercicio de sus funciones y la prestación de trámites o servicios a través de plataformas electrónicas. En estas plataformas usted podrá revocar algunas de las finalidades que requieran de su autorización o posteriormente a través de nuestros canales de acceso.

7. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio podrá tratar sus datos personales también para las siguientes finalidades:

a. Solicitudes de empleo (hojas de vida): Al envío de solicitud de empleo o de su hoja de vida, usted acepta que se usen sus datos personales que nos ha proporcionado o enviado para que sean verificados, evaluados y considerados en relación con las oportunidades laborales en la entidad. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio o cualquier encargado de la prestación de servicios podrá recolectar, transferir y transmitir dichos datos personales en relación con tal propósito.

b. Imágenes de grabación, huellas y fotos: El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio graban imágenes, toman huellas y fotos, con los siguientes fines: i) Realizar trámites y servicios que presten las entidades; ii) Vigilar edificios y terrenos utilizados o de propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio; iii) Controlar bienes y documentación que ingresan a las instalaciones de la Entidad; iv) Proteger los intereses y la seguridad del Ministerio y/o su Fondo Rotatorio, de sus funcionarios; proveedores y/o terceros; v) Determinar delitos o violación de las normas internas del Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio; y; vi) Apoyar procedimientos legales. Las imágenes serán borradas dependiendo de la capacidad del equipo donde se almacenó dicha información (el cual podrá ser de ocho días a cinco meses, contado desde el momento de su recolección), hasta cuando la ley lo disponga o durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento.

En la circunstancia que las imágenes sean requeridas para fines legales o judiciales, su acceso será bloqueado al titular o terceros; excepto para las Autoridades Públicas, Jueces y Tribunales.

Un aviso de privacidad que contiene la política de video-vigilancia sobre como ejercer sus derechos y los datos de contacto está publicada al ingreso de nuestras instalaciones.

8. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio solicitarán la autorización a los Titulares de los datos personales y mantendrá las pruebas de ésta, cuando la finalidad sea para:

a. Responder sus peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones y denuncias;
b. Comunicarle sobre las actividades ferias, eventos, campañas que realice el Ministerio y su Fondo Rotatorio;
c. Evaluar la percepción de los trámites y servicios;
d. Informarle sobre el desarrollo de la gestión y desempeño del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio;
e. Promover la participación ciudadana;
f. Celebrar contratos con usted y / u otros proveedores;
g. Garantizar que los pagos se pueden hacer o recibir;
h. Transferir a otros responsables del tratamiento de los datos personales;
i. Transmitir sus datos a Encargados del tratamiento de los datos personales;
j. En caso de ser necesario el procesamiento con el fin de proteger los intereses vitales del individuo y;
k. Acceder al proceso de inscripción de trámites, servicios y productos que ofrecen las Entidades.

 

VI. Canales de acceso:

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio cuentan con los siguientes canales de acceso para que usted como Titular de los Datos Personales pueda ejercer los derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización, de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente, en su sede cuyo domicilio es: Carrera 5 No 9 – 03, Bogotá, Colombia; a nombre de: Protección de Datos Personales, Ministerio de Relaciones Exteriores o enviando un correo electrónico a: protecciondedatos@cancilleria.gov.co.

 

VII. Temporalidad del tratamiento de datos

Limitaciones Temporales al Tratamiento de los Datos Personales (Art. 11 Decreto 1377 de 2013 y Artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Industria y Turismo), el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio solicitan sus datos personales para los fines propios de la misión que cumplen las entidades como Responsable y/o Encargado del Tratamiento y sólo recolectará, almacenará, usará o circulará los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos, históricos y estadísticos de la información recolectada.

 

VIII. Derechos del titular

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio son responsables de facilitar el ejercicio de los derechos (conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización) a cualquier individuo cuyos datos personales sean objeto de tratamiento y que así lo solicite, de tal forma y en el tiempo que establece la Ley, utilizando los canales antes mencionados. De acuerdo al Art. 18 del Decreto 1377 de 2013 (Artículo 2.2.2.25.3.6 del Decreto 1074 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Industria y Turismo), usted podrá oponerse al tratamiento de sus datos y revocar su autorización en cualquier momento. Su ejercicio es personalísimo, por lo que sólo podrá solicitarlo la persona interesada o por un tercero autorizado.  Será necesario comprobar la identidad del solicitante.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluso en los eventos en los que se presente datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada, excepto en aquellos casos que no sea un requisito para el tratamiento de los datos;

c. Ser informado, previa solicitud, por el responsable o el encargado del tratamiento, del uso que les ha dado a sus datos personales;

d. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al uso de los datos personales;

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando se encuentre demostrado por las autoridades, que el responsable o encargado del tratamiento, han incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución;

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

El titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos gratuitamente.

Si usted envía una petición para el ejercicio de sus derechos y ésta no se responde dentro del plazo que establece la Ley o la respuesta es insatisfactoria, usted podrá interponer la correspondiente reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la Procuraduría General de la Nación.

En el caso de que la petición contemple la cancelación, rectificación o supresión de sus datos personales y que el mismo sea procedente, se comunicará a todos los responsables de bases de datos y a los encargados, a quienes se les haya cedido sus datos con la finalidad de proceder a realizar el procedimiento correspondiente dentro del plazo señalado por la Ley.

Cabe anotar que la supresión de la información y la revocatoria de la misma no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

 

IX. El procesamiento de sus datos personales

Los datos personales se recogen con fines determinados, explícitos y legítimos. El Ministerio y/o su Fondo Rotatorio procesan los datos de forma legal, justa y de una manera transparente.

Es importante resaltar que El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio no necesitan pedir autorización, siempre y cuando, la recolección de la información se dé en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, declaran que han adoptado las medidas de seguridad necesarias y adecuadas de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, en los cuales se dictan disposiciones para la protección de datos personales. Asimismo, se han determinado las medidas técnicas y organizativas adecuadas tendientes a proteger los datos personales que usted pueda suministrar y para prevenir la destrucción (intencional), pérdida, alteración, mal uso, divulgación o acceso no autorizado, robo y contra todas las demás formas ilegales de tratamiento de datos personales.

La protección y el tratamiento de sus datos personales es de interés legítimo de estas Entidades (como responsables) o la de un tercero (Encargado) al que sus datos personales se han cedido, usted tiene el derecho a presentar objeciones al tratamiento de sus datos personales en relación con sus condiciones particulares, dentro del plazo que establece la Ley. A la recepción de las objeciones el responsable evaluará si la observación es justificada.

Si sus datos personales son cedidos por el responsable a un tercero, el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio se asegurarán de firmar un acuerdo por escrito o de otra forma equivalente con el encargado. El tercero deberá ofrecer garantías suficientes en relación con las medidas técnicas, organizativas y de seguridad con relación al tratamiento de datos personales.

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, al procesar sus datos personales, facilita y aplica todos los principios que garantizan los derechos en el tratamiento de los datos personales como:  La autorización del titular, deber de información, finalidad, temporalidad, libertad, acceso y circulación restringida, seguridad, transparencia y confidencialidad además tiene en cuenta:

  • La naturaleza de los datos personales que se procesan;
  • La implementación de sistemas de seguridad de la información y;
  • La administración de riesgos asociados con el tratamiento.

Adicionalmente, el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio cuentan con un Oficial de Protección de Datos, nombrado y con el conocimiento adecuado para el cumplimiento de sus deberes de una manera fiable. El funcionario velará por el cumplimiento de las normas relativas al tratamiento de los datos personales o de conformidad con la Ley.

 

X. Transferencia o transmisión de datos personales

Al proporcionar su información personal, usted aprueba que, de ser necesario, sus datos personales pueden ser transferidos y tratados dentro y fuera del país según lo establezca la Ley, ya sea en formato electrónico y/o impreso y que ésta sea archivada, transferida, transmitida o facilitada para su acceso dentro del país o a entidades ubicadas fuera del país. En ese sentido, su información puede ser compartida con entidades de control que lo requieran y con las entidades que intervengan en el trámite o servicio solicitado, en cumplimiento de requisitos o notificaciones sobre el estado o novedad del trámite, servicio o podrán ser transferidos por orden judicial.

Usted podrá expresar el rechazo a la transferencia o transmisión dirigiéndose por escrito a la siguiente dirección: Carrera 5 No 9 – 03 Bogotá, Colombia; a nombre de: Protección de Datos Personales, Ministerio de Relaciones Exteriores o al correo electrónico: protecciondedatos@cancilleria.gov.co; salvo en los siguientes casos:

  • Información respecto de la cual, el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
  • Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública;
  • Transferencias bancarias, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
  • Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular;
  • Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial o cualquier derecho.

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, no realizará transferencia ni transmisión de información de datos personales a países que no cuenten con los niveles adecuados de protección de datos de conformidad con los parámetros establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

XI. Confidencialidad de la información

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio no compartirán ni revelarán la información confidencial con terceros, excepto que tenga expresa autorización de quienes se suscribieron, o cuando ha sido requerido por orden judicial, legal, tratados y convenios internacionales.

De conformidad con el principio de confidencialidad, todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en ley.

• Tratamiento de datos sensibles:

Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles excepto cuando:

  • El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento;
  • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
  • El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
  • El Tratamiento se refiera a datos que el Titular haya hecho manifiestamente públicos o sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
  • El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

• Derechos de los niños, niñas y adolescentes.

Está prohibido el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública (Art. 7 Ley 1581 de 2012) y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes (Art. 12 Decreto 1377 de 2013 compilado en el Artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Industria y Turismo), siguiendo los siguientes parámetros y requisitos:

a) Responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes
b) Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales

En consecuencia, se puede realizar el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes cuando es indispensables para el ejercicio de la función propia de las entidades.

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  • divulgar dicha información en ninguna manera.

 

XII. Actualizaciones

Los términos de esta Política de Privacidad podrán ser modificados en cualquier momento y dichas modificaciones entrarán en vigencia desde el momento en que se publiquen en esta página web. Si utiliza esta página web luego de la publicación de cualquier modificación que se haga a la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, se considerará que ha aceptado los términos de la Política de Privacidad modificada. Le sugerimos consultar esta página de forma periódica.

Actualizada en: 10 de noviembre de 2017

 

Política de seguridad de la información y protección de datos

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, garantizarán la Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad de la información y la protección de datos, que permitan el cumplimiento de la misión, visión, objetivos estratégicos y valores corporativos, de la Entidad.

Con este fin y en cumplimiento de lo establecido en el Manual para la implementación de la Estrategia Gobierno en Línea de la Republica de Colombia 3.1, se compromete a aplicar en forma permanente las siguientes políticas de seguridad de la información y protección de datos que soportan el SGSI así:

a. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio han decidido definir, implementar, operar y mejorar de forma continua un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, soportado en lineamientos claros alineados a las necesidades del negocio y a los requerimientos regulatorios.

b. Las responsabilidades frente a la seguridad de la información serán definidas, compartidas, publicadas y aceptadas por cada uno de los funcionarios, contratistas, pasantes y demás partes interesadas.

c. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio protegerán la información generada, procesada o resguardada por las diferentes dependencias de la Entidad y, la infraestructura tecnológica y los activos del riesgo generados a partir de los accesos otorgados a terceros o que se den como resultado de un servicio interno prestado bajo la modalidad de outsourcing.

d. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio protegerán la información creada, procesada, transmitida o resguardada por las diferentes dependencias de la Entidad, con el fin de minimizar impactos financieros, operativos o legales debidos a un uso incorrecto de esta información. Para ello se aplicarán los controles necesarios, de acuerdo con la clasificación de la información de propiedad del Ministerio o que se encuentre en custodia del mismo.

e. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio protegerán su información de las amenazas originadas por parte de los funcionarios, contratistas, pasantes y demás partes interesadas.

f. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio protegerán las instalaciones de procesamiento y la infraestructura tecnológica que soporta sus procesos críticos.

g. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio controlarán la operación de sus procesos, garantizando la seguridad de los recursos tecnológicos y las redes de datos.

h. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio implementarán controles de acceso a la información, sistemas y recursos de red.

i. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio garantizarán que la seguridad sea parte integral del ciclo de vida de los sistemas de información.

j. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio garantizarán a través de una adecuada gestión de los eventos de seguridad y las debilidades asociadas con los sistemas de información una mejora continua y efectiva de su modelo de seguridad.

k. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio garantizarán la disponibilidad de sus procesos de negocio y la continuidad de su operación basada en el impacto que puedan generar los eventos.

  • El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio garantizarán el cumplimiento de las obligaciones legales, regulatorias y contractuales establecidas.

Para obtener más información acerca de las políticas de seguridad de la información y protección de los datos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio descritas anteriormente, remitirse al Manual de seguridad de la información “GR-MA-01”.

 

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